20230228 Raadsbrief Jaarverslag archiefinspectie 2020-2021 Bijlage 1 KPI-rapportage

ZEEUWSARCHIEF "

"›.,_,

j

„,wr" V

Hofplein 16 Postbus 70, 4330 AB Middelburg -

[0118] 67 88 oo info@zeeuwsarchieEnl www.zceuwsarchicf.nl -

-

š§"rfl";i:@i.ii«'ri§ÉlÃ-=åïfiii»iÉvßlfifiå ›~

f§§Éf}_›'.ir

Aan het college van B&W van de gemeente Schouwen-Duiveland

Ii .g«;›.z=l;urrieri

.

.

I

cl fi.

i

ím§_f>l<ë

„

J

j

POSIÖUS 5555

za

43ooJA zierikzee

^

l

„.„L.-,„.

"í

[13

.

„_„.„_,.„...„o..š„_.„.

-_

ME! 2021

_„__„_

-ä

Datum Onderwerp Uw kenmerk Ons kenmerk

'TD

O. in

i,

_

_..

29 apr" 2021 <1 PP KPI-rapportage gemeente Schouwen-Duiveland 2Ö26f-~'-^-....„..-.-

=

:

!_E,_!-,..

:

:A-054/2021 Behandeld door :Dick de Heer E

T Bijlage

:

d.de.heer@zeeuwsarchief.n| 06 5116 6647

1

Geacht college,

Metgenoegen bied ik u de 'KPI-rapportage gemeente Schouwen-Duiveland 2020' aan. Het verslag kunt u gebruiken als horizontale ve rantwoordlng over de uitvoering van de Archiefwet 1995 in hetjaar 2020. In de rapportage wordt verslag gedaan van de stand van zaken ten aanzien van de informatiehuishouding bij de gemeente Schouwen-Duiveland. Op diverse beheeraspecten beoordelen wij de informatiehuishouding als voldoende. Daarnaast signaleren wij in het rapport dat enkele punten wel uw aandacht behoeven.

De belangrijkste aandachtspunten zijn: ø In uw organisatie bestaat onvoldoende zicht op de kwaliteit van de informatie bij gemeenschappelijke regelingen. Een groot aantal taken is gemandateerd aan verbonden partijen, maarvoor de informatie ervan - o.a. vergunningverlening rond bouwen en milieu en de handhaving erna - is uw college verantwoordelijkgebleven. o Toegankelijkheid en beheervan informatie die buiten het zaaksysteem opgeslagen wordt, laten te wensen over. Met betrekking tot de netwerkschijven bestond dit beheerprobleem al geruime tijd. Doordat de gebruiksvriendelijkheid van het zaaksysteem op sommige punten tekortschiet, worden de netwerkschijven echter soms nog steeds gebruikt. Met de implementatie van Office365en Microsoft Teams

nemen de mogelijkheden om het zaaksysteem te omzeilen, verdertoe.

Graag lichten we dit rapport mondelingtoe. .

'l

Met vriendelijke groeten,

„

/

,/

Dr. J.L. Koo|LBlo"k|and

DirecteurZeeuws Archief

/

'H

/'

___ ____„„_„„_„__„__ L„_____.,.__.

Rapportage KPI-onderzoek gemeente Schouwen-Duiveland 2020

ZEEUWSARCHIEF

Rapportage KP!-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

COLOFON Organisatie:

Zeeuws Archief

Auteur:

Dick de Heer en Stefan Schrier

Datum:

29 april 2021

Versie:

1.0

2|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Managementsamenvatting De gemeente Schouwen-Duiveland laat jaarlijks een onderzoek uitvoeren naar de staat van het informatiebeheer. Dit wordt uitgevoerd aan de hand van de kritische prestatie-indicatoren, de zogenaamde archief-KP|'s, vastgesteld door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De rapportage brengt in beeld in hoeverre de gemeente aan de archiefwetgeving voldoet en biedt aanknopingspunten voor verbetering en bewaking van de kwaliteit van het informatiebeheer. Tenslotte kan het college met de KPI-rapportage verantwoording afleggen aan de raad. Naar aanleiding van de vorige KPI-rapportage heeft de gemeente een verbeterplan opgesteld, dat momenteel wordt uitgevoerd, waarbij het Zeeuws Archief in adviserende zin betrokken is. Hierin zijn de volgende activiteiten opgenomen: 0 Opstellen van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan digitale archiefstukken moeten voldoen; 0 Opschonen /onder beheer brengen van digitale informatie op de netwerkschijven; 0 Onderzoek doen naar het opschonen van databases in applicaties; 0 Actualiseren en uitvoeren van een audit van het Handboek vervanging; Continue zorg voor het vergroten van het bewustzijn en het verbeteren van de kennis bij alle medewerkers om op de juiste manier te archiveren in het zaaksysteem door middel van het geven van uitleg/korte cursussen.

