20230214 Raadsbrief PvA verduurzaming gemeentelijk wagenpark Bijlage 3 Overeenkomst deelauto's

Voorstel t.b.v. Gemeente Schouwen-Duiveland

Deelmobiliteit voor medewerkers van de gemeente Schouwen-Duiveland

Update: 13 januari 2023

VERTROUWELIJK

Geachte mevrouw Bruinsma, beste Baukje, Bij een eerste kennismaking met de gemeente op 25 februari jl. hebben we gesproken over de ideeën en ambities van de Gemeente Schouwen-Duiveland op het gebied van duurzame en sociale mobiliteit. In hechte samenwerking met de stichting SD op Weg, burgerinitiatieven, woningbouw coöperaties, zorginstellingen en bedrijven wil de gemeente duurzame deelmobiliteit verder op de kaart zetten. In de afgelopen jaren heeft de gemeente op dit gebied al samengewerkt met AddVision en SDMZ. Nu SDMZ haar diensten als aanbieder van deelmobiliteit beëindigt, is OnzeAuto door de provincie, SDMZ en het Zeeuws Klimaat Fonds gevraagd om de bestaande activiteiten voort te zetten. Dat is inmiddels volop in beweging. We hebben in februari ook gesproken over de mobiliteitsbehoefte van de gemeente zelf. De wens is een aanzienlijk deel van de huidige vloot te elektrificeren en deelbaar te maken. Dat laat zich natuurlijk ook prima combineren met de mobiliteitsbehoefte van andere organisaties en omwonenden. Hiermee verduurzaamt de gemeente niet alleen haar eigen vervoer, maar geeft het ook een belangrijke impuls aan het op gang brengen van duurzame deelmobiliteit op Schouwen-Duiveland.

Op basis van jullie specifieke wensen doen wij hierbij een concreet voorstel voor het plaatsen van vijf deelauto’s, namelijk 3 bij het stadhuis in Zierikzee en 2 auto’s op nader overeen te komen locaties, waaronder de Kriekemeet in Burgh-Haamstede. Deze auto’s komen beschikbaar voor medewerkers van de gemeente, zowel voor zakelijk als privégebruik. Ook de huisgenoten van de medewerkers kunnen privé gebruik maken van de deelauto’s, evenals andere doelgroepen die graag gebruik maken van duurzame deelmobiliteit. Omgekeerd hebben de medewerkers op verzoek ook toegang tot geplaatste deelauto’s in hun eigen woonplaats, zodat zij ook vanuit huis een dienstrit kunnen starten. Ons aanbod aan de gemeente Schouwen-Duiveland staat niet op zichzelf, maar maakt onderdeel uit van een ambitieus plan om in samenwerking met o.a. de Provincie Zeeland, de 13 gemeentes, het Zeeuws klimaatfonds, Dorpen voor Morgen en de Zeeuwse vereniging voor Kleine Kernen in de komende maanden 30 deelinitiatieven te lanceren, verspreid over Zeeland. Dit als start voor een verdere groei naar een uitgebreid netwerk (ecosysteem) met elektrische deelauto’s, beschikbaar voor bewoners, organisaties en andere doelgroepen. De voordelen op een rij Voor de Gemeente en haar medewerkers biedt onze deeloplossing belangrijke voordelen: -

Toegang tot een groeiend wagenpark, gedeeld door de Gemeente, lokale bewoners en organisaties. De gemeente betaalt in essentie voor de capaciteit die zij nodig heeft, met toegang tot de deelauto’s in Zierikzee en Burgh-Haamstede, en op verzoek ook tot beschikbare en te plaatsen deelauto’s in andere woonplaatsen van haar medewerkers;

13 januari 2023

Pag. 2

-

Voorspelbare en veelal ook lagere mobiliteitskosten zonder langjarige contracten of dure verplichtingen op de balans;

-

Een aantoonbare bijdrage aan de verduurzaming van mobiliteit. Alle organisaties krijgen van rechtswege te maken met normering en hier kan de Gemeente zelf prima op voorsorteren door zelf het goede voorbeeld te geven;

-

Ontzorging bij het beheer van voertuigen en afname van administratieve kosten:

-

De mogelijkheid tot privégebruik door de gecontracteerde medewerkers (en eventuele huisgenoten), zonder fiscale bijtelling.

Hoe werkt dit? -

OnzeAuto helpt de gemeentelijke organisatie bij de interne communicatie richting medewerkers om de toegang tot elektrische deelauto’s onder de aandacht te brengen, onder verwijzing naar een digitale inschrijvingsmodule van OnzeAuto.

