20220303 Jaarverslag 2021

JAARVERSLAG 2021 Rekenkamer Schouwen-Duiveland

1

Voorwoord

1

Voor u ligt het eerste jaarverslag van de rekenkamer Schouwen-Duiveland. Na onze benoeming in de raadvergadering van 17 december 2020 zijn wij met ingang van 1 januari 2021 vol enthousiasme aan onze taak begonnen. In dit jaarverslag doen wij verslag van onze werkzaamheden in het afgelopen jaar. Wij danken u voor het in ons gestelde vertrouwen en wensen u veel leesplezier.

2

Inleiding

1

Sedert 1 januari 2006 is elke gemeente ingevolge artikel 81a van de Gemeentewet verplicht een rekenkamer(functie) in te stellen. In de periode 2006 - 2010 is binnen de gemeente Schouwen-Duiveland aan deze wettelijke verplichting invulling gegeven door de instelling van een Rekenkamercommissie met drie onafhankelijke externe leden. Door middel van een personele unie was sprake van een ‘gezamenlijke’ Rekenkamercommissie met de buurgemeente Tholen. In deze periode zijn de volgende rekenkameronderzoeken opgeleverd: 1. Lerende organisatie (Onderzoek en dialoog over het lerend vermogen van de gemeente Schouwen-Duiveland). 2. Kiezen voor subsidies (Subsidiebeleid gemeente Schouwen-Duiveland). 3. Effectiviteit en doelmatigheid van re-integratie in Schouwen-Duiveland. 4. Bedrijfsmatig werken 5. Ruimtelijke planvorming 6. Effecten privatisering dorpshuizen Nadat de gemeente Tholen had aangegeven de samenwerking te willen beëindigen is vanaf 2011 gekozen voor een Rekenkamercommissie bestaande uit fractievoorzitters. Deze Rekenkamercommissie heeft op 16 mei 2019 haar laatste rapport heeft opgeleverd. In de periode 2011 – 2019 zijn de volgende rapporten opgeleverd: 1. Welzijnshuis (2012) 2. Van visie tot vergunning (2014) 3. Grondbeleid (2016) 4. Prestatieafspraken bij aanbestedingen en inkooptrajecten (2018) 5.

Stadhuismuseum (2019) In maart 2020 heeft de gemeenteraad besloten tot het instellen van een onafhankelijke rekenkamer. Op 17 december 2020 zijn wij als onafhankelijke leden door de raad benoemd in een nieuwe rekenkamer voor de gemeente Schouwen-Duiveland en zijn we in 2021 gestart met onze werkzaamheden. Artikel 185 van de Gemeentewet, dat van overeenkomstige toepassing is op de rekenkamer, schrijft voor dat de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag opstelt van haar werkzaamheden over het voorafgaande jaar. Een afschrift van het verslag wordt aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gezonden. In dit jaarverslag legt de rekenkamer verantwoording af over haar werkzaamheden in 2021. In paragraaf 2 staan we stil bij de werkzaamheden van de rekenkamer. Paragraaf 3 beschrijft de onderzoeken die zijn uitgevoerd of in uitvoering zijn. Paragraf 4 bevat de financiële verantwoording. De rekenkamer meent dat dit verslag voldoende inzicht biedt in haar werkzaamheden in het achterliggende jaar. De rekenkamer is graag bereid het verslag nader toe te lichten en daarover desgewenst met u in gesprek te gaan. Datum: 16 februari 2022

3

Verslag werkzaamheden

2

Samenstelling De rekenkamer is haar werkzaamheden gestart op 1 januari 2021. Ze is samengesteld uit drie onafhankelijke leden, inclusief de voorzitter. De samenstelling van de rekenkamer per 1 januari 2021 is als volgt: Naam Mw. A.C.F. Metz Dhr. A. Kersten Mw. J.E. Talstra

Functie Voorzitter Lid en 1e waarnemend voorzitter Lid en 2e waarnemend voorzitter

Het secretariaat is in 2021 uitgevoerd door de heer T. van Oostenbrugge en mevrouw. E. Goossens van de griffie van de gemeente Schouwen-Duiveland.

