20220322 Raadsbrief Kwaliteit adviezen en voorstellen (524520)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Kwaliteit adviezen en voorstellen 524520 22 maart 2022 Staf J.Chr. van der Hoek Gemeentesecretaris

Inleiding Als raad hebt u de afgelopen jaren diverse signalen afgegeven dat de kwaliteit van voorstellen kan verbeteren. We hebben dit signaal opgepakt en onderzocht hoe de huidige kwaliteit is en waar wensen voor verbetering liggen. Hiervoor hielden we in 2021 een tweetal bijeenkomsten met een aantal raadsleden. Deze verbeteropties in de organisatie voeren we verder door (zie onder vervolg). Kernboodschap We zetten in op duidelijke adviezen en voorstellen die qua opbouw, inhoud, schrijfstijl en tijdigheid voldoen aan de wensen van uw raad. Consequenties Doordat we verbeteringen in de organisatie doorvoeren worden voorstellen beter van kwaliteit. Deze verbeterslag is niet van het ene op het andere moment te realiseren en vergt tijd. We vragen hiervoor uw begrip. Eén van de verbeteracties is het consequent raadplegen van de interne adviseurs waar dat relevant is. Adviseurs moeten hiervoor ook voldoende tijd krijgen. Dat vraagt van medewerkers een goede planning en tijdig starten met voorbereidingen. In de aanloopfase kan dit betekenen dat het komen tot een voorstel wat meer tijd vergt. Dit proberen we tot een minimum te beperken. Communicatie In de organisatie communiceren we de verbeteracties. Medewerkers weten dan wat we gaan doen en wat de achterliggende redenen zijn. Na de gemeenteraadsverkiezingen informeren we de nieuwe raadsleden ook over de verbeteracties.

Daarnaast leggen we uit hoe ons format voor voorstellen er uit ziet, hoe we dit gebruiken en hoe deze snel te lezen zijn. Dit snel lezen gebeurt via de zogenaamde 30-secondenlijn. Dit houdt in dat besluiten, argumenten en kanttekeningen concreet en scherp worden geformuleerd. Hierdoor krijgt de lezer snel een beeld van de hoofdlijn van het voorstel. We nemen dit informeren van raadsleden op in het introductieprogramma. Vervolg De verbeteracties die we de komende tijd starten zijn de volgende: • Trainen van medewerkers die raadsvoorstellen en raadsbrieven schrijven (beleidsmedewerkers en adviseurs). Vanwege hun coachende rol trainen we ook coördinatoren. Jaarlijks volgt een herhalingstraining. • Meelezen door collega's. Meelezen door directe collega’s, coördinatoren en adviseurs en de feedback daaruit draagt bij aan een betere kwaliteit. • Organiseren van feedback door raadsleden en vanuit ons college. • Het huidige format voldoet en dit handhaven we. We gebruiken consequent het complete format en ook op de wijze zoals het bedoeld is. In de training besteden we aandacht aan aspecten zoals 'participatie' en 'inclusiviteit' en waar die in het format worden opgenomen. We maken hiervoor overigens geen aparte kopjes in het format. Het format biedt voldoende ruimte om aan deze onderwerpen aandacht te besteden.

We bevorderen dat er in (beleids)processen tijdig en voldoende Pagina 1 van 2

•

•

aandacht wordt besteed aan deze aspecten. Op de moties over deze beide onderwerpen komen we nog afzonderlijk terug. We voegen in het format ook geen ‘Samenvatting’ toe, zoals eerst de wens was vanuit uw raad. Het goed inzetten van de eerder genoemde 30-secondenlijn maakt dit overbodig. In een informatiesessie met een aantal raadsleden is dit ook onderkend. We bekijken van tijd tot tijd of de vooruitgang zodanig is dat deze 30-secondenlijn ook goed tot z’n recht komt. De bedoeling is ook dat we naast de 30secondelijn steeds een goede kernachtige inleiding opstellen die de context goed weergeeft. Aan deze aspecten wordt in de trainingen aandacht besteed. We leggen in de verbeteracties onder andere prioriteit bij raadsvoorstellen, helder, begrijpelijk en correct taalgebruik en eenduidigheid en consistentie in voorstel en bijlagen.

Periodiek stemmen we met u af of we de door u gewenste vooruitgang boeken in de kwaliteit van raadsvoorstellen.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2