Omdat de gemeente al aan deze zaken werkt, is in dit KPI-onderzoek extra aandacht gegeven aan aspecten die in 2019 minder of niet aan de orde zijn gekomen. Dit betreft onder andere de clusters Juridische Zaken en Communicatie van de afdeling Bedrijfsvoering 1. Het KPI-onderzoek kan zich ook op degelijke verbeterpunten richten, omdat het informatiebeheer van de gemeente Schouwen-Duiveland er in grote lijnen goed uitziet. 0

Terwijl het informatiebeheer van de gemeente Schouwen-Duiveland in het algemeen voldoet, zijn er

opmerkingen te maken bij het informatiebeheer van specifieke teams. Maar wij vragen met name aandacht voor enkele beheersituaties zoals het vastleggen van informatie buiten het zaaksysteem en het informatiebeheer bij verbonden partijen. Dat laatste vanwege de risico's die verbonden zijn aan privacygevoelige informatie en vanwege het belang van milieuvergunningen en milieuhandhaving. Daarom benadrukken wij deze aanbevelingen: ø Zorg ervoor dat de gemeente goed de archieven in beeld heeft die door gemeenschappelijke regelingen in mandaat - dus namens de gemeente Schouwen-Duiveland - worden gevormd. Onderzoek of het informatiebeheer bij deze organisaties voldoet aan de eisen die de gemeente aan het eigen informatiebeheer stelt. Zet vervolgens de nodige stappen als dit beheer bij een organisatie onder de maat is. 0 Geef aandacht aan het gebruik van het zaaksysteem. Aangegeven is dat de tekstverwerking daarin niet soepel functioneert. Het is ongewenst- en verspilling van tijd en geld - dat, terwijl de informatie op netwerkschijven onder actief beheer wordt gebracht, soortgelijke informatie weer op andere opslagmedia dan in het zaaksysteem wordt vastgelegd. 0 Hetzelfde beheerissue speelt bij de overgang naar Office 365 en bij gebruik van Microsoft Teams.

Borg dat informatie die in het zaaksysteem thuishoort daarin ook terecht komt, zodat deze duurzaam wordt beheerd en toegankelijk blijft. Daarbij is van belang dat- met name bijzondere - persoonsgegevens op de juiste manier worden vastgelegd, zodat de AVG kan

worden nageleefd.

3|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

De eisen die door de Archiefwet gesteld worden aan duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie zijn niet los te zien van de eisen die vanuit oogpunt van informatieveiligheid en privacybescherming gelden. Daarom is het essentieel dat de gemeente de informatiehuishouding integraal aanstuurt.

Naast bestuurlijke aanbevelingen volgen uit dit onderzoek diverse aanbevelingen die tactisch of operationeel uitgewerkt moeten worden. Hieronder volgen per categorie de aanbevelingen op volgorde van door ons ingeschatte prioriteit.

De bevindingen waaraan de aanbevelingen zijn ontleend staan in het eerste hoofdstuk. Het concept van deze rapportage is, ter controle van de daarin vermelde feiten, voorgelegd aan de geïnterviewden.

4|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Inhoud Inhoud ..............................................................................................................................................

_. ....

_.5

Bevindingen .............................................................................................................................

.. ....

..6

1

2

3

1.1

Eigen regelingen voor het informatiebeheer ................................................................... _. .... ..6

1.2

Inzet van mensen en middelen ........................................................................................ ._ .... ._8

1.3

Archiefruimten, archiefbewaarplaats en e-depotls) ....................................................... ._ .... ._8

1.4

Interne kwaliteitszorg en toezicht ................................................................................... _. .... ..9

1.5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie

1.6

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van informatie ............. ._ ....1l

1.7

Overbrenging van informatie ...........................................................................................

1.8

Beschikbaarstelling van overgebrachte informatie ......................................................... ._ __..l3

_...l0

_.

_...l2

Aanbevelingen .........................................................................................................................

._

.._.l4

2.1

Bestuurlijke aanbevelingen ..............................................................................................

._

.._.l4

2.2

Tactisch en operationeel uit te werken aanbevelingen ................................................... _. ....l4

Overzicht van bestudeerde documenten ................................................................................ ._ ....15

5|15

Rapportage KPl~onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Bevindingen

1

Hieronder volgen de feitelijke bevindingen, die in het Bestuurlijk KPl-rapport samengevat en toegespitst zijn.

