20221220 Raadsbrief Projectplan Hospitality Hub 2022-2023 Bijlage 3 Projectplan 2022 - 2023
Tekst van het document
Plan van Aanpak Hospitality HUB Schouwen-Duiveland 2022-2023 versie 1.0 concept 1.1 concept 1.2 concept 2.0 definitief
Behandeld door Gre Krijn Frank Veldhof, Danique de Jong Arold Versluijs, Peter vd Gaag, Peter Bijzet, Kim Boes, Michel Schrier Stuurgroep
Naam projectplan Opdrachtgever1 Projectleider / Indiener Afdeling(en)
Datum 7 juli 2022 11 juli 2022 18 juli 2022 21 juli 2022
PvA HH SD Arold Versluys Gre Krijn Hospitality
Het projectplan is besproken met de volgende diensten/afdelingen Dienst/afdeling Datum Leidinggevende Onderwerp/advies/opmerkingen HR n.v.t. Huisvesting n.v.t. Communicatie @ Karin, voor jullie is 3000 euro begroot voor communicatieplan en uitvoering, alleen voor onderwijsgedeelte. Kun je dat inplannen voor volgend jaar? SABC n.v.t. Studenten-administratie n.v.t. Informatie-voorziening n.v.t. Financiële administratie @ Alexandra, heb je nog aanvullingen/opmerkingen op begroting? Businesscontrol/ 11-7 @Danique, graag fiscale toetsing en projectcontrol/ Fiscaal advisering adviseur DPIA n.v.t. Inkoop n.v.t. ProjectPlus @ iemand van PP: graag projectplan even meelezen (Kim Boes) DVG @ Arold @Michel NBL
11-7
Gemeente SD
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
@ Frank @Matthijs @ Peter Bijzet
Pagina 1 van 19
Inhoudsopgave 1.
Aanleiding ................................................................................................................................. 3
2.
De opbrengsten van schooljaar 2021-2022 ............................................................................. 4 A. Werkgroep verbetering onderwijs ........................................................................................ 4 B. Werkgroep goed werkgeverschap ....................................................................................... 5 C. Praktisch toepasbaar: jaarrond werken ............................................................................... 6 D. Positionering en profilering Hospitality................................................................................. 6
3.
Doel ........................................................................................................................................... 6
4.
Scope ........................................................................................................................................ 6
5.
Weging ...................................................................................................................................... 6
6.
Resultaten aan het eind van schooljaar 22-23 ......................................................................... 7 6.1.
Activiteitenplanning ........................................................................................................... 8
7.
Stakeholders ........................................................................................................................... 11
8.
Randvoorwaarden en afhankelijkheden ................................................................................. 11
9.
Risico’s en tegenmaatregelen ................................................................................................ 12
10.
Projectorganisatie ............................................................................................................... 12
10.1.
Projectorganisatie ....................................................................................................... 12
10.2.
Overlegstructuur ......................................................................................................... 13
10.3.
Rapportages................................................................................................................ 13
10.4.
Escalatie...................................................................................................................... 13
11.
Financieel ........................................................................................................................... 14
12.
Businesscase...................................................................................................................... 15
13.
Borging na afloop van het project....................................................................................... 15
14.
Lessons Learned ................................................................................................................ 15
15.
Persoonsgegevens i.v.m. privacy wetgeving ..................................................................... 15
16.
Classificatie van het project ................................................................................................ 16
Projectplan handleiding.................................................................................................................. 18 Begrippenlijst.................................................................................................................................. 19
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 2 van 19
1. Aanleiding De droom voor de Hospitality op Schouwen-Duiveland is vanuit een co-creatiesessie van Scalda, Pieter Zeeman Lyceum samen met een groep bedrijven uit Schouwen-Duiveland op 7 oktober 2021 als volgt geformuleerd: Schouwen-Duiveland: Het meest gastvrije eiland van NL in 2025; de groenblauwe oase van NL!1 De belangrijkste uitdagingen zijn: • de instroom van nieuwe leerlingen/studenten • het behoud van talent te stimuleren • het aantal openstaande vacatures op Schouwen-Duiveland, nu en in de toekomst, blijvend te verminderen. Om deze uitdagingen op te pakken hebben de rector van Pieter Zeeman Lyceum en de directeur van Scalda (opleidingen Horeca en Toerisme) het initiatief genomen om, samen met het bedrijfsleven en de gemeente, ideeën te ontwikkelen voor het opzetten van een Hospitality HUB. Om de instroom van nieuwe leerlingen/studenten en het behoud van talent te stimuleren én het aantal openstaande vacatures op Schouwen-Duiveland, nu en in de toekomst, blijvend te verminderen, ontwikkelen Pieter Zeeman en Scalda samen een doorlopende leerlijn vmbo-mbo in de sectoren horeca, bakkerij en recreatie. De onderwijsinstellingen willen dit doen via een praktijkopleiding die samen met ondernemers wordt opgezet. De gemeenteraad heeft hier in schooljaar 2021- 22 € 50.000,- beschikbaar gesteld.
