20220327 definitief onderzoeksplan participatie AVG proof

27 maart 2022

- DEFINITIEF Onderzoeksplan Participatie gemeente Schouwen-Duiveland

1 Inleiding In de vergadering van 15 november 2021 heeft de Rekenkamer een keuze gemaakt voor een onderwerp van onderzoek. Hiervoor is dit voorlopig onderzoeksplan opgesteld, dat - na de keuze voor het bureau dat het onderzoek gaat uitvoeren - wordt omgezet in een definitief onderzoeksplan. In dit onderzoeksplan komen achtereenvolgens aan de orde: • aanleiding en doel • onderzoeksvragen • normenkader • uitvoering onderzoek • onderzoekmethoden • onderzoekplanning • onderzoekrapportage • contactpersonen

2

Aanleiding en doel

2.1 Keuze onderzoeksonderwerp Besloten is het onderwerp Participatie gemeente Schouwen-Duiveland te kiezen voor het rekenkameronderzoek. Meerdere raadsfracties hebben, bij een inventarisatie van de rekenkamer, aangegeven dat ze behoefte hebben aan rekenkameronderzoek naar participatie (inwoners- en overheidsparticipatie) in de gemeente Schouwen-Duiveland. Ook de ambtelijke organisatie is op dit moment bezig met een evaluatie van het instrument participatie. Wij hebben met de verantwoordelijke wethouder en ambtenaar een verkennend gesprek gevoerd, hoe wij elkaar op dit thema kunnen aanvullen. Door onderzoek te doen naar participatie verwachten wij dat de gemeenteraad nieuwe instrumenten krijgt om samen met inwoners, ondernemers en instellingen in de lokale samenleving richting te geven aan het gemeentelijk beleid. Het gaat daarbij om verbinding maken, ruimte geven en het durven om een andere houding aan te nemen, waardoor de democratie meer tot leven komt. Het onderzoek zou handvatten moeten bieden om de rol van de raad in een veranderende lokale samenleving bewust in te vullen. Dit is voor de rekenkamer van de gemeente Schouwen-Duiveland aanleiding om het onderwerp participatie nader tegen het licht te houden.

2.2 Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is drieledig. De rekenkamer wil onderzoek doen naar de betekenis van toenemende participatie voor de rol van de gemeenteraad als volksvertegenwoordiger: Hoe wordt deze rol van de gemeenteraad nu ingevuld en wat is hierbij op dit moment de uitgangspositie? Is dat toekomstbestendig, mede in het licht van de nieuwe wetgeving op dit gebied? Welke (nieuwe) instrumenten kunnen we de raad meegeven om invulling te geven aan de veranderende rol van de raad bij participatie?

1

27 maart 2022

2.3 Toetsing aan criteria en randvoorwaarden Het gekozen onderzoeksonderwerp past, zoals uit onderstaand overzicht blijkt, binnen de voor de werkzaamheden van de Rekenkamer geformuleerde criteria voor onderwerpselectie en de randvoorwaarden, zoals die zijn opgenomen in het Reglement van Orde van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland1. Criterium Toegevoegde waarde / nieuwe informatie. Risico's van ineffectiviteit en / of ondoelmatigheid en / of onrechtmatigheid. Actueel en / of groot maatschappelijk en / of financieel belang. Raakt direct of indirect het belang burger, maar overstijgt individuele belang. Kan leiden tot concrete verbeteringen en / of bevorderen lerend vermogen organisatie. Randvoorwaarden Haalbaar zijn in de tijd. Haalbaar zijn binnen het budget. Draagt bij aan de variatie in onderwerpen en de gemeentelijke beleidsvelden die betrokken zijn bij het onderwerp van onderzoek Rekenkamer is in staat om onderzoek te doen naar het onderwerp op basis van haar bevoegdheden, kennis en vaardigheden

3

Onderzoeksvragen

3.1

Onderzoeksvragen

Resultaat van toetsing Het onderzoek heeft toegevoegde waarde en leidt tot nieuwe informatie. Deze aspecten kunnen in het onderzoek aan de orde komen. Het onderwerp heeft gelet op de rol van de raad in een veranderende lokale samenleving een groot maatschappelijk belang Het onderwerp overstijgt het individuele belang en raakt direct of indirect het belang van de burger. Het onderzoek kan tot verbeteringen en leerervaringen leiden. Resultaat van toetsing Het onderzoek is binnen redelijke tijd af te ronden. Het onderzoek is haalbaar binnen het budget. Het onderwerp is niet eerder onderzocht in de gemeente.

