2024.194 Rekenkamer SD - Bijlage 2 2023-1207 Definitieve factsheet Schouwen-Duiveland (1118191)
Tekst van het document
Factsheet klachtbehandeling gemeente Schouwen-Duiveland Versie Datum
Datum
Onderwerp
Definitieve factsheet 21 juni 2023
1 december 2023 Factsheet DoeMee-onderzoek klachtbehandeling - NVRR 2023
Toelichting De Rekenkamer van de gemeente Schouwen-Duiveland heeft deelgenomen aan het NVRR DoeMee-onderzoek 2023, naar klachtbehandeling. In dit onderzoek hebben 75 (decentrale) overheden informatie verstrekt over het beleid en het proces met betrekking tot klachtbehandeling binnen de eigen organisatie. Aan het onderzoek deden 71 gemeenten, 3 provincies en 1 Waterschap mee. In deze factsheet worden de resultaten gepresenteerd voor de gemeente Schouwen-Duiveland. In een apart hoofdrapport presenteren we de belangrijkste kwalitatieve en kwantitatieve inzichten op basis van alle gegevens. Deze inzichten hebben geleid tot de conclusies en aanbevelingen van het DoeMee-onderzoek 2023.
Leeswijzer De factsheet is opgebouwd in een aantal blokken: doelstellingen en beleid, organisatie van klachtbehandeling, klachtbehandeling in tweede lijn, resultaten, informatievoorziening aan de raad en klachtbehandeling bij verbonden partijen. Per blok zijn de vragen opgenomen en vermelden we steeds welk antwoord uw gemeente bij de verschillende vragen heeft gegeven. Daarnaast wordt het gemiddelde van de antwoorden van alle deelnemers gepresenteerd. Dit biedt u de mogelijkheid om de positie van uw gemeente te vergelijken met andere gemeenten.
Doelstellingen en beleid Ten aanzien van het gemeentelijk beleid zijn vragen gesteld over doelstellingen, richtlijnen en servicenormen. Hieronder ziet u de antwoorden van uw gemeente (indien relevant met toelichting) en vindt een vergelijking met de andere gemeenten plaats. Doelstellingen 38 deelnemers (50,7%) hebben doelstellingen vastgelegd ten aanzien van klachtenbehandeling. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er in uw gemeente geen sprake is van doelstellingen. De ambtelijke organisatie geeft aan dat voor de klachtencoördinator de Algemene wet bestuursrecht en de klachtenverordening van de gemeente voldoende uitgangspunten bieden. Wel vindt er momenteel een analyse plaats door de klachtencoördinator, waarbij de uitgangspunten van de verordening ook tegen het licht worden gehouden. Richtlijn voor klachten indienen 65 deelnemers (86,7%) hebben richtlijnen opgesteld voor het indienen van klachten. klachtenbehandeling. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er in uw gemeente wel sprake is van richtlijnen. De richtlijnen die gevolgd worden, zijn: 1) Klachtenverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2010 (beleidsmatig) 2) Gebruik van een digitaal systeem waarin het klachtenproces is omschreven (organisatorisch)
Voor 72% van de deelnemers geldt dat deze richtlijnen zijn vastgelegd in beleid1. In uw gemeente is hier wel sprake van. Servicenormen 48 deelnemers (64%) hebben servicenormen opgesteld voor de afdoening van klachten. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat er in uw gemeente wel sprake is van servicenormen. In het proces zijn ijkmomenten vastgelegd zoals: - Versturen van ontvangstbevestiging binnen een vastgestelde termijn (1 week); - Meesturen van informatie over het klachtenproces (uitleg procedure); - Uitleg over escalatiemogelijkheden (klachtencommissie en Nationale Ombudsman).
Voor 53,3% van de deelnemers geldt dat deze servicenormen zijn vastgelegd in beleid.2 In uw gemeente is hier wel sprake van. De servicenormen zijn vastgelegd in een document 'klachtenprocedure'. Deze procedure geldt tevens als informatieblad (intern en extern).