Start werkzaamheden De rekenkamer is haar werkzaamheden begonnen met een kennismakingsronde langs alle raadsfracties in februari en heeft in maart kennisgemaakt met het college van burgemeester en wethouders. In deze gesprekken is input opgehaald voor het eerste rekenkameronderzoek. Conform artikel 81, lid i van de Gemeentewet heeft de rekenkamer een reglement van orde opgesteld. In het reglement van orde is naast de orde van vergaderen opgenomen op welke wijze het rekenkameronderzoek wordt uitgevoerd. Dit reglement van orde is op 10 februari 2021 toegestuurd aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Tevens heeft de rekenkamer een missie opgesteld. “De rekenkamer wil de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland handvatten bieden om zijn kaderstellende en controlerende taak beter te kunnen uitoefenen. Ook wil de rekenkamer de inwoners van Schouwen-Duiveland laten zien wat er terechtkomt van de beleidsvoornemens en besluiten van de gemeente. Daarnaast wil de rekenkamer het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie handvatten bieden om beleid en uitvoering te verbeteren.” Deze is eveneens op 10 februari toegestuurd aan de gemeenteraad en het college. De rekenkamer heeft besloten lid te worden van de Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR).

Dit lidmaatschap zal na twee jaar geëvalueerd worden om te besluiten of het voldoende toegevoegde waarde heeft en gecontinueerd zal worden.

Vergaderingen De eerste vergadering van de rekenkamer vond plaats op 4 januari 2021. Tijdens deze vergadering zijn de waarnemend voorzitters aangewezen, is gesproken over de wijze van samenwerking tussen de leden en zijn afspraken gemaakt over de ondersteuning van de rekenkamer door de griffie. De rekenkamer heeft in 2021 14 keer vergaderd. In verband met Covid-19 hebben alle vergaderingen digitaal plaatsgevonden. Daarnaast is een lid van de rekenkamer iedere keer aanwezig geweest bij de vergaderingen van de auditcommissie om de stand van zaken ten aanzien van (voorgenomen) onderzoeken uit te wisselen.

Tussenevaluatie Bij het raadsbesluit van 7 mei 2020 over het instellen van een rekenkamer is een amendement aangenomen waarin is besloten om te voorzien in een evaluatie één jaar na benoeming van de leden van de rekenkamer. De leden zijn benoemd op 17 december 2021. Omdat het eerste jaar in het teken stond van het opstarten van de werkzaamheden en er nog geen onderzoeksresultaten opgeleverd zijn, heeft de rekenkamer besloten om eind 2022 een zelfevaluatie te doen.

4

Rekenkameronderzoeken

3

De rekenkamer heeft in 2021 na de consultatieronde met de raadsfracties een onderzoeksplan opgesteld. Conform hoofdstuk 3, artikel 1 van het reglement van orde heeft de rekenkamer haar onderzoeksplan 2021 op 4 mei 2021 ter kennisneming naar de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders gestuurd. De rekenkamer heeft besloten haar werkzaamheden te starten met het onderzoek naar inkooptrajecten. Later het jaar is gestart met de voorbereidingen voor een onderzoek naar (burger)participatie en is samen met een aantal andere Zeeuwse rekenkamer(commissie)s begonnen met een onderzoek naar de beëindiging van de inkooprelatie met Intervence.

Onderzoek Inkooptrajecten De rekenkamer heeft besloten haar eerste onderzoek uit te voeren naar inkooptrajecten. Het onderzoek is uitbesteed aan Bongers Onderzoek &Advies. De centrale vraag in dit onderzoek was “Waarom was er sprake van overschrijdingen bij een aantal inkopen van de gemeente SchouwenDuiveland & in hoeverre was de gemeenteraad aan zet om bij te sturen?”. Gedurende de tweede helft van 2021 is het onderzoek uitgevoerd. In december 2021 was het onderzoek gereed voor bestuurlijk wederhoor, zodat het begin 2022 aangeboden kan worden aan de gemeenteraad.