Het onderzoek past binnen bevoegdheden en de rekenkamer heeft voldoende kennis en vaardigheden om als opdrachtgever voor het extern uit te voeren onderzoek op te treden.

In het onderzoek staan de volgende onderzoeksvragen centraal: 1. Wat is er vastgelegd en afgesproken over de rolinvulling van de gemeenteraad Schouwen-Duiveland bij participatieprocessen? 2. Hoe heeft de vorige raad in de praktijk invulling gegeven aan zijn rol in participatieprocessen? 3. In hoeverre is de werkwijze van de raad toekomstbestendig in het licht van nieuwe wetgeving en ontwikkelingen? 4. Wat zou de raad moeten vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om zijn rol in participatieprocessen naar het oordeel van een brede groep betrokkenen bij de participatieprocessen? 5.

Welke handvatten en instrumenten kunnen hierbij behulpzaam zijn? Om tot beantwoording van deze onderzoeksvragen te komen, zijn een aantal deelvragen geformuleerd, waarbij we nadrukkelijk breder kijken dan alleen de rol van de raad, geordend naar vijf categorieën: Waar gaat het bij participatie over? Wat verstaat de gemeente Schouwen-Duiveland onder participatie en welke soorten participatie worden onderscheiden? En hoe verhoudt participatie zich tot de representatieve democratie? Wat wordt bedoeld met de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de raad? En wat betekent dit voor de rolinvulling bij participatietrajecten? Wat wordt er (naar verwachting) wettelijk geregeld met betrekking tot participatie? Waarom hechten gemeente en samenleving aan participatie? Wat zijn beweegredenen van de gemeente om met de samenleving in gesprek te gaan? Welke motieven hebben inwoners, ondernemers, instellingen om wel en niet te willen participeren? Wanneer zegt de gemeente ‘nee’ tegen participatie? 1

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/Actueel/Schouwen-Duiveland/CVDR655755.html

2

27 maart 2022

Wat staat er over participatie op papier in Schouwen-Duiveland? Welke kaders (ambities, doelen en uitgangspunten) heeft de gemeenteraad vastgesteld op het gebied van participatie? Zijn deze duidelijk en concreet geformuleerd? Hoe zijn deze ambities, doelen en uitgangspunten uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie? Zijn de taken, verantwoordlijkheden en procedures helder beschreven? Op welke domeinen is het beleid of zijn de activiteiten met betrekking tot participatie gericht? Wat is het communicatiebeleid van de gemeente in relatie tot participatie? Hoe verloopt de participatie feitelijk in de praktijk? Op welke wijze geeft de gemeente invulling aan participatie? Op welke wijze geeft de samenleving invulling aan participatie? Hoe geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij participatie? Hoe communiceert de gemeente met de samenleving over participatie(mogelijkheden)? Welke effecten heeft de participatie op de besluitvorming (gehad)? Reflectie op de rolinvulling door de raad In hoeverre gaf de raad in de praktijk invulling aan de kaders en afspraken over participatie? Had de raad een duidelijke positie in het participatieproces? In hoeverre is de werkwijze van de raad toekomstbestendig in het licht van nieuwe wetgeving en ontwikkelingen? En hoe anticipeert de gemeenteraad hierop? Wat zou de

raad moeten vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om zijn rol in participatieprocessen naar het oordeel van een brede groep betrokkenen bij de participatieprocessen? Welke handvatten en instrumenten kunnen hierbij behulpzaam zijn? 3.2

Onderzoeksopzet

Om te komen tot beantwoording van bovenstaande vragen worden documenten bestudeerd, gesprekken gevoerd met sleutelpersonen, ingezoomd op vier cases, een online vragenlijst uitgezet en een brede sessie georganiseerd. Om de praktijk van participatie goed en zo feitelijk mogelijk in beeld te brengen, gaat de Rekenkamer vier casussen onderzoeken. Dit zijn: Maatregelenpakket Parkeren centrum Zierikzee Convenant Stads- en dorpsraden Burgerinitiatief Schoolbussen Zonnemaire Als vierde casus was de Dorpsvisie Sirjansland geselecteerd, maar omdat deze onlangs al is geëvalueerd en besproken met de raad in het kader van de experimenten die zijn gestart in het kader van het amendement over het Uitdaagrecht, gaan we ons nog beraden op de vierde casus. We zullen de raad vragen of zij een voorbeeld van Overheidsparticipatie (inwoners nemen het initiatief om de gemeente te betrekken bij maatschappelijke vraagstukken) hebben die zij graag onderzocht zouden zien. De onderzoeksopzet ziet er visueel als volgt uit en is in bijlage 1 verder uitgewerkt.