In oktober 21 is een masterplan opgesteld en in samenwerking met onderwijs en bedrijfsleven gestart met de uitwerking hiervan onder begeleiding van Newbusinesslab. Bij de begrotingsbehandeling 2022 heeft de gemeenteraad daarnaast ook een budget van € 95.000,vrijgemaakt om de beoogde opleiding binnen de Hospitality HUB in schooljaar 2022-2023 te financieren. Er waren vier ontwikkellijnen bepaald om in 2022 en de jaren daarna tot verbeterplannen en uitvoering te komen. 1. De verbetering van de kwaliteit van het onderwijs door samenwerking in één doorgaande leerlijn Hospitality van VMBO, MBO en het bedrijfsleven. (Werkgroep Onderwijs) 2. De indicatoren van goed werkgeverschap in de hospitalitybranche op Schouwen-Duiveland om te komen tot een convenant, met als doel aantrekkelijke werkgevers te zijn. (Werkgroep Duurzaam Werkgeverschap) 3. Het op korte termijn praktisch toepasbare en uitvoerbare ideeën te realiseren door samenwerking tussen werkgevers 4. Een meer aansprekende positionering en profilering van Hospitality op Schouwen-Duiveland, in samenwerking met Stichting Eilandmarketing Schouwen-Duiveland (SESD) met als doel de belangstelling van het arbeidspotentieel te wekken, in Zeeland en daarbuiten. 1
Schouwen-Duiveland is al een duurzame toeristische trekpleister; nu nog duurzaam werkgeverschap. https://www.ad.nl/zeeland/schouwen-duiveland-bij-wereldwijde-top-100-meest-duurzame-toeristischetrekpleisters~ac8724c3/
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 3 van 19
Om daadwerkelijk een opleiding te kunnen starten moet nog veel werk verricht worden. De beoogde start is nu september 2023. Ondernemers hebben elkaar gevonden in een energieke samenwerking gericht op goed werkgeverschap.
2. De opbrengsten van schooljaar 2021-2022 A. Werkgroep verbetering onderwijs In het huidig schooljaar hebben Pieter Zeeman Lyceum en Scalda het masterplan opgeleverd en is er een projectstructuur ingericht waarin onderwijs, ondernemers en gemeente participeren. Vervolgens is er gewerkt aan de eerste drie ontwikkellijnen. Hierin hebben Pieter Zeeman Lyceum en Scalda een onderwijswerkgroep gevormd die tot doel heeft de opleiding op te zetten, inclusief werving van leerlingen. De onderwijsinstellingen hebben geconstateerd dat de werving van leerlingen en de opzet van een opleiding beide cruciaal zijn voor de start: zonder werving geen leerlingen voor de opleiding en zonder opleiding geen mogelijkheid tot werven. Gedurende het schooljaar 21-22 bleek dat er geen leerlingen Basis waren die een niveau 2 opleiding op Scalda wilden gaan volgen. Er waren zes leerlingen die in vier verschillende opleidingen op niveau 3 en 4 wilden gaan starten in het nieuwe schooljaar. In een klein onderzoek zijn alle studenten telefonisch benaderd door de werkgroep waarbij hen is gevraagd of zij wilden starten in de praktijkroute op het eiland of voorkeur hadden voor de reguliere route in Middelburg. Alle zes studenten hadden voorkeur voor het laatste. Dit maakte de start in augustus 2022 complex en heeft de stuurgroep ertoe gezet te besluiten om zowel te richten op de doorlopende leerlijn Basis-niv.
2 als ook Kader-niv. 3 en 4. Deze opleidingen zijn uitgebreider en complexer dan de niveau 2 opleidingen en vragen daarom meer tijd aan voorbereiding. Omdat het aantal leerlingen dat wil doorstromen naar Scalda laag is, is besloten fors in te zetten op wervingsactiviteiten m.i.v. augustus 2022. De onderwijswerkgroep heeft een concept menukaart voor werving gemaakt, bedoeld voor ouders en leerlingen van Pontes. Deze menukaart zal worden gebruikt bij alle voorlichtingsactiviteiten en PR-activiteiten vanaf september 2022. De scholenmenukaart bevat een samenhangend geheel van activiteiten en geeft een beeld van de plannen van zowel bedrijven als school om van SchouwenDuiveland het meest gastvrije eiland te maken. In subwerkgroepjes is er gewerkt aan: - Overzicht van gastlessen, bedrijfsbezoeken bij bedrijven op het eiland voor klas 3 en 4 - Planning voor een samenhangend geheel van voorlichtingsactiviteiten van basisschool, klas 2 vo, klas 3 en 4 HBR, waaronder een bedrijvenmarkt, voorlichtingsavond met diner, meeloopdagen, experiencelessen etc. - Hospitalityweek op het eiland, waarbij in alle richtingen van HBR de aandacht gevestigd wordt op de mogelijkheden van scholing en werk op Schouwen-Duiveland. Onder meer een fietstocht van leerlingen langs diverse bedrijven is hierin opgenomen. Dit alles in samenwerking met de bedrijvenwerkgroep van de HUB.
- Kerstcharity: een activiteit rond Kerst voor een goed doel, waarbij alle leerlingen en studenten betrokken worden. Een happening, ook in samenwerking met de bedrijvenwerkgroep.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 4 van 19
In de werkgroep onderwijs is er uitgebreid stil gestaan bij het beeld van de HUB. De doorlopende leerlijn zal analoog aan de ontwikkelingen binnen Scalda worden opgezet. Dat betekent dat de studenten de keus hebben tussen de inhuisroute of de uithuisroute (grotendeels bij bedrijven), dat ze gebruik kunnen maken van de verschillende leeromgevingen zoals het volgen van een lessencyclus, gebruik maken van werkplaatsen, het leren in projectonderwijs. Iedere student zal begeleid worden door een coach. Het onderwijs zal voor ca. 80% op het eiland plaatsvinden. Om studenten de kans te geven volledig gebruik te maken van alle mogelijkheden van de mbo-opleiding blijft het mogelijk om één dag in de week naar Middelburg te komen. Hoe de doorlopende leerlijn vorm krijgt wordt in de eerste maanden van schooljaar 22-23 duidelijk, zodat we naar de leerlingen vo en hun ouders een duidelijk verhaal kunnen vertellen. Wat wel al vaststaat: alle opleidingen zijn maatwerk met veel begeleiding op school en bij de bedrijven. In de stuurgroep is afgesproken de start te verleggen naar september 2023. Aanvullend is afgesproken om wel extra in te zetten op de bestaande Praktijkroute Horeca, werving en PR goed op te pakken in relatie tot inhoud van de beoogde opleiding én te onderzoeken of er al meer les kan plaatsvinden op het Pieter Zeeman Lyceum. B.