Eigen regelingen voor het informatiebeheer

1.1

Onderwerp van deze paragraaf is of de gemeente actuele regelingen kent met bepalingen voor het beheer van informatie. Vereist zijn een archiefverordening waarin de raad beschrijft hoe het de zorg voor het informatiebeheer heeft geregeld en een besluit informatiebeheer, waarin nader wordt uitgewerkt hoe het college deze verantwoordelijkheid invult. Verder zijn aanpalende zaken bevraagd.

Over het algemeen voldoet het informatiebeheer van de gemeente aan de gestelde eisen, al zijn er opmerkingen te maken bij het informatiebeheer van specifieke teams. Bevindingen 0

Archiefverordening voldoet ln de vergadering van 17 december 2020 heeft de raad besloten de verordening zo te wijzigen dat daarmee de gemeente het uitsluitend recht vestigt voor de afname van informatiediensten bij het Zeeuws Archief. Vanwege de aanbestedingswet moest de gemeenteraad hierover een besluit nemen.

0

Regeling informatiebeheer

0

In het gesprek met de gaande en komende FG werd duidelijk dat de privacy-aspecten van het informatiebeheer bij samenwerkingsverbanden waar gemeentelijke taken worden uitgevoerd, bij hen niet bekend zijn. Ook de thematiek van het KPI-onderzoek was voor hen nieuw. Bij het onderzoek van 2021 zullen we het gesprek voortzetten. Te meer omdat wij van het belang overtuigd zijn om de kwaliteit van het informatiebeheer te bevorderen in samenhang met informatieveiligheid en privacybescherming. Daarom ook bevelen wij aan dat de gemeente met de diverse disciplines een integraal informatieoverleg in het leven roept. Dit overleg heeft als taak specifieke aspecten van het informatiebeheer te verbinden in een integraal informatiebeleid. Het overleg kan dit beleid ook effectief implementeren en monitoren. Daarmee kan voorkomen worden dat de stap voorwaarts van de ene informatiediscipline, voor een andere een halve stap achteruit is.

o

Bij het KPI-onderzoek wordt aandacht gegeven aan gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden, omdat de gemeente over het algemeen verantwoordelijk blijft voor de informatie die er wordt beheerd. De gemeente heeft aangegeven dat de afgelopen drie jaar geen uitvoerende gemeentelijke taken bij een andere organisatie zijn ondergebracht. Het beheer van de uitvoeringsinformatie is dus niet gewijzigd. Wel is het eigen Gemeentearchief opgeheven en is de archieftaak aan het Zeeuws Archief uitbesteed. Zelf hebben wij zorg over het informatiebeheer bij de bestaande samenwerkingsverbanden. Onze indruk is dat de gemeente geen goed beeld heeft van de archieven die door sommige GR-en in mandaat - dus namens de gemeente Schouwen-Duiveland - worden gevormd.

voldoet

6|l5

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Vandaar onze aanbeveling om zich te laten informeren over de kwaliteit van het informatiebeheer door de organisaties die de gemeente Schouwen-Duiveland in het Mandaatbesluit vermeldt: 1. RUD Zeeland Mandaten m.b.t. de handhavende bevoegdheden op grond van bijvoorbeeld milieuwetgeving, asbestwetgeving en Wabo. NB Juist in 2020 hebben wij in opdracht van RUD-Zeeland het informatiebeheer van de RUD onderzocht. Daaruit bleek dat de kwaliteit, volledigheid en dus de bruikbaarheid van de afgeronde zaakdossiers die RUD Zeeland aan de gemeenten terug levert, tekort schieten. 2.

Kredietbank West-Brabant

Mandaten m.b.t. Primaire besluiten Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en m.b.t. Afgifte verklaring ex artikel 285 Faillissementswet.

NB

3.

Dit betreft privacy-gevoelige informatie.

College van B en

W centrumgemeente Vlissingen

Bevoegdheden Wmo en GGZ-C m.b.t. beschermd wonen. NB Dit betreft privacy-gevoelige informatie. Mogelijk zijn er andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert waar het informatiebeheer niet op orde is. Afhankelijk van het risico dat de gemeente daardoor loopt - financieel, bestuurlijk - verdient het aanbeveling deze organisaties erover te bevragen. Mandaatbesluit gemeente Schouwen-Duiveland 2020 Van het mandaatbesluit neemt de gemeente aan dat het actueel en compleet is. Het mandaatbesluit voldoet echter pas als dit niet alleen functioneert met betrekking tot het beheer van de gemeentelijke financiën, maar ook met betrekking tot het beheer van de gemeentelijke informatie en andere gemandateerde bevoegdheden. In het onderzoek van medio 2021 zal daarom het mandaatbesluit nadrukkelijk aan de orde komen, mede in verband met het informatiebeheer bij de diverse samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert. Publicaties en bekendmakingen

Publicaties en bekendmakingen verlopen digitaal, dus dit voldoet. Geconstateerd is wel dat

sommige bekendmakingen aanmerkelijk later plaatsvinden dan de datum van het besluit.