3

27 maart 2022

2e helft februari 2022

Stap 0. Voorbereiding Maart 2022

Stap 1. Zorgvuldige start van het onderzoek (startgesprek Rekenkamer, startgesprek ambtelijke contactpersonen, startgesprek collegeleden, onderzoeksflyer en aantal vragen aan fracties) April - medio mei 2022

Stap 2. Documentanalyse en gespreksronde: de feiten op een rij 19 mei – 22 juni 2022

Stap 3. Voorbereiden bijeenkomst ‘Participatie en de rol van de gemeenteraad’ (online vragenlijst genodigden, programma, logistiek) 20 juni 2022

Stap 4. Bijeenkomst ‘Participatie en de rol van de gemeenteraad’ 20 juli 2022

Stap 5. Opstellen en bespreken concept-rapport voor ambtelijk wederhoor 21 september 2022

Stap 6. Verwerken ambtelijke reactie en rapportage gereed voor bestuurlijk wederhoor n.t.b.

Stap 7. Nawoord, opleveren definitieve eindproducten en voorbereiden presentatie raadscommissie

4

Normenkader

Om de bevindingen te kunnen wegen en om daaraan een oordeel te kunnen verbinden en conclusies te kunnen trekken, wordt gebruik gemaakt van vooraf vastgestelde normen. Het normenkader is de meetlat waar het beleid en/of de uitvoering langs worden gelegd om te komen tot een oordeel. Voor dit onderzoek is het volgende normenkader vastgesteld: Waar gaat het bij participatie over? Deelvragen 1. Wat verstaat de gemeente SchouwenDuiveland onder participatie en welke soorten participatie worden onderscheiden? En hoe verhoudt participatie zich tot de representatieve democratie? 2. Wat wordt bedoeld met de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de raad? En wat betekent dit voor de rolinvulling bij participatietrajecten? 3. Wat wordt er (naar verwachting) wettelijk geregeld met betrekking tot participatie?

Concept-criteria De gemeente heeft gedefinieerd wat zij verstaat onder participatie en welke vormen van participatie zij onderscheidt. De gemeente heeft vastgelegd hoe participatie zich verhoudt tot de representatieve democratie. -

De gemeente heeft vastgelegd wat wordt bedoeld met de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van de raad en wat deze betekenen voor de rolinvulling bij participatietrajecten.

-

De gemeente heeft inzicht in de wettelijke eisen die naar verwachting worden gesteld aan participatie.

4

27 maart 2022

Waarom hechten gemeente en samenleving aan participatie? Deelvragen 4. Wat zijn beweegredenen van de gemeente om met de samenleving in gesprek te gaan? 5. Welke motieven hebben inwoners, ondernemers, instellingen om wel en niet te willen participeren? 6. Wanneer zegt de gemeente ‘nee’ tegen participatie?

Concept-criteria De gemeente noemt in haar beleid motieven om met de samenleving in gesprek te gaan. -

-

De gemeente realiseert zich wat de motieven van inwoners, ondernemers, instellingen kunnen zijn om wel en niet te willen participeren. De gemeente heeft in haar beleid benoemd in welke situaties er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie.

Wat staat er over participatie op papier in Schouwen-Duiveland? Deelvragen 7. Welke kaders (ambities, doelen en uitgangspunten) heeft de gemeenteraad vastgesteld op het gebied van participatie? Zijn deze duidelijk en concreet geformuleerd? 8. Hoe zijn deze ambities, doelen en uitgangspunten uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie? Zijn de taken, verantwoordlijkheden en procedures helder beschreven? 9. Op welke domeinen is het beleid of zijn de activiteiten met betrekking tot participatie gericht? 10. Wat is het communicatiebeleid van de gemeente in relatie tot participatie?

Concept-criteria De gemeenteraad heeft kaders (ambities, doelen en uitgangspunten) vastgesteld op het gebied van participatie. De kaders zijn duidelijk en concreet geformuleerd. -

-

-

-

De ambities, doelen en uitgangspunten met betrekking tot participatie zijn uitgewerkt tot richtlijnen voor raad, college en ambtelijke organisatie. De taken, verantwoordlijkheden en procedures met betrekking tot participatie zijn helder beschreven. De gemeente heeft bepaald op welke beleidsdomeinen beleid of activiteiten met betrekking tot participatie zijn gericht. De gemeente heeft beschreven hoe zij communiceert met de samenleving over de wijze waarop geparticipeerd kan worden bij initiatieven vanuit de gemeente. De gemeente heeft beschreven hoe zij met de samenleving communiceert over de wijze waarop de gemeente aansluit bij initiatieven vanuit de samenleving.

