2024.184 Bijlage 2. BIZ Burgh-Haamstede - Notulen Algemene Ledenvergadering 2023

Notulen Algemene Leden Vergadering Datum: 20 november 2023 Tijd: 19.30-21.00 Locatie: Grand Hotel Ter Duin 1. Opening Nadja Bom opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Niels Groenendijk is afwezig i.v.m. griep. Grand hotel ter Zand is afwezig i.v.m. personele bezetting. Speciaal welkom aan wethouder Daniel Joppe en Baukje Bruinsma (duurzaamheid coördinator gemeente) BIZ aanslag De aanslag van de BIZ is bij de meesten op de mat gevallen. De belastingdienst was hier, om allerlei redenen, nogal laat mee. Houdt er rekening mee dat de aanslag in 2024 t.o.v dit jaar eerder op de mat valt valt. Diegenen die wel in de BIZ-zone hun exploitatie voeren, maar geen aanslag hebben ontvangen zitten dan òf niet in de BIZ-zone, òf in een situatie van onderhuur (en dus bij de gemeente niet bekend) dan wel zijn uitgesloten voor heffing o.b.v. BIZ wetgeving. Mocht je al ondernemer de BIZ-aanslag nog niet hebben ontvangen, maar dit wel zou moeten dan moet je als ondernemer zelf contact opnemen met de gemeente Walcheren, afdeling samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland (regelt de aanslagen voor Schouwen-Duiveland). Dit heeft te maken met de AVG-/ privacy-regels. Contactgegevens: Samenwerking Belastingen Walcheren-Schouwen-Duiveland. Postbus 6000 4330 LA Middelburg. Tel.

0118 67 50 00 Er is ook een mogelijkheid tot vrijwillig lidmaatschap, kosten zijn €250,- per jaar (gebaseerd op het gemiddelde van alle heffingsbedragen gedeeld door aantal BIZ-plichtigen). Met dit vrijwillige lidmaatschap kan je op alles invloed uitoefenen en meebeslissen. Eén uitzondering: je mag niet meestemmen over een verlenging van de BIZ (per 5 jaar); hiervoor moet je nl. WOZ- heffing plichtig zijn, wettelijk bepaald. Wil je vrijwillig lid worden of ken je een ondernemer die dat wil, meldt dat aub bij het bestuur. Hoe meer leden, hoe meer draagvlak en invloed. Sponsor aanvraag formulier Er is een nieuw sponsoraanvraag formulier beschikbaar waarmee de BIZ om een financiële bijdrage kan worden gevraagd. Alleen via dit formulier kan bij de BIZ een sponsoraanvraag worden gedaan. Het bestuur heeft criteria opgesteld waarop een aanvraag beoordeeld wordt. Op deze manier worden alle aanvragen langs dezelfde lat gelegd en beoordeeld. Het document zelf komt later nog op het scherm.

Kascommissie 2023 Niek-Jan Schrier zit hier voor het 2e jaar in. Een nieuwe vrijwilliger is nodig, Johan Vredenbregt pakt dit op. Er moet ook verplicht een reserve beschikbaar zijn, Niek Dambruin meldt zich aan.

Aanmeldingen bestuur. Er wordt een oproep gedaan tot nieuw bestuursleden. Op dit moment zijn er geen aanmeldingen binnengekomen. Er staat nog minimaal één vacature open. Groep vrijwilligers Aemsti Alive De groep vrijwilligers van Aemstie Alive heeft een sponsoraanvraag gedaan met concrete ideeën voor activiteiten in de kern. Het bestuur zal met hen in overleg treden. Mededelingen en ingekomen stukken We hebben voor deze vergadering aan de leden gevraagd om zelf met agendapunt te komen; daar is door een aantal leden gehoor aan gegeven en hebben een aantal goede en kritische vragen gesteld. Daar zijn we blij mee, want we hebben dit geluid nodig om scherp te blijven. Maar we hebben ook ideeën nodig. Het bestuur voert uit wat de leden expliciet en in de vergadering aangeven. Zijn die geluiden er niet, dan werkt het bestuur vanuit de Missie& Visie, kijkend naar de afspiegeling van ons ledenbestand.

