2024.337 Bijlage 2 Offerteaanvraag (1212070)

OFFERTEAANVRAAG

Raamovereenkomsten met diverse aanbieders van locaties voor opvang van Oekraïners en huisvesting van statushouders

Geachte heer/mevrouw, Bedankt voor uw belangstelling. U overweegt een locatie beschikbaar te stellen voor de tijdelijke opvang van Oekraïners en/of huisvesting van statushouders. Deze offerteaanvraag inclusief alle toegevoegde bijlagen beschrijven de voorwaarden die op deze aanbestedingsprocedure van toepassing zijn en de eisen waaraan u en uw aanbieding moeten voldoen. Het betreft een Europese aanbesteding voor sociale en andere specifieke diensten die op 13 november 2024 is gepubliceerd op Tenderned. We stellen u in de gelegenheid om een aanbod uit te brengen op basis van deze offerteaanvraag inclusief alle toegevoegde bijlagen.

2

Inhoud 1. Aanleiding 4 2. Doel van de aanbesteding 6 3. Voorwaarden 7 4. Procedure om tot contract en opdrachtverlening te komen 11

1

Aanleiding 1.1 Oekraïense vluchtelingen De oorlog in Oekraïne zorgt ervoor dat tienduizenden Oekraïners naar Nederland zijn gevlucht voor een veilig onderkomen. Sinds het begin van de oorlog zijn gemeenten verantwoordelijk voor de opvang van Oekraïners. Er wordt gewerkt met een landelijke inspanningsverplichting. Gemeente Schouwen-Duiveland heeft de inspanningsverplichting om per 1 januari 2025 in totaal 462 Oekraïners op te vangen. Op dit moment vangt de gemeente ongeveer 350 Oekraïners op. De opvang vindt plaats in voormalig verpleeghuis de Cornelia in Zierikzee, in voormalig duikcentrum De Kabbelaar in Scharendijke en in enkele huurhuizen verdeeld over Schouwen-Duiveland. De Cornelia, waar nu ongeveer 280 Oekraïners worden opgevangen, wordt in 2025 gesloopt. Hier komen modulaire woningen voor in de plaats, net als in Scharendijke. De helft van deze woningen worden toegewezen aan ongeveer 180 Oekraïense vluchtelingen. Deze ontwikkeling zorgt ervoor dat er voor ongeveer 100 Oekraïners die nu in de gemeente worden opgevangen een nieuwe locatie wordt gezocht. De huidige overeenkomst met De Kabbelaar eindigt per 4 maart 2025. Hier worden 50 Oekraïners opgevangen. Door de inspanningsverplichting en de ontwikkelingen bij de huidige locaties zoekt de gemeente Schouwen-Duiveland voor ongeveer 250 Oekraïners een opvanglocatie.

Dit kan op 1 locatie maar ook op meerdere kleinere locaties.

1.2 Statushouders De Rijksoverheid bepaalt elk half jaar aan hoeveel statushouders gemeenten een plaats moet geven om te wonen. Dit aantal staat in de taakstelling huisvesting statushouders. Statushouders zijn asielzoekers die een verblijfsvergunning voor Nederland hebben gekregen. De verdeling over gemeenten hangt af van hoeveel mensen er in een gemeente wonen. De taakstelling van de gemeente Schouwen-Duiveland, inclusief de achterstand uit 2023, is 93. De verwachting is dat de taakstelling in de eerste helft van 2025 ongeveer 40 is. Dit komt boven op de bestaande taakstelling. Tot 5 november zijn in 2024 in totaal 22 statushouders gehuisvest. Op dit moment voldoet de gemeente Schouwen-Duiveland niet aan de taakstelling huisvesting statushouders. Dit komt doordat de reguliere woningvoorraad niet voldoende is om dit aantal statushouders te huisvesten. Hierdoor verblijven statushouders die in de gemeente SchouwenDuiveland gehuisvest moeten worden nog in de asielopvang. Zij houden daar bedden bezet die voor asielzoekers zijn bedoeld. In totaal zoekt de gemeente Schouwen-Duiveland daarom voor 111 statushouders huisvesting. Hiervoor zoeken wij meerdere kleinere locaties.

1.3 Samenwerking Gemeente Schouwen-Duiveland is verantwoordelijk voor de huisvesting. We zorgen er in samenwerking met partners zoals SMWO, VluchtelingenWerk, taalaanbieders, GGD en de aanbieders

4

van opvanglocaties voor dat de mensen om wie het gaat op een prettige manier bij ons kunnen verblijven. We vertrouwen op elkaar en zorgen samen voor een positieve en veilige leefomgeving voor de bewoners. Waarbij ieder vanuit zijn eigen rol verantwoordelijk is en deze verantwoordelijkheid ook neemt.