Hoe verloopt de participatie feitelijk in de praktijk? Deelvragen 11. Hoe geeft de gemeente invulling aan participatie? 12. Hoe geeft de samenleving invulling aan participatie? 13. Hoe geeft de raad invulling aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij participatie? 14. Hoe communiceert de gemeente met de samenleving over participatie(mogelijkheden)?

15. Welke effecten heeft de participatie op de besluitvorming (gehad)?

Concept-criteria De gemeente geeft in de praktijk invulling aan participatie. De samenleving geeft in de praktijk invulling aan participatie. De raad heeft invulling gegeven aan zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol bij de vier geselecteerde casussen. De gemeente communiceert met de samenleving over participatie(mogelijkheden), in algemene zin en in de vier geselecteerde casussen. De gemeente legt uit in wanneer er geen prioriteit wordt gegeven aan participatie. De participatie heeft effect (gehad) op de besluitvorming bij de vier geselecteerde casussen, in algemene zin en in de vier geselecteerde casussen.

Reflectie op de rolinvulling door de raad Deelvragen 16. In hoeverre gaf de raad in de praktijk invulling aan de kaders en afspraken

Concept-criteria De uitvoering van participatie door de raad in de praktijk past binnen de vastgestelde kaders en

5

27 maart 2022

over participatie? Had de raad een duidelijke positie in het participatieproces? 17. In hoeverre is de werkwijze van de raad toekomstbestendig in het licht van nieuwe wetgeving en ontwikkelingen? En hoe anticipeert de gemeenteraad hierop? 18. Wat zou de raad moeten vasthouden, versterken, vernieuwen en verlaten als het gaat om zijn rol in participatieprocessen naar het oordeel van een brede groep betrokkenen bij de participatieprocessen? 19. Welke handvatten en instrumenten kunnen hierbij behulpzaam zijn?

-

afspraken. De raad had in de praktijk een duidelijke positie in het participatieproces. De werkwijze van de raad is toekomstbestendig in het licht van nieuwe wetgeving en ontwikkelingen. De raad anticipeert in de praktijk op de nieuwe wetgeving en ontwikkelingen.

n.v.t. (open vraag)

n.v.t. (open vraag)

5 Uitvoering onderzoek Omdat de capaciteit van de rekenkamer beperkt is, maar ook omdat elk onderzoek specifieke deskundigheid vraagt, worden de onderzoeken in de regel uitbesteed. Bij de uitvoering van de onderzoeken hanteert de rekenkamer een systematische werkwijze, waarbij de in onderstaand schema opgenomen stappen worden gevolgd. Elke stap leidt tot een (tussen)product. Stap Voorbereiden onderzoek Selectie bureaus Beoordeling offertes Eventuele bijstelling onderzoeksplan Opdracht verstrekking Uitvoeren onderzoek Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor Presentatie en publicatie Evaluatie van het proces en onderzoek Nazorg

Product Voorlopig onderzoeksplan Offertes Keuze bureau Definitief onderzoeksplan Contract Conceptrapport Eindrapport Presentatie aan raad en persbericht Evaluatieverslag Rapportage in jaarverslag over navolging

Voor de uitvoering van dit onderzoek gaat de Rekenkamer de samenwerking aan met 7Zebra’s. In bijlage 2 zijn de stappen nader uitgewerkt.

6 Onderzoeksmethoden Om de onderzoeksvragen te beantwoorden kunnen diverse onderzoeksmethoden worden ingezet. In elk geval zijn dossieronderzoek en vraaggesprekken met betrokkenen nodig. Ook kan worden gekeken of bij andere gemeenten sprake is geweest van vergelijkbare trajecten en wat de ervaringen in die gemeenten zijn. Van alle interviews die tijdens het onderzoek gehouden worden, moet een schriftelijk verslag worden gemaakt. Het schriftelijk verslag wordt ter verificatie aan de geïnterviewde voorgelegd. Gespreksverslagen worden vertrouwelijk behandeld. Het citeren uit interviewverslagen is slechts mogelijk met toestemming van de geïnterviewde.

