2023 320 Bijlage 1 Tussentijdse evaluatie DVO Zeeuws Archief incl kengetallen 2021-2022

Tussentijdse Evaluatie samenwerking Gemeente SchouwenDuiveland en Zeeuws Archief 2021-2022 31 augustus 2023

In de DVO van 21 december 2020 is vastgelegd dat de afspraken voor het eerst in 2023 en vervolgens vijfjaarlijks zullen worden geëvalueerd (art 12). Bij een positieve evaluatie in 2028 wordt de DVO voor onbepaalde tijd aangegaan. Doel van deze tussentijdse evaluatie is om zicht te krijgen op de uitvoering van de afspraken zoals overeengekomen in de DVO, met aandacht voor de manier waarop de uitvoering verloopt en hoe de partners dit ervaren. De evaluatie is in nauw overleg tussen medewerkers van de gemeente SchouwenDuiveland en het Zeeuws Archief opgesteld en is opgezet aan de hand van de onderdelen in de DVO. Zowel kwalitatieve als kwantitatieve informatie is opgenomen. Veel taken worden door het Zeeuws Archief integraal uitgevoerd; dit is meteen de meerwaarde van de samenwerking, de archieftaken van de gemeente SchouwenDuiveland worden binnen een groter geheel uitgevoerd en de archieven worden in hun Zeeuwse context beheerd en beschikbaar gesteld. Gevolg is wel dat het niet altijd mogelijk is duidelijk onderscheid te maken in hetgeen voor de verschillende deelnemers en partners van het Zeeuws Archief gedaan wordt. Een goed voorbeeld hiervan is de beschikbaarstelling van de archieven. De meeste klanten komen binnen via een van de websites. Daar bekijken ze beschrijvingen van archiefstukken en eventueel bijbehorende scans.

Onbekend is hoe ze bij die beschrijving zijn terechtgekomen. Wist men van tevoren dat men bij archieven van Schouwen-Duiveland zou uitkomen, of liep de ‘aanvliegroute’ via een andere plaats? Anderzijds heeft een onderzoeker misschien wel een specifiek Schouwen-Duivelandse interesse, maar kijkt hij uitsluitend in de rijksarchieven van bijvoorbeeld kadaster of kantongerecht, of in de archieven van het waterschap of de provincie. Daar staat tegenover dat kengetallen over allerlei fysieke aspecten een goed beeld geven van het reilen en zeilen van het archief. Hoeveel vrijwilligers zijn er actief? Hoe vaak wordt een ruimte gebruikt en door hoeveel personen? Hoeveel meter archief is er verworven, gedigitaliseerd of verpakt? Deze kengetallen zijn in overleg tussen de gemeente en het Zeeuws Archief gekozen en verzameld.

Formele documenten (artikel 2, 4, 9 DVO) Op 1 januari 2021 werd het Zeeuws Archief conform de DVO verantwoordelijk voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en voor het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente. De gemeente heeft het Zeeuws Archief aangewezen als archiefbewaarplaats in het Besluit Informatiebeheer (2020) en de archiefverordening aangepast ten behoeve van de vestiging van het uitsluitend recht voor archiefdiensten. Het Algemeen Bestuur van het Zeeuws Archief stelt jaarlijks in juli de jaarverantwoording vast. Hierin wordt beschreven welke werkzaamheden in de verslagperiode zijn verricht. Deze verantwoording wordt na vaststelling toegestuurd aan het college van B&W.

Kengetallen: • 3.905 m1 beheer analoog archief • Indexeringspercentage voor bijdrage 2022: 2,7% (CPI t-1) • Indexeringspercentage voor bijdrage 2023: 10% (CPI t-1)