- Mails Jacqueline Stoel (Tegels Enzo); 2 mails waarin zij een aantal vragen stelt: • Hoe is het met de profilering van Burgh-Haamstede en met welke communicatiemiddelen? • Welke evenementen zijn financieel ondersteund en hoe is dit bepaald? • Is er een activiteiten/businessplan uitgewerkt voor 2024 die zorgen voor positieve publiciteit voor heel Burgh-Haamstede? • Welke stappen zijn gezet op het gebied van branche verbreding door de BIZ en welke stappen gaat de BIZ ondernemen om de leegloop van winkels in de kernen tegen te gaan? • Welke stappen zijn er gezet tot samenwerking, verbinding, vernieuwing en professionalisering om Burgh-Haamstede krachtig te positioneren en verbonden te houden? - Mail Nick Peeters (Hotel Ter Zand) • Wat kunnen we als kernen samen doen om jaarrond aantrekkelijk te blijven voor onze gasten? Zelf hebben ze een idee om bv een kraan op hun terrein te plaatsen waarbij hun chef kok voor een gezelschap op 40 meter hoogte kookt • Hoe is het Foodtruck festival verlopen? • Vakantie- en sluitingsdagen horeca ondernemers met elkaar afstemmen en doorverwijzen naar elkaar • Huisvesting personeel; wat kunnen we samen doen om ons sterk te maken bij de gemeente SD? Gaandeweg de ALV zullen deze vragen allemaal aan bod komen. De secretaris roept op om met elkaar de discussie aan te gaan over deze vragen/onderwerpen.

3. Notulen ALV maart 2023 Er komt nog een vraag uit de zaal: Ondernemers denken soms dat ze geen sponsorbijdrage meer hoeven te leveren als dit gevraagd wordt, omdat ze er vanuit gaan dat de OVBH/BIZ al sponsort en ze hier aan meebetalen. Hoe zit dit nu precies? Ondernemers zijn zelf verantwoordelijk of ze wel of niet sponsoren. Dit staat los van de sponsoring die de BIZ voor bepaalde evenementen geeft. De notulen van ALV maart 2023 worden vastgesteld. 4. Bestuur verslag en verslag kernenmanager Burgh-Haamstede SIA (Strategy Into Action) plan 2023: Voor dit jaar zijn veel doelen behaald en de openstaande doelstellingen schuiven door naar 2024, waarbij er ook weer nieuwe doelstellingen worden gemaakt. Bestuursverslag: - Het bestuur en een aantal werkgroepen hebben een flinke bijdrage geleverd aan SBK en BKP door onze eigen projectgroep ‘Positionering’ en deelname aan werkgroep van SBK en BKP. Resultaat is o.a. een heel mooi D.O. (Definitief Ontwerp) voor het centrum van Haamstede. Hiermee hebben we ook aan de basis gestaan van behoud van het gebruik van natuursteen i.p.v.

halfverharding in het plan en de invulling van de terrassen aan de Ring; - Kernenmanager Angelique Roest aangesteld; dit was een belangrijk en gewenst moment, we zijn heel blij met haar! Ze is gestart in augustus en heeft er in deze korte tijd al voor gezorgd dat verschillende projecten zijn opgepakt; - De Marketing voor Burgh-Haamstede opgepakt waarmee we de veelzijdigheid van het dorp goed en professioneel op de kaart willen zetten. Daarnaast hebben we de overgang van de Multi-site begeleid naar het eilandelijke SESD-site die de marketing voor Schouwen-Duiveland verzorgt; onze marketing moet daar zo goed mogelijk op aansluiten. Saskia en Pieter vertellen hier bij agendapunt ‘Marketing’ meer over; - Deelname aan diverse werkgroepen en projectgroepen m.b.t. dorpsvisie (positionering, SBP en BKP, Mobiliteits HUB’s, Kunst&Cultuur en stuurgroep); - Regelmatig overleg met de dorpsraad; we hebben goed contact met de DR over alles wat onzer beider achterban raakt. We informeren elkaar over ontwikkelingen en kijken waar we samen kunnen optrekken naar stakeholders al bijvoorbeeld de gemeente. Zo bewaken we de balans tussen ondernemers, inwoners en gasten; - Deelname aan het recreatie overleg kop van Schouwen gedurende het seizoen; - Project ‘Duurzaamheid’ voor ondernemers.

