20230307 Raadsbrief Jaarverslag 2022 Samenwerking belastingen Walcheren en SD Bijlage 1 Jaarverslag

Jaarverslag Samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland 2022

Inleiding Hieronder vindt u het jaarverslag van de samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland. In dit verslag zijn opgenomen de financiële resultaten over 2022, een verantwoording over de doelstellingen en een verantwoording over de kwaliteitsnormen zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst. Financiële resultaten 2022 Omschrijving salarissen afd belastingen salarissen afd belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen afdelingskosten belastingen receptie en jubilea belastingen lasten controle hondenbelasting tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen tractie belastingen uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitvoeringskosten wtg uitv.kst ondersteuning belastingen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen uitvoeringskosten heffen/innen

Omschrijving salarissen en sociale lasten extra budget zieken opleiding en training reis- en verblijfkosten representatiekosten vergoedingen overige diensten van derden gebruiksgoederen inkomensoverdr (oa schadeverg) werkkostenregeling overige diensten van derden afschrijvingen motorbrandstoffen overige belastingen contributies, lidmaatschappen, abonn verzekeringen onderhoud rentekosten personeel van derden Schonen en gegevensbeheer onderhoud software overige diensten van derden proceskosten vergoedingen afschrijvingen leasekosten onderhoud software overige diensten van derden uitbestede werkzaamheden Sabewa Controleur toeristenbelasting Diftar Voordelig resultaat

Begroting 2.895.068,49 92.820,00 0,00 0,00 0,00 3.485,31 0,00 1.570,39 0,00 1.579,35 11.354,81 1.350,24 2.928,05 1.064,75 0,00 905,02 1.064,75 0,00 0,00 30.000,00 102.817,97 73.518,99 113.237,27 19.408,93 32.726,02 169.409,00 101.919,40 47.913,53 3.704.142,25 60.000,00 45.000,00 3.809.142,25

Jaarrekening 2.705.154,52 92.848,20 37.967,28 25.644,44 175,73 6.182,14 1.270,27 0,00 -7.028,96 0,00 21.111,93 1.350,24 1.738,14 945,00 247,72 1.111,90 1.250,55 50,64 246.005,43 21.750,00 44.657,80 8.416,11 138.528,90 0,00 13.680,00 173.800,64 63.474,71 64.187,50 3.664.520,83 68.593,78 45.000,00 3.778.114,61 31.027,64

De financiële kaders die naar aanleiding van de business case zijn vastgesteld, zoals hierboven zijn opgenomen ad € 3.809.142,-, zijn in 2022 gehaald. Er is een voordelig resultaat behaald van € 31.028,-. De belangrijkste oorzaken die tot resultaat hebben geleid zijn: - niet alle vacature ruimte is ingevuld. De bezetting was gemiddeld inclusief de inhuur 40,6 fte. Dit aantal is 0,7 fte minder dan de formatie ad. 41,3 fte die wij hebben meegekregen vanuit de business case. Wij hebben in 2022 extra juridisch advies ingehuurd ad. € 93.000,- vanwege langdurige ziekte van 2 collega’s om toch alle taken te kunnen uitvoeren. Hiervoor is in 2022 een incidenteel budget toegekend. - De afrekening is gebaseerd op de werkzaamheden voor heffen-innen en WOZtaxatie-gegevensverwerking. Op grond hiervan bedraagt de afrekening voor Middelburg € 1.126.340,- (2021 ad. € 1.012.942,-), voor Vlissingen € 1.002.904 (2021 € 951.080,-) Schouwen-Duiveland € 959.800,- (2021 € 913.356,-) en Veere € 689.070,- (2021 € 606.498,-). Op grond van de geraamde bijdragen betekent dit voor Middelburg een terug te ontvangen bedrag van € 57.230,-, voor Vlissingen een