Collectiebeheer (Artikel 5, 6 DVO) Onder het beheer wordt verstaan het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren, (nader) toegankelijk maken en fysiek en digitaal beschikbaar stellen van bovengenoemde archiefbescheiden op grond van de bepalingen van de Archiefwet. De dienstverlening aan de ambtelijke organisatie en het publiek gebeurt zowel digitaal, als vanuit de vestigingen in Zierikzee, Middelburg en Terneuzen. Dienstverlening Burgers en medewerkers van de gemeente kunnen de archieven van SchouwenDuiveland op verschillende manieren raadplegen: • In de studiezalen van het Zeeuws Archief in Zierikzee en Middelburg. De studiezaal in Zierikzee is geopend op dinsdag, woensdag en vrijdag van 10.0017.00 uur en op donderdag van 18.00-21.00 uur. De studiezaal in Middelburg is sinds 2022 geopend op woensdag tot en met vrijdag van 10.00-17.00 uur. In 2021 was de studiezaal ook op de dinsdagen geopend voor zover coronamaatregelen dit mogelijk maakte. In de studiezalen zijn archivarissen en archiefassistenten aanwezig om bezoekers te ondersteunen bij hun onderzoek. • De coronapandemie leidde tot sluiting van de studiezalen van het Zeeuws Archief van januari t/m mei 2021 en van 18 december 2021 tot halverwege januari 2022. Dit is terug te zien in de kengetallen bij de bezoekersaantallen en de aantallen aangevraagde stukken.

• Digitaal kan men tijd- en plaats onafhankelijk onderzoek doen, stukken aanvragen, scans van archiefstukken bestellen (Archiefbank), raadplegen en downloaden, hulp krijgen bij onderzoek en contact opnemen met medewerkers van het Zeeuws Archief en met andere onderzoekers. Dat kan via www.zeeuwsarchief.nl en www.archieven.nl (hier zijn collecties van veel Nederlandse archiefdiensten doorzoekbaar gemaakt). • Met het opnemen van de Schouwen-Duivelandse toegangen en nadere toegangen in het collectiebeheersysteem MAIS-Flexis (CBS) van het Zeeuws Archief zijn deze nu in de context met andere relevante bronnen binnen en buiten Zeeland te raadplegen. Daarnaast is de zichtbaarheid aanmerkelijk vergroot door de deelname aan het landelijke platform www.archieven.nl. • Online communicatie vindt plaats via het onderzoek platform www.MijnStudiezaal.nl. Gebruikers kunnen dagelijks aan medewerkers van het Zeeuws Archief vragen stellen via mail, WhatsApp, Twitter, LinkedIn, Instagram, Facebook en per telefoon. • Ambtenaren van de gemeente kunnen dossiers aanvragen. Sinds 2022 worden deze alleen nog digitaal ter beschikking gesteld. Hiervan wordt veel gebruik gemaakt. Ook het aantal verstrekte inlichtingen aan de ambtelijke organisatie is hoog. Adviezen worden uitgebracht over de naamgeving van straten en over monumenten in de aangesloten gemeenten.

• De website van het Zeeuws Archief is aangepast zodat aanvullende informatie over de geschiedenis, archieven en collecties van Schouwen-Duiveland beschikbaar is.

2

Zeeuws Archief geheel

Zeeuws Archief Zierikzee

2021

2021

2022

2022

Openingsuren

1.365

2.108

696

1.135

Aantal bezoeken

1.061

2.112

201

469

551

990

114

203

6.199

8.592

450

871

784

1.373

402

529

Aantal unieke bezoekers Aantal aanvragen collectiebeheersysteem door bezoekers Aantal aanvragen bouwvergunningen door bezoekers in de studiezaal Aantal afgehandelde Zeeuwen Gezocht bestellingen Aantal verstrekte schriftelijke inlichtingen Aantal digitale beschikbaarstellingen aan ambtelijke organisatie, waaronder bouwvergunningen Aantal fysieke uitleningen aan ambtelijke organisatie

208

105

2.011

2.049

388

440

1.403

1.006

400

464

10.847

0

7.500

0

Aantal instellingen die om bruiklenen hebben gevraagd

4

4

2

2

Aantal stukken (inventarisnummers) in bruikleen gegeven

15

47

10

2

Inzage beperkt openbaar archief, aantal aanvragen

14

23

0

0

Inzage beperkt openbaar archief, aantal aangevraagde inventarisnummers

126

38

0

0

Aantal bezoekers website Zeeuws Archief

412.299

374.254

Aantal bezoekers aan collectie Zeeuws Archief via Archieven.nl

99.280

144.545

Aantal bezoekers website eenigheid.slavenhandelmcc.nl

19.070

11.051

Aantal bezoekers website Wat staat daer?