Hierover meer bij agendapunt ‘NME’; - Foodtruck festival afgelopen zomer; dit vond plaats naast de Pannekoekenmolen en was een succes! Helaas hadden ze de pech van heel slecht weer, dus eindigde het eerder dan gepland, maar in mei 2024 gaan we in de herhaling!; - Financiële bijdragen aan: Bike cleaner, kerstverlichting, kerstfair, Theaters aan Zee, Stichting Evenementen Burgh-Haamstede voor diverse zaken zoals de markten, cultuurmarkt Open Monumenten Dag, Avond 4-daagse, Strao, Aemstie Alive. Voor diverse zaken zoals bijvoorbeeld de verlichting en de Kerstfair zijn werkgroepen in het leven geroepen waar ondernemers zich inzetten, waarvoor onze dank! Zonder jullie en onze

kernenmanager zou dit niet slagen. 2024 In het najaar van 2024 wordt er gestart aan de werkzaamheden van Burgh-Haamstede. Zodra de eerste steen gelegd wordt zal hier uiteraard een bijzonder moment voor worden ingepland. In 2024 is ook van belang dat ondernemers aangeven wat ze nodig hebben, welke onderwerpen leven er, waar is de behoefte aan, wat kunnen we samen doen voor een beter ondernemersklimaat, welke branches missen we, hoe houden we een fijn werkklimaat, hoe profileren we ons naar buiten, etc. Ideeën/ behoefte hiervoor kunnen worden aangegeven en dan kan concreet aan dit doel gewerkt worden. Verder wordt er in 2024 gewerkt aan de volgende punten: - Marketing Burgh-Haamstede verder uitbreiden; - Deelname diverse werk- en projectgroepen dorpsvisie; - Diverse sponsoring voor evenementen al aangevraagd, budget is niet oneindig dus vraag op tijd aan!; - Project duurzaamheid voor ondernemers uitbouwen; - Feestdagenverlichting; - 1e steen herinrichting Centrum Haamstede; - Werkgroepen optuigen samen met ondernemers (onderwerpen bijv. brancheverbreding, huisvesting, duurzaamheid, sluitingsdata horeca, profilering naar gasten etc.). Verslag Kernenmanager Zie bijlage ‘Verslag Kernenmanager BIZ’ 5. Bestuursverkiezing Olivier vd Bogt en Marco Arkesteyn zijn aftredend en niet herkiesbaar. Zij worden beiden bedankt voor hun inzet en ontvangen een mooie bos bloemen.

Er wordt nogmaals de oproep gedaan aan ondernemers om zich aan te melden voor een bestuursfunctie. Alle bestuursleden (behalve Saskia) zijn in 2019 gestart vanuit OVBH en omdat het bestuur van OVBH (initieel) ook wettelijk het bestuur van de BIZ vertegenwoordigt, betekent dat zij allemaal aftredend zijn, maar ook herkiesbaar. Nadja Bom, Roberto van Veldhuizen, Marius Landegent, Niels Groenendijk en Pieter Hanse) stellen zich dus herkiesbaar. Alle aanwezige BIZ-leden mogen stemmen voor het wel of niet herkiezen van herkiesbare bestuursleden: Er wordt per bestuurslid gestemd d.m.v. groene en rode kaarten. Uitslag Nadja Bom – aftredend en herkiesbaar (Herkozen) Roberto van Veldhuizen - aftredend en herkiesbaar (Herkozen) Marius Landegent - aftredend en herkiesbaar (Herkozen) Niels Groenendijk - aftredend en herkiesbaar (Herkozen) Pieter Hanse - aftredend en herkiesbaar (Herkozen) Saskia Hoogenboom – niet aftredend.

Alle herkiesbare leden worden herkozen voor het komende bestuur. Het bestuur vindt het wenselijk dat hun functie voor 2 jaar uitgeoefend zal worden waarnaar zij zich weer opnieuw herkiesbaar of niet herkiesbaar kunnen opstellen. Er wordt nogmaals gewezen op de wens om het bestuur uit te breiden. Dit om de taken goed te kunnen blijven invullen.