7 Onderzoekplanning De rekenkamer hanteert voor onderzoeken het volgende planningsschema. Stap Voorbereiden onderzoek Selectie bureaus en beoordeling offertes Uitvoeren onderzoek, inclusief ambtelijk en bestuurlijk wederhoor Presentatie en publicatie eindrapport

Planning 1 maand 1 maand 6 maanden 1 maand

6

27 maart 2022

Aan de hand van dit schema wordt per onderzoek in overleg met de opdrachtnemer een concrete planning opgesteld. De rekenkamer stelt de inschrijvers in de gelegenheid de offerte digitaal toe te lichten op 16 februari 2022 tussen 19:00 en 21:00 uur. De toelichting wordt verzorgd door de personen die het onderzoek gaan uitvoeren in geval van opdrachtverlening. 8 Onderzoekrapportage Voor een rekenkameronderzoek is het van groot belang, dat een sterk feitencomplex wordt neergezet en dat feiten goed onderbouwd worden. Verder is het van belang, dat de gehanteerde normen, de bevindingen uit het onderzoek, de conclusies en de oordelen duidelijk onderscheiden van elkaar worden weergegeven en naadloos op elkaar aansluiten. Een van de hoofddoelstellingen van rekenkameronderzoek is dat de onderzoekrapportages tot leerervaringen moeten leiden. In elke rapportage dient daarom in de conclusies en aanbevelingen uitdrukkelijk te worden aangegeven wat hieruit en voor wie valt te leren. De rapporten van de rekenkamer moeten als zodanig herkenbaar zijn. Het logo van het onderzoeksbureau kan in de rapportage worden opgenomen. De rapporten kennen zoveel mogelijk de volgende standaardindeling: • Inleiding • Deel 1 Bestuurlijke deel Samenvatting bevindingen, conclusies en aanbevelingen, ambtelijke en bestuurlijke reactie en nawoord. Dit dient als zelfstandig geheel gelezen te kunnen worden.

• Deel 2 Onderzoeksverslag Verslag van onderzoeksbevindingen, inclusief doelstelling, vraagstelling, onderzoeksmethoden e.d. • Deel 3 Bijlagen

9 Contactperso(o)n(en) Vanuit de rekenkamer wordt het onderzoek begeleid door de drie leden, waarbij de volgende twee leden optreden als contactpersoon: 1e contactpersoon: mevrouw drs. J.E. Talstra, lid en 2e waarnemend voorzitter 2e contactpersoon: de heer A. Kersten, lid en 1e waarnemend voorzitter Het secretariaat van de rekenkamer, adjunct-raadsgriffier mevrouw E. Goossens, is het eerste aanspreekpunt (telefoon 0111-452129 / e-mailadres: rekenkamer@schouwenduiveland.nl). Namens de gemeente Schouwen-Duiveland treedt mevrouw D. de Leeuw (strategisch adviseur staf) en mevrouw J. de Jonge (projectmedewerker) op als contactpersonen. Voor 7Zebra’s is 1e aanspreekpunt mevrouw M. Gerritsen en 2e aanspreekpunt mevrouw J. van Koert. Tussentijds vindt regelmatig overleg met de Rekenkamer plaats over de voortgang van het onderzoek. Tussenproducten (nota van bevindingen, voorstellen voor conclusies en aanbevelingen en conceptrapport) worden besproken met de Rekenkamer en door tussenkomst van het secretariaat van de Rekenkamer -na vaststelling door de Rekenkamerdoorgeleid naar de ambtenaren en/of het college.

Bijlage 1: Onderzoeksaanpak Bijlage 2: Uitwerking systematische werkwijze rekenkameronderzoek Schouwen-Duiveland

7

27 maart 2022

Bijlage 1: Onderzoeksaanpak Stap in proces 0. Voorbereiding Voorbereiding: internetscan, dummy eindproduct, concept-flyer en vragen raadsleden, conceptuitnodigingen, overzicht benodigde documenten. 1. Zorgvuldige start Startgesprek Rekenkamer: voorbereiding, online gesprek Startgesprek ambtelijke contactpersonen: voorbereiding, online gesprek, opstellen terugkoppeling Startgesprek met collegeleden: voorbereiding, online gesprek, opstellen terugkoppeling Flyer uitzetten met vragen raadsleden: flyer en vragen raadsleden definitief, opstellen terugkoppeling reacties raadsleden. 2. Documentanalyse en gespreksronde Vervolg documentanalyse en opstellen eerste versie casusbeschrijvingen 7 online gesprekken ambtelijke organisatie, opstellen integrale terugkoppeling (algemeen en casusbeschrijvingen), valideren bij gesprekspartners Afstemming Rekenkamer 3. Voorbereiden bijeenkomst ‘Participatie en de rol van de gemeenteraad’ Formuleren vragenlijst raad, betrokkenen uit de samenleving bij de vier casussen, college, ambtelijke organisatie, inregelen Google Forms, analyse uitkomsten Opstellen programma en draaiboek bijeenkomst, voorbereiden materiaal 4. Bijeenkomst ‘Participatie en de rol van de gemeenteraad’ Begeleiding bijeenkomst Opstellen terugkoppeling 5.