Onderzoek Participatie Tevens is er een start gemaakt met de voorbereidingen voor het tweede rekenkameronderzoek. Er zal onderzoek gedaan worden naar (burger)participatie. Ook een van de onderwerpen opgehaald uit de consultatieronde met de raadsleden. Er heeft ter voorbereiding ook een verkennend gesprek plaatsgevonden tussen de rekenkamer, de portefeuillehouder en de inhoudelijke beleidsambtenaar. Het doel van het onderzoek zal drieledig zijn. De rekenkamer wil onderzoek doen naar de betekenis van toenemende participatie voor de rol van de gemeenteraad als volksvertegenwoordiger:  Hoe wordt deze rol van de gemeenteraad nu ingevuld en wat is hierbij op dit moment de uitgangspositie?  Is dat toekomstbestendig, mede in het licht van de nieuwe wetgeving op dit gebied?  Welke (nieuwe) instrumenten kunnen we de raad meegeven om invulling te geven aan de veranderende rol van de raad bij participatie? Het streven is om dit onderzoek in de tweede helft van 2022 aan te kunnen bieden aan de gemeenteraad.

Gezamenlijk onderzoek Beëindiging inkooprelatie Intervence Samen met elf andere rekenkamer(commissie)s van Zeeuwse gemeenten is in december een onderzoek gestart naar de beëindiging van de inkooprelatie met Intervence. De centrale vraagstelling van dit onderzoek is: “Hoe is de voorbereiding van en de besluitvorming over de beëindiging van de inkooprelatie tussen de bestuurscommissie en Intervence verlopen, in hoeverre is het handelen van de bestuurscommissie in dezen doeltreffend en doelmatig geweest en hoe verhoudt dit handelen zich tot de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeenteraden?”. Dit onderzoek wordt uitgevoerd door Partners en Pröpper. Oplevering van de resultaten van dit onderzoek wordt medio 2022 verwacht.

5

4

Financiële verantwoording Uitgaven 2021

Op 7 mei 2020 heeft de raad bepaald dat de rekenkamer een jaarlijks budget van € 22.663 tot haar beschikking heeft. In de ronde met de fracties is de behoefte aan goed rekenkameronderzoek uitgesproken en zijn veel onderwerpen aangedragen. De rekenkamer is daar enthousiast over geworden. Het jaarlijkse budget was echter beperkt om de ambities van de raad en de rekenkamer waar te kunnen maken. In de brief van 4 mei 2021 heeft de rekenkamer daarom de raad gevraagd om in overweging te nemen het rekenkamerbudget op te hogen naar € 45.000 conform het normbedrag dat de NVRR adviseert. De raad heeft op 24 juni 2021 besloten het budget vanaf 2021 structureel te verhogen tot € 45.000 en dit bedrag jaarlijks te indexeren. In de begroting 2021 is daarom voor de rekenkamer een bedrag opgenomen van € 45.000. Onderstaand overzicht geeft aan welke uitgaven in 2021 zijn gedaan. Omschrijving Vergoeding leden rekenkamer Rekenkameronderzoek Inkooptrajecten Lidmaatschap Nederlandse Vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) Totaal uitgaven 2021

Bedrag € 4.815,12 € 14.750,00 € 380,00 € 19.945,12

In de Verordening nadere inrichting Rekenkamer gemeente Schouwen-Duiveland 2020 is bepaald dat indien in enig jaar een wezenlijke onderschrijding op het budget wordt voorzien de rekenkamer de raad tussentijds informeert. Eventuele onderbesteding van het jaarbudget kan jaarlijks via het jaarrekeningsaldo worden meegenomen naar het volgende begrotingsjaar tot een maximumbedrag van het jaarbudget, dit teneinde jaarlijkse fluctuaties in de onderzoekuitgaven op te kunnen vangen. Op 28 oktober 2021 heeft de rekenkamer de raad geïnformeerd dat het restantbudget van 2021 via het jaarrekeningsaldo meegenomen wordt naar het begrotingsjaar 2022. Het ging daarbij om een budget van € 25.054,88.

6