2023 76 832785 Bijlage 1 Jaarverslag Rekenkamer SD 2022

JAARVERSLAG 2022 Rekenkamer Schouwen-Duiveland

1

1

Voorwoord

Voor u ligt het jaarverslag 2022 van de rekenkamer Schouwen-Duiveland. In dit jaarverslag doen wij verslag van onze werkzaamheden in het afgelopen jaar. Wij danken u voor het in ons gestelde vertrouwen en wensen u veel leesplezier.

2

Inleiding Sedert 1 januari 2006 is elke gemeente ingevolge artikel 81a van de Gemeentewet verplicht een rekenkamer(functie) in te stellen. In 2022 is deze wet veranderd en dat betekent dat met ingang van 2023 iedere gemeente een onafhankelijke rekenkamer dient te hebben, een rekenkamercommissie volstaat dan niet meer. Hoewel de gemeente Schouwen-Duiveland reeds een dergelijke rekenkamer heeft, kan het inhouden dat de daarop betreffende verordening van de gemeente en het reglement van orde van de rekenkamer aangepast moeten worden. Als rekenkamer zullen we daartoe – samen met de griffie – het voortouw voor nemen. Artikel 185 van de Gemeentewet, dat van overeenkomstige toepassing is op de rekenkamer, schrijft voor dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Een afschrift van het verslag wordt aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gezonden. In dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar werkzaamheden in 2022. - In paragraaf 2 staan we stil bij de werkzaamheden van de rekenkamer. - Paragraaf 3 beschrijft de onderzoeken die zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn. - Paragraf 4 bevat de financiële verantwoording. De rekenkamer meent dat dit verslag voldoende inzicht biedt in haar werkzaamheden in het achterliggende jaar.

De rekenkamer is graag bereid het verslag nader toe te lichten en daarover desgewenst met u in gesprek te gaan.

Datum: 13 maart 2023

3

Verslag werkzaamheden Samenstelling De rekenkamer is haar werkzaamheden gestart op 1 januari 2021. Ze is samengesteld uit drie onafhankelijke leden, inclusief de voorzitter. De samenstelling van de rekenkamer per 1 januari 2021 is als volgt: Naam Mw. A.C.F. Metz Dhr. A. Kersten Mw. J.E. Talstra

Functie Voorzitter Lid en 1e waarnemend voorzitter Lid en 2e waarnemend voorzitter

Het secretariaat is in 2022 uitgevoerd door de heer T. van Oostenbrugge, mevrouw. E. Goossens en meneer R. Houtzager van de griffie van de gemeente Schouwen-Duiveland. De heer Van Oostenbrugge is voorjaar 2022 met pensioen gegaan. Hij is opgevolgd door mevrouw Goossens.

Werkzaamheden Na de verkiezingen in maart 2022 en de installatie van de nieuwe gemeenteraad heeft de rekenkamer een kennismakingsronde langs de fracties gehouden In deze gesprekken is input opgehaald voor nieuw rekenkameronderzoek. Conform artikel 81, lid i van de Gemeentewet beschikt de rekenkamer over een reglement van orde. In het reglement van orde is naast de orde van vergaderen opgenomen op welke wijze het rekenkameronderzoek wordt uitgevoerd. Tevens heeft de rekenkamer een missie opgesteld. “De rekenkamer wil de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland handvatten bieden om zijn kaderstellende en controlerende taak beter te kunnen uitoefenen. Ook wil de rekenkamer de inwoners van Schouwen-Duiveland laten zien wat er terechtkomt van de beleidsvoornemens en besluiten van de gemeente. Daarnaast wil de rekenkamer het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie handvatten bieden om beleid en uitvoering te verbeteren.” Het reglement van orde is op 10 februari toegestuurd aan de gemeenteraad en het college. De rekenkamer is lid van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). Dit lidmaatschap is eind 2022 geëvalueerd. Besloten is dat het lidmaatschap voldoende toegevoegde waarde heeft en zal derhalve gecontinueerd worden.