Opstellen en bespreken conceptrapport voor ambtelijk wederhoor Opstellen concept-rapport, notitie concept-Conclusies en aanbevelingen en concept-Participatieplaat, afstemming met vormgever Bespreking met Rekenkamer, online gesprek Opleveren voor ambtelijk wederhoor: doorvoeren eventuele aanpassingen, afstemming met vormgever 6. Verwerken ambtelijke reactie en rapportage gereed voor bestuurlijk wederhoor Opstellen voorstel verwerken ambtelijke reactie: opstellen tabel met voorstel verwerking Afstemmen met contactpersoon Rekenkamer over wijze van verwerking, doorvoeren aanpassingen, aanpassen conclusies en aanbevelingen Bespreking definitieve conclusies en aanbevelingen met voltallige rekenkamer: online gesprek Rapportage en Participatieplaat gereed voor bestuurlijk wederhoor: doorvoeren eventuele aanpassingen, afstemming met vormgever 7. Nawoord, opleveren definitief eindproduct en voorbereiden presentatie raad Meelezen met nawoord rekenkamer, online afstemming en reactie op concept-tekst Rekenkamer Opleveren definitief eindproduct: toevoegen nawoord en evt laatste wijzigingen doorvoeren, afstemmen met vormgever Voorbereiden presentatie raadscommissie: online afstemming en reactie op concept-presentatie Rekenkamer Aanwezigheid bij presentatie raadscommissie Evaluatie/nagesprek: terugblik met rekenkamer, online gesprek

8

27 maart 2022

Bijlage 2 Uitwerking systematische werkwijze rekenkameronderzoek Schouwen-Duiveland

1 Voorbereiden onderzoek Een onderzoek van de Rekenkamer start met het nader specificeren en afbakenen van het onderwerp. Deze stap resulteert in een voorlopig onderzoeksplan. Omdat de capaciteit van de Rekenkamer beperkt is, maar ook omdat elk onderzoek specifieke deskundigheid vraagt, worden de onderzoeken in de regel uitbesteed. De kwaliteit van het onderzoek en uiteindelijk het onderzoeksrapport is in hoge mate afhankelijk van degene die het onderzoek uitvoert. Suggesties van de opdrachtnemer kunnen er toe leiden dat het onderzoeksplan wordt aangevuld of gewijzigd. Het definitieve onderzoeksplan wordt ter kennisname gestuurd aan de raad, het college van burgemeester en wethouders en het management van de in het onderzoek betrokken afdeling(en). Daarbij wordt ook aangegeven wie het onderzoek gaat uitvoeren. Het management wordt daarbij verzocht een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.

2 Selectie bureaus De Rekenkamer bepaalt op basis van een marktoriëntatie welke bureaus (maximaal drie) uitgenodigd worden een offerte met plan van aanpak uit te brengen. Naast deskundigheid en onafhankelijkheid geldt de voorwaarde dat het bureau goed ingevoerd moet zijn in gemeentelijke organisaties. Vanwege het waarborgen van de onafhankelijkheid worden bij de selectie bureaus uitgesloten, die gedurende de laatste 7 jaar op het terrein waarop de Rekenkamer onderzoek gaat doen, eerder een onderzoeks- of adviestraject voor de gemeente hebben verzorgd. De offerte bestaat uit een plan van aanpak waarin u in elk geval in gaat op: • het op te leveren resultaat; • de door Rekenkamer voorgestelde aanpak; • een eventueel alternatieve aanpak van het bureau; • het normenkader dat in het onderzoek wordt gehanteerd; • de onderzoekers / adviseurs die het bureau inzet (per persoon uitgesplitst naar ureninzet, kwaliteiten, ervaring en deskundigheden); • de tarieven die het bureau per onderzoeker hanteert en eventuele bijkomende kosten; • de planning van het onderzoek; • de terugkoppelmomenten aan de Rekenkamer; • relevante referenties; • een opgave van eventueel door het onderzoeksbureau op het onderzoeksterrein voor de gemeente uitgevoerde advies- of onderzoeksopdrachten.