-

Medewerkers sluiten digitaal een gebruikersovereenkomst met OnzeAuto, waarbij het rijbewijs op geldigheid wordt getoetst. De medewerkers dienen zich aan te melden met het mailadres van de werkgever. Op die wijze worden accounts ook vanzelf geblokkeerd bij uitdiensttreding. Eventuele huisgenoten melden zich met een eigen mailadres aan, en wij verifiëren hun relatie met de hoofdgebruiker (i.e. een medewerker van de gemeente);

-

De deelnemer accepteert in deze gebruikersovereenkomst de gebruiksvoorwaarden, de (eventuele) gebruikstarieven en de privacy voorwaarden van OnzeAuto.

-

Deelnemers kunnen vervolgens de app van Onzeauto activeren, waarmee de auto’s gereserveerd kunnen worden. Ook wordt de app gebruikt om de auto’s te openen en te sluiten.

-

Auto’s kunnen zowel zakelijk als privé worden gebruikt. De zakelijke mobiliteitskosten worden verrekend met de Gemeente, de kosten van privégebruik worden met de deelnemer zelf verrekend.

-

OnzeAuto plaatst na overleg 5 elektrische deelauto’s op de aangegeven locaties bij het gemeentehuis en Burgh-Haamstede. Voorwaardelijk voor de plaatsing van een auto is de beschikbaarheid van een aan OnzeAuto vergunde parkeerplaats, publiek toegankelijk en zonder aanvullende kosten, voorzien van laadinfrastructuur (minimaal 11kW) en een parkeerbord met de tekst “Gereserveerd voor deelauto van OnzeAuto”.

-

De deelauto’s worden na afloop van elke reservering teruggeplaatst op de thuislocatie van de auto. Op deze thuislocatie wordt de auto opgeladen; dat kan eventueel ook onderweg. We maken bij voorkeur gebruik van groene stroom, want daarmee is de impact van de deelauto’s op milieu en klimaat maximaal: tot wel 80% minder CO2, géén

13 januari 2023

Pag. 3

stikstof, minder fijnstof, en stiller bovendien. -

Gebruikers kunnen 24/7 rekenen op ondersteuning bij het gebruik van de auto, het deelsysteem en de lader. Ook is een duidelijke website beschikbaar met FAQ’s, een gebruikershandleiding en instructiefilmpjes voor het gebruik van de deelauto’s. Tevens is een supportdesk bereikbaar via email.

-

OnzeAuto leaset en exploiteert de auto’s voor eigen rekening en risico. OnzeAuto werkt ook vraaggestuurd, wat betekent dat de capaciteit gaandeweg in overleg kan worden opgeschaald of afgeschaald, naar gelang het daadwerkelijke gebruik. Wij verwachten in de komende jaren overigens een stevige groei.

-

OnzeAuto neemt als aanbieder van de deelauto’s de operationele activiteiten, zoals gebruikersbeheer, voertuigbeheer, gebruikersondersteuning en verrekeningen voor haar rekening. Wel vragen we om een contactpersoon vanuit de gemeente per locatie voor beperkte en eenvoudige ondersteuning van ons operations team; dit is ook voorwaardelijk voor de start van het initiatief.

Financiële voorwaarden OnzeAuto rekent een eenmalige bijdrage van € 2.500 plus €350 per initieel te plaatsen auto als dekking van opstartkosten, waarin begrepen de organisatie van het deelinitiatief, inschrijving van deelnemers en plaatsing van auto’s. Wij brengen geen ontwikkelkosten in rekening bij toekomstige uitbreidingen, tenzij de opzet daarvan sterk afwijkend is. We hanteren voor de zakelijke ritten een getrapt rijtegoedenmodel; alle gebruik, binnen en buiten het maandelijks te betalen rijtegoed, wordt tegen een vast uur- en km tarief verrekend, zie onderstaande tabel. Binnen elke reservering wordt voor 24 aaneengesloten uren maximaal 10 uur in rekening gebracht, plus de km’s. Dat noemen wij de meerurenkorting. Ook handig voor meerdaagse ritten. Het tarief van 24 ct/km geldt voor een Peugeot e208 of vergelijkbaar; voor een elektrische Renault Megane, of gelijkwaardig, geldt een toeslag van 3 cent per km. Rijtegoed Uurtarief Km tarief

€ 500 p/m € 5,00 /u € 0,24 /km

€ 1000 p/m € 4,00 /u € 0,24 /km

€ 2000 p/m € 3,50 /u € 0,24 /km

€ 3000 p/m € 3,25 /u € 0,24 /km

€ 4000 p/m € 3,00 /u € 0,24 /km

€ 8000 p/m € 2,50 /u € 0,24 /km

Bij een bundel van minimaal €3.000 per maand zijn we bereid 5 elektrische deelauto’s te plaatsen. Dit betreft 4 auto’s, die ingebracht worden door OnzeAuto, plus 1 Renault ZOE onder contract van de gemeente Schouwen-Duiveland. OnzeAuto is bereid de Renault ZOE, kenteken H-298-RJ, in te passen in dit deelinitiatief op voorwaarde van een volledig ingevulde bijlage 2.