5

2

Doel van de aanbesteding 2.1 Verschillende vormen van opvang De gemeente zoekt aanbieders voor verschillende vormen van opvang en huisvesting: 1. Opvang voor Oekraïense vluchtelingen. 2. Huisvesting voor statushouders

2.2 Raamovereenkomst Het doel van deze aanbesteding is raamovereenkomsten te sluiten met aanbieders. Deze raamovereenkomsten zien erop toe dat er binnen de geografische grenzen van de gemeente Schouwen-Duiveland tijdelijke locaties beschikbaar worden gesteld voor gemeentelijke opvang van Oekraïners en/of huisvesting van statushouders. Uitleg raamovereenkomst: Het aantal bedden per locatie staat nu nog niet vast en kan wijzigen omdat er meer / minder behoefte is aan bedden. Er is dus sprake van een flexibele afname. Daarom sluiten we een zogenaamde raamovereenkomst en geen reguliere overeenkomst. Het verschil tussen een reguliere overeenkomst en de raamovereenkomst is dat je met de raamovereenkomst de voorwaarden schept waarbinnen (later) de opdrachten (aantal bedden) worden geplaatst. Bij een reguliere overeenkomst is de werkelijke afname vooraf vastgelegd.

2.3 Raming waarde opdracht Per locatie sluit de gemeente een raamovereenkomst met de betreffende aanbieder van de locatie voor de duur van maximaal 4 jaar. De opdracht in deze aanbesteding vertegenwoordigt een indicatieve opdrachtwaarde (de som van de waarde van de raamovereenkomsten per locatie, die individueel elk een looptijd van maximaal 4 jaar kennen) van € 17.680.000. Er is een onzekerheidsmarge ten aanzien van de afnames onder de raamovereenkomst, die vooraf niet te kwantificeren is. Er is ook geen afnameverplichting. Toekomstige ontwikkelingen m.b.t. het opvangen van Oekraïners en het huisvesten van statushouders zijn niet voorspelbaar. Om die reden wordt de maximale opdrachtwaarde (de som van de maximale waarde van de raamovereenkomsten per locatie, die individueel elk een looptijd van maximaal 4 jaar kennen) vastgesteld op € 23.000.000. Bij overschrijding van de maximale opdrachtwaarde eindigen de raamovereenkomsten en worden deze opnieuw aanbesteed. Aanbieders kunnen aan de genoemde opdrachtwaarden geen rechten ontlenen.

6

3

Voorwaarden 3.1 Van toepassing zijnde voorwaarden en rangorde Het doen van een aanbod houdt in dat u onvoorwaardelijk akkoord gaat met de volgende van toepassing zijnde voorwaarden: 1. Raamovereenkomst. 2. Nota(‘s) van Inlichtingen. 3. Onderhavige offerteaanvraag met de daarbij behorende bijlagen. 4. Aanbieding. Het eerdergenoemde document zal in geval van tegenstrijdigheden prevaleren in rangorde. Uw ‘verkoopvoorwaarden’ en/of ‘algemene voorwaarden’ zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

3.2 Doen van een aanbod •

•

•

•

•

Bij de aanbieding moeten de volgende documenten worden ingediend: - Een ingevuld en ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) (bijlage 2); - Een uittreksel van Handelsregister van de Kamer van Koophandel conform paragraaf 3.6 van onderhavige offerteaanvraag. Samenwerkingsverband (combinatie): Een gezamenlijke aanbieding van twee of meer aanbieders in de vorm van een samenwerkingsverband wordt beschouwd als 1 aanbieder. Door de aanbieding te doen, verklaren de deelnemende aanbieders in het samenwerkingsverband gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk te zijn voor de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit de aanbestedingsprocedure en de mogelijke uitvoering van de raamovereenkomst. De combinatie wijst een penvoerder aan. Deze penvoerder is het eerste aanspreekpunt voor de gemeente. Na het doen van een aanbieding moet de gemeente schriftelijk toestemmen met eventuele wijzigingen in de samenstelling van het samenwerkingsverband. Onderaanneming: Indien aanbieder gebruikmaakt van (een) onderaannemer(s) voor de uitvoering van de raamovereenkomst, dient aanbieder exact aan te geven (i) welke onderaannemer(s) dit betreft en (ii) voor welk deel van de raamovereenkomst deze onderaannemer(s) zal (zullen) worden ingeschakeld.