3 Beoordeling offertes De Rekenkamer stelt de aanbieders in de gelegenheid de offerte digitaal toe te lichten op 16 februari 2022 tussen 19:00 en 21:00 uur. De toelichting dient te worden verzorgd door de personen die het onderzoek uitvoeren. We hanteren het gunningscriterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI). We beoordelen alleen de kwaliteit, waarbij centraal staat dat de probleem- / vraagstelling met voldoende diepgang en methodisch verantwoord beantwoord wordt. De volgende deelbeoordelingsaspecten spelen daarbij een rol: • mate waarin volgens presentatie door onderzoekers blijk wordt gegeven de onderzoeksvragen te begrijpen en van antwoord te voorzien (geloof in de goede invulling van de opdracht); • aanpak (aansluiting opzet onderzoek / aanpak bij onderzoeksplan / methodische degelijkheid / eigen inbreng / creativiteit); • kennis en ervaring van de onderzoeker(s), inclusief eventueel ingewonnen referenties. 9

27 maart 2022

Kort gezegd gaat het om de wijze van aanpak, inclusief de toelichting en de kennis en ervaring van de onderzoekers. De beoordeling gaat als volgt. De aanbieder met de hoogste score wint de aanbesteding en wordt uitgenodigd voor een startgesprek. Beoordelingscijfer 10

8

6

Onvoldoende

Waardering Het plan van aanpak inclusief toelichting en de kennis en ervaring van de onderzoekers dragen uitmuntend bij aan het bereiken van de doelstelling Het plan van aanpak inclusief toelichting en de kennis en ervaring van de onderzoekers dragen goed bij aan het bereiken van de doelstelling Het plan van aanpak inclusief toelichting en de kennis en ervaring van de onderzoekers dragen voldoende bij aan het bereiken van de doelstelling Uit het plan van aanpak inclusief toelichting en uit de kennis en ervaring van de onderzoekers blijkt dat de aanbieder onvoldoende in staat is de doelstelling te bereiken.

Toelichting

Ongeldige aanbieding

4 Opdrachtverstrekking Op basis van de offerte en de mondelinge toelichting maakt de Rekenkamer een keuze aan wie de opdracht wordt verstrekt. De niet gekozen onderzoeksbureaus ontvangen schriftelijk een afwijzing met daarin de reden(en) van de afwijzing. Voor de te verstrekken opdracht hanteert de Rekenkamer in beginsel een modelcontract. In de opdracht wordt vastgelegd: • wie namens het bureau het onderzoek uitvoert; • hoe omgegaan wordt met afspraken die tijdens de uitvoering van het onderzoek worden gemaakt; • hoe de tussentijdse communicatie over de uitvoering van het onderzoek verloopt; • de tijdsbesteding door het bureau; • de vorming van het onderzoekdossier; • de overdracht van het complete onderzoekdossier (digitaal en op papier) na afronding van het onderzoek; • vertrouwelijkheid van en toegang tot gegevens; • eigendom van rapporten (rapport wordt eigendom van de Rekenkamer en uitsluitend de Rekenkamer maakt het rapport openbaar).

Verder wordt in de opdracht vastgelegd dat: • het onderzoekbureau verantwoordelijk is voor de juistheid en volledigheid van het feitenmateriaal; • het onderzoekbureau verantwoordelijk is voor het transparant en gestructureerd rapporteren van het feitenmateriaal; • het toetsen en verwerken van opmerkingen bij deze verantwoordelijkheid hoort; • het onderzoekbureau in een side-letter een voorstel doet voor conclusies en aanbevelingen aan de Rekenkamer; • de conclusies en de aanbevelingen (direct of indirect) terug te voeren moeten zijn op concrete in het onderzoeksrapport vermelde bevindingen; • de Rekenkamer direct verantwoordelijk is voor de conclusies en aanbevelingen en deze (mede) op basis van de side-letter definitief vaststelt; • het onderzoeksbureau niet toegestaan is zelf derden informatie te verstrekken over het onderzoek.

10

27 maart 2022

5 Uitvoeren onderzoek Bij uitvoering van het onderzoek verzamelen de onderzoekers gegevens, bijvoorbeeld via dossiers- en documentenonderzoek, interviews en enquêtes. Met betrokkenen worden afspraken gemaakt over het aanleveren van gegevens, de eventueel te interviewen personen en de planning van het ambtelijke en bestuurlijke wederhoor. De Rekenkamer wordt ten minste elke vier weken geïnformeerd over wat men tegen is gekomen (zowel qua proces als inhoud) en hoe men daar mee om wil gaan. Belangrijke keuzes in de uitvoering van het onderzoek worden ter besluitvorming aan de Rekenkamer voorgelegd. Om een bruikbaar resultaat van het onderzoek te bereiken, is een goede afstemming met de Rekenkamer nodig. Overleg tussen onderzoeksbureau en Rekenkamer vindt plaats tijdens: • de startbijeenkomst, waarbij aan de orde komen: o Definitieve onderzoeksvragen o Definitief normenkader o Afspraken over aanlevering stukken e.d. o Selectie cases o Voorlopige lijst van te interviewen personen en leveranciers / aanbieders o Planning o Definitief onderzoeksplan o Communicatie-afspraken • de bespreking van de nota van bevindingen en concept-conclusies en -aanbevelingen.