Organisatie van klachtbehandeling In dit onderzoek zijn vragen gesteld over de wijze waarop het proces voor klachtbehandeling intern is georganiseerd en waar de verantwoordelijkheden voor klachtbehandeling zijn belegd. We maken in het proces onderscheid tussen 1. de melding → 2. de beoordeling en behandeling; en → 3. afhandeling en reflectie. Over deze drie aspecten zijn verschillende vragen gesteld. In de onderstaande tabellen ziet u de antwoorden uw gemeente (indien relevant met toelichting) en vindt een vergelijking met andere gemeenten plaats. 1. Melding
Schouwen-Duiveland
Er is een centraal meldpunt voor ontvangst van klachten
Ja Landelijk % ja: 94,7%
De organisatie (gemeente, provincie of waterschap) registreert de binnengekomen klachten in een centraal (digitaal) register
Ja Landelijk % ja: 96%
De organisatie maakt gebruik van een digitaal systeem voor klachtregistratie
Ja Landelijk % ja: 96%
Een klacht wordt (automatisch) doorgestuurd naar het juiste organisatieonderdeel
Ja Landelijk % ja: 96%
De volgende gegevens worden geregistreerd:
• • • • • •
•
1
Gegevens melder Gegevens melding Klacht of bezwaarschrift Datum van ontvangst Datum afhandeling/afdoeningsbrief Inhoudelijke reactie van de specialist/afdeling waar de beklaagde werkzaam is Naam van de betreffende afdeling of het cluster binnen de afdeling
We spreken hier over beleid. In de vragenlijst is gevraagd naar ‘een verordening of andere regelgeving/beleidskaders’
2/7
2. Beoordeling en behandeling
Schouwen-Duiveland
In de organisatie is een functieprofiel voor een klachtencoördinator/ klachtbehandelaar vastgesteld met competenties
Ja Landelijk % ja: 37,3% Ja
Deze functie is gedurende de periode 2018-2023 ingevuld Deze functie toetst op de tijdigheid en juistheid van de behandeling van klachten
Aan de hand van deze gegevens wordt toegezien op de tijdigheid en juistheid van de behandeling van klachten
De klachtencoördinator
•
•
De organisatie maakt gebruik van een toetsingskader om te komen tot een beslissing over de klacht Bij de volgende gremia ligt het mandaat om een besluit te nemen over een klacht
Tijdigheid: De klacht wordt vanaf het moment van registratie geboekt als klacht op de datum van indienen. Dan start de wettelijke termijn van de behandeling. De fasen binnen de behandeling van de klachten zijn in het systeem als fasen opgenomen, waarbinnen de stappen van de afhandeling worden gezet. Dat geeft tegelijk een beeld van de status. In een aparte MS Excel sheet wordt de doorlooptijd van de klacht ook gemonitord. Momenteel wordt ook een dashboard ontwikkeld waarmee de klachtbehandeling kan worden gemonitord. Juistheid: Het proces in het systeem voorziet in een procesmatige behandeling van de klacht waarna een keuze moet worden gemaakt of de klacht gegrond of ongegrond is. Na het geven van de status vervolgt het proces. Binnen het proces kan worden afgeweken van de te nemen stappen als er maatwerk nodig is. De ijkpunten blijven staan. Ja Landelijk % ja: 57,3%
Over de ambtelijke organisatie: Klachtencoördinator Over de wethouders: Burgemeester Over de burgemeester: Locoburgemeester
3/7
Over de gemeenteraad: Voorzitter van de gemeenteraad Er is vastgelegd dat een persoonlijk gesprek plaatsvindt met de indiener tijdens het onderzoek naar de klacht
Ja Landelijk % ja: 85,3%
Indien een klacht betrekking heeft op een andere organisatie wordt de indiener doorverwezen naar de andere organisatie waar de klacht betrekking op heeft
Ja Landelijk % ja: 93,3%
3. Afhandeling en reflectie
Schouwen-Duiveland
