20220712 Raadsbrief Duurzaam Bouwloket en Energiek Zeeland Bijlage 1 Duurzaam Bouwloket - Dienstverleningsovereenkomst
Tekst van het document
DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST Inzake het Energieloket Basisdiensten Duurzaam Bouwloket
tussen Gemeente Schouwen -Duiveland en Duurzaam Bouwloket B.V.
Datum versie: 10-6-2022
1
DE ONDERGETEKENDEN: Gemeente Schouwen-Duiveland , hierbij vertegenwoordigd door de heer J.Chr. van der Hoek (Burgemeester), hierna te noemen: Opdrachtgever en Duurzaam Bouwloket B.V., gevestigd te Stompetoren, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeuren dhr. K.C. Visser en dhr. R.A. de Groot, hierna te noemen: Opdrachtnemer gezamenlijk aan te duiden als “Partijen” OVERWEGENDE: 1.
Dat Opdrachtgever een hoogwaardig energieloket heeft ingericht om inwoners te informeren en adviseren omtrent de mogelijkheden om een bestaande woning te verduurzamen en de energetische kwaliteit te verbeteren met het oog op een transitie naar een aardgasvrije bestaande bouw;
2.
Dat Opdrachtgever en Opdrachtnemer per 1 juli 2022 gezamenlijk gaan bouwen en focussen op de transitie naar aardgasvrij. Een meerjarige overeenkomst is hiervoor benodigd zodat geïnvesteerd kan worden in automatisering van bewonersadviezen en de daarbij vrijkomende data door gemeenten kan worden ingezet voor data-analyse en vertaling naar visuele kaarten;
KOMEN OVEREEN ALS VOLGT: Artikel 1
Begrippen
In deze Overeenkomst wordt een aantal begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Begrippen komt de volgende betekenis toe: Opdrachtgever Opdrachtnemer Partijen Overeenkomst Diensten
Artikel 2
Gemeente Schouwen-Duiveland Duurzaam Bouwloket B.V. Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk Deze dienstverleningsovereenkomst inzake een energieloket Werkzaamheden die door Opdrachtnemer voor Opdrachtgever worden verricht uit hoofde van deze Overeenkomst Onderwerp van de Overeenkomst
1.
Opdrachtgever verleent aan Opdrachtnemer de opdracht voor het in stand houden, door ontwikkelen en onderhouden van een digitaal loket (helpdesk met bijbehorende digitale en telefonische backoffice) respectievelijk op en via haar website “duurzaambouwloket.nl”, overeenkomstig het in bijlage 1 door Opdrachtnemer uitgebrachte basisdienstenpakket, welke opdracht Opdrachtnemer bij deze aanvaardt, een en ander voor zover daarvan niet in deze Overeenkomst wordt afgeweken.
2.
De volgende onderdelen maken deel uit van de door Opdrachtnemer te verlenen basis dienstverlening. Een uitgebreidere beschrijving van de Diensten staat vermeld in het basis dienstenpakket in bijlage 1 die integraal deel uitmaakt van deze Overeenkomst: a.
b. c. d. e.
Duurzaam Bouwloket als informatiepunt en kennisplatform voor inwoners inclusief professionele backoffice; i. Digitale vraagbaak; ii. Bel me terug; iii. Telefonisch vragen stellen; iv. Vragen stellen via Social media (twitter en facebook) Samenwerking met lokale (gecertificeerde)bedrijven; Eigen gemeentepagina’s met nieuws, agenda en informatie over de lokale regelingen; Eigen identiteit en vormgeving; Actieve communicatie vanuit het Duurzaam Bouwloket;
2
f. g. h. i. j.
Gebruik maken van collectieve (inkoop) acties georganiseerd vanuit de website; Ondersteunend aan lokale initiatieven in de communicatie en acties (digitaal); Onafhankelijke informatieverstrekking; Actieve monitoring van: wetgeving en technische ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid; Vermelding van de aangesloten gemeente op de website.
3.
Aanwezigheid bij (informatie)avonden, bijeenkomsten, markten en/of beurzen valt niet onder de (basis)Diensten van Opdrachtnemer.
4.