60.902

66.020

Aantal volgers social media (Twitter, Facebook, Instagram, linkedIn en Youtube)

8.478

9.137

3

Kengetallen: Top 10 meest geraadpleegde toegangen Zeeuws Archief geheel 2022 Staten van Zeeland (T2) Rekenkamer C (T508) Gemeente Sint Laurens (T1220) Rekenkamer, Bourgondisch Oostenrijks tijdvak (T501) Gemeentewerken Middelburg (T1042.1) Rekenkamer D (T511) Dienst gemeentewerken Middelburg (T1040) Koninklijke Maatschap De Wilhelminapolder (T250) Stad Brouwershaven (T5002.1) Stad en gemeente Zierikzee (T5022)

Zeeuws Archief geheel 2021 Rechterlijke Archieven (T10) Rekenkamer D (T511) Stad Veere (T2000) Rekenkamer C (T508) Gemeentewerken Middelburg (T1042.1) Stichting Herbouw Middelburg (T1254)

Zeeuws Archief Zierikzee 2022 287 Stad Brouwershaven (T5002.1) 236 Stad en gemeente Zierikzee (T5022) Handschriftenverzameling gemeente Schouwen 236 Duiveland (T5489) 208 Gemeente Zierikzee 1940-1996 (T5023)

106 102 40 31

178 Weeskamer Zierikzee (T5052) 159 Gemeente Nieuwerkerk (T5011) Verzameling L. Janse Bzn. betreffende de erfenis van 152 Neeltje Pater (T5492) Firma C. Jansen, garnalenhandel te Brouwershaven 145 (T5693) Vereniging tot Bevordering der Bijenteelt op 106 Schouwen en Duiveland te Zierikzee (T5545) 102 Gemeente Oosterland (T5015) 1809

23 23 22 21 21 20 409

Zeeuws Archief Zierikzee 2021 245 Stad en gemeente Zierikzee (T5022) 245 Familie Van der Lek de Clercq - Slot Haamstede (T5465) 220 Gemeente Zierikzee 1940-1996 (T5023) 177 Hofstede Heuvelsweg 2 te Kerwerve (T5171) 168 Gemeente Noordgouwe (T5013) Centrale Dienst voor Bouw- en Woningtoezicht en 140 Gemeentewerken Noord-Zeeland (T5110)

117 51 36 26 21 18

Rekenkamer, Bourgondisch Oostenrijks tijdvak (T501)

136 Hervormde gemeente Dreischor (T5431)

15

Stad en gemeente Zierikzee (T5022)

117 Hervormde gemeente Zierikzee, Kerkenraad (T5411) Boerderij van de familie Smallegange te Haamstede 111 (T5715) 103 Heerlijkheid Renesse en Slot Moermond (T5462) 1662

13

Staten van Zeeland (T2) Arrondissementsrechtbank Middelburg (T701)

10 10 317

Archiefbank Sinds 2021 kunnen onderzoekers via de Archiefbank rechtstreeks vanuit de online toegangen en nadere toegangen van Schouwen-Duiveland, een aanvraag doen voor scans. Indien mogelijk (geen beperkingen m.b.t. openbaarheid, privacy, auteursrechten, materiële staat) worden de scans door het Zeeuws Archief gemaakt waarna ze gratis online voor iedereen beschikbaar komen. Deze digitalisering is georganiseerd via een werkproces dat wordt ondersteund door het CBS en vindt plaats bij de professionele fotografen in het Zeeuws Archief te Middelburg. Kengetallen:

Aantal aanvragen archiefbank

Zeeuws Archief geheel

Zeeuws Archief Zierikzee

2021

2021

1.295

2022 1.249

2022 3

178

4

Digitalisering Veelgevraagde archieven en collecties worden projectmatig gedigitaliseerd, waarna de scans eveneens online voor iedereen beschikbaar komen. Voorbeelden hiervan vanuit de gemeentelijke archieven zijn de digitalisering en ontsluiting van de bevolkingsregisters waarvoor 381 inventarisnummers (delen, banden, kaartsystemen) zijn gedigitaliseerd en via een crowdsourcingsproject geïndiceerd en het Weeskamerarchief van Zierikzee. Het eerste deel is voor rekening van het programma Metamorfoze gedigitaliseerd, het tweede deel digitaliseert het Zeeuws Archief uit eigen middelen. Vanuit de rijkscollectie zijn/worden de notariële archieven, de memories van successie, de retroacta van de burgerlijke stand en de rechterlijke archieven gedigitaliseerd. Uit de archieven van het waterschap zijn de overlopers en de kaarten van het waterschap Schouwen gescand. Acquisitie Er is een achterstand vanaf 2008 ten aanzien van de aanwinstenregistratie die door het Zeeuws Archief geleidelijk wordt weggewerkt. Er worden alleen nog aanwinsten in ontvangst genomen die passen in het acquisitiebeleid van het Zeeuws Archief. Wanneer deze zich aandienen, koopt de stichting Vrienden van het Zeeuws Archief stukken aan die voor de verschillende GR- en DVO-partners interessant zijn. Kengetallen: Zeeuws Archief geheel 2021