Werkgroep goed werkgeverschap Een kopgroep van een aantal ondernemers hebben onder begeleiding van Newbusinesslab gewerkt aan de opzet van een menukaart voor goed werkgeverschap. Deze menukaart dient als convenant waarbij je als ondernemer je conformeert aan een aantal zaken die bijdragen aan goed werkgeverschap op het gebied van geluk, groei, gezondheid en geld. Het concept van een menukaart biedt door de mogelijkheid van keuzes ruimte aan de verscheidenheid tussen de ondernemers en tegelijkertijd ook groei door de mogelijkheid om als ondernemer in de loop van de tijd aanvullende zaken erbij te pakken en dus steeds meer te doen aan goed werkgeverschap. Een belangrijk onderdeel is de betrokkenheid en input van werknemers. Op 14 juni 2022 is er een sessie geweest om samen met medewerkers van een aantal deelnemende bedrijven te toetsen of de gekozen menukaart-items aansluiten bij de behoeftes, verwachtingen en wensen van de medewerkers. In de basis zijn de medewerkers erg enthousiast en er is vooral behoefte om de reguliere werkgevertaken zoals het voeren van functioneringsgesprekken, de communicatie binnen de organisatie en de planning van werkzaamheden (roosters) op tijd en zorgvuldig uit te voeren. Zo ontstaat meer mogelijkheid tot maatwerk (persoonlijke wensen passend binnen de bedrijfsvoering) en persoonlijke ontwikkeling.
De wensen en behoeftes van de werknemers worden aangevuld met een extra set van beloftes (als aanvulling op het convenant). Dit is besproken met de werkgevers in juli. Zodra deze menukaart af is, wordt hierover duidelijk gecommuniceerd door de vertegenwoordigers van KHN en HISWA-RECRON en de deelnemende ondernemers en andere stakeholders, zodat andere ondernemers kunnen aansluiten. Daarnaast zien (potentiële) werknemers en studenten dat ondernemers op Schouwen-Duiveland oog hebben voor hun welzijn. Het doel is om in september 2022 met 30 ondernemers van start te gaan met dit convenant.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 5 van 19
Onderstaande ontwikkellijnen C en D zijn in eerste instantie ontstaan in de brainstormsessies. Hiervoor is een samenwerking met andere partijen dan bedrijven in de Hospitality voor nodig en het advies is om hier een apart project van te maken eventueel met behulp van financiering van de subsidieregeling van de Provincie, Zeeland in Stroomversnelling: Human Capital Agenda (HCA). Deze subsidie richt zich op het oplossen van tekorten op de arbeidsmarkt. Een groep van drie of meer partijen kan een project aanvragen waarbij de vraag vanuit de werkgevers centraal staat. Dit zou kunnen worden aangevraagd door SESD. In het consortium dat de subsidie aanvraagt moet één kennispartner aanwezig zijn. Dat kan Scalda zijn. C. Praktisch toepasbaar: jaarrond werken Een punt wat ondernemers gezamenlijk willen oppakken om op korte termijn impact te maken is het onderzoeken van de mogelijkheden tot jaarrond werken op Schouwen-Duiveland. Dit onderzoek vindt plaats met ondernemers uit diverse branches, zoals logistiek, groen, horeca, recreatie, retail en detailhandel. Alle tot nu toe betrokken bedrijven zien de potentie van deze samenwerking. Het doel is om allereerst op basis van het concept van collegiale inleen zowel (een deel van) de Oekraïense ontheemden als werknemers van betrokken bedrijven dit jaar al de mogelijkheid te bieden om het gehele jaar door te blijven werken. D.
Positionering en profilering Hospitality De bredere marketing van de hospitalitybranche in samenwerking met SESD staat nog in de planning en zou met behulp van subsidie van HCA gerealiseerd kunnen worden.
3. Doel2 Het uiteindelijke doel van dit project: We willen van Schouwen-Duiveland het meest gastvrije eiland van Nederland maken, waar voldoende goed opgeleide medewerkers kunnen werken in bedrijven die meer dan goed werkgeverschap bieden.
4. Scope3 •
•
Het project betreft in eerste instantie alleen Schouwen-Duiveland. De spin-off naar de rest van Zeeland valt niet binnen de scope van dit project. Hospitality Pact Zeeland en de Hospitality HUB Schouwen-Duiveland versterken elkaar. Het project betreft de doorlopende leerlijn van de HBR-richting op Pieter Zeeman Lyceum (basis, kader, gemengd en theoretisch), naar de desbetreffende opleidingen op Scalda op niv. 2, 3 en 4. De opleidingen in de economische richting (handel en administratie) vallen buiten de scope van dit project.