De organisatie heeft procedures2 vastgelegd voor de informatievoorziening richting de indiener van de klacht
Ja Landelijk % ja: 84%
De organisatie zet in op het informeel afhandelen van klachten De organisatie schat in dat het volgende percentage van het totaal aan klachten informeel wordt afgehandeld Er is vastgelegd dat de resultaten van de klachtbehandeling worden teruggekoppeld aan de indiener van de klacht Er is vastgelegd op welke manier wordt teruggekoppeld richting de indiener van de klacht wanneer de behandeling van de klacht meer tijd kost Na de afronding van de procedure wordt een evaluatie uitgezet over de ervaring van de indiener met de klachtprocedure (klanttevredenheidsonderzoek) De behandeling van klachten wordt regelmatig geanalyseerd en geëvalueerd 4
Ja Landelijk % ja: 97,3% 90% (gemiddelde over de jaren 2021 en 2022) Landelijk gemiddelde %: 81,5% Ja Landelijk % ja: 90,7% Nee3 Landelijk % ja: 69,3% Ja Landelijk % ja: 5,3% Ja Landelijk % ja: 78,6%
De resultaten van de evaluatie worden gedeeld met de bestuursorganen De resultaten van de evaluatie leiden tot aanpassingen in de wijze waarop klachtbehandeling plaatsvindt
Ja Landelijk % ja: 65,3% Ja Landelijk % ja: 70,7%
Klachtbehandeling in de tweede lijn (Ombudsman) Gemeenten zijn verplicht vanuit artikel 9, hoofdstuk 9 van de Awb een ombudsvoorziening te hebben. Bewoners kunnen bij de ombudsfunctie terecht indien zij het niet eens zijn met de wijze waarop hun klacht is behandeld door de gemeente (de eerste lijn). Dit noemen we de klachtbehandeling in de tweede lijn. Vanuit artikel 9.12 zijn gemeenten verplicht om in de beoordeling van de klacht te verwijzen naar de bevoegde ombudsinstantie. Gemeenten kunnen deze functie lokaal, regionaal of landelijk (bij de Nationale Ombudsman) beleggen. Net als 80% van de deelnemende organisaties heeft gemeente Schouwen-Duiveland de ombudsfunctie landelijk belegd. De ambtelijke organisatie geeft hierover aan: De overweging die hieraan ten grondslag ligt is dat de ombudsmanfunctie voorheen regionaal was belegd bij de 'Zeeuwse Ombudsman'. Deze functie is opgeheven waarna de gemeente heeft gekozen voor belegging bij de Nationale Ombudsman.
10,7% 9,3%
80% Landelijk
Lokaal
Regionaal
Landelijk beeld belegging klachtbehandeling tweede lijn
75 deelnemers (100%) verwijzen in hun besluit over de klacht naar de bevoegde ombudsinstantie. In uw gemeente is er wel sprake van een expliciete verwijzing.
2
Met procedures bedoelen wij instructies voor de ambtelijke organisatie over de wijze waarop de klager moet worden geïnformeerd. Dit kan opgenomen zijn in
de klachtenverordening of een ander document. 3
De ambtelijke organisatie geeft aan dat het idee is wel om dit wel vast te gaan leggen.
4
Met evaluatie bedoelen wij een formele of informele reflectie op de aard van klachten of trends die worden gezien als het gaat om de inhoud van klachten.
4/7
Vanuit artikel 9.36 van de Awb dient het bestuursorgaan aan wie de ombudsman een aanbeveling doet binnen redelijke termijn aan de ombudsinstantie te laten weten of en op welke wijze er gevolg wordt gegeven aan de aanbeveling. Wanneer het bestuursorgaan besluit om geen gevolg te geven aan de aanbeveling, dient de afweging met redenen omkleed aan de ombudsman te worden medegedeeld. Bij Bij 45 deelnemers (60%) is geborgd dat expliciet wordt afgewogen of de conclusies en aanbevelingen van de ombudsinstantie worden opgevolgd. In uw gemeente is dit niet geborgd. Toelichting: Mocht er een aanbeveling komen vanuit de ombudsinstantie wordt deze wel opgevolgd.