Zeeuws Archief Zierikzee

2022

2021

2022

Aantal aanwinsten

145

137

42

27

Aanwinsten in meters

22,94

476,05

2,89

2,63

2

3

1

0

Aantal aankopen door Vrienden

Archiefbewaarplaats Het Zeeuws Archief beheert in de archiefbewaarplaats in Zierikzee alle overgebrachte archieven van de gemeente Schouwen-Duiveland en rechtsvoorgangers, en ook de archieven en collecties van particulieren en niet-overheidsorganisaties die van belang zijn voor de geschiedenis van de gemeente Schouwen-Duiveland. Op basis van de evaluatie zal worden gekeken naar beheercondities en bezoekersaantallen. Zo kan worden bepaald wat voor de fysieke en digitale dienstverlening de meest praktische bewaarplaats van (delen van) de collectie is. Het klimaat en de hygiëne in het depot worden continu gemonitord. Indien er werkzaamheden worden verricht aan de klimaatinstallatie of dat er storingen zijn, geeft de gemeente dit tijdig aan zodat schommelingen in de meetgegevens kunnen worden verklaard. Bijzonderheden • In 2021 trad er op 18 november een storing in het depot op (melding hogere gevoelstemperatuur archief als gevolg van een storing in de koelmachine). Dezelfde dag is deze op locatie verholpen. • In juli 2022 is de warmtepomp van het gemeentehuis vervangen door een nieuw type en is er een back-upsysteem geplaatst voor het geval de warmtepomp uitvalt. Een tweede warmtepomp kan dan de koudevraag overnemen. Dit is in het nieuwe gebouwbeheersysteem opgenomen, dit is een automatisch systeem.

5

• •

In 2021 is het depot twee keer schoongemaakt en in 2022 één keer. Deze afwijking van het vaste schema was het gevolg van personele wisselingen bij de gemeente. Vanaf 2023 is ingeregeld dat er twee keer per jaar wordt schoongemaakt. Vier keer per jaar is het depot voor rekening van het Zeeuws Archief door een extern bedrijf gecontroleerd op ongedierte. Indien nodig wordt er vaker gecontroleerd.

Conservering en restauratie Het materieel beheer van de collectie wordt zoveel mogelijk uitgevoerd in Zierikzee. Indien noodzakelijk worden stukken in het restauratieatelier in Middelburg behandeld. Het Zeeuws Archief beschikt over een restaurator, twee behoudsmedewerkers en twee medewerkers eerstelijnsconservering. Er is in Middelburg een restauratieatelier en er zijn aparte ruimten om te verpakken. Bij de start van de samenwerking tussen de gemeente Schouwen-Duiveland en het Zeeuws Archief is een behoudsplan gemaakt. Op basis hiervan zet het Zeeuws Archief voor minimaal 0,5 fte aan menskracht in voor de uitvoering van de benodigde behoudswerkzaamheden. Periodiek gaan de behoudsmedewerkers naar Zierikzee om daar te werken aan de materiële verzorging van de archieven en collecties. Grotere projecten worden i.v.m. de beschikbare faciliteiten in Middelburg uitgevoerd. Daarnaast worden op incidentele basis behoudswerkzaamheden uitgevoerd, ten behoeve van de dienstverlening, digitalisering en voor de materiële verzorging van nieuwe aanwinsten (schimmelcontrole, uitvegen, voorlopige verpakking. Aantallen voor dit werk worden niet bijgehouden). Kengetallen: Zeeuws Archief geheel

Zeeuws Archief Zierikzee

2021

2022

2021

2022

Aantal meters verpakt

375

460

20,6

35

Aantal meters eerstelijnsconservering ivm digitaliseringsprojecten

38

320

Aantal geconserveerde/gerestaureerde stukken ivm aanvragen archiefbank

60

120

21

24

Aantal overige geconserveerde/gerestaureerde stukken

459

307

58

13

Toegankelijkheid Archieven en collecties worden inhoudelijk ontsloten voor het publiek. Dit gebeurt door middel van inventarisatie, indexering en crowdsourcing. De toegangen en nadere toegangen en scans van analoge stukken zijn opgenomen in het CBS MAIS-Flexis (MF) en daardoor gratis online beschikbaar. Het Zeeuws Archief heeft hierin eveneens de vindplaatsen opgenomen. Dit is ten behoeve van depotbeheer, dienstverlening en de Archiefbank.