5. Weging Het belang van Hospitality voor Schouwen-Duiveland is groot. De recreatieve sector is goed voor ruim 25% van het bruto Schouwen- Duivelands product (ongeveer €260 Mio) en is daarmee een belangrijke schakel in de lokale economie en een aanjager van de werkgelegenheid op het eiland. Dit geldt eens te meer omdat het toerisme de aankomende jaren ook nog eens met 20% toeneemt. De tekorten aan personeel zijn momenteel voelbaar en de komende jaren zal dat beeld niet positiever worden. Om deze trend te doorbreken hebben Pieter Zeeman Lyceum en Scalda nagedacht over hoe de hospitalitysector op Schouwen- Duiveland een extra boost te geven door de Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 6 van 19
werving en in- en doorstroom van leerlingen/ studenten te verbeteren en de leerlingen beter voor te bereiden op werk in de sector op het eiland. Het behouden van talent op Schouwen- Duiveland door een samenwerking tussen het onderwijs en het bedrijfsleven is essentieel voor de toekomst van Schouwen- Duiveland. Hospitality vormt een verbindende schakel op het eiland. Deze samenwerking en het opzetten van een Hospitality HUB, in een samenwerking tussen het onderwijs, bedrijven (ondernemingen en leveranciers) en brancheorganisaties, kan ook een goede inspiratiebron en voorbeeld zijn voor andere branches.
6. Resultaten aan het eind van schooljaar 22-234 In september 2022 twee werkgroepen geformeerd die aan de slag gaan: 1. de onderwijswerkgroep, 2. de bedrijvenwerkgroep De onderwijs- en bedrijvenwerkgroep worden aangestuurd door 2 projectleiders/coördinatoren. • In schooljaar 2022-2023 wordt er een doorlopende leerlijn voor vmbo-leerlingen ontwikkeld, waarmee zij naadloos kunnen doorstromen naar het mbo-programma, dat voornamelijk op Schouwen-Duiveland zal worden aangeboden. De eerste instroom staat gepland voor augustus 2023 maar een eerdere start wordt niet uitgesloten. • De voorlichtingsactiviteiten, gastlessen en bedrijfsbezoeken van Pontes en Scalda zijn aangevuld met activiteiten speciaal gericht op de Hospitality HUB-doelstellingen en deze zijn uitgevoerd • De menukaart onderwijs is gebruikt bij de werving van leerlingen/studenten.
• Er zijn 30 bedrijven op Schouwen-Duiveland aangesloten bij de Hospitality HUB o Er is een collectieve informatiesessie geweest o De projectleider is bij de bedrijven op bezoek geweest o De projectleider is aanjager voor het nakomen van de afspraken die de bedrijven onderling hebben gemaakt o Er is een horecapas gemaakt o Er is een feedback- en tevredenheidsenquête-tool ontwikkeld o Er is een vertrouwenspersoon in het leven geroepen o Er is een roostertool ontwikkeld o Er is een openings- en sluitingscommissie samengesteld; invulling is bepaald o De voorwaarden voor de gezonde personeelsmaaltijden zijn opgesteld o Er is een paspoort voor opleidingen voor zittend personeel met opleidingsbudget ontwikkeld o Er is een mobiliteitsplatform ontwikkeld o De gemeente en OV hebben huisvesting en vervoer op de gemeentelijke agenda gezet en de mogelijkheden besproken • De menukaart bedrijven is gebruikt bij de werving voor de ondernemers • De convenant afspraken onderliggend aan de menukaart zijn verder uitgewerkt • De communicatie intern en extern: o Er is een onderwijs-communicatieplan gemaakt met als doel: Ouders en leerlingen van PZL weten van het bestaan van de doorlopende leerlijn en de mogelijkheden van opleiden op het eiland.
o Er is een bedrijven-communicatieplan gemaakt met als doel: De bedrijven op SchouwenDuiveland zijn aantoonbaar bekend op het eiland èn daarbuiten om hun uitstekende werkgeverschap.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 7 van 19
6.1. Activiteitenplanning5 Acties Doorlopende leerlijn Ontwikkelen doorlopende leerlijn, basis-niv.2 en kader-niv3/4, voor HBR (incl. bakkerij) - 1 bijeenkomst in september 22 - 1 bijeenkomst in oktober 22 Met als doel: opzet doorlopende leerlijn, communiceerbaar naar leerlingen en ouders bij de voorlichtingsactiviteiten vanaf november 22
Wie
Wanneer
Status
Verantwoordelijk
Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Diane Robyn Michiel Hardy Trinke van Es Josje Kuypers Dimitri Abbing
September/oktober 22
gepland
Projectleider onderwijs
Uitwerken doorlopende leerlijn - 1 bijeenkomst in november 22 - 1 bijeenkomst in januari 23 - 1 bijeenkomst in april 23 - 1 bijeenkomst in mei 23 Met als doel een gedetailleerd plan van aanpak voor de doorlopende leerlijn voor zowel basis-niv.2, als kader-niv.3/4 HBR (Incl. bakkerij)
Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Diane Robyn Michiel Hardy Trinke van Es Josje Kuypers Dimitri Abbing
November 22- juni 23
gepland
Projectleider onderwijs
Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Diane Robyn Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Diane Robyn
Heden tot augustus 22
gepland
Projectleider onderwijs
Elke maand een gastles/workshop voor klas 3 en 4
gepland
Projectleider onderwijs
Josje Kuypers Trinke van Es
Fietstocht: voorjaar 23
Gepland en NTB
Projectleider onderwijs
Voorlichtings- en wervingsactiviteiten Voorbereiding gastlessen en workshops voor vmbo - Plannen, concrete afspraken maken, inhoud bespreken Gastlessen en workshops voor vmbo door bedrijven (ondernemers in de school) - Voorbereiden - Uitvoeren - Nabespreken (ook met leerlingen!) Activiteiten buiten de school bij de bedrijven (school naar de ondernemers) zoals de fietstocht, Kerstcharity, Hospitalityweek etc.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 8 van 19
Voorlichtingsactiviteiten m.b.t. de mogelijkheden van mbo onderwijs op het eiland; - Klas 3 - Klas 4 - Communicatie met leerlingen en ouders over het ‘goed werkgeverschapconvenant’ van de bedrijven Samenwerking Pontes-Scalda: gastlessen door docenten Scalda op Pontes, oud-studenten op Scalda komen leidinggeven aan restaurantavonden op Pontes, etc.