Na het doen van een aanbieding mag de samenstelling van hoofdaannemer met 1 of meer onderaannemer(s) alleen worden gewijzigd, bijvoorbeeld door inschakeling en/ of vervanging van een of meer van hen, na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de gemeente. De onderaannemer(s) voeren namens en onder verantwoordelijkheid van de aanbieder bepaalde voorschriften uit. De hoofdaannemer is bij deze constructie volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de aanbieding, alsmede de uitvoering van de raamovereenkomst. De hoofdaannemer is aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen van de door haar ingeschakelde onderaannemer(s). Indien aanbieder inschrijft als samenwerkingsverband, dienen alle leden afzonderlijk het UEA in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen, alsmede een uittreksel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel in te dienen bij de aanbieding. Indien aanbieder inschrijft met (een) onderaannemer(s), vult aanbieder, met vermelding van naam van onderaannemer(s), het UEA in en ondertekent de hoofdaannemer dit formulier. Aanbieder voegt het formulier toe aan de aanbieding. Daarnaast geldt voor alle onderaannemers dat bij de

7

•

• •

•

•

•

aanbieding een uittreksel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel moet worden overgelegd. Ingeval van het doen van een aanbieding als een samenwerkingsverband of met onderaannemers, dienen de leden van het samenwerkingsverband of hoofd- en onderaannemers gezamenlijk aan te tonen dat elke aanbieder aan de eisen van onderhavige offerteaanvraag, inclusief bijlagen, voldoet. De documenten bij deze aanbieding zijn opgesteld in het Nederlands. Een aanbieding kan uitsluitend digitaal worden ingediend via onze website, https://www. schouwen-duiveland.nl/nieuwelocaties Bij een andere wijze van indienen wordt de aanbieding niet in behandeling genomen. De aanbieding dient uiterlijk op 16 december 2024 om 8:30 uur te zijn ingediend. De genoemde datum en het genoemde tijdstip gelden als uiterste datum en uiterste tijdstip voor ontvangst van de aanbiedingen. De documenten die bij aanbieding dienen te worden ingediend, dienen rechtsgeldig te zijn ondertekend door degene die volgens het uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel bevoegd is de onderneming rechtsgeldig te vertegenwoordigen, dan wel te zijn ondertekend door degene van wie de rechtsgeldig vertegenwoordiger een machtiging heeft. Niet tijdige, onjuist en onvolledige aanbiedingen worden terzijde gelegd. De gemeente is niet verantwoordelijk voor niet tijdige, onjuiste en onvolledige aanbiedingen.

3.3 Geldigheidsduur aanbod Uw aanbod dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal 60 kalenderdagen, gerekend vanaf de uiterste datum voor het indienen van de aanbieding. Gedurende deze periode is sprake van een onherroepelijk aanbod.

3.4 Informatieverschaffing Indien u een aanbieding doet, moet u de gemeente alle (eventueel aanvullende) informatie verstrekken die nodig is voor een zorgvuldige beoordeling. Het niet op aanvraag (tijdig) verstrekken van deze informatie, of het leveren van onjuiste informatie, kan tot uitsluiting leiden.

3.5 Uitsluitingsgronden en nadere bewijsmiddelen •

•

• •

De gemeente dient zich ervan te verzekeren dat zij uitsluitend met betrouwbare en professionele ondernemers zaken doet. Daarom worden uitsluitingsgronden van toepassing verklaard. Deze treft u aan in bijlage 2. Het niet van toepassing zijn van deze uitsluitingsgronden moet de aanbieder allereerst bevestigen door het volledig invullen en rechtsgeldig ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 2). De gemeente zal een aanbieder waarop de in bijlage 2 gestelde uitsluitingsgronden van toepassing zijn, uitsluiten van verdere beoordeling, tenzij de gemeente dit niet proportioneel acht. De aanbieder dient, op eerste verzoek van de gemeente, met nadere bewijsmiddelen aan te tonen, dat gestelde uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Aan het opvragen van de bewijsmiddelen kan de aanbieder geen rechten ontlenen. Het opvragen van bewijsmiddelen door de gemeente geeft de aanbieder geen garantie of recht op het daadwerkelijk sluiten van een raamovereenkomst met de gemeente. Aanbieder is eraan gehouden om aan gestelde uitsluitingsgronden te blijven voldoen gedurende de looptijd van de (eventueel verlengde) raamovereenkomst.

Het is niet toegestaan een onderaannemer in te zetten waarop een uitsluitingsgrond van toepassing is, behoudens wanneer de gemeente hiervoor expliciet toestemming geeft wegens 1 of meer van de redenen genoemd in artikel 2.86a, 2.87a en 2.88 van de Aanbestedingswet. Op

8

eerste verzoek van de gemeente toont aanbieder aan de hand van bewijsmiddelen aan dat op zijn onderaannemers geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn.