6. Begroting 2024 Penningsmeester Marius Landegent loopt de begroting door voor 2024. INKOMSTEN Heffingsbijdragen *

UITGAVEN €

Bijdrage vrijw.contr. + sponsors

€

Projectsubsidie Ec. Impuls Gem SD

€

Inkomsten bikecleaner

€

Subsidie Gem SD - kernen manager **

€

60.000,00 Werkgroepen 0,01 Communicatie/Marketing

€

10.000,00

40.000,00 0,01 EVENEMENTEN 40.000,00 Bijdrage evenementen / akties

€

15.550,00

Gelabeld budget per kern (6, incl Roterij)

€

30.000,00

Stichting Evementen Burgh-Haamstede

€

7.100,00

reservering verlichting

€

15.000,00

reservering project 'stoelen'

€

10.000,00

bike cleaner onderhoudskosten

€

1.500,00

secretariaat / ondersteuning organisatie

€

1.000,00

kernenmanager

€

40.000,00

administratiekosten

€

2.000,00

inningskosten heffing BIZ

€

600,00

ALV en andere bijeenkomsten

€

4.500,00

verzekeringen

€

1.250,00

bankkosten

€

500,00

reservering diverse vergunningen

€

1.000,00

€

140.000,00

ORGANISATIEKOSTEN

Totale inkomsten

€

140.000,02 Totaal uitgaven

Extra aanvullingen: - Iedere kern krijgt €5000,-; de Roterij is hier als extra losse kern toegevoegd omdat hier een groot gedeelte van ons ledenbestand actief is. - Sommige bedragen staan op €0,01 omdat de toekomst moet uitwijzen wat dit gaat opleveren. - Bijdragen evenementen/ acties: budget is beschikbaar los van de bedragen die per kern beschikbaar zijn. Bijv. voor activiteiten Burgh-Haamstede breed. - Kosten verlichting zijn voor 5 maanden. Het is een verbindend project van alle kernen, daarom het hogere bedrag. Nu wordt het voor dit bedrag ook opgehangen/ weggehaald, incl. reparatie. De optie is er dat we het zelf inkopen, dit kost extra maar kunnen we jarenlang gebruiken. - Project Stoelen staat in het beeld-kwaliteitsplan. Dit moet een herkenbaar punt worden in alle kernen, zorgt ook voor verbinding. Dit moeten kwalitatief goede stoelen zijn, daarom hogere kosten. Komen uiteindelijk langs de hele dorps-as te staan. - Zodra er meer inkomsten zijn (d.m.v. de bikecleaner en vrijwillige contributie), zullen er ook meer uitgaven kunnen zijn aan bijvoorbeeld activiteiten etc.

7. Verduurzamen en besparen: presentatie NME SD Baukje Bruinsma geeft vanuit de Gemeente Schouwen-Duiveland een presentatie over de duurzaamheids-subsidies en regelingen voor ondernemers. Niek Dambruin zal zijn ervaringen delen over duurzaamheid binnen zijn eigen onderneming. De gemeente Schouwen-Duiveland start in samenwerking met energie coöperatie EWSD, NME SD en de ondernemersverenigingen een verduurzamingstraject voor ondernemers. Dit project is regiogericht, Burgh-Haamstede is op dit moment aan de beurt voor deze regeling, andere plekken gingen al voor (Zierikzee, Renesse). Het project biedt aan ondernemers een duurzaamheidsscan (biedt inzicht en mogelijkheden in verduurzamen) ter waarde van €1500,-. Voor grootverbruikers (> 50.000 kWh of 25.000 kuub gas) kost deze scan €250,-, voor ondernemers dit klein-verbruiken is deze scan gratis. Deze scan omvat: - Opvragen relevante documenten energie, water, afval, diesel/benzine; - Bureau-onderzoek naar toegestuurde documenten; - Een bedrijfsbezoek van duurzaamheidsadviseur van EWSD/ NME SD; - Een ingevulde milieubarometer (deze is het eerste jaar gratis, daarna mogelijkheid tot abonnement); - Een uitgebreid duurzaamheidsrapport met voorgestelde maatregelen en financiële paragraaf; - Nazorg. Geïnteresseerden van deze scan kunnen mailen naar info@nmesd.nl dan wordt er een afspraak voor u ingepland.