In aanvulling op of in afwijking van het bepaalde in het tweede lid van dit artikel worden de volgende extra Diensten verricht: <Er zijn geen additionele werkzaamheden opgenomen in deze overeenkomst. Indien gewenst kunnen extra diensten persoonlijk worden toegelicht bij de gemeente zoals de bekende wijkgerichte aanpak van het Duurzaam Bouwloket, infrarood campagnes, onafhankelijke inkoopacties et cetera.>
5.
De volgende Bijlagen maken integraal onderdeel uit van deze Overeenkomst: Bijlage 1 Toelichting dienstverleningsovereenkomst inzake Duurzaam Bouwloket artikel 2 Bijlage 2 Overzicht kostenverdeling Bijlage 3 Voorbeeld doelgroepgericht adverteren
6.
In geval van strijdigheid tussen deze Overeenkomst en een of meer van de in het vorige lid genoemde bijlagen, prevaleert het gestelde in de Overeenkomst.
7.
Op deze Overeenkomst zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Schouwen-Duiveland van toepassing
8.
In geval van strijdigheid tussen deze Overeenkomst en bijlage 1 prevaleert het gestelde in de Overeenkomst.
9.
Op deze Overeenkomst en haar bijlagen geldt een geheimhouding tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer conform de Wet openbaarheid overheidsinformatie conform uitzonderingsgrond en beperkingen artikel 5.1 lid 1 onder c Woo. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het borgen van deze geheimhouding binnen interne processen en besluitvorming.
Artikel 3
Totstandkoming, tijdsplanning, duur en wijziging van de Overeenkomst
1.
Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van 4 jaar, ingaande op 1 juli 2022 en derhalve van rechtswege eindigende op 30 juni 2026. Dit onder voorbehoud dat de gemeenteraad budget beschikbaar stelt voor de periode 1 juli 2023 tot 30 juni 2026 bij de integrale afweging van de begroting 2023 - 2026.
2.
Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen deze Overeenkomst gezamenlijk jaarlijks evalueren. Hierbij zal worden gekeken of is voldaan aan de punten genoemd in deze Overeenkomst in artikel 2. Aan het einde van de looptijd van de overeenkomst zal bij een positieve evaluatie er mogelijkheid zijn voor verlenging van de Overeenkomst met 2 jaar, waarvoor een nieuwe Overeenkomst wordt aangeboden. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen hiervoor in het 1e kwartaal 2026 met elkaar in overleg treden.
3.
Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen tussentijds de inhoud van deze Overeenkomst in gezamenlijk overleg en goedkeuring wijzigen. Dit ook met het oog op de doorontwikkeling binnen de transitie naar aardgasvrij waaruit wellicht ook een andere rol en taak van het energieloket voortvloeit. Wijzigingen en aanvullende afspraken omtrent de dienstverlening worden in een aanvullende bijlage toegevoegd aan deze Overeenkomst voor de basisdienstverlening of individueel met Opdrachtgever overeengekomen naast deze Overeenkomst.
3
Artikel 4 1.
2.
Prijs en overige financiële bepalingen per gemeente Opdrachtnemer verricht de Diensten van het basisdienstenpakket zoals genoemd in artikel 2, lid 1 en 2 tegen vaste jaarlijkse kosten. Duurzaam Bouwloket biedt een standaard dienstverlening die op maat wordt gemaakt in afstemming op de wensen van Opdrachtgever. Het aantal wooneenheden voor de gemeente is gebaseerd op de cijfers Wonen, Wijken en Integratie vanuit het landelijk systeem woningvoorraad geraadpleegd in oktober 2021. De jaarlijkse kosten voor het basis dienstenpakket in deze Overeenkomst inzake het energieloket voor de gemeente bedraagt per jaar € 7.225,35 exclusief BTW. Dit is inclusief de kosten voor de inrichting van een lokaal nummer voor de gemeente (€ 250,--). In bijlage 2 is de prijsspecificatie voor de gemeente opgenomen. In aanvulling op het bepaalde in het eerste lid van dit artikel wordt de module Online Advertising aangeboden aan alle gemeenten in de regio. Deze module omvat: een extra communicatiebudget in te zetten ter vergroting van het bereik en zichtbaarheid van het loket. In andere regio’s bedraagt het extra budget ten behoeve van communicatie €900,- excl. btw per jaar.
