20230228 Raadsbrief Verlengen projectsubsidie uitvoering Dorpsvisie Burgh-Haamstede Bijlage 1 Subsidieaanvraag Implementatie Dorpsvisie 2023

Burgh-Haamstede, 1 november 2022. Onderwerp: subsidie werkgroepen uitvoering dorpsvisie Burgh-Haamstede

Geachte Raad, Over het boekjaar 2022 is door uw Raad aan de Dorpsraad Burgh-Haamstede een subsidie van € 23.000 verstrekt als dekking voor de uitgaven die in de achter ons liggende periode gedaan zijn om het functioneren van 6 werkgroepen mogelijk te maken. Zoals in het procesplan “Uitvoering dorpsvisie Burgh-Haamstede” is vastgesteld hebben deze werkgroepen naast de formele processtructuur een adviserende rol om een ordentelijke, en mede door uw Raad gewenste, burgerparticipatie in het uitvoeringsproces dorpsvisie Burgh-Haamstede vorm te geven. Eind 2021 hebben we middels een huis aan huis verspreide flyer en een openbare dorpsvergadering onze inwoners aangekondigd dat zij zich als deelnemer van maximaal 2 werkgroepen aan konden melden. Dit heeft geresulteerd in 60 aanmeldingen. Vervolgens zijn de eerste werkgroepen onder voorzitterschap van 2 leden van de Dorpsraad eind januari 2022 met veel enthousiasme gestart. In eerste instantie nog digitaal, maar al vrij snel door fysiek bij elkaar te komen. Inmiddels hebben zij met professionele ondersteuning van dhr. J.H. van den Hamer van ontwerpbureau Partitio en secretariële ondersteuning van mevr. Den Hartog in totaal 20 keer met elkaar vergaderd. Hierbij zijn zij regelmatig op professionele wijze ondersteund door de bureaus B+B en Juust, die op voortreffelijk wijze de te behandelen onderwerpen hebben voorbereid en gepresenteerd.

Op basis van deze gezamenlijke inspanningen hebben de werkgroepen als input voor de projectgroepen 19 tussenadviezen en 1 eindadvies aangeboden aan de projecleiding. Deze (tussen)adviezen zijn structureel onderdeel geweest van het wekelijkse overleg wat beide werkgroep voorzitters gedurende de hele looptijd met de 2 projectleiders hebben gehad over de voortgang van de diverse projecten. Naast dit wekelijks mondeling overleg heeft de projectleiding, na bespreking in de projectgroepen, schriftelijke reacties gegeven op de door de werkgroep ingebrachte (tussen)adviezen. De huidige stand van zaken is dat voor de zomer de werkgroep “geluksmomenten en rotondes” haar eindadvies heeft aangeboden en derhalve is gestopt. Dit project zit inmiddels in de uitvoeringsfase. De andere 5 werkgroepen zullen echter de komende maanden hun werk voortzetten en naar verwachting ook een deel van 2023 nog actief zijn. Aangezien het contractueel vastgestelde budget voor professionele ondersteuning door dhr. van den Hamer inmiddels is verbruikt, zullen wij met hem nieuwe afspraken moeten maken. Ook andere onkosten zoals secretariële ondersteuning en zaalhuur lopen nog even door. Om te voorkomen dat wij dit moeten bekostigen uit onze reguliere subsidie willen we uw Raad verzoeken om voor het boekjaar 2023 een bedrag van € 15.000 als éénmalige subsidie toe te kennen en in uw begroting op te nemen.

Uiteraard zullen wij na het opheffen van de laatste werkgroep conform de regels een financiële verantwoording aanleveren en het resterende bedrag terugstorten.

Namens het bestuur van de Dorpsraad Burgh-Haamstede

Maarten van Strien voorzitter

Irene Leijnse secretaris