Document · PDF

20211012 Raadsbrief Regeling Reductie Energiegebruik (RRE) en Regeling Reductie Energiegebruik Woningen bijlage 2

Gemeenteraad 21 oktober 2021, gemeente Schouwen-DuivelandBij agendapunt: Ingekomen stukken3.312 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Per e-mail: baukje.bruinsma@schouwen-duiveland.nl Gemeente Schouwen-Duiveland T.a.v. mevr. Boukje Bruinsma Laan van St. Hilaire 2 4301 SH Zierikzee

Datum

: 21 september 2021

Betreft

: Offerte Energieboxen RREW

Uw kenmerk : Zaaknummer 425393

Geachte heer Minderhoud, Naar aanleiding van uw offerte-aanvraag d.d. 1 september j.l. bieden wij u hierbij onze offerte, voor een 3-tal verschillende Energieboxen, voor de gemeente Schouwen-Duiveland aan. U gaat uit van totaal 2.000 Energieboxen. Het betreft: Energiebox:

Warmte Energiebesparing Inspiratie/innovatie

CO2 -reductie *)

470 471 243

Energiebesparing *) in: kWh per jaar m3 gas per jaar

386 581 462

179 30 -

€ per jaar

229 152 101

*) Aangezien niet van alle artikelen besparingscijfers beschikbaar zijn is de werkelijk gerealiseerde CO -reductie en besparing 2

naar verwachting hoger dan hier aangegeven.

Voor de samenstelling van de Energieboxen verwijzen wij u naar Bijlage 1a t/m 1c.

arbeidsomstandigheden gewaarborgd zijn door de Europese Wetgever. Verder brengen we leveranciers in kaart door gebruik te maken van de MVO-risico checker van MVO Nederland. Op basis van deze checker gaan wij in gesprek met de Nederlandse leveranciers over wat we samen kunnen doen om risico's te beperken. Zo bent u altijd verzekerd van een partner die de inkoop serieus neemt en de kwaliteit van de geleverde producten waarborgt. Wij werken samen met partijen die aangesloten zijn bij het Business Social Compliance Initiative (hierna: BSCI). Het BSCI heeft als doel de arbeidsomstandigheden in de keten te verbeteren, hierbij moet u denken aan: het recht op het vormen van een vakbond, veilige werkomstandigheden en geen dwangen kinderarbeid. Daarmee borgen wij ook dat de productieomstandigheden serieus genomen worden. 2. Ons aanbod is kwalitatief goed en innovatief Wij leveren louter hoogwaardige kwaliteitsproducten, rekening houdend met wettelijke aanpassingen, zoals van de energie labels (voor ledlampen: voorheen A+ of A++ is nu F of E). Onze producten voldoen aan de nieuwste keurmerken voor LED. Daarnaast bieden wij op al onze producten 2 jaar garantie. Dat de kwaliteit van onze producten uitstekend is, blijkt uit het lage aantal klachten.

Zo hebben wij tot op heden bij de bezorging van 19.600 pakketten ‘slechts’ 3 klachten gehad die betrekking hadden op de kwaliteit (beschadigd door transport) van de producten. Al deze klachten zijn voor de volle 100% naar tevredenheid opgelost, zoals ook blijkt uit deze quote: ‘Zojuist is de Energiespaarbox bezorgd. Onze heel hartelijke dank hiervoor, ook voor de extra stekkerdoos, die komt altijd van pas. We zijn echt blij met alles. Bedankt voor de service.’ Klant Zeeuws Energieakkoord