-

-

-

-

terug te ontvangen bedrag van € 16.656,-, voor Schouwen-Duiveland een terug te ontvangen bedrag van € 6.158,- en voor Veere een nog te betalen bedrag van € 49.016,-. De verschillen in de afrekening ten opzichte van de raming worden veroorzaakt door de maatstaven voor de afrekening, namelijk de aanslagregels en de objecten die jaarlijks in verhouding tot elkaar wijzigen. Dat Veere in verhouding moet bijbetalen komt vooral doordat zij meer aanslagregels hebben gerealiseerd in 2022 voor de parkeernaheffingsaanslagen, de voorlopige aanslag toeristenbelasting en privaatrechtelijke facturen voor de (sport)accommodaties. In 2023 zullen deze maatstaven opnieuw wijzigen omdat Veere Diftar heeft ingevoerd en de ledigingen in 2023 op het aanslagbiljet staan wat in beginsel in verhouding tot lagere bijdragen zal leiden voor de andere drie gemeenten. Het financiële voordeel ten opzichte van de begroting is € 31.028,-. De belangrijkste afwijkingen ten opzichte van de begroting zijn de overschrijding van de proceskostenvergoedingen van € 25.000,- en de overschrijding van de salarissen in combinatie met de uitzendkrachten ad. € 120.000,-. Deze nadelen worden gecompenseerd door de onderschrijding op de budgetten voor diensten van derden met name gerealiseerd door efficiënter te werken en meer te automatiseren.

Dit jaar is opnieuw een incidenteel voordeel op de automatiseringskosten gerealiseerd doordat het Regieportaal in 2022 helaas nog niet in productie is genomen. In Vlissingen is het Regieportaal in januari j.l. in productie genomen evenals het journaliseren op regelniveau tussen GouwIT en het financieel systeem. De proceskostenvergoedingen zijn ondanks de verhoging van het budget met € 60.000,- tot € 113.000,- voor 2022 toch weer met € 25.000,- overschreden. De oorzaak hiervan is gelegen in meer NCNP bezwaren en het feit dat de lagere wettelijke proceskostenvergoedingen voor de WOZ en parkeren zijn geschrapt door de Hoge Raad vanwege discriminatie. Voor de aanslagen 2023 hebben wij in samenwerking met de communicatie adviseurs diverse acties bedacht om inwoners direct bezwaar bij de gemeente te laten indienen. Onderstaande infographic is hiervan een voorbeeld. Maar ook zijn korte animaties in omloop op sociale media en is de WOZ flyer weer toegevoegd aan de aanslag.

Naast de afrekening van de werkzaamheden zoals deze zijn benoemd in de business case, zijn er een aantal extra werkzaamheden uitgevoerd die verschillen per gemeente. In 2022 betrof dit alleen juridische ondersteuning voor de gemeente Veere. In 2022 is voor de gemeente Veere de heffingsgrondslag voor de afvalstoffenheffing omgezet naar Diftar. Er wordt een vast bedrag geheven per object naast een bedrag per lediging voor de rolcontainers. Deze omzettingen hebben een behoorlijke impact

-

-

-

-

op de werkzaamheden. Daarnaast verwachten wij in 2023, het eerste jaar waarin de ledigingen in rekening worden gebracht, meer bezwaren en reacties. Diftar leidt ook tot extra aanslagregels waardoor Schouwen-Duiveland en Middelburg in 2022 als gevolg hiervan een hoger aandeel heeft in de afrekening. In Veere is Diftar dus ingevoerd met ingang van 2022. Het aandeel van Veere zal dus ook groter worden maar dit zal pas in 2023 merkbaar zijn omdat dan de ledigingen in rekening worden gebracht. In de ogen van veel beroepsmatige verhuurders, zijn websites zoals AirBNB een doorn in het oog, onder andere vanwege de oneerlijke concurrentie. Omdat niet alle verhuurders via AirBNB zich ook melden als verhuurder, hebben wij software laten ontwikkelen in samenwerking met het Kenniscentrum Kusttoerisme die dagelijks de verhuursites analyseert en de nieuwe verhuurders voor ons “geautomatiseerd klaar zet”. Op deze manier houden wij zo goed als mogelijk iedereen in beeld die verhuurt zodat wij ook de toeristenbelasting kunnen innen. De vernieuwing van de belastingsoftware naar de 7 lijn van GouwIT komt in de eindfase. Ook in 2022 hebben we de overgang gerealiseerd van diverse modules. Ook zijn we bezig om de software “in de cloud te plaatsen” bij onze softwareleverancier in plaats van bij de IenA samenwerking.