Vergaderingen De eerste vergadering van de rekenkamer in 2022 vond plaats op 19 januari. Tijdens deze vergadering is de voortgang van het onderzoek naar inkooptrajecten en het onderzoek Intervence besproken. Daarnaast is georiënteerd op onderwerpen voor volgend rekenkameronderzoek. De rekenkamer heeft in 2022 9 keer online vergaderd. De vergadering van december was fysiek in verband met het samenvallen met de openbare fysieke informatiebijeenkomst over het rekenkameronderzoek participatie dat diezelfde avond plaatsvond. Daarnaast heeft de rekenkamer elkaar fysiek getroffen in het kader van de samenloop van het participatieonderzoek. Daarnaast is een lid van de rekenkamer, wanneer dit door de auditcommissie werd gevraagd, aanwezig geweest bij de vergaderingen van de auditcommissie om de stand van zaken ten aanzien van (voorgenomen) onderzoeken uit te wisselen.

4

Tussenevaluatie Bij het raadsbesluit van 7 mei 2020 over het instellen van een rekenkamer is een amendement aangenomen waarin is besloten om te voorzien in een evaluatie één jaar na benoeming van de leden van de rekenkamer. De leden zijn benoemd op 17 december 2020. Omdat het eerste jaar in het teken stond van het opstarten van de werkzaamheden en er nog geen onderzoeksresultaten opgeleverd zijn, heeft de rekenkamer besloten om eind 2022 een zelfevaluatie te doen. Door volle vergaderagenda’s is de zelfevaluatie vastgesteld op 9 maart 2023. Deze wordt gelijktijdig met dit verslag aan de raad aangeboden.

5

Rekenkameronderzoeken Conform hoofdstuk 3, artikel 1 van het reglement van orde heeft de rekenkamer haar onderzoeksplan 2022 op 9 december 2021 ter kennisneming naar de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gestuurd. De rekenkamer heeft besloten haar werkzaamheden voort te zetten met de afronding van het onderzoek naar inkooptrajecten en het onderzoek naar (burger)participatie uit te voeren. Net als het onderzoek samen met een aantal andere Zeeuwse rekenkamer(commissie)s naar de beëindiging van de inkooprelatie met zorgaanbieder Stichting Intervence. Daarnaast heeft de rekenkamer meegedaan aan een DoeMee-onderzoek van de NVVR naar de ondersteuning van de volksvertegenwoordiging.

Onderzoek Inkooptrajecten De rekenkamer heeft besloten haar eerste onderzoek uit te voeren naar inkooptrajecten. Het onderzoek is uitbesteed aan Bongers Onderzoek & Advies. De centrale vraag in dit onderzoek was “Waarom was er sprake van overschrijdingen bij een aantal inkopen van de gemeente SchouwenDuiveland & in hoeverre was de gemeenteraad aan zet om bij te sturen?”. Dit onderzoek is in januari 2022 afgerond. Op 3 februari 2022 is het rapport tijdens een openbare digitale informatiebijeenkomst aan de raad gepresenteerd en tijdens de raadsvergadering van 24 februari 2022 heeft de gemeenteraad besloten de aanbevelingen uit het onderzoek over te nemen.

Onderzoek Participatie Tevens is er onderzoek naar participatie gedaan. Dit onderzoek heeft de rekenkamer uitbesteed aan onderzoeksbureau de 7Zebra’s. Voor dit onderzoek is gekozen voor een exploratief, waarderend onderzoek. In dit verkennende kwalitatieve onderzoek naar inwoners- en overheids-participatie stonden vijf vragen centraal die nog niet eerder uitgebreid en systematisch zijn onderzocht: 1. Waar gaat het bij participatie over? 2. Waarom hechten gemeente en samenleving aan participatie? 3. Wat staat er over participatie op papier in Schouwen-Duiveland? 4. Hoe verloopt de participatie in de praktijk? 5. Hoe vult de raad haar rol in? Het onderzoeksrapport is op 12 december 2022 in een informatiebijeenkomst van de raad gepresenteerd aan de gemeenteraad. In de commissievergadering van 16 februari 2023 heeft de raad de aanbevelingen overgenomen.