6

Kengetallen: Zeeuws Archief geheel

Zeeuws Archief Zierikzee

2021

2022

2021

2022

Aantal toegangangen online

2.628

2.647

669

674

Aantal nadere toegangen online

5.653

5.787

608

622

Aantal toegangen in MF nog niet online

362

365

54

55

Aantal nadere toegangen in MF nog niet online

631

646

88

90

e-Depot De digitale bestanden van de gemeente (digitale archiefstukken en scans van analoge archiefstukken) dienen eveneens langjarig toegankelijk en raadpleegbaar te zijn. Het Zeeuws Archief draagt hiervoor zorg als onderdeel van de dienstverlening van het Zeeuws e-Depot. De advisering over andere zaken die betrekking hebben op digitaal informatiebeheer, zoals metadatering en de inrichting van informatiesystemen behoort eveneens tot deze dienstverlening. De aansluiting van de gemeente op het Zeeuws e-Depot wordt aangestuurd door een stuurgroep, de werkzaamheden worden uitgevoerd door een projectgroep. In beide gremia wordt door medewerkers van beide organisaties op een prettige en constructieve manier samengewerkt. Dit taakgebied is nieuw en nog volop in ontwikkeling. Daardoor gaat de aansluiting met kleine stappen. Nadrukkelijk wordt de samenwerking gezocht met andere overheden in en buiten Zeeland en met leveranciers van de gemeentelijke systemen. Zo wordt kennis gedeeld en zo mogelijk wordt de ontwikkeling van benodigde functionaliteit versneld. Voorbeelden hiervan zijn de exportmodules van het zaaksysteem en het raadsinformatiesysteem. Bijzonderheden: • De digitale raadpleegkopieën van 7.336 WABO-dossiers zijn opgenomen en voor de ambtelijke organisatie online beschikbaar.

• Alle applicaties waarin digitaal archief wordt gevormd, zijn in kaart gebracht en in bijna alle gevallen is de bewaarstrategie benoemd: vernietigings- of bewaartermijn, al of niet en op welke termijn op te nemen in het e-Depot. Dit overzicht draagt bij aan het wettelijk verplichte overzicht van de gemeentelijke informatie en de systemen waarin deze zich bevindt en vormt een belangrijke bouwsteen voor het in 2023 te actualiseren aansluitplan, waarin de e-Depotprojecten voor de komende jaren worden opgenomen. • In 2022 is een proefopname gedaan van het dossier en het verslag van een Raadsvergadering vanuit NotuBiz. • In 2021-2022 is de stuurgroep drie keer bijeen geweest. • De projectgroep komt elke twee weken bij elkaar om de voortgang te bespreken. • Door het Zeeuws Archief wordt in nieuwsbrieven gecommuniceerd over inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen rondom het Zeeuws e-Depot. In 2021-2022 zijn twee nieuwsbrieven uitgebracht.

7

Toezicht en advies (Artikel 4 DVO) Het Zeeuws Archief heeft verschillende specialisten in huis die de gemeente ondersteunen bij de inrichting van het informatiebeleid en -beheer en die de toezichtstaak uitvoeren. Twee van hen fungeren als de vaste contactpersoon voor de gemeente vanuit het team inspectie en advisering. Daarnaast is er een vaste projectleider voor het eDepot aangewezen en is er een archivaris beschikbaar als gesprekspartner voor een van de medewerkers die zich bezighoudt met het beheer van de semi-statische archieven van de gemeente. Zo is alle benodigde kennis en expertise aanwezig. Het Zeeuws Archief brengt regelmatig adviezen uit aan de gemeente, bijvoorbeeld over vernietiging, vervanging, overbrenging etc. Het Zeeuws Archief verzorgt de jaarlijkse beoordeling van de vernietigingslijsten. Periodiek worden onderzoeken gedaan naar de staat van de informatiehuishouding bij de gemeente waarbij de risico’s als gevolg van tekortschietend informatiebeheer in beeld worden gebracht. Het Zeeuws Archief doet aanbevelingen met betrekking tot de gesignaleerde knelpunten. Er is jaarlijks een Strategisch Informatieoverleg (SIO) tussen de gemeentesecretaris en de directeur Zeeuws Archief tevens gemeentearchivaris. Het SIO is een wettelijk instrument dat bedoeld is voor vraagstukken en ontwikkelingen op strategisch niveau met betrekking tot de informatiehuishouding.