3. Kwaliteit is geborgd Het borgen van de kwaliteit doen wij met geplande en systematische acties. Wij controleren de producten op kwaliteit bij binnenkomst vanuit de leveranciers. Vervolgens controleren we alle producten nogmaals voor ze de deur uit gaan naar de inwoners van de gemeente Schouwen-Duiveland. Zo weten we zeker dat de producten die wij versturen, voldoen aan uw en onze kwaliteitseisen. Dit leidt tot het volgende proces:  Controle op keurmerken  Controle op consistentie d.m.v. weging  Ingeval van producten met batterijen controle op type batterij: NiCD batterij wordt retour gezonden (fout- en storingsgevoelig). NiMH wordt gecontroleerd op specificaties. Lithium-ion batterijen worden bij een afwijking >14% t.o.v. de specificaties teruggestuurd  Steekproefsgewijze controle op maatvoering

 Steekproefsgewijze controle op werking Bovengenoemde kwaliteitscontroles worden vastgelegd in Kritische Prestatie Indicatoren (hierna: KPI). Daarnaast hanteren wij een KPI voor ontvangen klachten. KPI

Doelstelling

Meetwijze

Klachten

Frequentie rapportage

Norm

Geen klachten Iedere besteller ontvangt 1x per 99% over de een korte vragenlijst ter maand kwaliteit van bevestiging van de kwaliteit de producten van de producten. De werkwijze en kwaliteitsborging van LMAD ziet erop toe dat bij bezorging van de bestelling de producten voldoen aan de kwaliteitseisen en in goede kwaliteit zijn geleverd. Zo neemt LMAD in haar dienstverlening de tijd om interne controles uit te voeren. Op die manier voorkomen wij klachten en schades bij de leveringen en bevorderen de tevredenheid van zowel de bewoners als de gemeenten. Klachten vragen immers opvolging en (kunnen) leiden tot overlast. Door onze werkwijze ontzorgt LMAD de gemeente Schouwen-Duiveland maximaal. Verbeteringen in dit proces voeren wij door op basis van de plan-do-check-act methodiek. Deze methode is een krachtige en bewezen verbetermethodiek, die staat voor continue verbetering en borging van de kwaliteitsstandaard. Zo bent u gegarandeerd van de beste dienstverlening.

Duurzaamheid van de verpakking 1. Wij zien de transitie naar een klimaat neutrale en circulaire economie als een van de

belangrijkste uitdagingen voor onze samenleving. Dat vergt een langetermijnvisie met heldere doelen en duidelijke acties. LMAD heeft tot eind 2025 een aantal doelen voor de eigen bedrijfsvoering geformuleerd. Dit betreft onder andere 100% reductie van inkomende plastic verpakkingen en 100% reductie van het gebruik van fossiele brandstoffen bij de distributie van onze goederen. Dit bereiken wij door in eerste instantie kritisch te zijn op ons eigen handelen, maar daarnaast ook invloed uit te oefenen op onze leveranciers.

2. Wij dragen in hoge mate bij aan duurzaamheid op het gebied van verpakkingen

Zo is het karton, waarin we de producten versturen van FSCkarton. Dit betekent dat de grondstof voor het karton afkomstig is uit duurzaam beheerde bossen of uit recycling. Op deze wijze zorgen we ervoor dat het karton welke wij gebruiken verantwoord is gemaakt. Daarnaast voorkomen wij onnodige verpakkingen bij de levering van inkomende producten op onze locatie. Wij maken hierover afspraken met de leveranciers. Zo hebben wij bijvoorbeeld met de leverancier van de stekkerdozen de afspraak dat zij deze los in een overdoos leveren, in plaats van individueel in een plastic blisterverpakking. De kartonnen bulkverpakkingen die we wel nog ontvangen vanuit onze leveranciers, worden mechanisch bewerkt en hergebruiken wij als opvulmateriaal. Hiermee wordt het gebruik van plastic opvulmateriaal geheel voorkomen. 4

Duurzaamheid van de logistiek 1. Wij dragen in hoge mate bij aan de duurzaamheid op het gebied van logistiek

Als bedrijf zijn we ook kritisch ten aanzien van onze eigen impact op het klimaat. Daarom stellen wij eisen en doelen om onze impact zoveel mogelijk te minimaliseren. We beperken het woon-werkverkeer door indien mogelijk thuis te werken en het overige zakelijke verkeer (klant- en leveranciersbezoeken, etc.) te vervangen door online vergaderen (Microsoft Teams). De personenvoertuigen, die wij gebruiken voor woonwerkverkeer, voldoen aan de Euronorm 5/6. Daarbij hebben wij als extra doel om deze uiterlijk eind 2025 te vervangen door volledig elektrisch aangedreven voertuigen.