Steeds meer verstrekt de overheid proactief allerlei informatie, zodat burgers deze zelf op internet kunnen vinden. Eén van de vele hiertoe opgezette informatiebronnen is het Landelijk register van gemeenschappelijke regelingen. Daarnaast is de gemeente verplicht in de Begroting en in de Jaarrekening de samenwerkingsverbanden te vermelden waarmee de

gemeente een financiële relatie heeft. Ons is opgevallen dat de gemeenschappelijke regeling Leerplicht RMC Oosterschelderegio te Goes wel in de Programmabegroting 2023 vermeld wordt, maar in dit landelijke register ontbreekt. Dergelijke registers bevatten voor nu en later informatie over de context van regionale samenwerkingsverbanden en hun werkwijze, en zijn dus van belang.

7[15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

lnzet van mensen en middelen

1.2

Onderwerp van deze paragraaf is de vraag of de gemeente voldoende mensen en middelen inzet voor het informatiebeheer. Mede omdat bij digitaal werken iedere medewerker informatie aanmaakt en beheert is van belang dat men goede werkinstructies en hulpmiddelen heeft. ln het kader van de implementatie van het nieuwe zaaksysteem heeft in 2017-2019 een

kennisprogramma gelopen. Om te beoordelen of de inzet voldoende is, bevelen we een evaluatie van het Kennisprogramma aan. Wat betreft achterstanden in het informatiebeheer heeft de gemeente namelijk aangegeven dat er mogelijk enige achterstand is in dossierkwaliteit door onvolledige metadatering en/of doordat verzuimd is mailcorrespondentie aan dossiers toe te voegen. Dit zijn omissies die door alle medewerkers veroorzaakt kunnen worden, terwijl het kennisprogramma bedoeld is om deze te voorkomen. Graag nemen wij kennis van het evaluatieverslag en van het eventuele vervolgprogramma. Verder is ons bekend dat de netwerkschijven veel digitale informatie bevatten die in verband met onvoldoende capaciteit niet actief beheerd wordt. Daarnaast hebben we geconstateerd dat de gebruiksvriendelijkheid van het zaaksysteem voor beleidsafdelingen te wensen overlaat voor wat betreft het versiebeheer van documenten en zaaktypen. Daardoor groeit op de netwerkschijven de werkvoorraad aan bestanden die niet actief worden beheerd. Voor databases van applicaties geldt eveneens dat de informatiewaarde en eventuele bewaartermijnen onbekend zijn. Deze zaken zijn al in het huidige verbeterplan opgenomen, maar de beheersituatie van de informatie bij delen van de afdelingen Bedrijfsvoering geven aanleiding weer dezelfde aanbevelingen te doen. Bevindingen 0

ø

1.3

De gemeente geeft aan dat medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken, op de hoogte zijn van de interne richtlijnen met betrekking tot het beheer van informatie. De medewerkers zijn met behulp van het Kennisprogramma 2017-2019 voorbereid op de komst van het nieuwe zaaksysteem. Nieuwe medewerkers krijgen daarvoor trainingen. Op het gebruik van het zaaksysteem wordt toegezien en er is een helpdesk. De gemeente geeft aan weinig achterstand te hebben met het verwerken van de papieren informatie die door vakafdelingen is afgestoten toen op het digitaal werken is overgegaan. Ook de hoeveelheid papier op de werkkamers is afgenomen. Onduidelijk is wat hiervan nog aan fysieke dossiers moet worden toegevoegd.

Archiefruimten, archiefbewaarplaats en e-depot(s)

ln deze paragraaf gaat het erom of de archiefruimten, de serverruimten en de archiefbewaarplaats voldoen aan de wettelijke eisen.

Voor het analoge archiefmateriaal voldoet de gemeente aan de gestelde eisen. Wat betreft de digitale informatie is in dit onderzoek onduidelijk gebleven in hoeverre bij de inrichting van sen/erruimten en de aanschaf van SaaS-applicaties aandacht aan de archiveringseisen besteed is. Doorgaans wordt veel aandacht besteed aan informatiebeveiliging. Het waarborgen van authenticiteit, context en duurzame toegankelijkheid van data stelt echter andere eisen aan de voorzieningen, en is even belangrijk: de beheerconditíes moeten waarborgen dat de informatie zowel beveiligd is als bruikbaar, ook op langere termijn.

