20220127 GVO wijziging RvO en Cie verordening

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: J.Chr. van der Hoek MBA

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: T. van Oostenbrugge

Datum

: 14 december 2021

Kenmerk

: 510628

Onderwerp

: Wijziging Reglement van orde en Commissieverordening

Voorstel Voorgesteld wordt te besluiten tot vaststelling van de : 1. 2e wijziging van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Schouwen-Duiveland 2020; 2. de 1e wijziging van de Verordening op de raadscommissies gemeente Schouwen-Duiveland 2020. Inleiding In de raadsvergadering van 21 oktober 2021 heeft de gemeenteraad het Actieprogramma raadsonderzoek ruimtelijke dossiers vastgesteld. Een van de onderdelen van het programma betreft procedures en reglementen, waaronder de bijstelling van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Op basis van een inventarisatie binnen de werkgroep is dit voorstel opgesteld. Dit voorstel betreft overigens niet alleen een voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde, maar ook een voorstel tot wijziging van de Commissieverordening. Beoogd resultaat Reglementen en verordeningen die actueel zijn. Argumenten Spreekrecht burgers Bij de inventarisatie zijn hierover de volgende punten naar voren gekomen: a. Commissieleden beperken zich niet altijd tot het stellen van een korte verduidelijkende vragen, maar beginnen soms min of meer al hun ‘eerste termijn’ . b. Als één fractie verduidelijkende vragen stelt vinden andere fracties soms dat zij al dan niet uit een oogpunt van ‘hoffelijkheid’ naar de inspreker dan ook maar een vraag moeten stellen. c.

Partijen die de opvatting van inspreker onderschrijven bieden de inspreker door middel van het stellen vragen gelegenheid om langer in te spreken dan de voorgeschreven vijf minuten, daar er voor de beantwoording van vragen door de inspreker geen tijdslimiet geldt. Het inspreken kost door het vorenstaande soms onevenredig veel tijd. In artikel 15, lid 4 van de Commissieverordening is vastgelegd dat de commissievoorzitter de deelnemers aan de vergadering kan toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Verder is vastgelegd dat er geen discussie plaatsvindt tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. Onderdeel a is dus al geregeld, maar de praktijk wijkt hier van af. Dit betreft evenals de onder b en c vermelde punten een gedragsaspect, waarvoor de verordening niet behoeft te worden aangepast. Wel is het van belang dat de commissievoorzitter hetgeen vastgelegd is goed bewaakt en dat de commissievoorzitter, maar ook de vergaderdeelnemers elkaar hierop indien nodig aanspreken. Digitaal inspreken Bij het digitaal vergaderen vanwege de Covid-19 is de mogelijkheid geboden tot digitaal inspreken. De Commissieverordening noemt het digitaal inspreken nog niet als mogelijkheid. Deze mogelijkheid willen we wel behouden bij het hervatten van het fysiek vergaderen.

Aanmelden voor fysiek inspreken kan ook nog tijdens de vergadering. Voor digitaal inspreken is het in verband met het bieden van deze mogelijkheid noodzakelijk dat de aanmelding hiervoor minimaal 12 uur tevoren gebeurt. Het is van belang de tekst in de Commissieverordening aan te passen voor het digitaal inspreken bij een fysieke vergadering. In de bijgevoegde wijziging wordt daarin voorzien, door aan artikel 15 van de verordening een nieuw lid 3 toe te voegen (met vernummering van de bestaande leden 3 tot en met 8 tot leden 4 tot en met 9). Mondelingen vragen in raad en commissies In artikel 155 lid 1 van de Gemeentewet is bepaald, dat een lid van de raad het college of de burgemeester mondeling of schriftelijk vragen kan stellen. In het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Schouwen-Duiveland 2020 is in artikel 34 een bepaling opgenomen over de vragenronde. Hoewel dit in Verordening op de raadscommissies gemeente Schouwen-Duiveland 2020 niet is vermeld bevat de standaardagenda van de raadscommissies het vaste agendapunt Mondelinge vragen.