2. Externe distributiepartners

Onze externe distributiepartners vragen wij eveneens waar mogelijk de inzet van elektrische voertuigen.

3. CO2-compensatie

De CO2 uitstoot die we (helaas) nog veroorzaken, compenseren wij voor 100%. Dit doen we door voor iedere 10 geleverde pakketten een boom te planten. Deze bomen kunnen naar wens aan uw gemeente beschikbaar worden gesteld of via initiatieven als Trees for All of Stichting Nationale Boomfeestdag worden gepland.

Plan van Aanpak 1. Aanvraag- en registratiesysteem Ten behoeve van de aanvraag van de Energieboxen zal LEDs make a difference B.V. (hierna LMAD) unieke vouchercodes generen die de gemeente Schouwen-Duiveland gelijktijdig met de communicatie inzake de mogelijkheid voor het aanvragen van een Energiebox kan toezenden. Met deze voucher kan op een bestelplatform/landingspagina, welke specifiek voor de gemeente Schouwen-Duiveland wordt gebouwd, een van de 3 beschikbare Energieboxen worden besteld. Bij de start van het bestelproces wordt gecontroleerd of de vouchercode al niet eerder is ingewisseld. 2. Wij zijn toegankelijk Het bestelplatform is compatible, deze is dus toegankelijk via verschillende apparaten (computer, telefoon of tablet). Op het bestelplatform is een pagina waarop de meest gestelde vragen staan en kunnen bewoners via een contactformulier een vraag stellen aan onze klantenservice. Zo bent u als gemeente verzekerd van een toegankelijke klantenservice voor uw inwoners. Ook kunnen huurders die niet digitaal vaardig zijn telefonisch een bestelling plaatsen onder vermelding van de vouchercode.

3. Wij bieden een transparant en duidelijk bestelproces waarbij we de levertijd garanderen Bij LMAD vinden wij transparantie heel belangrijk. Ook in de communicatie naar de inwoners van de gemeente. Zo zorgen wij ervoor dat het bestelplatform voldoende informatie bevat, waardoor de inwoners een goede keuze kunnen maken. Ook zorgen wij er bij LMAD voor dat het proces van bestelling tot en met de bezorging, zo duidelijk en transparant mogelijk is voor de inwoner en de gemeente. De inwoner ziet op het bestelplatform direct wat de levertijd is en hoe het bezorgproces eruit ziet. Om het proces zo transparant mogelijk te houden, hebben wij een customer journey (klantreis) ingericht. De customer journey begint nadat de bewoner de bestelling op het bestelplatform heeft geplaatst. Alle informatie die de bewoner met ons heeft gedeeld en alle overige informatie over de bestelling maken wij inzichtelijk voor de bewoner. Hierbij kunt u denken aan NAW-gegevens, afleveradres, aflevermoment (levertijd) en de vervoerder. Hiermee houden wij uiteraard rekening met de AVG-wetgeving. Al deze gegevens ontvangt de bewoner per e-mail inclusief een bevestigingsbericht dat de bestelling succesvol bij ons is geplaatst en wat de vervolgstappen zijn in het proces. Bij iedere statusverandering ontvangt de bewoner een bericht.