Daarnaast speelt het SIO een belangrijke rol in het op directieniveau onderhouden van de contacten tussen beide organisaties, zo is de beleving van de kwaliteit van de samenwerking een vast agendapunt. Tevens worden op tactisch niveau contacten onderhouden in het Tactisch Informatieoverleg. Hier komen vraagstukken omtrent de inrichting van de informatiehuishouding aan de orde. Plannen voor en opvolging van de periodieke inspecties worden besproken en door kennisdeling streeft het Zeeuws Archief ernaar bij te dragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer. Mede namens de gemeente Schouwen-Duiveland is het Zeeuws Archief betrokken bij een werkgroep van RUD-Zeeland. Deze heeft de opdracht aanbevelingen te doen voor de verbetering van de informatie die hier namens de gemeente ontstaat en wordt beheerd. Van het uitgevoerde toezicht wordt jaarlijks in de jaarverantwoording van het Zeeuws Archief conform de Archiefverordening verslag gedaan aan B&W.

Bijzonderheden: • KPI-rapportage over de uitvoering van de Archiefwet 1995: 2018, 2019, 2020 • Aspectinspectie gebruik en inrichting Zaaksysteem.nl: 2021 • Audit routinematige vervanging: 2021 • Advisering over: Informatieverordening, besluit informatiebeheer, kwaliteitszorg, selectie en vernietiging, informatiebeheer op netwerkschijven, hotspotmonitor, beperking openbaarheid vertrouwenscommissie burgemeestersbenoeming, informatiebeheer bij verbonden partijen (RUD-Zeeland, SMWO, Veiligheidsregio). • De gemeente ontvangt jaarlijks voor ongeveer tweehonderd uur aan inspectie en advisering.

8

• •

Het TIO heeft in de periode 2018-2022 negen maal plaatsgevonden. Het SIO heeft in 2019-2022 vier maal plaatsgevonden.

Publieksbereik (De band met de samenleving van Schouwen-Duiveland (scenario 2A) De relatiebeheerder cultuurhistorie werkt vier dagen per week voor Schouwen-Duiveland in Zierikzee en Middelburg. De relatiebeheerder fungeert als de schakel tussen het Zeeuws Archief en de samenleving op Schouwen-Duiveland. Hij onderhoudt relaties met de musea en de heemkundige vereniging en werkt samen met het stadhuismuseum. Daarnaast zorgt hij ervoor dat informatie gericht op promotie van de archieven en collecties proactief wordt verstrekt. De relatiebeheerder cultuurhistorie in Zierikzee heeft tevens als taak de meer ingewikkelde onderzoeksvragen te beantwoorden, het infocentrum locatie Zierikzee aan te sturen en om de herinrichting van het depot in goede banen te leiden. De directeur en de beide afdelingshoofden zijn regelmatig aanwezig bij culturele activiteiten in de gemeente Schouwen-Duiveland. Zij werken regelmatig een dag in Zierikzee. Daardoor zijn ze op de hoogte van het reilen en zeilen op deze locatie. De hoofdthema’s in het beleidsplan van het Zeeuws Archief ten aanzien van publieksbereik zijn slavernij en water: het Zeeuws Archief beheert een wereldwijd uniek archief over het slavenhandelsverleden en brengt dat actief nationaal en internationaal onder de aandacht brengen. Water is onmisbaar en in overvloed gevaarlijk.