Naast deze overlegmomenten wordt intensief contact onderhouden via telefoon en e-mail, onder anderen over: • tussenrapportage uitkomsten van deskresearch en casestudy; • voorstel te interviewen personen, te stellen vragen en interview protocol. Om het onderzoek zo goed mogelijk uit te voeren: • vervult de Rekenkamer en het secretariaat van de Rekenkamer een ondersteunende rol bij: o het verkrijgen van de benodigde dossiers en beleidsstukken; o het maken van afspraken en het plannen van interviews; o de eventuele introductie van het onderzoek bij betrokken personen en het plannen van gesprekken; • zorgt de Rekenkamer voor: o de eventuele verslaglegging van bijeenkomsten met de Rekenkamer; o bundeling van reacties van leden van de Rekenkamer op concepten, itemlijsten, et cetera; o communicatie via het secretariaat van de Rekenkamer, zodat contacten snel en efficiënt plaatsvinden.

6 Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor Het ambtelijk wederhoor is een essentiële stap in het proces en bedoeld om de feitelijke juistheid van het rapport te waarborgen. Daarvoor wordt de volgende werkwijze aangehouden. • de Rekenkamer stelt het rapport van bevindingen dat voor wederhoor wordt verzonden eerst vast; • de Rekenkamer maakt met de externe onderzoeker afspraken over de duur van het wederhoor en welke ambtenaren (en eventueel portefeuillehouders) aan het wederhoor deelnemen; • de Rekenkamer neemt kennis van de originele reacties op het rapport; • de Rekenkamer vraagt de externe onderzoeker om de wijzigingen die zijn doorgevoerd naar aanleiding van het wederhoor zichtbaar te maken in het rapport. Het definitieve rapport van bevindingen wordt door de Rekenkamer vastgesteld alvorens de definitieve conclusies en aanbevelingen worden toegevoegd. 11

27 maart 2022

Hierna vindt over het rapport (inclusief de conclusies en aanbevelingen) het bestuurlijke wederhoor plaats. Daarbij worden de dezelfde eerste drie stappen doorlopen als voor het ambtelijk wederhoor. De laatste stap is het schrijven van het nawoord; dit is aan de Rekenkamer.

7 Presentatie en publicatie De Rekenkamer presenteert het rapport tijdens een openbare bijeenkomst. Daar de externe onderzoekers de detailkennis over de inhoud en het verloop van het onderzoeksproces hebben, zijn zij eveneens bij de presentatie aanwezig. Vooraf worden afspraken gemaakt over wat er van hen wordt verwacht.

8 Evaluatie van het proces en onderzoek Na afronding van de werkzaamheden evalueert de Rekenkamer samen met het externe bureau het verloop van het onderzoeksproces en de communicatie en samenwerking met het externe bureau. Zowel de Rekenkamer als het externe bureau bereidt de evaluatie voor. Het doel van de evaluatie is lering trekken. Bij de evaluatie komen de volgende zaken aan de orde: 1. Is de opdracht volgens de afspraken uitgevoerd (zijn de gestelde vragen met voldoende diepgang beantwoord, is de expertise geleverd die geoffreerd is, is volgens planning geleverd, is het feitenrapport naar tevredenheid?). Zo nee, waarom niet? 2. Zijn de kosten volgens de offerte geweest (in de zin van geld, inzet en aandacht van de Rekenkamerleden)? Zo nee, waarom niet? 3. Is het proces en de werkwijze verlopen volgens afspraak (kwaliteitsborgen zoals verificatie van interviews en feitenrapport, terugkoppeling naar de Rekenkamer, is het bureau voldoende proactief geweest)? Zo nee, waarom niet? 4. Heeft het rapport het gewenste effect opgeleverd bij het college of bij andere doelgroepen? Zo nee, waarom niet? Het verslag van de evaluatie behandelt de Rekenkamer vertrouwelijk en wordt ter kennisname aan het externe bureau verzonden.

9 Doorwerking en navolging De Rekenkamer volgt wat er met de onderzoeken gebeurt. In het jaarverslag neemt de Rekenkamer op wat de gemeenteraad heeft besloten over de conclusies en aanbevelingen en of en op welke wijze dit nadien opvolging heeft gekregen.

12