Onderstaand treft u het proces aan:  Bewoner ontvangt brief en vouchercode van de gemeente/corporatie  Bewoner gaat naar het bestelplatform  Bewoner kiest gewenste Energiebox  Bewoner verzilvert voucher  Bewoner plaatst bestelling  Bewoner ontvangt bevestigingsmail  Bestelling wordt voorbereid en verstuurd  Bewoner ontvangt e-mail met track & trace *)  Bewoner ontvangt bestelling  Bewoner ontvangt 2 dagen na ontvangst uitnodiging voor review  Bewoner gaat thuis besparen! *) Track & Trace is alleen mogelijk als het e-mail-adres van de ontvanger bekend is.

Mocht het voorkomen dat de levertijd meer dan 7 kalenderdagen bedraagt, dan sturen wij iedere week een bericht naar de bewoner. De levertermijn communiceren wij uiteraard duidelijk vooraf. In dit bericht staat onder andere de status van de bestelling en verwachte leverdatum. Op deze manier zorgen wij ervoor dat de bewoner weet dat wij met de bestelling bezig zijn. De bewoner hoeft geen contact met ons op te nemen met de vraag waar de bestelling blijft. Wij blijven continu de bewoner actief informeren totdat de bestelling naar tevredenheid is afgeleverd. Wij staven het succes van ons bestelproces door onze bewezen leverbetrouwbaarheid van 100%. Daarbij conformeren wij ons aan de door u genoemde levertijd van maximaal 1 maand. Het bestelplatform wordt in de loop van oktober 2021, in overleg met u, operationeel. Voucherbestellingen kunnen t/m 28-22022 worden geaccepteerd of langer als de gemeente Schouwen-Duiveland dit wenst.

4. Wij bieden een snelle en bereikbare klantenservice Vragen en klachten kunnen zich voordoen op verschillende aspecten van de levering en de dienstverlening van LMAD. In voorgaande opdrachten van vergelijkbare klanten zoals, Stichting Woonkwartier, Stichting l’escaut Woonservice en RES Zeeland is gebleken dat wij het aantal klachten tot een minimum hebben kunnen beperken. Zo hebben wij van de 19.600 verzonden pakketten slechts 161 klachten gehad (0.82%), waarvan 158 klachten betrekking hadden op de distributie/aflevering, veelal omdat buren niet bereid waren een pakket voor hun buren in ontvangst te nemen. Voor de aanname, behandeling en terugkoppeling van vragen en klachten hebben wij een vast proces binnen ons Kwaliteitsmanagementsysteem. Het proces ziet er als volgt uit: a. Melding klacht Wij zijn op drie verschillende manieren te bereiken ten aanzien van vragen en klachten: telefonisch, per e-mail en via het bestelplatform. Deze mogelijkheden communiceren wij breed met de inwoners.  Telefonisch: wij zijn telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot 17.00 uur op het telefoonnummer 088-4651000.  E-mail: Verder zijn wij 24/7 per e-mail bereikbaar op het emailadres klantenservice@lmad.nl. De vragen en klachten die via dit e-mailadres binnenkomen, behandelen wij op werkdagen binnen 24 uur.

 Webshop: Via de webshop kunnen de huurders 24/7 een contactformulier invullen en indienen. Zij krijgen automatisch per e-mail een bevestiging van het ingevulde formulier en wij ontvangen deze in onze backoffice. Wij reageren binnen één werkdag per e-mail of telefonisch. b. Registratie melding De vraag/klacht wordt bij melding door de klantenservice geregistreerd in het digitale logboek. Daarbij bundelen we alle vragen en klachten van dezelfde soort. Informatie die opgeslagen wordt, is de naam van de indiener, relevante contactgegevens, de organisatie, een samenvatting van de vraag/klacht en (op een later tijdstip) de wijze van afhandeling (met inachtneming van de AVG). Dit gebeurt altijd binnen 1 werkdag na melding. c. Afhandeling klacht Onze deskundige klantenservice lost alle vragen en klachten zoveel als mogelijk direct op. Indien nodig worden de vragen en klachten door de materie deskundige inhoudelijk behandeld. Deze deskundige handelt de vraag/klacht af. Dit gebeurt op werkdagen binnen 48 uur na melding (m.u.v. het weekend, deze klachten worden maandag behandeld). d. Registratie oplossing De aangedragen oplossing wordt geregistreerd in het digitale logboek. Zo is uw vaste contactpersoon altijd op de hoogte van het aantal en type vragen/klachten, de verschillende oorzaken en de geboden oplossingen. Dit gebeurt binnen 1 werkdag na behandeling.