Hiermee hopen we vernieuwingen sneller te kunnen implementeren door ook gebruik te maken van software die eigenlijk continu wordt bijgewerkt. De overgang is op 1 april aanstaande gepland nadat alle aanslagen van de 4 gemeenten zijn verzonden en de eerste reacties/bezwaren hierop van inwoners en bedrijven zijn verwerkt. Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken door Sabewa Zeeland is voor het belastingjaar 2022 opnieuw goed verlopen. De termijnen zijn voor 2022 gehaald en er zijn duidelijk minder beroepschriften en klachten binnen gekomen dan in het verleden. Daarnaast vraagt Sabewa Zeeland wel een verhoogde bijdrage vanaf 2023. Hierover volgt in maart een bestuurlijk overleg. In dit jaar zijn de werkzaamheden redelijk voorspoedig verlopen mede door de beschikbaar gestelde extra financiële middelen voor juridische inhuur, het schonen van data in de belastingdatabase en de uitbreiding van onze vaste formatie. Er zijn nagenoeg dezelfde aantallen bezwaren ontvangen als in 2021, namelijk 6386 bezwaren in 2022 ten opzichte van 6392 in 2021. Wel zijn de verschillen per gemeenten best fors en is ook het aandeel NCNP helaas weer toegenomen van 950 in 2021 naar 1053 over 2022, maar er was wel sprake van een minder sterke stijging dan de afgelopen jaren.

Dit wordt waarschijnlijk veroorzaakt door extra dienstverlening die wij hebben ingezet om inwoners informeel contact op te laten nemen met taxateurs. Hierdoor hebben wij ruim 300 bezwaren versneld kunnen afdoen.

Totaal aantal bezwaren Gemeente Middelburg Schouwen-Duiveland Veere Vlissingen Totaal

-

2021 1790 1974 1480 1148 6392

Jaartal 2022 2022 NCNP 1396 312 1780 269 2015 190 1195 282 6386 1053

De toename van het aantal bezwaarschriften in Veere wordt veroorzaakt door de toename van parkeerbezwaren als gevolg van de uitbreiding van het gefiscaliseerd gebied. De afname in Middelburg is juist te wijten aan een afname van het aantal parkeerbezwaren doordat de prioritering van de handhavers op andere gebieden lag. Het aantal beroepschriften in 2022 bedroeg 81. Dit aantal lag in 2021 en 2020 op respectievelijk 122 en 81. De afgelopen jaren is hard gewerkt voor de BAG en de WOZ aan de actualisatie van de gebruiksoppervlakte van woningen. Dit project is ook voor Veere en SchouwenDuiveland volledig afgerond in 2022.

-

-

-

De Waarderingskamer intensiveert landelijk haar controles op de WOZ waarderingen. De intensievere controles van de Waarderingskamer leiden wel tot een aanzienlijke werkdruk bij de taxateurs en objectbeheerders, ook omdat zij bezig zijn met het grote en intensieve project om te gaan waarderen op gebruiksoppervlakte (zie vorige punt). Middelburg en Veere zijn in januari j.l. specifiek gecontroleerd. De uitkomst is positief en wij mogen de beschikkingen 2023 voor alle vier de gemeenten weer verzenden. Wel vindt de Waarderingskamer de WOZ waarderingen in de gemeente Middelburg aan de lage kant. Zij hebben de waardering voor Middelburg naar beneden bijgesteld en verwachten voor 2023 een verbeterplan zodat onze waardering WOZ voor de gemeente Middelburg weer op het oordeel goed komt. Wij zijn inmiddels gestart met het opstellen van het verbeterplan. Dit plan omvat ook verbeteringen voor alle vier de gemeenten om de kwaliteit van alle WOZ data te verbeteren. Het oordeel van de Samenwerking in z’n totaliteit en voor de gemeenten Schouwen-Duiveland, Veere en Vlissingen is op het oordeel goed blijven staan. In 2022 hebben wij € 30.000,- gekregen voor het gegevensbeheer en het opschonen van onze data. Wij hebben de schoningsmodule gekocht van GouwIT en in samenwerking met GouwIT is de opschoning ter hand genomen. Dit traject zal nog doorlopen in 2023 om de software te optimaliseren.

