20210420 Raadsbrief P C-planning 2021 (430661)

Raadsbrief

Onderwerp Zaaknummer Datum Afdeling Portefeuillehouder

Opdrachtgever

P&C-planning 2021 430661 20 april 2021 Bedrijfsvoering 2 (BV2) D.P.W. Joppe J.Chr. van der Hoek A.M.J. van Burg P. Schot J.G. Smit Afdelingshoofd BV2

Inleiding De Planning & Control (P&C)-cyclus geeft de jaarlijkse cyclus van begroten, bijsturen en verantwoorden weer. Doel is het tijdig en efficiënt opleveren van de documenten in deze cyclus. Kernboodschap Kennis te nemen van de P&C-planning 2021. Consequenties 1.1 De planning leidt tot een tijdige oplevering van de P&C-documenten. Met het opstellen van de planning sturen we op een tijdige oplevering van de documenten. Hierdoor voldoen we ook aan de tijdige aanlevering van de programmarekening 2020 en programmabegroting 2022-2025 aan de Provincie. 1.2 In de planning is het voorstel tot concentratie van de P&C- cyclus in één gemeenteraadsvergadering op 23 juni 2021 verwerkt. Wij geven gevolg aan de wens om in één gemeenteraadsvergadering de volgende P&C-documenten te behandelen vanuit de kaderstellende en controlerende rol van de raad: • de controlerende rol (verantwoording jaarrekening 2020) • het financieel informeren over de programmabegroting van het lopende begrotingsjaar (2021), waarin zowel de controlerende als kaderstellende rol van toepassing is (1e financiële rapportage 2021) • de kaderstellende rol (vaststelling kadernota 2022-2025). 1.3 Op maandag 31 mei 2021 organiseren we een technische voorlichting over de jaarrekening 2020 en kadernota 2022-2025. Al heel wat jaren organiseren we een technische voorlichting over de begroting.

Dit jaar houden we voor het eerst - op maandag 31 mei 2021 - een soortgelijke bijeenkomst over de jaarrekening en de kadernota. Deze is nog niet opgenomen in de raadskalender 2021. 1.4 De planning voorziet in één beleidsmonitor en twee financiële rapportages. In de beleidsmonitor wordt u geïnformeerd over de uitvoering van projecten en beleid in 2021 met daarnaast de stand van zaken van het collegeprogramma. We stellen de beleidsmonitor voor de zomervakantie op. Na vaststelling door uw college wordt de raad geïnformeerd via een raadsbrief op de raadsagenda van 23 september 2021. De financiële rapportages worden behandeld in de raadsvergaderingen op 23 juni en 23 december 2021. De tweede financiële rapportage wordt op 26 oktober door het college vastgesteld en daarna aangeboden aan de raad. Zo is de raad vóór de begrotingsraad geïnformeerd over de financiële consequenties in 2021 en kunnen de structurele financiële consequenties worden betrokken bij de budgettaire ruimte 2022-2025. Vervolgens wordt de financiële rapportage behandeld in de commissie op 9 december 2021 en vastgesteld door de raad op 23 december 2021. 1.5 Vooruitlopend op de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2022 wordt een overdrachtsdocument opgesteld.

Pagina 1 van 2

Als hulpmiddel bij het opstellen van de verkiezingsprogramma's verscheen de afgelopen twee raadsperiodes een overdrachtsdocument. Dit wordt door de ambtelijke organisatie in de zomerperiode opgesteld en medio september 2021 ter beschikking gesteld aan de politieke partijen die aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 gaan deelnemen. 1.6 De planning zorgt ervoor dat u meer tijd krijgt voor de begrotingsbehandeling. Om u meer tijd te geven om de begroting door te nemen wordt deze op donderdag 23 september 2021 uitgereikt. De technische voorlichting is nog niet opgenomen in de raadskalender. Deze wordt gehouden op maandag 27 september 2021. Technische vragen kunt u aanleveren tot en met woensdag 6 oktober 2021. U ontvangt de antwoorden op woensdag 20 oktober. 1.6 Vanwege COVID-19 kan de planning van de jaarrekening uitlopen. De accountantscontrole op de jaarrekening 2019 is uitgelopen vanwege COVID-19. Hierdoor schoof het vaststellen van de jaarrekening door naar september 2020. Met ingang van de jaarrekening 2020 hebben we een nieuwe accountant, Deloitte. Hoewel er goede afspraken met Deloitte zijn gemaakt en ze verwachten de controle tijdig af te ronden, kan het zijn dat de controle uitloopt.

Ten eerste, omdat de accountant met een nieuwe organisatie en administratie te maken heeft, wat meer tijd kost en ten tweede, omdat de jaarrekening waarschijnlijk op afstand moet worden gecontroleerd. Dit kan tot gevolg hebben dat een extra raadsvergadering vóór 15 juli 2021 nodig is om de jaarrekening 2020 vast te stellen en tijdig in te dienen bij de Provincie. Communicatie De P&C-planning 2021 is een openbaar document.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 2 van 2