Stimuleringslening Vanuit de gemeente is er ook een aantrekkelijke lening met lage rente beschikbaar tot €100.000. Dit wordt met de ondernemers verder besproken bij het intakegesprek. Er wordt een vraag gesteld of er, op bijvoorbeeld de Roterij, oplossingen gebundeld kunnen worden? Dit kan en is ook al gebeurd in Renesse en Zierikzee. Op deze manier kunnen kosten/ contracten gedeeld worden. Onderzoek is hiervoor bezig, pilots worden hiervoor gedraaid. John Bijl van de Vitroplus stelt zich beschikbaar om hierover mee te denken en info te delen. Ervaringen Niek Dambruin De scan is bij zijn onderneming uitgevoerd. Hij heeft het als positief ervaren en geeft aan dat het een brede kijk op de onderneming oplevert. De resultaten zijn bruikbaar om verbetering in de onderneming aan te brengen. Conclusie: scan is erg betaalbaar en levert voldoende op. Vervolgstappen zijn voor de ondernemer zelf.

8. Marketing Saskia Hogenboom geeft een update over de marketing van BIZ Burgh-Haamstede. Nieuwe Huisstijl Tot de nieuwe huisstijl zijn we gekomen door de volgende punten: - Missie/ visie BIZ - Positionering Park Burgh-Haamstede - Werksessies met bureau 10uur - Uitwerking logo en huisstijlhandboek - Uitwerking communicatiemiddelen De nieuwe huisstijl heeft als kernwoord verbinden. Saskia legt uit hoe de huisstijlvorm en logo tot stand is gekomen. Dit is gebeurd a.d.h.v. de kernen van Burgh-Haamstede die samen een vorm maken. Deze vorm zit verwerkt in de huisstijl en het logo van Burg-Haamstede. Voor het kleurenpallet is gekozen voor typische Zeeuwse kleuren. Hierin worden drie primaire kleuren (oranje, groen en blauw) en 5 secundaire kleuren gebruikt. Saskia toont hoe dit samenkomt in bijvoorbeeld een presentatie en een poster. Nieuwe website/ samenwerking SESD De overgang van de multisite naar de SESD website (www.opschouwenduiveland.nl) heeft plaatsgevonden. Deze website heeft meerdere mogelijkheden en kwaliteiten, waardoor het meer aanspreekt voor kijkers. De evenementenkalender (voor evenementen waar een vergunning voor is aangevraagd) is op deze website ook up-to-date. SESD houdt deze kalender bij, maar ondernemers kunnen dit uiteindelijk ook zelf aanvullen. SESD heeft ook Sociale media (opschouwenduiveland), hier wordt ook nieuws over Burgh-Haamstede gedeeld.

Op dit moment zijn we bezig met de verwerking van onze eigen huisstijl in de website van SESD. Gegevens van ondernemers/ bedrijven kunnen ook worden aangepast op de SESD website. In de volgende nieuwsbrief wordt de uitleg over hoe dit te doen meegestuurd zodat gegevens aangepast kunnen worden. Alle ondernemers horen op de website te staan, ondernemers moeten zelf goed controleren of ze erop vermeld staan. Mochten ze er niet opstaan, kunnen ze het aangeven bij het bestuur dan kijken we naar oplossingen. Nieuwe aanvraagformulier sponsoring en projecten Al eerder is dit benoemd in de presentatie. Alle aanvragen moeten vanaf nu wordt aangevraagd via dit sponsoringsformulier. Door gebruik van dit formulier kunnen we kijken of het evenement bijdraagt aan de missie/ visie van de BIZ waar met elkaar voor gekozen is. Het formulier komt ook op de website te staan en in de volgende nieuwsbrief. Ruimte voor vragen/ opmerkingen - Er worden complimenten gegeven voor de huisstijl en het logo. - Er is vanuit ondernemers behoefte om het nieuwe logo ook te gaan gebruiken op hun eigen website, dit is mogelijk. Het logo wordt dan ook aan deze ondernemers doorgestuurd.

-

-

Er wordt gevraagd of er nog een slogan komt, dit is niet het geval. Als er ideeën zijn, kan dit altijd aangeleverd worden. het logo zelf wordt altijd in dezelfde vorm gebruikt, alleen in de opmaak van communicatie uitingen kan de “vliegervorm” in de verschillende vormen terugkeren zoals in het huisstijlhandboek beschreven staat. Het woord park staat voor het natuurpark van Burgh-Haamstede. De natuurparken verbinden de kernen met elkaar.

9. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 10. Afsluiting Nadja Bom bedankt iedereen voor hun aanwezigheid.