Ook zal het ontdubbelen van subjecten in 2023 ook nog een vervolg krijgen. Op 1 januari j.l. is de extra formatie voor 1 fte gegevensbeheer ingevuld. In de berekening van de overhead is rekening gehouden met 37 fte + 1,75 fte formatie uitbreiding per 1-1-2023 minus 1 fte afdelingshoofd. Conform de afspraken uit de werkgroep overhead worden de afdelingshoofden buiten de berekening van de overhead gehouden. Begroting 2023 De begrotingsbedragen 2023 zijn vastgesteld. De salarislasten 2023 zijn gebaseerd op de geraamde cao verhoging van 3,6 %. Daarnaast is er voor de diensten van derden een prijscompensatie toegepast van 2,5%. Op basis van deze uitgangspunten zijn de volgende bijdragen voor de 4 gemeenten geraamd voor 2023: Middelburg € 1.223.019,-Schouwen-Duiveland € 1.002.969,-Vlissingen € 1.054.827,-Veere € 698.774,-Totaal € 3.979.589,-De raming voor de overheadkosten voor 2023 is gebaseerd op afgesproken tarieven uit de Handleiding Overheidstarieven en bedragen voor 2023 € 34.714,- per fte. Uitgaande van 38,75 fte minus 1 fte afdelingshoofd gebaseerd op de besluitvorming van januari 2022 bedraagt de overheadbijdrage: Schouwen-Duiveland (50%) Vlissingen (100%) Veere (50%)

€ 161.497,-€ 357.846,-€ 109.899,--

Definitieve afrekening kosten Totaal

Heffen / Innen

WOZ / taxatie /gegevensverwe rking

Kosten

Controleur toeristenbelasting (Veere en S-D)

kosten € 2.705.155 € 959.366 € 3.664.521 € 45.000 € 68.594

Totaal

€

Afdelingkosten belastingen Overige kosten Totaal Diftar (Mburg, Schouwen-Duiveland en Veere)

€ €

kosten 1.236.443 € 626.658 €

kosten 1.468.711 332.708

€

1.863.101

€

1.801.420

€

45.000

€

68.594 €

-

€

1.801.420

3.778.115

€

Aantal inwoners

aanslagregels + aantal publiekrechtelijk e facturen + aantal privaatrechtelijke facturen 157.962 132.864 104.159 134.836 529.821

