20230523 Raadsbrief Bestuursopdracht project herijking subsidiebeleid Bijlage 1 BBV Bestuursopdracht Project herijking subsidiebeleid

Bestuursopdracht BenW advies

Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever Behandelend ambtenaar

Project herijking subsidiebeleid 899717 16 mei 2023 Externe communicatie Werken, Wonen en Leven (WWL) H.L.K. Canters Afdelingshoofd WWL Mark Aanraad

1. Inleiding Deze bestuursopdracht voorziet in de kaders waarbinnen de vervolgstappen van de herijking van het subsidiebeleid plaatsvinden. De volgende zaken komen hierbij aan bod: • Beoogde resultaten; • Processtappen; • Tijdpad; • Benodigde middelen: vereiste capaciteit en benodigd budget. De periode 2023 wordt gebruikt voor het herijken van de Kadernota en bijbehorende subsidie(beleids-)regels. In het eerste kwartaal 2024 zal het herijkte subsidiebeleid in bestuurlijke routing ter vaststelling worden gebracht.

2. Inhoudelijke specificatie 2.1 Probleem of situatieschets Hoofddoel van de herijking van het subsidiebeleid is het in lijn brengen van de verouderde subsidiekaders met wijzigingen van gemeentelijke taken en doelen (bijvoorbeeld als gevolg van de decentralisaties in het sociaal domein). Het project is reeds in 2021 gestart echter zonder bijbehorende bestuursopdracht (zaaknummer 488942). In december 2022 zijn uw college en de raad geїnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de herijking van het subsidiebeleid (zaaknummer 634035). Zoals vermeld is de planning door omstandigheden vertraagd. Inmiddels is in januari 2023 de nieuwe ASV door de raad vastgesteld. In de programmabegroting 2023-2026 is toegezegd dat vanaf januari 2023 wordt gewerkt aan de herijking van de Kadernota en bijbehorende subsidie (beleids-) regels. Dit vanuit een nieuw te vervaardigen planning. Deze bestuursopdracht voorziet hierin en biedt tevens de kaders voor de vervolgstappen van het project. 2.2 Doelstelling van het beleidsproces of project Deze bestuursopdracht heeft tot doel het subsidiebeleid te herijken. Daarnaast vindt een afbakening van de opdracht plaats en worden het vervolgproces, bijbehorend tijdpad, de relevante randvoorwaarden en beoogde resultaten met betrekking tot het project herijking subsidiebeleid benoemd.

2.3 Breder kader of programma, relatie met andere processen/projecten. In algemene zin raakt de herijking van het subsidiebeleid diverse thema's binnen het brede sociale domein (strategische agenda/agenda WWL) en de afdeling ruimte en milieu (recreatie, economie, natuur en milieu). Waar nodig wordt vanuit de herijking van het subsidiebeleid de verbinding met de herijking van de strategische visie gelegd. 2.4 Beoogde resultaten Met de herijking van het subsidiebeleid wordt beoogd de ASV (reeds gerealiseerd), Kadernota en bijbehorende (subsidie-) beleidsregels te herzien. Uitgangspunten hierbij zijn:

Pagina 1 van 3

• Herijkt subsidiebeleid draagt bij aan de realisatie van gemeentelijke doelen en maatschappelijke resultaten; • Herijkte kaders voldoen aan wet- en regelgeving; • Herijkte kaders bieden een sturingskader voor college, raad en ambtelijke organisatie (sturen op doelen en effecten vanuit financiёle kaders); • Herijkte kaders bieden handvatten voor het verder ontwikkelen en borgen van de PDCA-cyclus binnen de procesinrichting van het subsidiebeleid; • Herijkte kaders dienen zodanig opgesteld te worden dat (maatschappelijke) ontwikkelingen relatief eenvoudig in te passen zijn (inbouwen flexibiliteit); • Herijkte kaders dienen consistent te zijn (logische samenhang); • Herijkt subsidiebeleid draagt bij aan een gebruiksvriendelijke werkwijze voor aanvragers en collega's. 2.5. Projectafbakening Deze opdracht gaat over (de herijking van) het subsidiebeleid en niet over het inkoopbeleid. De herijking van het subsidiebeleid richt zich op het doorvoeren van wijzigingen binnen de ASV, de Kadernota en de bijbehorende (subsidie-)beleidsregels.

3. De procesvoering 3.1 Rol van de gemeente De gemeente Schouwen-Duiveland is verantwoordelijk voor de herijking van het subsidiebeleid en de vaststelling van de bijbehorende beleidskaders. 3.2. Omgevingsanalyse, rolneming, partners en externe betrokkenen De Adviesraad Sociaal Domein en het maatschappelijk veld worden bij de beleidsvoorbereiding herijking subsidiebeleid in de periode juni - december 2023 betrokken. Een en ander komt terug in het communicatieplan (zie onder). 3.3. Strategische communicatie In de periode mei-juni 2023 zal (in samenspraak met de senior communicatieadviseur) een communicatieplan behorende bij de bestuursopdracht worden opgesteld.