13 januari 2023

Pag. 4

De verrekening vindt maandelijks plaats. Niet gebruikte tegoeden gaan automatisch tot maximaal 3 maal het bedrag van het maandelijkse rijtegoed mee naar de volgende maand. De getoonde tarieven dekken ook de laadkosten in Nederland. Deze zijn gebaseerd op een tarief van gemiddeld 40 ct/kWh, all-in. Structurele afwijkingen kunnen we verwerken in het km-tarief. Laadkosten in het buitenland dekken we tot 40 ct/kWh, gerekend over de buitenlandse laadsessies van een deelnemer in één maand. Meerkosten brengen we in rekening bij de gemeente (bij zakelijk gebruik) of de bestuurder (bij privégebruik). Zoals besproken gaat OnzeAuto bij gelegenheid graag het gesprek aan over een koppeling van de deelauto’s met slimme laadoplossingen, zoals smart charging (uitgesteld laden) en vehicle-2-grid. Dit kan voor betrokken partijen voordeel bieden. De hier getoonde hoogste bundel bieden wij aan tot een totaal kilometrage van 250.000 km op jaarbasis. Bij een hoger (verwacht) gebruik treden wij graag nader in overleg. Gedurende de looptijd van de overeenkomst kan een andere bundel gekozen worden. Bij het wijzigen of beëindigen van de overeenkomst vervalt een eventueel restant tegoed. De inzet van 5 auto’s garanderen wij voor een periode van 12 maanden.

Bij voldoende vraag (vanuit verschillende doelgroepen) breiden wij de capaciteit uit, bij structurele onderschrijding van 12.500 km per auto op jaarbasis kunnen we na de initiële periode van 12 maanden gaan afschalen. Dat doen we uiteraard in goed overleg, omdat de Gemeente wellicht dan bereid is om onder (tijdelijk) aangepaste condities de deelauto’s beschikbaar te houden. We gaan er overigens vanuit dat we samen met lokale ambassadeurs juist veel meer deelnemers weten te interesseren (sociaal, bewoners, medewerkers) en dat we (stevig) gaan groeien op Schouwen-Duiveland. De overeenkomst van de Gemeente met OnzeAuto wordt aangegaan voor de periode van 12 maanden vanaf plaatsing deelauto’s, en daarna telkens stilzwijgend met een jaar verlengd. De opzegtermijn is 3 maanden. De onderstaande regeling voor privégebruik geldt alleen voor zolang de medewerker in dienst is van de Gemeente. De privéritten worden direct verrekend met de betreffende deelnemer (via het privé bankrekeningnummer) en is AVG- en fiscusproof. Voor privéritten (als onderdeel van een gecombineerd zakelijk/privé account) gelden de volgende condities: • •

• •

Geen vaste maandelijkse bijdrage € 3,50 per uur, waarbij ook de meerurenkorting van toepassing is: we rekenen maximaal 10 uur per aaneengesloten periode van 24 uur in een reservering, plus de km’s €0,24 voor een elektrische Peugeot e208 (of vergelijkbaar) en € 0,27 per kilometer voor een elektrische Renault Megane (of vergelijkbaar) Huisgenoten kunnen tegen een vaste bijdrage van €10 per maand gebruik maken van de deelauto’s, tegen de hierboven genoemde tarieven