Deze mogelijkheid vloeit min of meer voort uit een van de in de commissieverordening opgenomen taken voor de raadscommissie, te weten het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen die onder de taakstellen van de betreffende commissie vallen. De agendapunten Vragenronde en Mondelinge vragen zijn bestemd om een korte vraag te stellen. In de inventarisatie is naar voren gekomen dat het in de praktijk regelmatig voorkomt dat erg gedetailleerde vragen worden gesteld, die soms ook nog niet vooraf gedeeld worden met de griffie / portefeuillehouder. Dat leidt ertoe dat de vragen niet gelijk, maar alsnog achteraf schriftelijk beantwoord moeten worden. Ook bij dit onderdeel is sprake van een gedragsaspect, waarvoor het niet is nodig om het Reglement van Orde of de Commissieverordening aan te passen. Daarbij is het van belang dat raads- en commissieleden nadrukkelijk(er) afwegen welk instrument men in welke situatie kiest. Naast de Vragenronde en Mondelinge vragen kennen we nog de volgende mogelijkheden: · formele schriftelijke vragen; · technische vragen over voorstellen; · onderhandse vragen; · interpellatie. Indien gekozen wordt voor het gebruikmaken van de Vragenronde en Mondelinge vragen dan is het van belang dat men korte vragen stelt.

Verder is het van belang dat de vragen men zo mogelijk via de griffie vooraf aankondigt, zodat de griffie de portefeuillehouder hierover kan informeren. Dat biedt ook de portefeuillehouder de mogelijkheid zich voor de beantwoording desgewenst te laten ondersteunen door de ambtelijke organisatie en bij vragen van politiek-bestuurlijke aard de antwoorden desgewenst af te stemmen met de overige collegeleden. Het is van belang dat de voorzitters en de griffie in voorkomend geval de vragenstellers wijzen op: · het gebruik van de juiste instrumenten; · bij het gebruikmaken van de Vragenronde en Mondelinge vragen de vergaderdeelnemers indien nodig te wijzen op het stellen van beknopte vragen en het vooraf aankondigen van de vragen. Zuiver gebruik van instrumenten amendementen en moties In het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Schouwen-Duiveland 2020 is bepaald wat verstaan wordt onder de begrippen amendement en moties. Het komt met enige regelmaat voor dat amendementen worden ingediend, terwijl het qua strekking gaat om een motie. Vanuit de griffie is al eerder gewezen op het belang van een zuiver gebruik van de raadsinstrumenten. Ook bij dit onderdeel is sprake van een gedragsaspect. Hiervoor is het niet nodig om het Reglement van Orde aan te passen.

Dit punt wordt in 2022 meegenomen in het introductieprogramma voor gemeenteraad bij de start van de nieuwe zittingsperiode. Dit neemt niet weg dat het vooruitlopend daarop ook nu al van belang is dat fracties oog houden op een zuiver gebruik van de raadsinstrumenten (amendementen en moties). Interrupties Over interrupties is nauwelijks iets vastgelegd. In artikel 34, lid 6 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Schouwen-Duiveland 2020 is slechts bepaald dat tijdens de vragenronde geen moties worden ingediend en geen interrupties worden toegelaten. In de praktijk komt het voor dat interrupties (het storen van een lid in zijn / haar rede / betoog door een ander lid), die bedoeld zijn om voor een (korte) opmerkingen of vragen zonder inleiding, uitmonden in een heel betoog, met of zonder opmerking / vraag aan het slot. Een aantal overheidsinstelling (bijvoorbeeld de provincies Gelderland, Noord-Brabant en Zuid-Holland) kent voor interrupties een regeling. Nu er in onze gemeente (vrijwel) niets is vastgelegd over interrupties verdient het aanbeveling dit alsnog te doen en wel door aanpassing van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Schouwen-Duiveland 2020 en de Verordening op de raadscommissies gemeente Schouwen-Duiveland 2020.

Naast het opnemen van een begripsomschrijving voor ’interruptie’ gaat het dan om het vastleggen van de spelregels voor interrupties. In de bijgevoegde wijzigingen wordt daarin voorzien door aanpassing van de artikelen 1 en 12 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Schouwen-Duiveland 2020 en de artikelen 1 en 13 van de Verordening op de raadscommissies gemeente Schouwen-Duiveland 2020. Uitvoering De wijzigingen treden in werking bij de start van de nieuwe zittingsperiode. Dit staat uiteraard niet in de weg dat de wijzigingen die betrekking hebben op de wijze van omgang met elkaar tijdens vergaderingen (inspreken, interrupties) en de zaken die betrekking hebben op gedragsaspecten al eerder in de praktijk gebracht kunnen worden.

Werkgroep actieprogramma raadsonderzoek ruimtelijke dossiers, J.Chr. van der Hoek MBA

T. van Oostenbrugge

Voorzitter

Griffier