4. Beheersaspecten 4.1. Werkorganisatie Er is een interne werkgroep geformeerd. Deze bestaat uit de volgende functies en personen: projectleider subsidiebeleid (Mark Aanraad), beleidsmedewerker subsidiebeleid (Pam Verbeek), beleidsondersteuner subsidiebeleid (Anne-Marie Boot), senior adviseur financiёn (Danny de Jonge) en senior communicatieadviseur (Janneke de Jonge). De werkgroep wordt waar nodig tijdelijk aangevuld met anderen. 4.2. Tijdsplanning mijlpalen Het project van het herijken van de Kadernota en en bijbehorende subsidie(beleids-)regels bestaat uit de volgende processtappen en bijbehorend tijdpad: • 0-meting ("interne" interviews en documentenanalyse huidig subsidiebeleid [representatieve steekproef subsidieontvangers]: oude ASV, Kadernota en subsidiebeleidsregels): periode januari 2023 tot mei 2023; • Inrichten nieuw subsidiebeleidskader: periode mei 2023 tot november 2023.

In de periode mei - juli vindt een ophaalsessie bij het maatschappelijk veld plaats en zullen er sessies met de raad (21 september 2023), maatschappelijk veld (1e helft oktober) en de ASD (2e helft oktober) over de contouren van het herijkte subsidiebeleid plaats vinden; • Finetunen nieuw subsidiebeleidskader met draagvlak maatschappelijk veld en ASD: periode november - december 2023; • Bestuurlijke vaststelling nieuw subsidiebeleidskader: periode januari 2024 tot en met maart 2024; • Procesinrichting nieuw subsidiebeleidskader (aanvraagproces 2025): periode april - mei 2024.

Pagina 2 van 3

Uw college is door middel van de themasessie herijking van het subsidiebeleid op 21 maart jl. reeds bijgepraat over de voorgestelde aanpak. 4.3. Risicobeheersing en kwaliteitszorg De borging van de herijking subsidiebeleid vergt tijd. Daarnaast is de wereld om ons heen niet statisch. Er dienen voldoende tijd en middelen (bemensing kwantitatief en kwalitatief) ingeruimd te worden voor het borgen van de processen en doorvoeren van kwaliteitsverbeteringen (PDCA) om de beoogde resultaten te realiseren. 4.4. Financiering Begroting Begrotingswijziging Eenmalige lasten Structurele lasten Eenmalige baten Structurele baten Dekking

Niet binnen begroting Ja 190000,00

Via 1e Financiёle rapportage 2023

Inhuur specifieke expertise Oorspronkelijk was voor het hele project herijking subsidiebeleid een bedrag van € 40.000 begroot. Dit bedrag is reeds uitgegeven en niet toereikend. Om het traject verder vorm te geven, op kwalitatief goed niveau te brengen, tijdig af te ronden en te borgen voor de toekomst is tijdelijk op een aantal vlakken aanvullende expertise benodigd. Voor de externe inhuur zijn verschillende opdrachten geformuleerd die gecoördineerd worden door de projectleider (Aanraad Consultancy/Mark Aanraad). De projectleider is verantwoordelijk voor de implementatie van de nieuwe ASV en de herijking van de Kadernota inclusief bijbehorende (subsidie-) beleidsregels. De projectleider stuurt KplusV (projectondersteuning) aan. Henk Ferdinandus Consultancy heeft een specifieke opdracht aangaande het beschrijven van werkprocessen interne controle behorende bij de (onlangs vastgestelde) ASV en het (jaarlijkse) subsidieproces. Deloitte Accountants B.V. verzorgt een controleprotocol behorende bij de nieuwe ASV (is een verplichting). Dit protocol zal binnenkort door uw college worden vastgesteld. In totaal schatten wij voor dit project een benodigd budget in van € 190.000. Hiervoor is binnen de huidige begroting geen dekking beschikbaar.

Voorstel is daarom dit bedrag uit de algemene middelen te dekken via de 1e Financiële rapportage 2023 waarbij we de budgetten als volgt bijramen: Voor 2023 Afdelingsbudget BV2: € 145.000 onder te verdelen in: - uitbesteding: € 100.000 (Aanraad Consultancy) - externe inhuur € 45.000 (KplusV, Deloitte en Henk Ferdinandus Consultancy). Voor 2024 - uitbesteding € 45.000 (Aanraad Consultancy).

Voorstel Instemmen met voorliggende bestuursopdracht project herijking subsidiebeleid.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3