Algemeen Communicatie: er wordt een communicatieplan gemaakt en uitgevoerd door de dienst Marcom van Scalda Plannen en voorbereiden stuurgroepbijeenkomsten (4 x per jaar) Projectorganisatie opzetten Werkgroep opzetten (z.s.m.): Marieke, Lizze, Peter met Frank en Matthijs , Gre (en Diana Robijn, Pontes) Opstellen convenant Opzetten opleidingsbudget vanuit de loonsom/aantal werknemers/ LLO budget benutten? Paspoort opleidingen (Schouwen-Duiveland academy) (Thema: Groei) bespreken Maken van een bruto-netto toelichting loonstrook Operationele acties: Maken van een horeca-pas
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Michiel Hardy Frank van de Vijver Dimitri Hoogendijk Diane Robyn Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Michiel Hardy Trinke van Es Josje Kuypers Dimitri Abbing
Kerstcharity: dec 22 Hospitalityweek
Verspreid over het jaar, vanaf november 22
gepland
Projectleider onderwijs
Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Michiel Hardy Trinke van Es Josje Kuypers Dimitri Abbing
Door het hele jaar heen, elke maand een activiteit
gepland
Projectleider onderwijs
Alisha de Roover, projectleider onderwijs Projectleider onderwijs Projectleider, stuurgroep
In september plan gereed Data in overleg
gepland
Projectleider onderwijs
gepland
Projectleider onderwijs Projectleiders
Matthijs/Frank/ Stuurgroep Projectleider Lizze
ZSM
ntb
Projectleiders
09/10-2022 09/10-2022
Gepland Gepland
Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers
Lizze
09/10-2022
Gepland
Projectleider ondernemers
Marieke en Peter A
08-2022
Gepland
Projectleider ondernemers
Don van Vliet
09/10-2022
Gepland
Projectleider ondernemers
Pagina 9 van 19
Huisvesting en vervoer Mobiliteitsplatform uitzoeken Feedback en tevredenheids-enquête medewerkers Vertrouwenspersoon (Biet-Moeder) Roostertool Opening- en sluitfeest commissie samenstellen en invulling bepalen Opzetten voorwaarden gezonde personeelsmaaltijden Bij ondernemers langs om tot 30 te komen vanuit brancheorganisaties Collectief informatiesessie
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
OVS en Gemeente Projectleider Projectleider Robert Projectleider Marc en Don Chefs van de restaurants Marieke en Peter Werkgroep
Pagina 10 van 19
09/10-2022 09/10-2022 09/10-2022 09/10-2022 09/10-2022 11-2022 11-2022 07/08-2022 September
Gepland Gepland Gepland Gepland Gepland Gepland Gepland gepland NTB
Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers Projectleider ondernemers
7. Stakeholders6 Stakeholders
Primair (direct invloed op projectaanpak of -resultaat) Stuurgroep Projectleiders Teamleden Onderwijswerkgroep Teamleden ondernemerswerkgroep Gemeente Schouwen-Duiveland
Secundair (indirect invloed op projectaanpak of -resultaat) Teamleiders en directeuren Leerlingen en studenten Ondernemers en medewerkers Praktijkroute
Externe stakeholders (bij het project betrokken externe partij)
Ondernemers (nog niet bij HH betrokken)
Pers en media Hospitalitypact Vervoersbedrijven Vastgoed-woningcorporaties TOZ Ondernemersclub SD KHN
Interface stakeholder (niet bij het project betrokken partij die wel een legitiem belang heeft)
Ouders van leerlingen Klanten van bedrijven Statushouders UWV Sociale werkplaatsen
Hoger onderwijs Inwoners van SchouwenDuiveland
Interne stakeholders (Bij project betrokken vanuit eigen organisatie)
Communicatie: • Intern Primair worden d.m.v. verslagen van bijeenkomsten op de hoogte gehouden • Driemaandelijkse communicatie naar Intern secundair d.m.v. mailing/nieuwsbrief • Extern primair en secundair: via menukaarten, persberichten, mailingen • Ouders van leerlingen: via de voorlichtingsactiviteiten en menukaart • Interface stakeholders: via persberichten op lokale websites/facebook/Instagram
8. Randvoorwaarden7 en afhankelijkheden8 Randvoorwaarden: - Beschikbaarheid docenten van beide scholen om met elkaar te kunnen overleggen (het afstemmen van roosters om mensen vrij te maken) - Beschikbaarheid van subsidiebudget voor het aanstellen van de projectleiders, het inzetten van onderwijsmensen en het uitvoeren van activiteiten - Bereidheid van vervoersbedrijven en lokale overheid om mee te denken over mobiliteits- en huisvestingsproblematiek Afhankelijkheden: - Er vindt op dit moment een grote vernieuwingsslag plaats bij het cluster DVG bij Scalda. Dat heeft directe gevolgen voor de manier van aanbieden van het onderwijs. Dat zullen we mee moeten nemen in dit project.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 11 van 19
-
Hospitality Pact, Praktijkroute en activiteiten van TOZ, KHN en Ondernemersclub SD zullen in beeld moeten zijn voor aansluiting/ aanvulling.