Levenslijn en levensbedreigend en de Zeeuwse geschiedenis is ervan doordrenkt. Met de archieven van onder andere de Deltadienst en waterbouwers als Johan van Veen is het mogelijk vanuit het verleden naar het heden en de toekomst te kijken. Het Zeeuws Archief ontwikkelt een onderzoeksdossier met zoekgidsen en bronnen over watergerelateerde onderwerpen, denk aan de strijd tegen het water, waterbouwers, energie uit water. De Schouwen-Duivelandse archieven hebben binnen deze thema’s een belangrijke plek. In 2021 was de Open dag gewijd aan verbindingen over water. De beoogde tentoonstelling in het gemeentehuis van Schouwen-Duiveland kon wegens de coronapandemie niet doorgaan. In 2022 is het archief van de Deltadienst opgenomen in het nationale register van UNESCO Nederland. De intentie is om een aanvraag te doen voor registratie in het internationale Memory of the World register. In het kader van het metamorfoze-project Wilhelminapolder zijn ook de Schouwse archieven van de meestoven gedigitaliseerd. Die worden in een online gids nader toegankelijk gemaakt. Hiermee is dit veel geraadpleegde archief integraal toegankelijk.

9

Publieksuitingen: • Contacten worden onderhouden met de volgende musea en heemkundige kringen: Stadhuismuseum (Zierikzee), Goemanszorg (Dreischor), Burghse Schoole (BurghHaamstede), Brouws Museum (Brouwershaven), Vereniging Stad en Lande (Heemkundige Kring op Schouwen-Duiveland) en het Watersnoodmuseum in Ouwerkerk. De relatiebeheerder is toegetreden tot de redactiecommissie van de Kroniek van het Land van de Zeemeermin, het jaarboek dat door Stad en Lande wordt uitgegeven. • De volgende promotionele activiteiten zijn georganiseerd: Publicaties (waaronder een bijdrage aan het magazine ten behoeve van Schouwen-Duiveland 25 jaar), artikelen op de website van het Zeeuws Archief, lezingen, incidentiele rondleidingen zoals schoolklassen, contact met de pers, PZC en Omroep Zeeland (bijvoorbeeld over de kastanjeboom in Zierikzee) maar ook met de landelijke pers zoals het NRC en de NTR. Voor de aflevering van Hier zijn de Van Rossems in Zierikzee (uitgezonden op 28 mei 2022) is gebruik gemaakt van stukken uit het Zeeuws Archief en in oktober 2022 zijn opnames gemaakt voor het tv-programma Verborgen Verleden dat in 2023 jaar is uitgezonden. Zierikzee en het archief spelen in de uitzending een prominente rol. • De directieleden hebben verschillende culturele activiteiten bijgewoond, bijvoorbeeld de opening van tentoonstellingen en boekpresentaties.

Financiële aspecten (art 10 DVO) Het Zeeuws Archief maakt gebruik van het archiefdepot, de studiezaal en een werkruimte in Zierikzee. De gemeente Schouwen-Duiveland is verantwoordelijk voor beheer, onderhoud en instandhouding van deze ruimten. Het Zeeuws Archief draagt zelf zorg voor de ICT-voorzieningen in de locatie Zierikzee. Overeengekomen is dat de gemeente maximaal 4.305 strekkende meter archief tegen dezelfde voorwaarden kan laten beheren door het Zeeuws Archief. Indien meer strekkende meters worden beheerd, wordt hiervoor een aanvullende bijdrage in rekening gebracht conform de afspraken in de DVO.

Overleg (Artikel 7, 8 DVO) Conform de afspraken in de DVO hebben de gemeente en het Zeeuws Archief regelmatig overleg en houden zij elkaar daarnaast op de hoogte van feiten en omstandigheden die van belang zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Resumerend uit de eerdergenoemde paragrafen: • Er is jaarlijks een Strategisch Informatieoverleg tussen de gemeentesecretaris en de directeur Zeeuws Archief tevens gemeentearchivaris. • Jaarlijks vindt er overleg plaats tussen de portefeuillehouder van de gemeente en de directeur van het Zeeuws Archief. • Er is elk kwartaal overleg tussen de afdelingshoofden Bedrijfsvoering I en II van de gemeente en het afdelingshoofd Informatie & Kennis van het Zeeuws Archief. • Er is enkele malen per jaar een Tactisch Informatieoverleg tussen de adviseur recordmanagement en de coördinator informatie & organisatie en twee medewerkers van het team Inspectie & Advies.

