20211207 Raadsbrief Digitaliseren parkeerproducten (489237)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Digitaliseren parkeerproducten 489237 7 december 2021 Openbare Werken (OW) J.G. Smit Afdelingshoofd OW

Inleiding In 2021 hebben we de parkeerproducten parkeervignet in de kernen, parkeervignet parkeren bij de stranden, kraskaarten en de mantelzorgkraskaart gedigitaliseerd. Dit proces is niet helemaal vlekkeloos verlopen. Bij het 'live' gaan waren er veel problemen die een tijdlang aanhielden met als gevolg ontevreden klanten en een zware belasting voor ons cluster Burgerzaken en het Serviceteam door de vele telefoontjes van deze klanten. Ook hebben klanten met meerdere parkeerproducten (bijvoorbeeld twee parkeervignetten en ook nog een digitale kraskaart) meerdere inloggegevens en pincodes. Dat werkt niet makkelijk en wordt op dit moment hersteld. Oorzaken van de hierboven geschetste problemen waren onder andere onvoldoende expertise en een te korte test- en implementatieperiode. Deze problemen willen we nu, bij het digitaliseren van de overige parkeerproducten, voorkomen door expertise in te kopen en het tijdspad tot 'live gaan' niet te kort te plannen. De parkeerproducten die nog gedigitaliseerd moeten worden zijn onder andere: • Bewonersvergunningen Zierikzee en Westhoek; • Ondernemersvergunningen Zierikzee en Westhoek; • Bouwnijverheidsvergunningen Zierikzee en Westhoek; • Ontheffingen Zierikzee en Westhoek; • Kraskaarten Westhoek; • Mantelzorgkraskaarten Westhoek. Met deze raadsbrief informeren wij u over het proces van het digitaliseren van onze overige parkeerproducten.

Kernboodschap We huren het bedrijf conneqt in voor het digitaliseren van de parkeerproducten. Dit is zo'n specifieke klus dat wij hiervoor geen expertise in huis hebben. Conneqt is een bedrijf met veel expertise op dit gebied. Conneqt heeft vergelijkbare trajecten gedaan voor gemeenten, waaronder de gemeente Middelburg. De projectleider heeft bovendien gewerkt bij CityPermit (het vergunningensysteem) en kent het systeem door en door. Conneqt maakt een planning, bewaakt de voortgang en communiceert hierover met de betrokken ambtenaren. Daarnaast zorgen zij dat de migratie van alle klanten en parkeerproducten wordt uitgevoerd vanuit GouwIT (het huidige systeem) naar CityPermit (het nieuwe systeem). Ook worden de benodigde koppelingen en certificaten (BRP, RDW, Betalingsprovider, NHR, NPR en Digi-D) tijdig aangevraagd, getest en in productie genomen. Conneqt richt de workflows in voor het aanvragen van de producten, toetst de uitvoerbaarheid van het beleid in de software en doet eventueel voorstellen voor alternatieven. Zij stellen conceptbrieven en mails op voor onder andere communicatie naar de vergunninghouders over de nieuwe werkwijze en berichten die worden verstuurd bij het verstrekken, het wijzigen, het verlengen of het opzeggen van een product. Tot slot begeleidt conneqt het testen van de processen en verzorgen zij trainingen voor de baliemedewerkers Burgerzaken.

Pagina 1 van 2

Op basis van de offerte van conneqt is € 24.500 nodig voor de digitalisering van de parkeerproducten. Deze kosten dekken we uit het calamiteitenbudget inhuur 2022. Consequenties Digitalisering leidt tot een slankere procesinrichting. Aanvragen, verlengingen en wijzigingen van parkeerproducten (m.u.v. de reeds gedigitaliseerde producten) worden nu nog handmatig verwerkt. De parkeerproducten worden daarbij fysiek verstrekt. Door de administratieve handelingen worden aanvragen of wijzingen van klanten alleen op werkdagen afgehandeld. Klanten beschikken hierdoor niet direct over het gewenste parkeerproduct. Digitalisering leidt tot meer gemak voor de parkeerder. In een online parkeersysteem is het mogelijk om parkeerproducten te koppelen aan het kenteken van een voertuig. Hierdoor hoeft geen fysiek parkeerproduct meer te worden verstrekt. Dit zorgt voor een verbetering van het parkeergemak bij klanten. Zij beschikken namelijk direct, mits wordt voldaan aan de geldende beleidsregels én betaling, over het juiste parkeerproduct als zij een aanvraag of wijziging online indienen. Digitalisering leidt tot efficiëntere handhaving. Op basis van het kenteken van een voertuig kan Handhaving snel en gemakkelijk controleren of er een geldig parkeerproduct aan het kenteken is gekoppeld. De digitalisering maakt efficiëntere handhaving mogelijk.

In de toekomst wordt nagedacht over andere vormen van handhaving. Een mogelijkheid is het handhaven door middel van een scanvoertuig. Communicatie Wanneer de testfase is doorlopen volgt een uitgebreid communicatietraject om onze klanten te informeren. Vervolg Het traject start in het voorjaar van 2022 en heeft een doorlooptijd van ongeveer vijf maanden. De testfase vindt plaats na de zomer van 2022, waarna we op 1 januari 2023 'live' gaan.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, G.J. Benou

J.Chr. van der Hoek MBA

Locosecretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2