8|l5

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

De aspecten authenticiteit, context en duurzame toegankelijkheid zullen in het onderzoek van 2021 aan de orde komen. Bevindingen: 0

De gemeente geeft aan alle te bewaren papieren informatie te hebben opgeslagen in een

geklimatiseerde archiefruimte. 0

0

0

0

De gemeente geeft aan dat het, naast het zaaksysteem waarin veel documentaire informatie zich bevindt, diverse applicaties en netwerkschijven gebruikt waarin informatie wordt beheerd. De belangrijkste systemen zijn in beeld, mede vanwege het aansluittraject voor het Zeeuws e-Depot. Het onder beheer brengen van de informatie op de netwerkschijven staat reeds in het huidige verbeterplan. De gemeente voert intern overleg over het begraafplaatssysteem waarin belangrijke informatie langdurig wordt beheerd, terwijl onbekend is hoe de data daaruit gemigreerd kan

worden naar een ander informatiesysteem. Binnen de gemeente bestaat onduidelijkheid over de verplichting alle informatie rond raadsvergaderingen te moeten bewaren. Op dit punt zou er verschil zijn tussen de gemeentewet en archiefregelgeving. Dit issue zullen we intern en met vakgenoten afstemmen en hierop terugkomen tijdens een tactisch informatieoverleg. Vanwege de aansluiting op het Zeeuws e-Depot beschikt de gemeente over een e-depot. Inmiddels is daarin, als test, een set moties opgenomen.

Interne kwaliteitszorg en toezicht

1.4

Onderwerp van deze paragraaf is de inspanning van de gemeente om de kwaliteit van haar informatiehuishouding structureel te verbeteren. Vereist is dat het beheer van de informatie voldoet aan de toetsbare eisen van een concernbreed toe te passen kwaliteitssysteem (art. 16 Archiefregeling). Dit gemeente werkt in 2021 aan de totstandkoming van een dergelijk systeem. Ondertussen borgt de gemeente op diverse punten de kwaliteit van het informatiebeheer.

Bevindingen 0

ø

0

Aan het kwaliteitssysteem wordt gewerkt. De gemeente wil eind 2021 een concept gereed hebben. De gemeente neemt nu deel aan de pilot van VNG Realisatie om een lightversie van het Kwaliteitssysteem lnformatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) op te zetten. Per 1 januari 2021 heeft de gemeente Schouwen-Duiveland door een dienstverleningsovereenkomst (DVO) het beheer van de overgebrachte archieven opgedragen aan het Zeeuws Archief. Het toezicht op het beheer was al per 1 januari 2018 aan het Zeeuws Archief opgedragen. Het gemeentearchief had een gekwalificeerde gemeentearchivaris en na de overgang naar het Zeeuws Archief is dat niet anders. De archivaris brengt jaarlijks verslag uit aan het college over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatie en de bevindingen daarbij, het inspectieverslag.

0

Verder brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit over het beheer van het materiaal in de archiefbewaarplaats en over andere activiteiten die het gemeentearchief onderneemt.

9l15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

1.5

van informatie In deze paragraaf gaat het

erom of de ordening planmatig plaatsvindt en of de informatiesystemen

en de gebruikte materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en de duurzaamheid van de informatie waarborgen.

Ondanks alle technische voorzieningen - waaronder een zaaksysteem -is het gedrag van de medewerkers cruciaal voor de uiteindelijke kwaliteit van het informatiebeheer. Gebruiksgemak en draagvlak in de organisatie zijn randvoorwaardelijk bij het slagen van de implementatie van het

zaaksysteem, zodat dit ook bijdraagt aan de ordening van informatie en aan de borging van informatiekwaliteit.

Tijdens het schrijfproces blijkt dat Office 365 in december 2020 bij de gemeente Schouwen-

Duiveland geïmplementeerd is. Het huidige verbeterplan omvat het inrichten van een

kwaliteitssysteem informatiebeheer, het onder beheer brengen van de data op netwerkschijven en

het onderzoeken van databases van applicaties.

ln het volgende tactisch informatieoverleg horen

we graag hoe deze overgang is voorbereid, welke

informatierisico's in de aanpak en instructie zijn ondervangen en hoe het gebruik van Office 365 zich

verhoudt tot werken in het zaaksysteem.