5. Wij hebben behulpzame medewerkers in dienst met kennis van onze producten en het klantproces De medewerkers die de klantenservice bemannen, zijn zogenaamde ‘end‐to‐end’ medewerkers. Dat houdt in dat de medewerker die de vraag ontvangt ook verantwoordelijk is voor de afhandeling en terugkoppeling aan de melder. Het voordeel hiervan voor de melder is dat er één vast aanspreekpunt is. Zo hoeft de melder de vraag niet meerdere malen uit te leggen. In het geval dat er andere expertise nodig is om de vraag op te lossen, dan zetten de servicemedewerkers dit intern uit. Verder zorgen we ervoor dat onze klantenservice op de hoogte is van de producten die LMAD aanbiedt. Dit realiseren we door het geven van duidelijke uitleg en trainingen over de producten, en ons handboek. In dit handboek staan naast alle producten (verbruik, toepassing, gebruiksaanwijzing), ook alle potentiële vragen die gesteld kunnen worden over bijvoorbeeld het retourproces. In ons handboek nemen wij ook de informatie over de producten op van de lokale ondernemers. Hierdoor kunnen onze servicemedewerkers de inwoner altijd goed te woord staan. Daarnaast kunnen onze klantenservicemedewerkers via de back‐office van het bestelplatform de status van de bestelling bekijken. Zodat de medewerker precies weet waar de bestelling van de klant zich bevindt en hier vragen over kan beantwoorden. 6.

Wij monitoren het project Voor de gemeente Schouwen‐Duiveland bouwen wij een eenvoudig en overzichtelijk dashboard waarbij de gemeente 24/7 actueel en real‐time inzicht heeft in het eigen budget, de conversiegraad van het aantal verzilverde vouchers, besparingspotentieel en klachten. Hierop is o.a. de volgende data terug te vinden:  Aantal verstrekte vouchers  Verdeling naar type Energiebox  Aantal en percentage verzilverde  CO2‐ en energiebesparing vouchers  Aantal en percentage bezorgde boxen  Totaal beschikbaar‐ en restant budget  Aantal klachten en status van de klacht (in  Totaal bedrag en percentage aan behandeling, opgelost) verzilverde vouchers Het dashboard kan er als volgt uitzien(concept):

Besteding gelden Regeling Reductie Energiegebruik Woningen (RREW) Organisatie

Gemeente Schouwen-Duiveland

Aantal woningen:

Vink aan

2.000

Omschrijving opties:

Prijs

Geraamde*:

indien van

energiebesparing in

toepassing

kWh p/jaar

m3 gas p/jaar

€ p/jaar

Eenheid

Aantal

Bedrag

excl.

CO2-

21% BTW

reductie p/jaar

BUDGET excl. 21% BTW

Energiebox warmte

Box met 10 LED-lampen

352

n.v.t.

185

1 x LED-lamp GU10

n.v.t.

1 x USB LED-lamp 5v computer

n.b.

n.v.t.

n.b.

n.v.t.

140

114

Radiatorfolie (5,0 x 50cm) met 20 magneten

n.b.

111

Radiatorontluchter

n.b.

386,00

179,00

229

470,00

Tochtstrip E-profiel | voor 1 - 3 mm (2 x 3 meter) Ventilator voor onder verwarmingsradiator

Kosten verpakking en distributie met ontvangstbevestiging Personalisatie verzendbox 2) Totaal per box

Na realisatie van uw project planten wij: 200 *) Bron: www.milieucentraal.nl 1) Besparingscijfers volgens opgaaf leverancier 2) De verzendbox wordt geleverd met de logo's van de gemeente en/of woningcorporatie(s).