Resultaten In dit onderzoek zijn ook vragen gesteld over de resultaten van de klachtbehandeling. We gaan hieronder in op het aantal klachten dat de organisatie de afgelopen vier jaar zelf heeft ontvangen en het aantal klachten dat in deze periode is gemeld bij de bevoegde ombudsinstantie. Gemiddelde aantal klachten gemeenten 30.000-50.000 inwoners (N=24)
Aantal klachten ontvangen door de gemeente Schouwen-Duiveland
46 44 42 40 38 36 34
40
20 10
Niet bekend
30
29 23
2019
2020
21
0 2021
2022
44 39
2019
38
38
2020
2021
2022
Aantal klachten gemeld bij bevoegde ombudsinstantie
Niet bekend
10
0
0
2019
2020
2021
2
0 2022
Informatievoorziening volksvertegenwoordiging Er zijn ook vragen gesteld over de wijze waarop de volksvertegenwoordiging (de gemeenteraad) informatie ontvangt over de klachtbehandeling. Uit dit onderzoek blijkt dat 67 deelnemers (89,3%) de raad/provinciale staten/algemeen bestuur periodiek (minstens één keer per jaar) informeren over de wijze waarop klachtbehandeling plaatsvindt. Voor uw gemeente geldt dat dit wel gebeurt. De raad wordt geïnformeerd via een jaarlijkse rapportage. De ambtelijke organisatie geeft aan dat de wens is om de raad frequenter te informeren. Welke informatie ontvangt de raad?
SchouwenDuiveland Ja
Gemiddelde
Resultaten en tijdigheid van de afhandeling
Ja
78,7% ja
Ervaringen van indieners van klachten
Ja
14,7% ja
Eventuele lessen die kunnen worden getrokken uit de wijze waarop de klachten worden behandeld
Ja
61,3% ja
Aantal en aard van de klachten
86,7% ja
5/7
Klachtbehandeling verbonden partijen De laatste sectie aan vragen gaat in op de wijze waarop de klachtbehandeling in zijn algemeenheid plaatsvindt bij verbonden partijen, de afspraken hierover tussen de gemeente Schouwen-Duiveland en deze verbonden partijen hierover en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. De gemeente Schouwen-Duiveland is gevraagd om resultaten aan te leveren over de Omgevingsdienst en de GGD waar de gemeente deelnemer van is. Tenslotte is gevraagd om resultaten aan te leveren over een lokale verbonden partij naar keuze. De gemeente Schouwen-Duiveland heeft informatie opgenomen over Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio. Afspraken klachtbehandeling 20 deelnemers (26,7%) hebben in hun beleid geregeld dat verbonden partijen een klachtenregeling op dienen te stellen. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat hier in uw gemeente geen sprake van is. Wel wordt er door de klachtencoördinator contact gelegd met de belangrijkste verbonden partijen. Informatievoorziening gemeenteraad 28 deelnemers (37,3%) informeren de gemeenteraad/provinciale staten/algemeen bestuur over het aantal en de aard van de klachten die behandeld zijn door verbonden partijen die namens de gemeente een publieke taak uitvoeren. De ambtelijke organisatie heeft aangegeven dat hier in de gemeente Schouwen-Duiveland geen sprake van is.
Resultaten klachtbehandeling GGD Zeeland De ambtelijke organistie heeft aangegeven dat de gemeente geen zicht heeft op de wijze waarop klachten worden behandeld bij de GGD. De ambtelijke organistie geeft aan dat de gemeente geen afspraken heeft gemaakt met de GGD over klachtbehandeling. De gemeente heeft geen zicht op het aantal klachten dat vanuit de gemeente Schouwen-Duiveland binnen is gekomen bij de GGD in de periode 2019-2022. De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeenteraad niet periodiek (minstens één keer per jaar) wordt geïnformeerd over de wijze waarop klachtenbehandeling plaatsvindt bij de GGD. Resultaten klachtbehandeling RUD Zeeland De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeente wel zicht heeft op de wijze waarop klachten worden behandeld bij de RUD. De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeente geen afspraken heeft gemaakt met de RUD over klachtbehandeling. De gemeente heeft geen zicht op het aantal klachten dat binnen is gekomen bij de RUD in de periode 2019-2022. De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeenteraad niet periodiek (minstens één keer per jaar) wordt geïnformeerd over de wijze waarop klachtenbehandeling plaatsvindt bij de RUD.
Resultaten klachtbehandeling Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeente geen zicht heeft op de wijze waarop klachten worden behandeld bij Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio. De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeente geen afspraken heeft gemaakt met Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio over klachtbehandeling. De gemeente heeft geen zicht op het aantal klachten dat binnen is gekomen bij Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio in de periode 2019-2022.
6/7
De ambtelijke organisatie geeft aan dat de gemeenteraad niet periodiek (minstens één keer per jaar) wordt geïnformeerd over de wijze waarop klachtenbehandeling plaatsvindt bij Samenwerkingsverband Welzijnszorg Oosterschelderegio.
7/7