Graag hadden wij over dit onderdeel de CISO geïnterviewd. Deze functionaris was echter pas kort geleden met haar werkzaamheden gestart en was druk met de ENSIA-audit. Ook dit interview komt bij het volgende onderzoek aan de orde. Bevindingen 0

0

De gemeente geeft aan te beschikken over een actueel en logisch samenhangend overzicht van te bewaren dan wel op termijn te vernietigen informatie. Van de analoge informatie is 100% en van de digitale informatie is ongeveer 80% in beeld. De gemeente geeft aan dat de website dagelijks met behulp van PageFreezer gearchiveerd wordt.

0 0

0

0

om de informatie die binnen het sociaal domein aangemaakt en beheerd wordt, in het zaaksysteem samen te brengen. Sommige vakafdelingen beheren veel belangrijke informatie op netwerkschijven. Als het type informatie zich en/oor leent en de bestanden goed gestructureerd zijn, vindt de vakafdeling dit voldoende. Vanuit het oogpunt van adequaat informatiebeheer is dat echter niet voldoende omdat er geen actief beheer plaatsvindt. Dus bij het volgende onderzoek in 2021 zal worden gevraagd naar het resultaat van het verbeterplan op dit punt. Alle websites die vanuit de gemeente worden gehost, zijn onder beheer van de afdeling Communicatie. Alleen de gemeentelijke social mediakanalen worden beheerd, niet de kanalen van burgemeester en wethouders. De afdeling Communicatie heeft een overzicht van welke kanalen worden gevolgd. Het systeembeheer heeft een overzicht van alle geregistreerde domeinnamen. Onze indruk is dat wat de afdeling Communicatie beheer noemt, alleen de dagelijkse communicatieprocessen behelst. En dat het beheer van de informatie die langdurig toegankelijk moet blijven bij de afdeling niet in beeld is. Dit vraagt om informatiebeleid en Er wordt aan gewerkt

lO|l5

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

0

aanvullende werkafspraken. Dit geldt ook voor het gebruik van de Obi4Wan monitoringtool voor social media. Uit de gesprekken concluderen wij dat de informatie die collegeleden zelf via Facebook of

Whatsapp publiceren, evenmin structureel wordt vastgelegd.

Wij signaleren hierin informatierisico's voor de gemeente en voor het individuele collegelid. Als een informatie-incident optreedt, moet achteraf gereconstrueerd worden wie wat wanneer gepost heeft. Wanneer de data van de betreffende kanalen continue vastgelegd

wordt, kunnen geruchten of verdraaiingen snel met authentieke informatie worden ontkracht. 0

0

0

0

1.6

De gemeente heeft geen richtlijnen voor het gebruik van social media. Vanuit de afdeling Communicatie is advies gegeven, mede door middel van een presentatie. Daarbij is erop gewezen dat je ambtenaar bent en iedereen neemt daarvoor zijn eigen verantwoording. Het advies van de afdeling betreft alleen gedrag op social media. Het advies behelsde geen vuistregels voor het adequaat beheer van de informatie die deels over de gemeente zal gaan. Voor de situaties dat social media op persoonlijke titel gebruikt worden bevelen wij aan dat de gemeente intern de werkafspraak maakt dat een burger er geen rechten aan mag kunnen ontlenen. Omdat dan de bewuste informatie ook bij de gemeente vastgelegd moet zijn. Filmpjes worden geplaatst op Youtube en op netwerkschijven. Afhankelijk van waar het filmpje voor gebruikt wordt. Bij de afdeling Communicatie is niet duidelijk of Youtubefilmpjes in het zaaksysteem bewaard kunnen worden. Dit vraagt om informatiebeleid en aanvullende werkafspraken. Wat betreft het informatiebeheer bij de afdeling Communicatie komen de eindversies in het zaaksysteem. Concepten vaak niet, omdat de tekstverwerkingsfunctie van het zaaksysteem niet soepel werkt. Ook concepten van MT-adviezen komen niet snel in het zaaksysteem. Vanuit het oogpunt van adequaat informatiebeheer vinden wij dit niet voldoende.

We hebben de indruk dat medewerkers op de netwerkserver een eigen dossier vormen en achteraf enkele stukken daaruit in het zaaksysteem zetten. Na enkele jaren is aan de hand daarvan de ontwikkeling van het document echter niet goed te achterhalen. En de kans bestaat dat van diverse documenten vergeten wordt iets in het zaaksysteem te plaatsen. Werkprocessen van specifieke afdelingen vragen om specifiek informatiebeleid of aanvullende afspraken. Bij het volgende onderzoek in 2021 zal worden gevraagd naar het resultaat van het verbeterplan op dit punt. De gemeente geeft aan dat er geen achterstand is bij het vernietigen van digitale informatie uit het zaaksysteem. Wel kan de kwaliteit van digitale dossiers matig zijn door onvolledige metadatering, door bovengenoemde werkwijze en doordat verzuimd is relevante mailcorrespondentie aan zaken toe te voegen.

