20230523 Raadsbrief Bestuursopdracht project herijking subsidiebeleid (916702)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Bestuursopdracht project herijking subsidiebeleid 916702 23 mei 2023 Werken, Wonen en Leven (WWL) H.L.K. Canters Afdelingshoofd WWL

Inleiding Het project herijking subsidiebeleid is reeds in 2021 gestart echter zonder bijbehorende bestuursopdracht (zaaknummer 488942). In december 2022 zijn uw raad en het college geїnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de herijking van het subsidiebeleid (zaaknummer 634035). Zoals vermeld is de planning door omstandigheden vertraagd en gewijzigd. Inmiddels is in januari 2023 de nieuwe ASV door uw raad vastgesteld. Toegezegd is dat vanaf januari 2023 wordt gewerkt aan de herijking van de Kadernota en bijbehorende subsidie (beleids-) regels. Een bestuursopdracht biedt de kaders voor de vervolgstappen van het project.

Uitgangspunten van het herijkte subsidiebeleid zijn:  • Draagt bij aan de realisatie van gemeentelijke doelen en maatschappelijke resultaten;  • Herijkte kaders voldoen aan wet- en regelgeving;  Herijkte kaders bieden een sturingskader voor college, raad en ambtelijke organisatie (sturen op doelen en effecten vanuit financiёle kaders);  • Herijkte kaders bieden handvatten voor het verder ontwikkelen en borgen van de PDCA-cyclus binnen de procesinrichting van het subsidiebeleid; • Herijkte kaders dienen zodanig opgesteld te worden dat (maatschappelijke) ontwikkelingen relatief eenvoudig in te passen zijn (inbouwen flexibiliteit); • Herijkte kaders dienen consistent te zijn (logische samenhang); • Draagt bij aan een gebruiksvriendelijke werkwijze voor aanvragers en collega's. Oorspronkelijk was voor het hele project herijking subsidiebeleid een bedrag van € 40.000 begroot. Dit bedrag is reeds uitgegeven en niet toereikend. Om het traject verder vorm te geven, op kwalitatief goed niveau te brengen, tijdig af te ronden en (bovenstaande uitgangspunten) te borgen voor de toekomst is tijdelijk aanvullende expertise benodigd. Gerichte inhuur van expertise in de periode 2023 – medio 2024 is hiervoor noodzakelijk.

Dit betreft de inhuur van een extern projectleider inclusief bijbehorende projectondersteuning, inhuur van expertise rondom verantwoording en controle binnen de onlangs vastgestelde ASV en inhuur van specifieke expertise rondom (werkprocessen) interne controle behorende bij het (jaarlijkse) subsidieproces. De benodigde extra middelen hiervoor bedragen € 190.000. Dekking hiervoor zal worden gezocht via de 1e Financiёle rapportage 2023. De vervolg processtappen (ontwikkelen nieuw subsidiebeleidskader) met bijbehorend tijdpad zien er als volgt uit: • 0-meting ("interne" interviews en documentenanalyse) huidig subsidiebeleid: oude ASV, Kadernota en subsidiebeleidsregels): periode januari 2023 tot mei 2023; • Inrichten nieuw subsidiebeleidskader: periode mei 2023 tot november 2023. In de periode mei-junijuli vindt een ophaalsessie bij het maatschappelijk veld plaats en zullen er sessies met de raad (21 september 2023), maatschappelijk veld (1e helft oktober) en de ASD (2e helft oktober) over de contouren van het herijkte subsidiebeleid plaats vinden; • Finetunen nieuw subsidiebeleidskader met draagvlak maatschappelijk veld en ASD: periode november en december 2023;  • Bestuurlijke vaststelling nieuw subsidiebeleidskader: periode januari 2024 tot en met maart 2024;  • Procesinrichting nieuw subsidiebeleidskader (aanvraagproces 2025): periode april en mei 2024.

Kernboodschap Pagina 1 van 2

Het subsidiebeleid van de gemeente Schouwen-Duiveland wordt in de periode 2022 – medio 2024 in fasen herijkt. Deze herijking gaat over het subsidiebeleid en niet over het inkoopbeleid. De ASV is inmiddels in januari 2023 door uw raad vastgesteld. De Kadernota en bijbehorende (subsidie-) beleidsregels dienen nog te worden aangepast. Ook dient er een kwaliteitsslag aangaande de inrichting en borging van het subsidiebeleid (PDCA) te worden gemaakt. Met deze informatiebrief wordt uw raad op de hoogte gebracht van de stand van zaken, uitgangspunten, randvoorwaarden (inhuur externe expertise) en relevante vervolgprocesstappen met bijbehorend tijdpad met betrekking tot het project herijking van het subsidiebeleid. Consequenties Een bestuursopdracht biedt de kaders voor de vervolgstappen van het project herijking subsidiebeleid. Helder is wat en wanneer wordt opgeleverd. Communicatie In de periode mei-juni 2023 zal (in samenspraak met de senior communicatieadviseur) een communicatieplan behorende bij de bestuursopdracht worden opgesteld. Vervolg Uw raad zal periodiek op de hoogte worden gesteld over de voortgang van het project herijking subsidiebeleid. Vóór het zomerreces 2023 zal uw raad een informatief filmpje ontvangen. Op 21 september a.s. vindt een inhoudelijke themasessie over de herijking van het subsidiebeleid plaats.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2