20211207 Raadsbrief Toelichting geen zienswijze GGD begrotingsprogramma 2022-2025 (498450)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Toelichting geen zienswijze GGD begrotingsprogramma 2022-2025 498450 7 december 2021 Werken, Wonen en Leven (WWL) J.G. Smit Afdelingshoofd WWL

Inleiding In juli en oktober 2021 behandelde het Algemeen Bestuur van de GGD Zeeland een aantal begrotingswijzigingen waarvan het de bedoeling was deze ter zienswijze voor te leggen aan de raad. Dit is niet gebeurd door hiaten in de aanlever- en communicatieprocedure. Hierdoor heeft de raad geen zienswijzen kunnen indienen. Op 15 oktober 2021 is door het Algemeen Bestuur een drietal begrotingswijzigingen vastgesteld. Op 17 december 2021 wordt door het Algemeen Bestuur een vijftal begrotingswijzigingen vastgesteld. Wij geven een toelichting op hoe dit heeft kunnen gebeuren en hoe we dit in de toekomst voorkomen. Kernboodschap Er zijn maatregelen getroffen om de aanlever- en communicatieprocedure te stroomlijnen om fouten in het vervolg te voorkomen. Consequenties Het college betreurt het dat er geen mogelijkheid tot zienswijzen op de begrotingswijzingen aan u is voorgelegd. Meerdere aspecten van het interne en externe aanlever- en communicatieproces van de betreffende documenten waren niet op orde. Enerzijds had dit te maken met personeelswisselingen bij zowel de gemeente Schouwen-Duiveland als bij de GGD Zeeland. Anderzijds zijn er enkele hiaten in het aanleveren communicatieproces geconstateerd, zowel aan de kant van de GGD Zeeland als aan de kant van onze gemeente.

Hierdoor zijn documenten niet op tijd bij de juiste personen terechtgekomen en is er geen mogelijkheid aan de raad geboden om zienswijzen in te dienen. De begrotingswijzigingen van de GGD Zeeland hebben deels invloed op de begroting van de gemeente. Van de drie besluiten het Algemeen Bestuur van 15 oktober 2021 inzake de begrotingswijzigingen had er voor ons één financiële gevolgen. Het gaat om een bijraming van € 27.683. Deze is al verwerkt in de 2e Financiële rapportage 2021, voor 2022 heeft deze geen financiële consequenties. De te nemen besluiten van het Algemeen Bestuur op 17 december 2021 inzake de begrotingswijzigingen hebben voor 2021 geen financiële gevolgen, één ervan wel voor 2022. Het gaat om een bijraming van € 26.472. Deze wijziging nemen wij mee in de 1e financiële rapportage 2022. In bijlage 1 leest u de samenvattingen van de inhoud en financiële gevolgen voor de gemeente SchouwenDuiveland en hoe deze worden verwerkt. Om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen, worden de aanlever- en communicatieprocedure wordt daarom nader geëvalueerd, verbeterd en aangepast.

De volgende maatregelen zijn in gang gezet: 1) Een evaluatie van de aanlever- en communicatieprocessen van de GGD en de route binnen de eigen organisatie; 2) Het maken van nieuwe afspraken over de aanlevering van stukken door de GGD en het in routing brengen hiervan binnen de gemeente Schouwen-Duiveland. We formuleren een procesbeschrijving die we waar mogelijk toepassen op de werkwijze voor alle Gemeenschappelijke Regelingen waarbij gemeente Schouwen-Duiveland is aangesloten. Communicatie Pagina 1 van 2

De uitkomsten van de evaluatie worden verwerkt in een procesbeschrijving. We toetsen of deze kan worden toegepast op alle Gemeenschappelijk Regelingen waarbij gemeente Schouwen-Duiveland is aangesloten. Deze procesbeschrijving wordt vervolgens gedeeld met de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). Met GGD Zeeland wordt rechtstreeks gecommuniceerd over de maatregelen om dergelijke situaties in de toekomst te voorkomen. Vervolg De aanlever- en communicatieprocedure worden geëvalueerd, verbeterd en aangepast. Bijlagen Bijlage 1: Inhoudelijke samenvatting begrotingswijzigingen 2021 en 2022. Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2