9. Risico’s9 en tegenmaatregelen 1.
2. 3.
Risico Wanneer er niets verandert aan de mobiliteits- en huisvestingsproblematiek heeft het werven van arbeidskrachten van buiten de regio geen zin.
Kans 5
Impact 5
Score 25
Tegenmaatregel Stuurgroep moet dit (laten) agenderen op de agenda van de gemeente
Overlegmomenten zijn lastig te vinden in het onderwijs Te weinig leerlingen kiezen voor een opleiding in de hospitalitybranche of bakkersbranche
3
5
15
3
5
15
Benadrukken van belang bij teamleiders/directeuren Maatwerkopleidingen bieden, veel gebruik maken van de systematiek van de praktijkroute
10.
Projectorganisatie
10.1. Projectorganisatie10 Er zijn twee projectteams: een onderwijsprojectteam en een ondernemersprojectteam. In het ondernemersteam zit de projectleider van het onderwijsteam en in het onderwijsteam zit een vertegenwoordiging van de ondernemers. De projectleider van het onderwijsteam is tevens de all-over projectleider. Onderstaande figuur presenteert het projectorganogram.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 12 van 19
stuurgroep Peter vd G, Arold, Peter A, Paula, Peter B, Marieke
projectleider onderwijs Gre
werkgroep onderwijs Josje, Michiel, Trinke, Frank, Dimitri, Dimitri, Melvin, Diane, Marieke, Lizze
10.2. Groep Stuurgroep
projectleider ondernemers Lizze
werkgroep ondernemers Marieke, Don, Marc, Peter A, Robert, Peter B, Gre
Overlegstructuur11
Projectgroep onderwijs
Projectgroep ondernemers
10.3. Rapportages12 Rapportage Voortgangsrapportage aan opdrachtgever
Frequentie 29 september 22; 9.00-10.30 uur 10 november 22; 9.00-10.30 uur 2 februari 23, 9.00-10.30 uur 13 april 23; 9.00-10.30 uur 22 juni 23; 9.00-10.30 uur September 22; Oktober 22; November 22; Januari 23; April 23; Mei 23 Oktober 22; December 22; Februari 23; April 23; Juni 23
Frequentie Elke stuurgroepvergadering is er een voortgangsrapportage vanuit de twee werkgroepen.
10.4. Escalatie13 In eerste instantie zal de projectleider in geval van escalatie de teamleiders (PZL: C. Crijnen; Scalda horeca: E. Mens; Scalda toerisme en bakkers: B. Kuik) benaderen om de escalatie op te lossen. In Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 13 van 19
tweede instantie komen de directeuren (PZL: P.v.d. Gaag; Scalda: A. Versluijs) in beeld. Afhankelijk van de aard van de escalatie zal de opdrachtgever (stuurgroep) betrokken worden. Tijdens de stuurgroepvergaderingen worden de leden op de hoogte gesteld van eventuele escalaties die plaats gevonden hebben.
11.
Financieel
Het totaaloverzicht met de uitwerking van de inzet in uren en kosten per kalenderjaar als financiële basis voor de kosten begroot personeel, materiële kosten en overige/onvoorziene kosten is als bijlage toegevoegd. Bij inzet van externe medewerkers, externe partijen of leveranciers moet toetsing plaatsvinden door de fiscaal adviseur op mogelijke fiscale risico’s of consequenties. Dat geldt ook voor projecten die samen met derden worden uitgevoerd en/of door derden worden gefinancierd. Om dit te bepalen kun je de volgende vragen beantwoorden: Vindt inzet plaats van externe medewerkers, partijen of leveranciers Wordt het project samen met derden/externe samenwerkingspartners uitgevoerd
ja/nee ja/nee
Het doel van de subsidie heeft het onderwijsaspect en het algemeen maatschappelijk doel goed omschreven hierdoor is de subsidie op zichzelf staand niet belast met btw. Er wordt gewerkt op basis van een consortium waarbij het gaat om onderlinge prestaties, die binnen de samenwerking worden verricht om het gezamenlijke doel te verwezenlijken. Bij een consortium werken partijen samen en treedt één partij op als penvoerder. Scalda is penvoerder en ontvangt de subsidie. Scalda betaalt de subsidie door aan Pontes en SVO op basis van urenlijsten. Het doorstorten van de subsidiebedragen aan de andere deelnemers van het consortium is niet met btw belast. Voor het realiseren van dit project is extra inzet van mensen/medewerkers uit het onderwijs noodzakelijk is om het project zo kansrijk mogelijk te laten zijn. De extra inzet die hiervoor nodig is betreft de volgende uren bij medewerkers van de scholen. Deze inzet is nodig voor de opstart van het traject; na afloop van de projectperiode worden uren voor de voortzetting van dit traject vanuit de reguliere bekostiging van het onderwijs gefinancierd.
Personele inzet Medewerker
School
Functie
Frank vd Vijver Dimitri Hoogendijk Melvin Dijst Michiel Hardy Dimitri Abbing Trinke van Es Josje Kuypers Diane Robyn Gre Krijn Lizze Boomsluiter
PZL PZL PZL Scalda Scalda Scalda Scalda PZL Scalda SVO
docent docent instructeur docent docent docent docent docent projectleider projectleider
Uurloon/ -tarief 50 50 50 50 50 50 50 50 77 77
Financiën project (conform bijgevoegde Excel) Kosten begroot personeel intern Kosten begroot personeel extern Kosten begroot materieel Kosten begroot overig (onvoorzien) Totale begroting Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Totaal 22-23 60 60 40 60 60 60 60 0 240 240
Uren 2022 25 25 17 25 25 25 25
Uren 2023 35 35 23 35 35 35 35
Kosten 2022 1250 1250 850 1250 1250 1250 1250
Kosten 2023
100 100
140 140
7700 7700 23750
10780 10780 33210
1750 1750 1150 1750 1750 1750 1750
€ 35.800 € 38.046 € 20.900 € 94.746 Pagina 14 van 19
12.