1.976.695

Productie

Middelburg Vlissingen Veere Schouwen-Duiveland Totaal

Aantal woningen + aantal niet woningen

39.171 37.749 19.273 30.749 126.942

Kosten / productie

€ / stuk 3,52

4 gemeenten

€ / stuk 14,19

Kosten per deelnemer

kosten

kosten

kosten

€

1.111.340

€

555.469

€

555.871

Vlissingen

€

1.002.904

€

467.213

€

535.692

Veere

€

639.773

€

366.272

€

273.501

Schouwen-Duiveland

€

910.503

€

474.147

€

436.356

Totaal

€

3.664.521

€

1.863.101

€

1.801.420

Middelburg

Bijdrage samenwerking

Raming

Werkelijk

Extra Diftar

Controle toeristen

€ 1.183.570,33

€ 1.111.340,35

Bijdrage Vlissingen

€ 1.019.560,80

€ 1.002.904,47

Bijdrage Veere

€ 640.053,75

€ 639.773,28

€ 15.000,00

€ 34.296,89

Bijdrage Schouwen-Duiveland

€ 965.957,36

€ 910.502,74

€ 15.000,00

€ 34.296,89

-€ 6.157,73

€ 3.809.142,24

€ 3.664.520,83

€ 45.000,00

€ 68.593,78

-€ 31.027,63

Overheadkosten

Raming

Overhead Vlissingen 100%

€ 354.135,48

Overhead Veere 50%

€ 103.940,48

Overhead Schouwen-Duiveland 50%

€ 160.992,32 € 619.068,28

Werkelijk

€ 351.230,00 € 112.530,00 € 160.270,00 € 624.030,00

€ 15.000,00

Verschil

Bijdrage Middelburg

-€ 57.229,98 -€ 16.656,33 € 49.016,42

Verschil

-€ 2.905,48 € 8.589,52 -€ 722,32 € 4.961,72

Specifieke kosten Hieronder zijn de specifieke kosten per gemeente opgenomen die afzonderlijk zullen worden doorberekend: Extra werkzaamheden Veere: Extra juridische werkzaamheden

3.713

Verantwoording kwaliteitsnormen Hieronder volgen de kwaliteitsnormen zoals deze in de dienstverleningsovereenkomst zijn opgenomen met daarachter de verantwoording zoals deze normen gerealiseerd zijn in 2022. Het managementinformatiesysteem op basis van de afspraken tussen de samenwerking belastingen Walcheren en Schouwen-Duiveland is voor iedere gemeente operationeel. De hieronder gedefinieerde normen kunnen inmiddels real time door de vier gemeenten worden gevolgd.

1

2

3

4

Activiteit

Kwaliteitskenmerk

Doelstelling

Realisatie

Beleidsadvies en voorbereiding waaronder tariefsbepaling en verordeningen

Advisering voor 1 oktober, zodat de gemeentes voor 1 januari de belastingverordeningen kunnen vaststellen.

Tevreden bestuur met betrekking tot kwaliteit en actualiteit.

Advisering gerealiseerd voor de afgesproken data, belastingverordeningen zijn tijdig vastgesteld.

Bestandsbeheer, belastingaanslagen en privaatrechtelijk vorderingen a. Bestanden

Bestanden dienen juist, actueel en volledig te zijn

Uit onze interne beheersing blijkt dit voor de belangrijkste processen, de accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen.

b. Belastingaanslagen en privaatrechtelijke vorderingen

De aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen dienen juist en volledig te zijn en tijdig te worden uitgebracht.

Conform de planning (zie ook artikel 3)

Uit onze interne beheersing blijkt dit, de accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen.

Verzoek-, bezwaar- en beroepschriften

De bezwaar- en beroepschriften dienen binnen de gestelde termijnen te worden afgewerkt. De termijn voor beroepsschrift gaat lopen na besluit op de bezwaartermijn.

De bezwaarschriften tegen de aanslagen worden voor 90% binnen 6 maanden afgehandeld

Het percentage is dit jaar gehaald voor Middelburg en Veere van resp. 92% en 95%. Voor Vlissingen en S-D bedraagt het percentage resp. 89% en 82%. De beroepen zijn tijdig ingediend of er is tijdig uitstel gevraagd.

Verweerschriften worden binnen de termijn ingediend bij de rechtbank of het gerechtshof.

Betalingsverwerking aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen

Betalingen dienen tijdig en correct te worden verwerkt.

95% binnen 5 dagen

b. Betalingsregelingen

Betalingsregelingen moeten in het geautomatiseerd systeem worden vastgelegd en bewaakt.

Correcte vastlegging en signalering van afwijkingen binnen 1 maand

Afwijkingen zijn binnen 1 maand verwerkt.

Kwijtscheldingen

Verzoeken om kwijtschelding van belastingen moeten conform het beleid binnen de gestelde termijnen worden afgehandeld.

Geautomatiseerd kwijtschelden op het aanslagbiljet.