Gezamenlijk onderzoek Beëindiging inkooprelatie Intervence Samen met elf andere rekenkamer(commissie)s van Zeeuwse gemeenten is in december 2021 een onderzoek gestart naar de beëindiging van de inkooprelatie met Intervence. De centrale vraagstelling van dit onderzoek is: “Hoe is de voorbereiding van en de besluitvorming over de beëindiging van de inkooprelatie tussen de bestuurscommissie en Intervence verlopen, in hoeverre is het handelen van de bestuurscommissie in dezen doeltreffend en doelmatig geweest en hoe verhoudt dit handelen zich tot de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeenteraden?”. Dit onderzoek is uitgevoerd door Partners en Pröpper. Het onderzoek is op 13 december 2022 onder embargo aangeboden aan de raad. In de commissievergadering van 16 februari 2023 heeft de raad de aanbevelingen overgenomen.

6

Doe Mee Onderzoek Ondersteuning Volksvertegenwoordigers Zoals aangekondigd in het onderzoeksplan 2021 heeft de rekenkamer de landelijke doe Mee onderzoeken van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies gevolgd. Tijdens de vergadering van 19 mei 2022 heeft de rekenkamer besloten te willen deelnemen aan het Doe Mee onderzoek naar ondersteuning van de volksvertegenwoordiging. De gemeenteraad is hier per brief op 20 juni over geïnformeerd. De centrale vraag van het onderzoek luidt: Wat is de staat van de financiële ondersteuning van het volksvertegenwoordigende orgaan? Met als deelvragen: - Wat is het budget? - Wat wordt daaruit gefinancierd? - Worden alle middelden besteed? - Hoe heeft zich dat ontwikkeld in de periode 2018-2021? - Wat is er te zeggen over de doeltreffendheid? Het onderzoek is uitgevoerd door PBLQ. Het onderzoek is in december 2022 afgerond en zal in 2023 worden aangeboden aan de gemeenteraad. Naast een algemeen rapport, is er voor de gemeente Schouwen-Duiveland een factsheet opgesteld waarin de gemeente vergeleken wordt met andere gemeenten van vergelijkbare omvang.

7

Financiële verantwoording Uitgaven 2022 In de begroting 2022 is voor de rekenkamer een bedrag opgenomen van € 45.630. Daarnaast is een deel van het budget voor 2021 doorgeschoven naar 2022. Het ging daarbij om € 25.054,88. Daarmee komt het totale budget voor de rekenkamer in 2022 uit op € 70.684,88. Onderstaand overzicht geeft aan welke uitgaven in 2022 zijn gedaan. Omschrijving Vergoeding leden rekenkamer Reis- en verblijfkosten leden Rekenkameronderzoek Inkooptrajecten (restant) Rekenkameronderzoek Participatie Rekenkameronderzoek Intervence Doe Mee onderzoek Lidmaatschap Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) Overige kosten Totaal uitgaven 2022

Bedrag € 4.969,08 € 88,54 € 750,00 € 35.700 € 3.221,55 € 300,00 € 395,00 € 1.092,21 € 46.516,38

In de Verordening nadere inrichting Rekenkamer gemeente Schouwen-Duiveland 2020 is bepaald dat indien in enig jaar een wezenlijke onderschrijding op het budget wordt voorzien de rekenkamer de raad tussentijds informeert. Eventuele onderbesteding van het jaarbudget kan jaarlijks via het jaarrekeningsaldo worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar tot een maximumbedrag van het jaarbudget, dit teneinde jaarlijkse fluctuaties in de onderzoekuitgaven op te kunnen vangen. Op 12 december 2022 heeft de rekenkamer de raad geïnformeerd dat het restantbudget van 2022 via het jaarrekeningsaldo meegenomen wordt naar het begrotingsjaar 2023. Het ging daarbij om een budget van € 24.168,50. Dit bedrag zal in 2023 worden ingezet voor het onderzoek naar privacy en informatieveiligheid en een nog nader te bepalen onderzoek.

8