Businesscase14
De Hospitality HUB zorgt met een doorlopende leerlijn voor naadloze doorstroom van VMBO (Pieter Zeeman College) naar MBO (Scalda) door een betere aansluiting van het onderwijs. Dat biedt studenten die nu naar het Albeda college of naar Curio gaan om te worden opgeleid een andere optie die verschillende voordelen met zich meebrengt. Zij zullen daarom eerder besluiten op het eiland door Scalda te worden opgeleid. De HUB voorziet in uitdagend, afwisselend en up-to-date onderwijs in de richting HBR, de richting waar op het eiland veel behoefte is aan arbeidskrachten. Naast de vmbo-leerlingen biedt de HUB kansen voor mensen die zich willen scholen naar ander werk of die willen participeren in de arbeidsmarkt, maar daar nu lastig aan kunnen deelnemen. Het ontwikkelen van deze HUB zorgt er ook voor dat er op Schouwen-Duiveland praktijkgerichter en in co-creatie met het bedrijfsleven kan worden opgeleid. Hierdoor sluit de opgedane kennis en ervaring beter aan bij de behoefte van de bedrijven en wordt deze tevens behouden op het eiland.
13.
Borging na afloop van het project
Om dit meerjarig project tot een succes te maken zal er zeer waarschijnlijk voor de schooljaren 23/24 en 24/25 opnieuw een beroep gedaan worden op vergelijkbare financiële ondersteuning vanuit de gemeente. Na deze projectperiode (die dan loopt tot september 2025) zal het project ingebed moeten zijn in de structuur van hospitalityonderwijs en werkgeverschap op Schouwen-Duiveland en zal zonder financiële steun voortgezet moeten kunnen worden. Voor de loop van het project zal elk jaar voor de zomer vanuit de werkgroepen en de stuurgroep een onderbouwde aanvraag voor subsidie voor het schooljaar daarna worden ingediend. Naast de genoemde uren die gefinancierd worden uit de subsidie zal een vergelijkbaar aantal uren ingebracht worden door de scholen (inzet directie, teamleiders en docenten).
14. -
-
Lessons Learned
Betrek niet te veel bedrijven tegelijk bij het project: uit het project Food Lab Zeeland hebben we geleerd dat bedrijven enthousiasme verliezen als er geen studenten zijn die in hun bedrijven kunnen meewerken. Wees dus voorzichtig met ‘zoveel mogelijk’ bedrijven te betrekken. Liever een groeimodel dat meegroeit met het aantal studenten. Als bedrijven moeten bijdragen in de vorm van een ‘contributie’ zorg dan dat duidelijk is ‘what’s in for me’. Uit Food Lab Zeeland hebben we geleerd dat te abstracte doelen voor ondernemers niet gevoeld worden als dat zij er baat bij hebben. Zorg dat de bedrijven daadwerkelijk een meerwaarde zien/voelen als zij een financiële bijdrage moeten leveren.
15.
Persoonsgegevens i.v.m. privacy wetgeving
Met ingang van 25 mei 2018 is de AVG van kracht en is er wetgeving omtrent het verwerken van persoonsgegevens van studenten/ouders/verzorgers en medewerkers. Het niet houden aan deze wetgeving kan betekenen dat er sprake is van een datalek en kan tot gevolg hebben dat Scalda een boete opgelegd wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens. Het is derhalve van belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de verwerking (opslaan, delen of beschikbaar stellen) van persoonsgegevens.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 15 van 19
• Worden er binnen het project persoonsgegevens van studenten, ouders en/of medewerkers verwerkt op enigerlei wijze al dan niet met toestemming? • Is een onderdeel van het project het ontwikkelen van een applicatie, formulier, werkwijze en/of documenten waarin persoonsgegevens van studenten, ouders of medewerkers worden verwerkt? Plan minimaal 2 momenten in waarop bovenstaande vragen nogmaals beantwoord worden en besteed aandacht aan de vragen in de tussentijdse- en eindrapportage.
16.
Ja/nee
31 mei 2023 31 mei 2024
Geef aan welke actie is ondernomen Indien Ja, checklist DPIA invullen en FG informeren over project2.
Data inplannen voor opnieuw beoordelen vragen
Classificatie15 van het project
Classificatie niet risicovol
enig risico
risicovol
De uitvoering van het project vindt plaats: binnen één dienst binnen de gehele bedrijfsvoering (diensten) binnen één onderwijscluster
v
meerdere onderwijsclusters Instellingsbreed met meerdere externe partijen
De financiële omvang van het project: projectbudget < € 100.000
v
projectbudget < € 250.000 projectbudget > € 250.000 bij cofinanciering van > € 100.000
Projectresultaten komen ten goede aan: één, meerdere of alle diensten één of twee onderwijsclusters
v
alle PMC's of de gehele instelling meerdere externe partijen 2 Indien er een DPIA plaats moet te vinden, dient er in de projectbegroting rekening gehouden worden deze activiteit in het
projectmanagement en dient er in de personele inzet en de projectbegroting rekening mee gehouden te worden.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 16 van 19
Verantwoordingslast: uitsluitend aan interne opdrachtgever aan externe financier
v
externe accountantscontrole
?
