20230131 Evaluatie Rekenkameronderzoek inkooptrajecten

Evaluatie Rekenkameronderzoek inkooptrajecten In de jaren 2021 en 2022 deed de Rekenkamer onderzoek naar de inkooptrajecten van onze gemeente. In de raadsvergadering van 24 februari 2022 behandelde de raad de uitkomsten van dit onderzoek via het Griffievoorstel ‘Rapport Rekenkamer Schouwen-Duiveland over onderzoek naar inkooptrajecten”. Met het vaststellen van dit voorstel besloot de raad om de 3 aanbevelingen aan de raad uit dit rapport over te nemen en de Auditcommissie te verzoeken met het college van burgemeester en wethouders in gesprek te gaan over deze aanbevelingen en het resultaat hiervan in het 4e kwartaal 2022 terug te koppelen aan de raad en de rekenkamer.

Bij brief van 16 december 2022 ontvingen het college en de auditcommissie het verzoek van de Rekenkamer hen te informeren over de voortgang van deze aanbevelingen. Deze terugkoppeling heeft later plaatsgevonden dan gepland, hier is de rekenkamer per mail d.d. 21 december 2022 van op de hoogte gesteld.

Via deze notitie informeren wij u over de voortgang.

Aanbeveling 1: Ga in gesprek met het college over het verder professionaliseren van risicomanagement, contractmanagement en budgetbeheer rond inkooptrajecten. In onze vergadering van 8 september 2022 heeft de auditcommissie afspraken gemaakt over o.a. onze speerpunten voor de komende 4 jaren. Eén van deze speerpunten is dat de auditcommissie onderzoekt wat hun rol is met betrekking tot rechtmatigheid & risicomanagement. Wanneer we dit speerpunt expliciet oppakken wordt in het 1e kwartaal 2023, mede in relatie tot de andere speerpunten en thema’s die wij met elkaar afspraken, samen met de griffie en de organisatie nog uitgewerkt in een planning. Wel is rechtmatigheid & risicomanagement al geruime tijd een vast agendapunt tijdens de vergaderingen van de auditcommissie. Dit agendapunt benutten we door ons door de organisatie te laten informeren over de voortgang en de ontwikkelingen. Wat betreft contractmanagement en budgetbeheer rondom inkooptrajecten zet de ambtelijke organisatie op dit moment grote stappen met de implementatie van een nieuw inkoopsysteem. In dit systeem worden alle inkoopcontracten vastgelegd en wordt centraal gestuurd op beheersing van deze contracten. Ook worden de eerste stappen gezet in het doen van bestellingen vanuit dit systeem.

Eén van de speerpunten van de auditcommissie is dat de ambtelijke organisatie de kennis van de auditcommissie vergroot door hen inzicht te geven in de werking van dit nieuwe inkoopsysteem. Voorafgaand aan de vastlegging van de inkoopcontracten zijn deze al beoordeeld door de ambtelijke organisatie. Wat dit heeft opgeleverd, hoe daar lessen uit getrokken zijn en hoe dit in het nieuwe systeem wordt ondervangen zal door het college worden teruggekoppeld aan de auditcommissie in één van de volgende bijeenkomsten. Aanbeveling 2: Vraag het college om al bij de eerste budgetaanvraag en vervolgens gedurende de uitvoering juist, tijdig en volledig aan te geven of er risico’s zijn op overschrijdingen. Deze vraag hebben wij als auditcommissie bij het college neergelegd. We hebben inmiddels vernomen van het college dat de wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven in de toekomst wordt meegenomen in de terugkoppeling aan de auditcommissie. Zo staat er een presentatie op het programma voor één van de volgende bijeenkomsten inzake het risicomanagement waar dit punt ook aandacht zal krijgen.

Aanbeveling 3: Vraag het college om eenduidige, inzichtelijke en begrijpelijke informatie. In de hiervoor genoemde op 8 september gemaakte afspraken is ook een speerpunt opgenomen dat de auditcommissie onderzoek doet naar of de P&C-documenten (jaarrekening, begroting, financiële rapportages) voldoen aan de informatiebehoefte van de raad: Wat moet wettelijk, wat is noodzakelijk en zijn er zaken waarbij het wenselijk is dat deze meer of minder toegelicht worden? Ook hiervoor geldt dat wij, wanneer wij dit speerpunt oppakken, in gezamenlijk overleg met griffie en organisatie dit nog uitwerken in een planning. Wel heeft de organisatie op ons verzoek een onderzoek gestart om de rapporteringsgrens van financiële rapportages te verhogen, zodat daar minder detailinformatie in komt te staan. De uitkomsten van dit onderzoek bespraken wij in onze vergadering van 30 januari 2023 en wordt in dit verantwoordingsjaar al ingevoerd.