Hierbij wordt er maandelijks extra een € 75,- advertentiebudget ingezet ten behoeve van campagnes en lokale acties via online marketing als bijvoorbeeld inkoop van google adwords advertentieruimte en lokale facebook campagnes (advertenties) in een gemeente. Deze extra inzet is met name bedoeld om een versnelling tot stand te brengen in het vernieuwde energieloket (2.0) en online de te bereiken doelgroepen te verbreden. Uit evaluatie is gebleken dat de gemeenten die budget voor online marketing beschikbaar hebben gesteld daar ook de resultaten en klantcontacten met het loket aanzienlijk hoger zijn. Direct doel is dus verhoging van het aantal lokale online bezoekers en conversie hiervan naar klantcontacten en maatregelen. De post van € 900,communicatiebudget is aanvullend op het in artikel 4, lid 1 genoemde jaarlijkse kostenoverzicht. In bijlage 3 treft u een aantal voorbeelden van de inzet van het opgenomen online marketingbudget. Duurzaam Bouwloket ziet dit vanuit haar ervaring in andere regio’s als een noodzakelijke reservering om een professionalisering en versnellingsslag te maken kijkende naar de transitie naar aardgasvrij en de noodzaak om online meerdere doelgroepen te benaderen. In het onderstaande keuzeveld kunt u aankruisen wat van toepassing is voor uw gemeente.
x x
Ja, wij zetten als gemeente graag extra communicatie middelen in om het energieloket een betere zichtbaarheid te geven onder inwoners en brengen daarvoor € 900,- excl. btw extra communicatiebudget in. Hiermee wordt het totaal bedrag genoemd in artikel 4.1 met €900,- exclusief BTW verhoogd. Nee, wij maken als gemeente geen gebruik van extra communicatie middelen ten behoeve van extra zichtbaarheid van het energieloket in de gemeente.
3.
Jaarlijks is opdrachtnemer gerechtigd per 1 januari haar tarieven aan te pass en op basis van de CBS Dienstenprijsindex (reeks 2015=100, van januari ten opzichte van januari van het laatst bekende jaar), waarbij de opdrachtnemer – ongeacht de waarde van de benoemde CBS Dienstenprijsindex - is gerechtigd haar tarieven te verhogen met minimaal 1% per jaar. Jaarlijks zal de opdrachtnemer aan het begin van het kalenderjaar de nieuwe geïndexeerde tarieven toesturen.
4.
Eventueel meerwerk t.b.v. het digitale loket wordt uitgevoerd tegen een dan geldend uurtarief. Het uurtarief wordt jaarlijks geïndexeerd (artikel 4.3). Alvorens tot de uitvoering van meer- of minderwerk over te gaan, dient opdrachtnemer eerst een schriftelijke prijsaanbieding ter zake in bij de gemeente. Meerwerk komt alleen voor verrekening in aanmerking, indien daartoe een schriftelijke opdracht is verstrekt. Opdrachtnemer zal op zijn factuur meer- en minderwerk separaat vermelden, voorzien van een duidelijke specificatie.
5.
In de basisdienstverlening is uitgegaan van de genoemde activiteiten onder artikel 2. Als blijkt dat dit aantal uren niet toereikend is, volgt overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. In de transitie naar aardgasvrij constateert Duurzaam Bouwloket een trend waarbij er bij het loket meer inhoudelijke vragen binnenkomen omtrent warmtepompen, energie neutrale / NOM renovaties en het afsluiten van woningen van het aardgas. Deze vragen geven qua ondersteuning een zeer intensieve tijdsbelasting. Daarnaast neemt het aantal afstemmingsoverleggen toe en ook de campagnes vanuit BZK, EZK en VNG geven een verhoogde druk op het loket. Indien deze stijging zich de komende jaren doorzet zal Duurzaam Bouwloket in overleg treden met opdrachtgever om te kijken hoe met deze vragen wordt omgegaan.
4
6.
Artikel 5
De jaarlijkse kosten worden binnen 6 maanden na ondertekening van deze Overeenkomst voor het eerste jaar in rekening gebracht. De jaarlijkse kosten voor de daaropvolgende jaren worden in januari van het betreffende jaar in rekening gebracht. Opdrachtgever verzorgt t.b.v. de facturatie nog de juiste kostenplaatsen en projectnummers per gemeente.
Contactpersonen
1.
Contactpersoon bij Opdrachtgever is mevrouw B. Bruinsma namens de gemeente Schouwen-Duiveland . Contactpersoon bij Opdrachtnemer is K.C. (Klaas) Visser en/of M. (Mees) Kaptein, namens Duurzaam Bouwloket.