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding van informatie

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging en vervreemding zijn ingrijpende wijzigingen in het informatiebeheer. ln deze paragraaf gaat het om de vraag of de gemeente hierbij zorgvuldig afweegt of vorm, inhoud en context van de informatie van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie.

11|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

De gemeente heeft bij de beheeractiviteiten vervanging en vernietiging van informatie over het algemeen de zorgvuldige afweging van de diverse belangen afdoende geborgd. Modern digitaal informatiebeheer brengt met zich mee dat in toenemende mate data gemigreerd of geconverteerd zal worden, wat voor de organisatie nog redelijk nieuw is. Met advies en toezicht kan het Zeeuws Archief de gemeente ondersteunen bij het zorgvuldig afwegen van mogelijke belangen. Bevindingen 0

0

0

0

0

De gemeente past vervanging toe - digitaliseert - voor alle categorieën ontvangen papieren documenten. Het college heeft daartoe een besluit tot vervanging genomen. De gedigitaliseerde papieren documenten worden tijdig vernietigd. Het vervangingsbesluit is genomen op basis van de beschreven werkwijze, waarbij deze verantwoord is aan de hand van de aspecten genoemd in art. 26b van de archiefregeling. De laatste jaren is sprake geweest van twee conversies: o Digitale bestemmingsplannen van Dezta Planmonitor naar Squit 20/20 Wro Tijdens het onderzoek zijn hier geen details van bekend geworden. o Toegangen op de overgebrachte archieven van Atlantis naar MAIS-Flexis; niet de archieven zelf zijn geconverteerd, maar metadata van de archieven. Bij deze migratie stond het behoud van de toegankelijkheid van de informatie voorop, vanwege het belang ervan voor de bedrijfsvoering en de cultuurhistorie. Op het moment van onderzoek beschikte de gemeente nog niet over een hotspotmonitor, waarmee te vernietigen informatie over spraakmakende zaken van vernietiging kan worden uitgezonderd. Het Zeeuws Archief heeft per brief d.d. 25-09-2020 geadviseerd de Hotspotmonitor pragmatisch in te richten met gebruikmaking van bestaande instrumenten en overlegvormen.

Het tactisch informatieoverleg (TIO) is in dit verband de meest voor de hand liggende overlegorgaan, mede omdat het Zeeuws Archief hierin is vertegenwoordigd. Het vervreemden van informatie - waardoor een ander overheidsorgaan eigenaar wordt heeft in 2020 bij de gemeente niet plaatsgevonden.

0

In het kader van de

DVO met het Zeeuws Archief zijn de beheerdossiers van de

overgebrachte archieven - een deel van het archief van het gemeentearchief- aan het Zeeuws Archief in langdurige bruikleen gegeven.

Overbrenging van informatie

1.7

In deze paragraaf gaat het

erom of de gemeente de informatie die ervoor in aanmerking komt, tijdig

naar een archiefdienst overbrengt.

De gemeente voldoet aan het openbaarheidsprincipe van de archiefwet. Bevindingen ø 0

De 3,9 km archieven van het gemeentearchief Schouwen-Duiveland zijn goed ontsloten. De gemeente werkt aan de overbrenging van de archieven uit de periode 1997-2017, het laatste papieren archief, zo'n 400m, waarvan in 2020 de eerste 100m formeel overgebracht is. Vooral het bepalen van de dossiers waarvan de openbaarheid beperkt moet worden, is arbeidsintensief. Aandachtspunt hierbij is de werkvoorraad aan analoge informatie die zich nog op de werkplekken van de medewerkers bevindt.

12|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

1.8

Beschikbaarstelling van overgebrachte informatie

in deze paragraaf gaat het

erom of de overgebrachte informatie inderdaad beschikbaar is voor

burgers, instanties en bedrijven.

De overgebrachte archieven zijn - de gestelde beperkingen daargelaten - toegankelijk, zodat de gemeente op dit punt voldoet aan de wettelijke eis.

13|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Aanbevelingen Bestuurlijke aanbevelingen 1.