13 januari 2023

Pag. 5

De genoemde kosten en tarieven voor de Gemeente zijn exclusief BTW. De tarieven voor privégebruik zijn inclusief BTW. Prijzen gelden vanaf 1 oktober 2022, toekomstige prijswijzigingen voorbehouden Overige voorwaarden Medewerkers kunnen bij de eerste aanmelding kiezen voor een zakelijk of een gecombineerd zakelijk/privé account. Het staat de medewerkers vrij om tevens een overeenkomst bij OnzeAuto af te sluiten met een apart privé account. Dat kan voordelig zijn bij intensief privégebruik, zie de tarieven op onze website onzeauto.com/provincie-zeeland. De gebruikers van de deelauto’s zijn goed verzekerd. Het eigen risico per gebeurtenis bedraagt €400. Dit dient als bijdrage aan onze verzekeringskosten, de operationele kosten van schade afhandeling en omzetderving. Boetes en schades bij zakelijke ritten worden verrekend met de Gemeente. Bij privégebruik wordt dit rechtstreeks met de gebruiker afgehandeld. Facturatie vindt maandelijks plaats op basis van automatische incasso. Dit geldt zowel voor zakelijk als privégebruik. De incasso vindt binnen 14 dagen na factuurdatum plaats. Wij verzoeken je vriendelijk om bij akkoord op de dit voorstel ook de bijlage in te vullen en te ondertekenen. Voor de diensten van OnzeAuto geldt een directe en beperkte aansprakelijkheid, tot het bedrag waarvoor OnzeAuto is verzekerd.

OnzeAuto is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, en OnzeAuto is in geen geval aansprakelijk voor kosten als gevolg van het niet beschikbaar zijn van een voertuig. De auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de door OnzeAuto aangeboden oplossingen blijven eigendom van OnzeAuto. OnzeAuto gaat met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met persoonsgegevens. De uitgebreide privacyverklaring staat op de website van OnzeAuto. Dit voorstel is geldig tot 27 januari 2023.

Ter afsluiting Met de plaatsing van 5 elektrische deelauto’s geeft de gemeente een belangrijke impuls aan het autodelen op Schouwen-Duiveland. We blijven graag met jullie in gesprek over de ontwikkeling van aanvullende initiatieven t.b.v. bewoners en bedrijven.

13 januari 2023

Pag. 6

Na ontvangst van jullie formele akkoord op deze overeenkomst zullen wij de plaatsing van de auto’s gaan inplannen. We zijn daarbij afhankelijk van de noodzakelijke infrastructuur, zoals beschreven, en de levering van de elektrische auto’s, waarvoor reeds bestelling lopen. Ik zie uit naar je reactie. Met vriendelijke groet,

Otto Smit OnzeAuto. Mail Mobiel

13 januari 2023

ottosmit@onzeauto.com 06 1006 1201

Pag. 7

Bijlage 1. Doorlopende SEPA Verklaring. Naam incassant:

OnzeAuto BV

Adres incassant:

Van Grevenbroekstraat 1 5268 AN Helvoirt, Nederland

Incassant ID:

NL83 ZZZ 6920 3849 0000

Contractnummer:

HG0086

Door ondertekening van dit formulier verleent Gemeente Schouwen-Duiveland toestemming aan OnzeAuto BV om incasso-opdrachten te sturen naar haar bank om automatisch een bedrag van de bankrekening af te schrijven, overeenkomstig de gecontracteerde overeenkomst met OnzeAuto BV. Indien afschrijvingen niet correct zijn, kunnen deze binnen acht weken en na contact met de bank worden teruggeboekt. Vraag de bank naar de voorwaarden. Organisatie:

Gemeente Schouwen-Duiveland

Contactpersoon: Adres: Rekeningnummer [IBAN]: Plaats: Datum: Handtekening

13 januari 2023

Pag. 8

Bijlage 2, Inzet 1 x Renault ZOE Gegevens/condities t.b.v. inzet van 1 x Renault Zoe t.b.v. Gemeente Schouwen-Duiveland

Gegevens (graag invullen): •

Kenteken: H-298-RJ

•

Einde looptijd leasecontract:

•

Leasenemer:

•

Leasemaatschappij:

Inzet •

OnzeAuto plaatst de ZOE in het deelplatform; de autodelers ervaren in het gebruik geen verschil met de eigen auto’s van OnzeAuto

•

OnzeAuto zet de ZOE in tot einde leasecontract, waarna deze door een eigen auto van OnzeAuto vervangen wordt

•

De standplaats van deze ZOE wordt in overleg bepaald

Voorwaarden inzet Renault ZOE •

OnzeAuto vergoedt aan de Gemeente Schouwen-Duiveland een bedrag van €400 per maand, ex BTW. Dit wordt als korting meegenomen in de maandelijkse factuur.

•

Deze auto wordt door het operations team van OnzeAuto voorafgaand aan de inzet goed in beeld gebracht, zodat alle aanwezige schades geregistreerd zijn; zo weten we welke schades er eventueel bij komen. OnzeAuto zal de schade-registratie ter goedkeuring voorleggen.

•

OnzeAuto kan de Gemeente Schouwen-Duiveland ondersteunen bij het doorleggen van eventuele boetes en schades m.b.t. de ZOE naar verantwoordelijke bestuurders

13 januari 2023

Pag. 9