2.
Contactpersonen kunnen Partijen alleen vertegenwoordigen en binden voor zover het betreft de uitvoering van deze Overeenkomst. Tot wijziging en aanvulling van deze Overeenkomst zijn zij individueel niet bevoegd.
3.
Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat de voortgang van de dienstverlening niet wordt onderbroken door ziektes, vakanties en andere redenen van absentie door het betrokken personeel van Opdrachtnemer, dan wel onder zijn management opererend personeel.
5
Artikel 6
Personeel van Opdrachtnemer
1.
Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat al het personeel waarvan hij zich bij de uitvoering van de opdracht bedient voldoende geschoold is en over voldoende ervaring beschikt om de uit de opdracht voortvloeiende werkzaamheden naar behoren uit te voeren.
2.
Opdrachtnemer garandeert dat voor de duur van deze Overeenkomst door haar ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakeld personeel voldoet en zal blijven voldoen overeenkomstig het vorige lid.
3.
Bij iedere vervanging van personeelsleden door Opdrachtnemer zal, zonder dat dit voor Opdrachtgever tot hogere kosten leidt, vervangend personeel beschikbaar worden gesteld dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel. Vervanging door personeel dat aan mindere kwalificaties voldoet zal slechts bij uitzondering, met schriftelijke motivering, kunnen worden verzocht. In dat geval zal de overeengekomen prijsstelling tot het voor dit personeel algemeen gangbare niveau worden verlaagd. Inwerktijd en -kosten voor vervangend personeel worden niet in rekening gebracht.
Artikel 7
Aansprakelijkheid en verzekering
1.
Opdrachtnemer is aansprakelijk voor alle schade van Opdrachtgever, haar ondergeschikten of derden die ontstaat door of in verband met het sluiten of uitvoeren van de Overeenkomst en die ontstaat door een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van Opdrachtnemer en/of Personeel van Opdrachtnemer en/of van personen waarvoor Opdrachtnemer aansprakelijk is.
2.
De door Opdrachtnemer te vergoeden schade in geval van een toerekenbare tekortkoming is beperkt tot een maximum van € 5.000.
3.
De beperking van de aansprakelijkheid als bedoeld in lid 2 komt te vervallen: a. In geval van aanspraken van derden op schadevergoeding; b. In geval van aanspraken van personeel van Opdrachtgever op letselschadevergoeding; c. In geval van regres; d. Indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de Opdrachtnemer of Personeel van Opdrachtnemer.
4. Opdrachtnemer heeft zich op een naar verkeersnormen passende en gebruikelijke wijze verzekerd en houdt zich gedurende de uitvoering van deze Overeenkomst zodanig verzekerd voor de navolgende risico’s: a. Beroepsaansprakelijkheid (risico’s die voortvloeien uit Beroepsfouten); b. Bedrijfsaansprakelijkheid (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of aan zaken die eigendom zijn van Opdrachtgever) 5.
De verzekeringen als bedoeld in het vorige lid dienen een einddatum te kennen die is gelegen na het tijdstip waarop de Opdrachtnemer aan al zijn verplichtingen met betrekking tot de opdracht heeft voldaan.
6.
Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Opdrachtnemer nog niet beschikt, zal de Opdrachtnemer afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.
6
Artikel 8
Ontbinding
1.
Opdrachtgever is gerechtigd, zonder dat enige aanmaning of ingebrekestelling is vereist, de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst door middel van een aangetekende brief met onmiddellijke ingang te ontbinden als: a. Opdrachtnemer in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; b. Opdrachtnemer niet aan zijn verplichting voldoet ten aanzien van de betaling van de sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van Nederland; c. Opdrachtnemer niet aan zijn verplichtingen voldoet ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is of van Nederland; d. Opdrachtnemer onder curatele is gesteld, of als surseance van betaling is aangevraagd.
2.
Opdrachtgever heeft het recht gedurende de Overeenkomst bewijsstukken en/of verklaringen op te vragen als bewijs dat geen van de in lid 1 genoemde situaties van toepassing is op Opdrachtnemer.
3.
