20230228 Raadsbrief Jaarverslag archiefinspectie 2020-2021 (644601)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Jaarverslag archiefinspectie 2020-2021 644601 Bedrijfsvoering 2 (BV2) H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV2

Inleiding De jaarverslagen van de archiefinspectie zijn in 2021 en 2022 aangeboden aan het college. Dit betroffen een regulier jaarverslag wat is gebaseerd op de zogeheten Kritische Prestatie Indicatoren (“Archief-KPI’s”), die de VNG in 2011 heeft vastgesteld en die in april 2013 en in april 2016 zijn geactualiseerd. Daarnaast is er een aspectinspectie uitgevoerd op het informatiebeheer in het zaaksysteem. Het college brengt deze verslagen ter kennis van de raad en zendt deze toe aan de provinciale toezichthouder. Kernboodschap De verslagen betreffen de periode 2020-2021 en geven aan de hand van de bevindingen van de archiefinspecteurs een beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente Schouwen-Duiveland aan de archiefwettelijke eisen voldoet. De inspecteurs hebben geconstateerd dat op diverse beheeraspecten het informatiebeheer voldoet aan de gestelde eisen. De inspecteurs zien ook dat er aan diverse zaken uit vorige verslagen wordt gewerkt. Belangrijke boodschap blijft het verhogen van het informatiebewustzijn bij medewerkers. Met de overgang naar het digitale werken in het zaaksysteem en de overgang naar office365 afgelopen jaar ligt er bij medewerkers een grote eigen verantwoordelijkheid bij de vastlegging van informatie. Het bewustzijn over de juiste manier van archivering heeft aandacht nodig.

Consequenties De archiefinspectie heeft een aantal aanbevelingen gedaan. De belangrijkste staan hieronder. Per aanbeveling is aangegeven op welke wijze deze aanbevelingen worden opgevolgd. In uw organisatie bestaat onvoldoende zicht op de kwaliteit van de informatie bij gemeenschappelijke regelingen. Een groot aantal taken is gemandateerd aan verbonden partijen, maar voor de informatie ervan o.a. vergunningverlening rond bouwen en milieu en de handhaving erna - is uw college verantwoordelijk gebleven. Opvolging aanbeveling: Met diverse verbonden partijen zijn contacten gelegd om meer zicht te krijgen op het informatiebeheer. Over het specifiek genoemde voorbeeld betreffende de vergunningverlening rond bouwen, milieu en de handhaving is een apart project gestart met de RUD om hier beter zicht op te krijgen. Toegankelijkheid en beheer van informatie die buiten het zaaksysteem opgeslagen wordt, laten de wensen over. Met betrekking tot de netwerkschijven bestond dit beheerprobleem al geruime tijd. Doordat de gebruiksvriendelijkheid van het zaaksysteem op sommige punten tekortschiet, worden de netwerkschijven echter soms nog steeds gebruikt. Met de implementatie van Office365 en Microsoft Teams nemen de mogelijkheden om het zaaksysteem te omzeilen, verder toe.

Opvolging aanbeveling: Er is inmiddels een project uitgevoerd om de netwerkschijven op te schonen en onder beheer te krijgen. Dit heeft plaatsgevonden en de overgebleven informatieobjecten zijn onder beheer gebracht in Office365, hier wordt op dit moment een beheers document voor gemaakt. Het werken op de netwerkschijven is in de toekomst niet meer mogelijk, er zal enkel met Office365 gewerkt worden. Office 365 is eenvoudiger centraal te monitoren waardoor er beter beheer op de vastgelegde informatie kan plaatsvinden. Daarnaast wordt er een kenniscursus opgezet om het informatiebewustzijn bij (nieuwe) medewerkers te verhogen zodat informatie op de juiste manier wordt opgeslagen en gearchiveerd.

Pagina 1 van 2

In de implementatie van het zaaksysteem heeft de gemeente veel geïnvesteerd. Uit het onderzoek blijkt echter dat er sprake is van onvoldoende grip op het informatiebeleid en het informatiebeheer in het algemeen en op het zaaksysteem in het bijzonder. De algemene aanbeveling is dat er meer middelen beschikbaar worden gesteld voor de inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem en voor het toezicht op de uitvoering en naleving daarvan. Opvolging aanbeveling: In 2022 is het kwaliteitssysteem informatiebeheer ingericht en in gebruik genomen. Dit kwaliteitssysteem gaat helpen om het informatiebeheer in algemene zin naar een kwalitatief hoger niveau te brengen. Daarnaast wordt er momenteel gekeken hoe we het informatiebeheer in het bijzonder in het zaaksysteem kunnen verbeteren. Enerzijds door verhoging van kennis bij medewerkers en anderzijds met het invoeren van meer toezicht op vastgelegde dossiers. Communicatie Deze raadsbrief wordt op de gebruikelijke wijze aan raad en pers aangeboden. Vervolg Het inspectieverslag en de raadsbrief worden door het college toegezonden aan de provinciale toezichthouder.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2