10

•

Voor de sturing op het aansluittraject e-Depot is een stuurgroep ingesteld die bestaat uit het afdelingshoofd Bedrijfsvoering II van de gemeente, het afdelingshoofd I&K van het ZA en enkele vakmedewerkers van beide organisaties.

De resultaten van genoemde overleggen zijn veeleer kwalitatief dan kwantitatief. In de afgelopen periode hebben de medewerkers van beide organisaties elkaar goed leren kennen. De onderlinge verhoudingen zijn goed en overleggen vinden plaats in een positieve sfeer waarbij het bereiken van de gemeenschappelijke doelstellingen centraal staat. Medewerkers en vrijwilligers Directie en medewerkers De medewerkers van het infocentrum kunnen elkaar conform het beleid van het Zeeuws Archief onderling vervangen: de archiefassistenten werken wekelijks in Zierikzee. Bij ziekte en verlof van de vaste archief assistent in Zierikzee wordt diens dienst overgenomen door een van de archiefassistenten uit Middelburg. Daarnaast is de relatiebeheerder cultuurhistorie meerdere dagen per week in Zierikzee aanwezig. Door de langdurige sluitingen van de studiezalen als gevolg van COVID-19 en de verplichte lockdowns heeft het proces van inwerken en kennismaken meer tijd gekost. Vrijwilligers Bij het Zeeuws Archief zijn 74 vrijwilligers actief, van wie er 22 vanuit het voormalige gemeentearchief afkomstig zijn. Het Zeeuws Archief sluit met vrijwilligers altijd een vrijwilligerscontract. Daarin worden o.a. reiskostenvergoeding, verzekering, auteursrechten en de regelmatige aanwezigheid van de vrijwilliger geregeld.

De vrijwilligers van het Zeeuws Archief zijn gratis lid van de Vrienden van het Zeeuws Archief en ontvangen daarnaast jaarlijks een attentie als blijk van waardering voor hun inspanningen. Zij worden uitgenodigd voor informele organisatie brede activiteiten. In het voorjaar wordt jaarlijks een vrijwilligers dag georganiseerd. Op een enkeling na zijn alle vrijwilligers van het voormalige Gemeentearchief SchouwenDuiveland na de start van de samenwerking tussen de gemeente en het Zeeuws Archief doorgegaan met hun werkzaamheden. De mensen die zijn gestopt, deden dat met oog op hun hoge leeftijd of omdat ze toch al niet meer zo actief waren. In de eerste twee jaar werden de werkzaamheden van de vrijwilligers bemoeilijkt door de beperkingen die vanwege de coronapandemie aan de fysieke aanwezigheid in de studiezaal gesteld waren. Indien mogelijk werkte men door vanuit huis, maar dat was niet voor iedereen haalbaar. Ook de jaarlijkse vrijwilligers dag moest worden overgeslagen. Bijzonderheden: Vrijwilligers werken aan verschillende projecten: • Indexeren van de notulen van de Weeskamer Zierikzee, de correspondentie van de gemeente Zierikzee en de kadastrale leggers; • Transcriberen van verschillende stukken uit de Oudrechterlijke archieven en de notariële archieven van na 1811; • Scannen en beschrijven van fotomateriaal.

11

Activiteiten georganiseerd voor vrijwilligers In 2022 is er voor alle vrijwilligers van het Zeeuws Archief een vrijwilligers dag georganiseerd in het oude stadhuis van de gemeente Middelburg. Hierbij waren ook vrijwilligers uit Zierikzee aanwezig. In 2023 heeft de vrijwilligers dag plaatsgevonden op 13 juni in het Watersnoodmuseum in Ouwerkerk.

Ervaren samenwerking Naast de concrete activiteiten is het ook van belang hoe de samenwerking wordt ervaren door partners. Een goede samenwerking vormt de basis voor goede resultaten. Vertrouwen, transparantie, elkaar goed informeren en ook positief kritisch kunnen zijn, zijn hierin belangrijke elementen. Het is goed om dit als aandachtspunt vast te houden en elkaar daarin scherp te houden. Tijdens alle bovengenoemde overleggen wordt hierop ingegaan en specifiek is het altijd een agendapunt in het SIO. De ervaringen zijn goed. Partijen kunnen elkaar aanspreken als dat nodig is, zij kunnen aandacht vragen voor onderwerpen. De waardering voor de samenwerking wordt in ieder overleg uitgesproken.

12