Doorlooptijd van het project: < jaar
v
> jaar
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 17 van 19
Projectplan handleiding Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om een product of een dienst te creëren. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige en unieke karakter. Het project wordt vastgelegd in een projectplan en geregeld door projectmanagement. Het projectplan wordt gebaseerd op de wens van de opdrachtgever of het probleem dat de opdrachtgever opgelost wil hebben binnen het project. In het projectplan wordt omschreven hoe het project aangepakt gaat worden en welke resultaten behaald gaan worden. Ook is er aandacht in het projectplan voor de aanleiding van het project (wat is er vooraf gegaan en waarom vindt het project plaats), de financiën (alle kosten om het project uit te voeren) en in een businesscase de uitwerking wat het project de opdrachtgever op gaat leveren (financieel en niet-financieel, kosten en baten). Het format dient als leidraad en hierin zijn de onderdelen opgenomen die minimaal in een Scalda projectplan verwoord dienen te worden. Een projectplan wordt opgesteld in opdracht van en in overleg met één opdrachtgever en dient altijd goedgekeurd te zijn door de opdrachtgever. Een projectplan met een hoge risicoscore dient voorgelegd te worden aan de Projectenraad. De Projectenraad beoordeelt 2 keer per jaar (1 oktober en 1 april) risicovolle projecten of projecten waarbij extra gelden gevraagd wordt om het project te financieren.
Projecten die voorgelegd worden aan de Projectenraad dienen in dit projectplan-format, volledig ingevuld, aangeleverd te worden. Als bijlage bij het projectplan wordt het Excel overzicht met de planning van de inzet en de classificatie van het project ingediend. De Projectenraad beoordeelt de projectplannen en adviseert het College van Bestuur in de besluitvorming over de toekenning van de gevraagde extra gelden en/of het risico van het project.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 18 van 19
Begrippenlijst 1
Opdrachtgever: Ieder project heeft één opdrachtgever, die beslissingsbevoegd en ook op financieel gebied verantwoordelijk is. 2 Doel van het project: de opdrachtgever is altijd verantwoordelijk voor het behalen van het doel van het project. De projectresultaten zijn de verantwoordelijkheid van de projectleider. 3 Scope van het project: in de scope wordt de reikwijdte van het project omschreven. 4 Resultaten: de te realiseren en op te leveren producten of diensten. De projectleider is verantwoordelijk voor het behalen van deze resultaten. De opdrachtgever beslist wat het projectresultaat is. Een project wordt verdeeld in meerdere deelresultaten die in de loop van het project opgeleverd worden. Een (tussentijdse) rapportage is geen product en geen resultaat van het project, maar geeft de voortgang van een project aan. 5 Activiteitenplanning: ieder resultaat is opgebouwd uit een aantal activiteiten om tot het deelresultaat te komen. Dit kan ook verwerkt worden in een werkpakket, waarin de activiteiten ondergebracht zijn in een werkpakket, dat leidt tot een bepaald resultaat. 6 Stakeholders: alle betrokkenen, direct of indirect bij het project, die al dan niet invloed kunnen uitoefenen op het project en de projectresultaten. 7 Randvoorwaarden: de eisen waaraan moet worden voldaan om een specifiek proces plaats te kunnen laten vinden.
8 Afhankelijkheden: welke raakvlakken of afhankelijkheden heeft het project met andere projecten, afdelingen, diensten of ontwikkelingen. 9 Risico’s: onzekere feiten of omstandigheden die zich in de toekomst kunnen voordoen én de mogelijke negatieve gevolgen die dat heeft voor het project. Het is van belang om deze vooraf in te schatten en tegenmaatregelen te benoemen. Daarnaast wordt een inschatting gemaakt van de kans dat het risico zich voordoet en de impact die het risico heeft. 10 Projectorganisatie: is er sprake van een matrix structuur, coördinatie- of overlegstructuur of een zuivere projectstructuur. 11 Overlegstructuur: overlegstructuren die binnen het project plaatsvinden met de bij het project betrokken personen. Hierbij kan ook gedacht worden aan een regiegroep of klankbordgroep. 12 Rapportages: in rapportages geeft de projectleider de stand van zaken aan van het project en besteedt aandacht aan een vooruitblik voor de komende periode. Schriftelijke rapportages kunnen per 2 maanden, per kwartaal of per half of heel jaar plaats vinden. Door dit vooraf in het projectplan op te nemen geeft dit duidelijkheid aan de projectleider en de opdrachtgever. De inzet van projectleider dient hier wel op afgestemd te worden. 13 Escalatie: hierbij gaat het om een conflict dat zich in de tijd heeft ontwikkeld en opgelost dient te worden.
De procedure hoe de projectleider omgaat met dergelijke conflicten wordt omschreven in het projectplan. 14 Businesscase: in het projectplan geeft de businesscase de zakelijke verantwoording aan van het project. Wat levert het project de organisatie op (financieel en niet-financieel) en wat gebeurt er als het project juist niet plaats vindt. Waarom is er gekozen voor deze oplossing. 15 Classificatie: dit geeft aan welk risico Scalda als organisatie loopt met het project. De classificatie is verdeeld in niet risicovol, enig risico, risicovol. Er wordt hierbij gekeken naar de uitvoering binnen de organisatie, de financiële omvang, de projectresultaten, de verantwoordingslast en de doorlooptijd.
Scalda Projectdocumentatie: Projectplan
Pagina 19 van 19