Prestaties die op het moment van ontbinding als bedoeld in lid 1 van dit artikel al in het kader van deze Overeenkomst zijn verricht en afgerond en de daarmee samenhangende betalingsverplichtingen, worden niet door de ontbinding getroffen, tenzij de Opdrachtnemer met betrekking tot die prestaties in verzuim is. Bedragen die op die prestaties betrekking hebben en al zijn gefactureerd blijven onverminderd verschuldigd en worden op het moment van ontbinding opeisbaar.
4.
Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de Overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze Overeenkomst bestaan. Tot de verplichtingen behoren onder meer geschillenbeslechting, forumkeuze en toepasselijk recht.
5.
Partijen treden in overleg over de afhandeling van de overige, nog lopende, verplichtingen.
Artikel 9
Intellectueel
1.
Opdrachtnemer is intellectueel eigenaar van de merknaam, teksten, ICT en architectuur rondom het Duurzaam Bouwloket en de ontwikkelde databank. De woningdata opgedaan uit klantcontacten gedurende de looptijd van de Overeenkomst, alsmede de advisering door Opdrachtnemer aan inwoners over die woningen binnen de gemeente is gezamenlijk eigendom van Duurzaam Bouwloket en de gemeente Schouwen-Duiveland .
2.
Bij beëindiging van de Overeenkomst zal de data worden overgedragen in een CSV-bestand aan Opdrachtgever met in achtneming van de vigerende privacy wetgeving. De overgedragen data kan voor beleidsvorming en continuering van de advisering aan inwoners worden toegepast.
Artikel 10
Privacy
1.
Verkregen informatie op basis van klantcontacten, campagnes et cetera worden in rapportages geanonimiseerd aan opdrachtgever beschikbaar gesteld met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze AVG vervangt de EU-privacyrichtlijn. Eventuele wijzigingen hierin inzake informatie-uitwisseling tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen automatisch van toepassing zijn op de huidige overeenkomst.
2.
Indien gewenst wordt een aparte bewerkersovereenkomst gesloten en een multi-user account op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming afgesloten met opdrachtgever. Door middel van dit account kan opdrachtgever zelf de klantcontacten inzien met bewoners en zelfstandig klantcontacten invoegen. Dit betreft een additionele dienst.
3.
(Beveiligings) incidenten ten aanzien van persoonsgegevens die zich voordoen bij Opdrachtnemer (zoals datalekken) worden direct gemeld aan Opdrachtgever, en als dat wettelijk noodzakelijk is ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens (na afstemming met Opdrachtgever). Indien opdrachtgever in de toekomst gebruik wil maken van een eigen inlog voor het klant-volg systeem geldt deze meldingsplicht ook voor Opdrachtgever.
7
Artikel 11
Samenwerkingen
1.
Opdrachtnemer is vrij om binnen de loketstructuur samenwerkingen aan te gaan die het doel van het energieloket ten goede komen. Denk hierbij aan het betrekken van partijen in de markt die een bijdrage kunnen leveren aan de zichtbaarheid van het energieloket of een versnelling tot stand kunnen brengen in het verduurzamen van de bestaande bouw.
2.
Opdrachtgever zorgt in haar beleid en activiteiten met derden voor een goede koppeling van projecten met het energieloket zodat de zichtbaarheid maar ook projectmonitoring goed georganiseerd en geborgd kan worden.
Artikel 12
Slotbepalingen
1.
Wijzigingen van deze Overeenkomst of aanvullingen daarop worden eerst rechtsgeldig en bindend voor Partijen, nadat zij schriftelijk, in de vorm van een aan deze Overeenkomst te hechten bijlage, tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn overeengekomen.
2.
Opdrachtnemer dient Opdrachtgever van elke substantiële wijziging in de situatie van Opdrachtnemer en/of diens bedrijf, die van invloed kan zijn op de uitvoering van deze Overeenkomst op de hoogte te stellen.
3.
Op de opdracht tot levering en onderhoud zijn de algemene inkoopvoorwaarden van de VNG 2012 (Vereniging Nederlandse Gemeenten) van toepassing.
Aldus overeengekomen op de laatste van de hierna genoemde data en in tweevoud ondertekend: Plaats : Zierikzee Datum : 12 – 7 -2022
10-6-2022
Gemeente Schouwen-Duiveland Rechtsgeldig vertegenwoordigd door:
Duurzaam Bouwloket B.V. Rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur
Naam
drs. K.C. Visser
: J. Chr. van der Hoek (burgemeester)
Paraaf : …………………………………….
8