2023.343 Raadsbrief Mogelijke toetreding GR Zeeuws Archief

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Informeren gemeenteraad over onderzoek naar mogelijke toetreding GR Zeeuws Archief 976141 10 oktober 2023 Bedrijfsvoering 1 (BV1) H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV1

Inleiding Gemeente Schouwen-Duiveland is verbonden aan de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Zeeuws Archief via Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's). Het Zeeuws Archief beheert ons analoge (papieren) en digitale archief (e-Depot). Het Zeeuws Archief is momenteel een GR met lidmaatschap van het Rijk en de gemeenten Middelburg en Veere. Voor duurzame bewaring van analoge informatie werkt het samen met andere overheidsinstanties. Wat betreft het digitale archief zijn er DVO's met provincie Zeeland en andere gemeenten. Het Zeeuws Archief is een financieel gezonde GR met financieel gezonde partners. Het Rijk treedt per 1-1-2024 uit de GR (en overigens uit alle GR-en in het land). Gevolg hiervan is dat de bestuurlijke samenstelling erg smal wordt. Slechts twee partners blijven over. Om een bredere bestuurlijke samenstelling te verkennen, worden gesprekken gevoerd met andere partijen, waaronder de gemeente Schouwen-Duiveland. Kernboodschap Het college van B&W heeft een positieve grondhouding aangenomen ten aanzien van het doen van verder onderzoek naar mogelijke toetreding van gemeente Schouwen-Duiveland tot de GR Zeeuws Archief.

Consequenties Toetreding verleent de gemeente Schouwen-Duiveland zeggenschap over het beleid en de koers van het Zeeuws Archief. Dit is van essentieel belang om de destijds gemaakte keuze voor een nevenvestiging en archivaris met standplaats Zierikzee voor de langere termijn zeker te stellen. Hiermee versterken we onze unieke positie en rol op het gebied van cultureel erfgoed. Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met langdurige en stabiele taken en minimale financiële risico's. Onze financiële bijdrage aan de GR blijft ook bij toetreding gelijk en het uittreden van het Rijk zal geen bezuinigingen tot gevolg hebben. De samenwerking met het Zeeuws Archief verloopt positief. Wij zijn tevreden met hen als partner. Dit wordt bevestigd door de onlangs gehouden 'tussenevaluatie samenwerking Gemeente Schouwen-Duiveland en Zeeuws Archief'. Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke context moet worden uitgevoerd, conform de archiefwet. Het gezamenlijk nemen van de verantwoordelijkheid voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van informatie in Zeeland, in een breed gedragen GR, is een belangrijke stap voorwaarts om te komen tot beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. Deelname aan GR vraagt om (beheersbare) bestuurlijke en ambtelijke inspanning. Vervolg Pagina 1 van 2

Er is een ambtelijke werkgroep gevormd om de financiële, juridische, bestuurlijke en communicatieve aspecten door te nemen en een voorstel voor te bereiden. De bedoeling is om de besluitvorming hierover in juli 2024 af te ronden, met betrokkenheid van de relevante raden, staten en Algemene Vergadering

Bijlagen Memo Zeeuws Archief met aanvullende informatie over het onderzoek naar aansluiting bij de GR Zeeuws Archief Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

A.M.J. van Burg

Secretaris

Locoburgemeester

Pagina 2 van 2