2023.114 877505 AB Notitie Update implementatie 1e begrotingswijziging 2023 ‘Basis op orde’

AB NOTITIE Onderwerp

Update implementatie 1e begrotingswijziging 2023 ‘Basis op orde’ ☐ Hamerstuk

Soort Datum Agendapunt

☒ Bespreekstuk

☐ Informatiestuk

06-4-2023

Datum AB

14-4-2023

7a

Kenmerk

Ingevuld door Secr. Dir.

Voorstel aan het Algemeen Bestuur: 1. Kennis te nemen van de stand van zaken van de implementatie van de 1e begrotingswijziging 2023 ‘Basis op orde’. Toelichting: Het Algemeen bestuur (AB) heeft op 16 december met het vaststellen van de 1 e begrotingswijziging 2023 besloten, om extra financiële middelen toe te kennen om de Basis op Orde (BoO) te brengen bij de GGD. Bij het vaststellen van de begrotingswijziging is afgesproken dat de GGD in 2023 voor elke vergadering van het AB een update aanbiedt, om het bestuur te informeren over de implementatie van de begrotingswijziging. Wervingscampagne De eerste stap voor de BoO is de uitbreiding van functies met in totaal 25,83 FTE. Meer specifiek omvat de BoO een wervingsopgave van 26,92 FTE en het schrappen van -1,09 formatie. In deze update zullen we u daarom eerst informeren over de wervingscampagne en de betekenis daarvan voor de invulling van de vacatures. Om in een relatief korte periode – in een krappe arbeidsmarkt - de juiste mensen te kunnen werven, is goed nagedacht over een slimme en effectieve wervingsaanpak. Belangrijkste elementen uit deze aanpak, waren: -

Samen werven; activeren van collega’s bij delen van vacatures in hun netwerk;

-

Het organiseren van een Meet & Greet op de Westwal in Goes;

-

Aantrekkelijker maken van werken bij – site en vacatureteksten;

-

Een paginagrote advertentie in de PZC;

-

Vacatures in- en extern tegelijk publiceren en selecteren met kleine, effectieve selectieteams

-

Inzetten van diverse (betaalde) wervingskanalen, gericht op de specifieke doelgroepen;

-

Communicatie via sociale media, op basis van kernboodschap GGD.

Invulling vacatures In totaal is t/m maart het grootste deel van de vacature ruimte ingevuld. Deze ingevulde ruimte betreft 19,86 FTE van de 26,92 FTE. Een deel daarvan – 4,37 FTE - bestaat uit dekking voor de huidige bezetting / uitbreiding van uren.

De overige FTE’s zijn ingevuld door werving. Aanvullend is tijdelijk extra ondersteuning georganiseerd om het wervingstraject succesvol te uit te kunnen voeren. Ondanks de forse inspanning van de GGD wordt in een aantal gevallen afgeweken van de initieel geplande fasering. De belangrijkste oorzaken hiervan liggen met name in de krappe arbeidsmarkt en opzegtermijnen waar rekening mee moest worden gehouden. Van het beperkte deel FTE’s dat nog niet is ingevuld staat een deel van de vacatures open (Arts IZB, Arts TBC, Epidemioloog, Klachtenfunctionaris). Hierbij wordt ingezet op publicatie via (betaalde) wervingskanalen, gericht op de doelgroep. Na analyse van de nieuwe interim manager Bedrijfsbureau worden ook de overige functies opengesteld (Teamregisseur Bedrijfsbureau, Preventiemedewerker, Projectleider en Medewerker Informatieveiligheid en Privacy. Oorzaak van deze vertraging is onder meer onverwachte personele wisselingen. Tabel invulling per functie In bijlage 1 is per functie de stand van zaken en eventuele bijzonderheden opgenomen. In de tabel is ook zichtbaar gemaakt welke formatie is geschrapt. Dit is tussen haakjes geplaatst. Vervolg proces monitoring en evaluatie Bij de besluitvorming over de 1e begrotingswijziging 2023 zijn afspraken gemaakt ten aanzien van het proces van monitoring en evaluatie.

Regulier wordt in de P&C-cyclus gerapporteerd over de gerealiseerde formatie/ bezetting uit de 1e begrotingswijziging 2023, het ziekteverzuim en de uitputting van de toegekende budgetten. Aanvullend is besloten dat in Q2/Q3 van 2023 een plan van aanpak wordt voorgelegd aan het AB met criteria om de evaluatie van de gerealiseerde effecten/resultaten van de begrotingswijziging uit te voeren. Deze evaluatie wordt in Q3 van 2024 uitgevoerd door een nog te werven externe en onafhankelijke partij. De evaluatie wordt in december 2024 aangeboden aan het AB. Om te komen tot een plan van aanpak met criteria voor de externe evaluatie is een procesgang opgesteld. Dit proces bevat op hoofdlijnen de volgende stappen: •

Maart - april 2023: opstellen concept plan van aanpak met criteria voor de evaluatie.

•

April 2023: behandelen concept plan van aanpak in MT GGD.

•

Mei 2023: bespreken concept plan van aanpak met BC/ PAO.

•

Mei - juni 2023: verwerken input BC/ PAO in concept van plan aanpak.

•

Juli 2023: concept plan van aanpak meningsvormend behandelen in thematisch AB.

•

Juli-augustus 2023: verwerken input AB in plan van aanpak.

•

Augustus 2023: plan van aanpak wordt ter advies voorgelegd aan de BC.

•

September 2023: vaststelling plan van aanpak in openbaar AB.

•

September-oktober 2023: Werving externe en onafhankelijke partij voor de uitvoering van de evaluatie van de 1e begrotingswijziging 2023.

Datum

Vergadering

Besluit