Deze termijn is gehaald

De invorderingsmaatregelen worden binnen de afgesproken termijnen uitgevoerd.

Aanmaning/herinnering binnen 25 dagen na de vervaldatum

a. Betalingen

5

6

Invorderingsmaatregelen

100% binnen twee weken

Overige verzoeken dienen conform het convenant met Sabewa Zeeland voor 90% voor 30 september te worden afgehandeld.

Dwangbevel/gerechtsdeurwaarder binnen 45 dagen na de vervaldatum aanmaning Herhaald bevel voor openstaande bedragen groter dan € 5.000,-binnen 1 maand na de vervaldatum dwangbevel, overige openstaande posten binnen het kalenderjaar.

7

Oninbaar verklaren van aanslagen

Altijd onderbouwing aanwezig.

Gerealiseerd

Conform vaste richtlijnen.

Deze termijnen zijn in 2022 gehaald voor de aanmaningen maar niet voor de dwangbevelen. De aanmaningen zijn gemiddeld na 21 dagen verzonden (2021 19 dagen), de dwangbevelen gemiddeld na 48 dagen (2021 50 dagen) .

Uit onze interne beheersing blijkt dit.

(de kosten van oninbaarheid komen voor rekening van de individuele gemeente) 8

Restituties

Afspraak

Binnen 2 weken na correctie van de aanslag moet deze worden verwerkt.

Conform vaste richtlijnen.

Gerealiseerd voor 96% van de gevallen (2021 99% van de gevallen) Realisatie

9

De WOZ-beschikkingen en de aanslagen voor de onroerende zaakbelastingen worden voor minimaal 98 procent voor 1 maart van het betreffende belastingjaar verzonden. De aanslagen afvalstoffenheffing, reinigingsrechten, rioolheffing, precariobelasting (jaarlijkse heffingen) reclamebelasting en hondenbelasting worden voor minimaal 95% voor 1 maart verzonden.

Gerealiseerd voor alle vier de gemeenten.

11

Per kwartaal worden tussentijds de aanvullende kohieren opgelegd.

De tussentijdse kohieren zijn opgelegd met uitzondering van het tussentijdse kohier van september. Dit kohier is bewust verschoven naar eind november zodat we een goede test in productie hadden vanwege ons nieuw print servicebureau Data-B met diverse vernieuwingen (mijn Overheid, EMandaat en I-deal betalen)

12

Per 31 december is minimaal 99% van alle aanslagen voor dat betreffende jaar verzonden.

Met de aanvullende kohieren van november 2022 is deze norm gehaald voor alle vier de gemeenten.

13

De aanslagen forensenbelasting worden verzonden voor 1 juli van het betreffende belastingjaar. De voorlopige aanslagen toeristenbelasting worden verzonden voor 1 oktober voor aanslagen hoger dan 1000 overnachtingen; De definitieve aanslagen toeristenbelasting worden verzonden voor 30 april in het jaar volgend op het belastingjaar; De overige aanslagen en privaatrechtelijke vorderingen worden verzonden binnen 10 werkdagen na aanlevering van de gegevens door de deelnemende gemeente.

Gerealiseerd

10

14

15

16

Het oordeel van de Waarderingskamer mbt de uitvoering van de Wet Waardering Onroerende Zaken is “goed”, zie rapport Waarderingskamer d.d. 20 juni 2019.

Uit de analyse van de opbrengsten over 2021 blijkt dat deze normen gehaald zijn. Precariobelasting is eind 2022 nog niet opgelegd vanwege de besluitvorming omtrent COVID-19. Deze aanslagen worden in overleg met de gemeenten opgelegd in 2023.

Gerealiseerd

Uit de interne controle blijkt dat deze afspraak gemiddeld wordt nagekomen. De accountant zal dit voor de jaarrekening ook toetsen. Gerealiseerd voor de gemeenten SchouwenDuiveland, Veere en Vlissingen. De gemeente Middelburg moet op punten verbeterd worden cfm verbeterplan 2023.