20210608 Raadsbrief Afhandeling motie communicatie (446218)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Afhandeling motie communicatie 446218 8 juni 2021 Bedrijfsvoering 1 (BV1) J.G. Smit Afdelingshoofd BV1

Inleiding Op 20 november 2020 heeft de gemeenteraad de motie Communicatie aangenomen. Met deze raadsbrief informeren wij u over de afhandeling van deze motie. Kernboodschap In de motie staan 5 vragen over Communicatie. Hieronder geven we puntsgewijs antwoord op deze 5 vragen. Vraag 1: Een protocol op te stellen waarin duidelijk staat wat onze inwoners kunnen verwachten, dus heldere informatie over wie er wanneer over welk onderwerp/project betrokken en/of geïnformeerd gaat worden. Het college ziet open en transparante communicatie als een kerntaak van de gemeente. Inwoners, bedrijven en organisaties mogen verwachten dat we hen tijdig en volledig informeren op het moment dat gemeentelijke besluiten, projecten of ontwikkelingen hen raken. Communicatie is vooral maatwerk; per project of besluit brengen we in kaart wie de belanghebbenden zijn en hoe zij het beste bereikt en geïnformeerd kunnen worden. Methodieken die we inzetten zijn bijvoorbeeld Factor C. Het verstrekken van informatie (en de timing daarvan) is soms ook afhankelijk van de politieke besluitvorming. Inwoners betrekken bij beleid of projecten doen we als gemeente regelmatig. Binnen beleid- en projectaanpak en binnen de uitvoering passen we participatie toe. We doen werkende weg ervaring op en zien dat doorontwikkeling nodig is. Daarom gaan we verder aan de slag met participatiebeleid.

Om extern onze rol goed te kunnen vervullen, moeten we eerst intern een aantal zaken organiseren. Bijvoorbeeld leren van elkaar en het gebruiken van standaard methodieken voor participatie, met heldere verwachtingen bij participanten en een goede aansluiting op het politieke proces. Daar richten we ons participatiebeleid op. Sommige projecten en ontwikkelingen vallen (voor een deel) onder de verantwoordelijkheid van andere (overheids)instanties. Hierbij kan het voorkomen dat zij een eigen communicatieaanpak hanteren. Daar waar mogelijk zoeken we hier afstemming over. Vraag 2: Grote(re) projecten niet meer in de zomervakantie ter inzage gelegd worden, maar daarvoor of daarna. In principe worden plannen niet tijdens de zomervakantie ter inzage gelegd, tenzij er juridische termijnen of redenen zijn die in acht genomen moeten worden. Vraag 3: Ook andere kanalen te gebruiken dan de gemeentelijke website en de rubriek in de Wereldregio. Hierbij kan gedacht worden aan social media en het gebruiken van ‘beeldschermen’ op veel bezochte plaatsen (Medisch centrum Borrendamme, Supermarkten, Laco, etc.) Per project of besluit wordt gekeken welke communicatiemiddelen ingezet of gebruikt moeten worden.

Naast de gemeentelijke website en de gemeenterubriek in Wereldregio, communiceren we ook regelmatig via sociale media, projectwebsites, apps, advertenties, (digitale) nieuwsbrieven, (digitale) bijeenkomsten en diverse andere kanalen. Uiteraard benaderen we waar nodig mensen persoonlijk. Afhankelijk van het project of besluit kunnen ook beeldschermen ingezet worden. Participatieplatform Sinds maart 2021 maken we gebruik van het participatieplatform denkmee.schouwen-duiveland.nl. Het platform is een middel dat participatie mogelijk maakt en ondersteunt. Een inwoner kan deelnemen op elk moment dat het hem/haar uitkomt en kan zijn/haar reactie en die van andere inwoners altijd terugzien. Het hele project of proces blijft inzichtelijk voor inwoners, tot het helemaal is afgerond. Het platform ondersteunt daarnaast “live” participatie. Na een bewonersavond kunnen we via het platform terugkoppelen wat er met de input is gedaan. Doordat het hele proces inzichtelijk is en blijft, is de werkwijze en communicatie over Pagina 1 van 2

processen en projecten via het platform transparant voor inwoners. Een inwoner kan alle input terugvinden en zien wat de vervolgstappen zijn. Vraag 4: Deze motie uit te voeren samen met het Amendement ‘Versterking interne bestuurskracht door coördinatie op beleid door de burgemeester’ Voor de beantwoording van dit punt verwijzen we u naar de uitvoering van het betreffende amendement te zijner tijd. Vraag 5: Regelmatig monitoren of communicatie na aanpassingen voldoende blijkt en eventueel aanpassen. Bij projecten en besluiten zijn communicatieadviseurs betrokken. Zij stellen, in overleg met de betrokken (beleids)medewerkers, communicatieadviezen- en plannen op. Hierin staat welke communicatiemiddelen- en kanalen het beste ingezet kunnen worden. Communicatie is maatwerk: het effect van een gekozen communicatiestrategie is niet altijd op voorhand in te schatten. Maar communicatie houdt ook in dat we de effecten monitoren om waar nodig bij te sturen of aan te vullen.

Bijlagen 1. Motie Communicatie

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2