3.6 Inschrijving in het handelsregister (KvK) • • • •

Ondernemers die een aanbieding willen doen, dienen te beschikken over een geldige inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument dient u het nummer van inschrijving te vermelden. Bij de aanbieding dient aanbieder een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel in te dienen. Het uittreksel dient op het tijdstip van uiterste datum indienen van een aanbieding niet ouder te zijn dan 6 maanden. Uit het uittreksel moet blijken dat de persoon die uw organisatie vertegenwoordigt, bevoegd is om deze handeling te verrichten. Dit kan betekenen dat u meerdere uittreksels moet aanleveren.

3.7 Mogelijkheid toepassing wet Bibob •

•

•

De gemeente heeft de mogelijkheid om als zij dat wenst, bij deze overheidsopdracht gebruik te kunnen maken van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (hierna: wet Bibob). De wet Bibob beoogt te voorkomen dat de overheid ongewild criminele activiteiten faciliteert. De gemeente behoudt zich daarom zowel gedurende de aanbesteding als tijdens de looptijd van de raamovereenkomst het recht voor om de aanbieder te screenen. Bij de screening maakt de gemeente gebruik van de (wettelijke) middelen die hem ter beschikking staan. Deze middelen bestaan in ieder geval uit: - het door aanbieder laten invullen van een Bibob-vragenformulier; - het doen van eigen onderzoek in open bronnen (op grond van de wet Bibob); - het doen van eigen onderzoek in gesloten bronnen op grond van de Wet Bibob; - het vragen van een Bibob-advies aan het Landelijk Bureau Bibob (LBB). Aanbieders moeten hun medewerking aan een screening verlenen. Indien een aanbieder geen of onvoldoende medewerking verleent aan een screening, is de gemeente gerechtigd de aanbieder uit te sluiten van deelname aan de aanbesteding, dan wel tot wijziging, opschorting of beëindiging van de raamovereenkomst voor zover de screening plaatsvindt gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. De gemeente stelt aanbieder op de hoogte indien een Bibob-advies aan het LBB wordt gevraagd.

Het advies van het LBB geeft de gemeente ondersteuning bij haar eigen inhoudelijke afweging om: - een overheidsopdracht wel of niet aan aanbieder te gunnen; - een raamovereenkomst inzake een overheidsopdracht te ontbinden; of - wel of niet toestemming te verlenen tot inschakeling van een (beoogde) onderaannemer. Het bovenstaande is ook van toepassing op eventuele combinanten in een combinatie, opdrachtnemers en (beoogde) onderaannemer(s).

3.8 Kosten aanbieding Aan de gemeente kunnen geen kosten in rekening worden gebracht in verband met het uitbrengen van de aanbieding en de daarvoor uit te voeren werkzaamheden.

3.9 Tussentijdse stopzetting of beëindiging van de aanbestedingsprocedure De gemeente heeft het recht om de aanbestedingsprocedure stop te zetten en/of te beëindigen. Aanbieders kunnen hieraan geen enkel recht op schadevergoeding ontlenen. Voor het (tussentijds)

9

stopzetten en/of beëindigen van de aanbestedingsprocedure geldt in ieder geval het volgende: • De gemeente behoudt zich het recht voor, zonder opgaaf van reden, deze aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te staken. U kunt op geen enkele wijze hieraan rechten ontlenen, noch is de gemeente op wat voor wijze dan ook in dit geval schadeplichtig. U bent zich hiervan bewust en aanvaardt het feit dat u aan deze aanbesteding meedoet voor eigen rekening en risico; • De gemeente heeft geen verplichting tot gunning, bijvoorbeeld bij het ontbreken van geschikte aanbiedingen.

10

4

Procedure om tot contract en opdrachtverlening te komen 4.1 Beoordeling De gemeente heeft de intentie om met meerdere aanbieders (zoveel als opvangplekken nodig zijn) een raamovereenkomst te sluiten. Per aanbieder wordt een apart inkooptraject doorlopen. Na de sluitingsdatum voor het doen van een aanbieding stelt de gemeente vast of de aanbieding is gedaan volgens de in deze offerteaanvraag en bijbehorende bijlagen beschreven voorwaarden. Het niet voldoen aan deze voorwaarden leidt tot uitsluiting van de verdere procedure. Uw aanbod toetsen wij vervolgens aan (de toetsingscriteria in) het Programma van Eisen. Zoals in bijlage 1, paragraaf K van het Programma van Eisen is beschreven, volgen we voor deze aanbesteding een besluitvormingsproces dat bestaat uit meerdere stappen. Pas wanneer alle stappen succesvol doorlopen zijn, kan de raamovereenkomst worden gesloten. Het gaat om de volgende stappen: • Communicatietraject omgeving. Dit gebeurt of door middel van de omgevingsdialoog in het kader van de Omgevingswet of door een vergelijkbaar communicatietraject. • De omgevingsvergunning is onherroepelijk. • Er is akkoord voor de financiële regeling vanuit het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. (van toepassing op locaties voor statushouders).