2

3

Zorg en/oor dat de gemeente de archieven goed in beeld heeft die door gemeenschappelijke regelingen in mandaat - dus mede namens de gemeente Schouwen-Duiveland - worden

gevormd. Onderzoek of het informatiebeheer bij deze organisaties voldoet aan de eisen die de gemeente aan het eigen informatiebeheer stelt. Zet ven/olgens de nodige stappen als dit beheer bij een organisatie verbeterd dient te worden. Geef aandacht aan het gebruik van het zaaksysteem. Aangegeven is dat de tekstverwerking daarin niet soepel functioneert. Het is ongewenst - en verspilling van tijd en geld - dat, terwijl de informatie op netwerkschijven onder actief beheer wordt gebracht, soortgelijke informatie weer op andere opslagmedia dan in het zaaksysteem wordt vastgelegd. Hetzelfde beheerissue speelt bij de overgang naar Office 365 en bij gebruik van Microsoft Teams. Borg dat informatie die in het zaaksysteem thuishoort daarin ook terecht komt, zodat deze duurzaam wordt beheerd en toegankelijk blijft. Daarbij is van belang dat - met name bijzondere - persoonsgegevens op de juiste manier worden vastgelegd, zodat de AVG kan

worden nageleefd.

Tactisch en operationeel uit te werken aanbevelingen 4 5

6

7

8

Zorg ervoor dat eind 2021 een lightversie van het Kwaliteitssysteem lnformatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) is opgezet, die daarna meer in detail kan worden ingericht. Formuleer afspraken voor het beheer van informatie van en door clusters van de afdelingen Bedrijfsvoering, waarvan een aanmerkelijk deel op netwerkschijven wordt opgeslagen. Van belang is dat ook de informatie die buiten het zaaksysteem wordt vastgelegd, actief kan worden beheerd zodat enerzijds het te vernietigen deel tijdig verwijderd wordt en anderzijds het te bewaren deel toegankelijk blijft en te zijner tijd overgebracht kan worden. Stel bij de inrichting van serverruimten en bij de aanschaf van SaaS-applicaties - in aanvulling op de voorzieningen voor de informatieveiligheid - de nodige eisen op om authenticiteit, context, duurzame toegankelijkheid, verwijdering en export van data te waarborgen. Evalueer het Kennisprogramma 2017-2019, met name op het effect voor de langere termijn, bijvoorbeeld wat betreft metadatering en e-mailarchivering door medewerkers. Laat het Zeeuws Archief kennisnemen van de resultaten en van het eventuele vervolgprogramma. Gebruiksgemak en draagvlak in de organisatie zijn randvoorwaardelijk bij de ordening van informatie en de borging van de kwaliteit ervan in het zaaksysteem.

Overleg met het college dat alle uitingen van de collegeleden op social media vastgelegd worden, formuleer -indien nodig - hiervoor beleid aan de hand waarvan deze informatie actief beheerd kan worden lopslaglocatie, bewaartermijn, keuze tussen bewaren of vernietigen).

14|15

Rapportage KPI-onderzoek Schouwen-Duiveland 2020

Overzicht van bestudeerde documenten 20201217 Verordening tot wijziging Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019 - betreft het vestigen van een uitsluitend recht voor archiefdiensten -, bekendgemaakt d.d. 22-03-2021 gmb-2021-87354 20201124 Besluit tot wijziging Besluit lnformatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019, bekendgemaakt d.d. 22-03-2021 gmb-2021-87331 20201214 Raadsvragen in Amersfoort over duurzame toegankelijkheid en actieve openbaring n.a.v. VNG-magazine 'Grip op informatie' 20201110 Brief college aan raad m.b.t. Aanleveren toezichtinformatie over uitvoering medebewindstaken aan GS Zeeland 20200526 Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Schouwen-Duiveland 2020, geconsolideerde versie CVDR634012_4 na derde wijzigingsbesluit, bekendgemaakt d.d. 2805-2020 gmb-2020-134820 20200331 Brief college aan raad n.a.v. KPI-rapport 2019 20200331 Ambtelijk advies aan college met verbeterplan n.a.v. KPI-rapport 2019 20191210 Mandaat- en volmachtbesluit gemeente Schouwen-Duiveland 2020, bekendgemaakt d.d. 24-12-2019 gmb-2019-315634 20191029 Besluit lnformatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019, bekendgemaakt d.d.

11-11-2019 gmb-2019-272857 20191002 Programmabegroting 2020-2023 gemeente Schouwen-Duiveland 20190101 Informatiebeveiligingsbeleid Schouwen-Duiveland 2019-2022 v1.0 20180522 Algemeen Privacybeleid Schouwen-Duiveland 20160105 Bezoekersreglement Zeeuws Archief 20030304 Bezoekersreglement gemeentearchief Schouwen-Duiveland 20021029 Brief GS Zeeland aan BenW Schouwen-Duiveland m.b.t. goedkeuring archiefbewaarplaats op adres Laan van St. Hilaire 2 te Zierikzee

15115