90,00

Besteding gelden Regeling Reductie Energiegebruik Woningen (RREW) Organisatie

Gemeente Schouwen-Duiveland

Aantal woningen:

Vink aan

2.000

Omschrijving opties:

Prijs

Geraamde*:

indien van

energiebesparing in

toepassing

kWh p/jaar

m3 gas p/jaar

€ p/jaar

Eenheid

Aantal

Bedrag

excl.

CO2-

21% BTW

reductie p/jaar

BUDGET excl. 21% BTW

Energiebox energiebesparing

Box met 10 LED-lampen

352

n.v.t.

185

2 x LED-lamp G95

116

n.v.t.

Nachtlamp met sensor

n.b.

n.v.t.

n.b.

1 x USB LED-lamp 5v computer

n.b.

n.v.t.

n.b.

Sensor doorvoerstekker

n.v.t.

Tijdschakelklok analoog

n.v.t.

2 x Deurveer

n.v.t.

166

Doordrukstekker 3-voudig

n.b.

Stekkerdoos 6-voudig met 6 individuele

n.v.t.

Koelkast- of diepvriesthermometer

n.b.

n.v.t.

n.b.

Douchetimer

n.v.t.

581,00

30,00

152

471,00

schakelaars en 1 centrale schakelaar

Kosten verpakking en distributie met ontvangstbevestiging Personalisatie verzendbox 2)

Totaal per box

90,00

Besteding gelden Regeling Reductie Energiegebruik Woningen (RREW) Organisatie

Gemeente Schouwen-Duiveland

Aantal woningen:

Vink aan

2.000

Omschrijving opties:

Prijs

Geraamde*:

indien van

energiebesparing in

toepassing

kWh p/jaar

m3 gas p/jaar

€ p/jaar

Eenheid

Aantal

Bedrag

excl.

CO2-

21% BTW

reductie p/jaar

BUDGET excl. 21% BTW

Energiebox Inspiratie/Innovatie

Box met 10 LED-lampen

352

n.v.t.

185

Oplaadbare buitenlamp met powerbank 10W

n.b.

n.v.t.

n.b.

2 x Smartlamp 9W / E27

112

n.v.t.

2 x USB LED-lamp 5v computer

n.b.

n.v.t.

n.b.

Doorvoerstekker met 2 x USB en schakelaar

n.b.

n.v.t.

n.b.

Doorvoer voor water met timerwaterslot

n.b.

n.v.t.

n.b.

102

244,00

Kosten verpakking en distributie met ontvangstbevestiging Personalisatie verzendbox

Totaal per box

464,00

-1

90,00

Bijlage 2: Box 10 LED-lampen Samenstelling en technische specificaties

Afbeelding

Omschrijving

Stuks lampen per CE (= Consumenten eenheid)

Verpakking

Type

Appearance

Dimmable / Non Dimmable

Cap

Wattage(W)

GLS Equal watts

Lumen (Lm)

Lightbeam

Color temp.

Lifetime in hours

Number of switching cycles

EEL

Aantal

LED Kogel G45 25WE14 Helder

Doosje

Kogel

Filament Clear

Non Dim

E14

2,1

250

360°

2700K

15000

50000

A++

LED Kogel G45 40WE27 Helder

Doosje

Kogel

Filament Clear

Non Dim

E27

4,4

470

360°

2700K

15000

50000

A++

LED Bulb A60 40WE27 Helder

Doosje

Bulb

Filament Clear

Non Dim

E27

4,4

470

360°

2700K

15000

50000

A++

LED Spot GU10 35W Full Glass

Doosje

Spot

Full Glass

Non Dim

GU10

230

36°

2700K

15000

50000

A+

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10657843/1