• Het college van burgemeester en wethouders heeft een positief besluit over de locatie genomen. Hiervoor consulteert het college de gemeenteraad. Dit betekent dat het college aan de gemeenteraad vraagt of zij wensen of bedenkingen hebben tegen de locatie. Het kan zijn dat wij op basis van uw aanbieding nog vragen of opmerkingen hebben. Deze worden dan eerst besproken. Zolang geen sprake is van een schriftelijke en door beide partijen rechtsgeldige getekende raamovereenkomst is er geen sprake zijn van gebondenheid van de gemeente, of verplichting tot vergoeding van kosten. Ook is de gemeente nooit verplicht een raamovereenkomst af te sluiten. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van onvoorziene omstandigheden aan zijde van de gemeente, of van punten waarover geen overeenstemming met u kan worden bereikt. In een dergelijke situatie heeft u evenmin recht op vergoeding van gemaakte kosten.

4.2 Vragen of opmerkingen Hebt u vragen of opmerkingen over de opdracht? Stel deze dan uiterlijk 2 december 2024, 8:30 uur via onze website https://www.schouwen-duiveland.nl/nieuwelocaties De gemeente streeft ernaar uw vragen uiterlijk 5 december 2024 te beantwoorden via een (geanonimiseerde) nota van inlichtingen. Deze wordt gepubliceerd op onze website https://www. schouwen-duiveland.nl/nieuwelocaties

11

Let u er goed op dat het ook kan zijn dat de gemeente zelf met aanvullende opmerking(en) komt. Beantwoorde vragen of (aanvullende) opmerkingen hebben altijd voorrang boven het gestelde in deze offerteaanvraag. Neem hier dus goed kennis van voordat u de aanbieding indient! Indien u een aanbod heeft wat niet exact past in het Programma van Eisen (bijvoorbeeld als een locatie geen kookgelegenheid heeft), nodigen we u uit om contact met ons op te nemen door een vraag te stellen via onze website https://www.schouwen-duiveland.nl/nieuwelocaties. Wij nemen dan contact met u op.

4.3 Planning aanbesteding en besluitvorming Actie

Datum

Offerteaanvraag beschikbaar op website gemeente en Tenderned

13-11-2024

Mogelijkheid tot stellen schriftelijke vragen

02-12-2024

Beantwoording vragen (anoniem)

05-12-2024

Ontvangen aanbiedingen

16-12-2024 08.30 uur

Beoordelen aanbiedingen

16-12-2024 tot en met 19-12-2024

Gesprekken voeren met aanbieders en bezoeken geschikte locaties

06-01-2025 tot en met 17-01-2025

Besluit burgemeester en wethouders geschikte locaties

Januari 2025

Traject omgevingsvergunning (indien nodig) inclusief omgevingsdialoog (indien nodig) met daarbij mogelijkheid voor bezwaar en beroep of communicatietraject met omgeving.

Vanaf februari 2025

Besluit burgemeester en wethouders + consultatie gemeenteraad definitieve locaties

Zo spoedig mogelijk na afronding omgevingsvergunning en/ of communicatietraject

Sluiten raamovereenkomsten met definitieve locaties/aanbieders

Zo spoedig mogelijk na besluit college

Start opvang

Zo spoedig mogelijk na sluiten raamovereenkomsten

Data zijn onder voorbehoud en kunnen nog wijzigen. Tenzij in de aanbestedingsdocumenten uitdrukkelijk anders is bepaald zijn de aan de aanbieder gestelde termijnen fataal. Bij overschrijding van de termijnen wordt de aanbieding in beginsel terzijde gelegd en de aanbieder uitgesloten van deelname. Wij zien uw eventuele vragen/opmerkingen en aanbieding met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld J.Chr. van der Hoek MBA Secretaris Burgemeester 12

Laan van St. Hilaire 2 4301 SH Zierikzee Postadres: Postbus 5555 4300 JA Zierikzee T (0111) 452 000 E gemeente@schouwen-duiveland.nl W www.schouwen-duiveland.nl