20210309 Raadsbrief overgang dh Scharendijke naar St.Dorps- en Gemeenschapshuizen (339362)

Raadsbrief

Portefeuillehouder Afdeling Behandelend ambtenaar Nummer Datum Onderwerp

: : : : : :

D.P.W. Joppe Werken, Wonen en Leven (WWL) Debby Boers 339362 9 maart 2021 Meewerken aan de overgang van het dorpshuis Scharendijke naar Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen

Inleiding De gemeente Schouwen-Duiveland, Zeeuwland en de Dorpsraad Scharendijke hebben met elkaar een tripartiete huur- en samenwerkingsovereenkomst afgesloten voor de periode 2018-2027. Zeeuwland is de eigenaar van het dorpshuis. De dorpsraad is de huidige exploitant van het dorpshuis 'De Putmeet'. De gemeente verstrekt de subsidie voor de exploitatie van het dorpshuis aan de dorpsraad ter hoogte van de huur aan Zeeuwland zijnde € 38.000 per jaar. De Dorpsraad Scharendijke heeft 27 augustus 2020 bij de gemeente en Zeeuwland het verzoek ingediend de exploitatie van Dorpshuis 'De Putmeet' Scharendijke over te dragen aan de Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen Schouwen-Duiveland. De dorpsraad heeft aangegeven deze overdracht graag uiterlijk 1 januari 2021 te willen realiseren. De reden voor het verzoek is dat eind 2019 de vrijwillige dorpshuisbeheerders zijn gestopt. Sindsdien wordt het dorpshuis geëxploiteerd door de dorpsraad. Door de coronacrisis is het dorpshuis langere tijd gesloten geweest. In de tussentijd is de dorpsraad op zoek gegaan naar nieuwe (vrijwillig en professioneel) dorpshuisbeheerders. Dit is niet gelukt. De dorpsraad heeft aangegeven bij het dorpshuis betrokken te blijven en mee te helpen bij het organiseren van evenementen in het dorpshuis. De zorgen over de exploitatie hoeven zij niet meer te dragen. Dit neemt een grote last voor hen weg.

Het college heeft het besluit genomen hieraan mee te werken.

Kernboodschap De verantwoordelijkheid en exploitatie van Dorpshuis 'De Putmeet' Scharendijke wordt per 1 januari 2021 (met terugwerkende kracht) overgedragen aan de Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen SchouwenDuiveland. Hiermee wordt het voortbestaan van het dorpshuis en daarmee de leefbaarheid binnen de kern Scharendijke gewaarborgd.

Consequenties 1.Door mee te werken aan de overdracht van de exploitatie door de Dorpsraad Scharendijke van het Dorpshuis 'De Putmeet' Scharendijke naar de Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen per 1 januari 2021 wordt de toekomst van het dorpshuis en daarmee de leefbaarheid binnen de kern Scharendijke gewaarborgd. De dorpsvisie van Scharendijke is november 2019 door de raad vastgesteld. Eén van de vragen binnen de dorpsvisie betreft de leefbaarheid van het dorp, en hoe ervoor te zorgen dat er voldoende maatschappelijke voorzieningen, levendigheid en ontmoetingen in het dorp blijven. Het dorpshuis neemt hierin een belangrijke plaats in. In de dorpsvisie wordt voorgesteld het dorpshuis meer open te stellen. Scharendijke vindt het belangrijk dat het een hechte en betrokken gemeenschap blijft. In de as 'Dorpsstraat – Bethlehemplein – Boutlaan' worden belangrijke ontmoetingsplekken gerealiseerd. Het dorpshuis "De Putmeet" heeft hier een belangrijke rol in als laagdrempelige ontmoetingsplek die ruimte biedt voor maatschappelijke initiatieven. 2. Bij het verlenen van medewerking aan de overgang van de exploitatie door de Dorpsraad Scharendijke van het Dorpshuis 'De Putmeet' Scharendijke naar de Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen (SDGH) per 1 januari 2021 zijn de financiële consequenties voor de gemeente klein.

Voor de besluitvorming is het van belang dat de gemeente, Zeeuwland en de SDGH inzicht hebben in de toekomstbestendigheid van het dorpshuis en daarmee de financiële consequenties van de overdracht. Daartoe heeft de dorpsraad op 26 oktober 2020 een mail ontvangen waarin het volgende wordt gevraagd: 1

• • •

Inzicht in het gebruik en de bezettingsgraad van het dorpshuis. Inzicht in de financiën: exploitatie en (eventuele) schulden en/of eigen vermogen. Inzicht in de investeringen die SDGH moet doen om het dorpshuis renderend te maken voor de toekomst. Wat is de inschatting dat er de komende jaren moet gebeuren? (zie bijlage 4 van de huurovereenkomst). • Welke ideeën hebben de dorpsraad en de SDGH om de toekomstbestendigheid van het dorpshuis te verbeteren? De dorpsraad heeft deze gegevens 15 november 2020 per mail verzonden. Op basis van deze gegevens heeft de SDGH een exploitatieoverzicht opgesteld (zie bijlage). Dit overzicht is 25 november 2020 besproken met de SDGH. Uit het exploitatieoverzicht van de SDGH blijkt dat zij circa € 38.000 jaarlijks nodig hebben om het dorpshuis De Putmeet te exploiteren. Dit bedrag loopt op tot circa € 41.000 in 2025. Dit is nagenoeg gelijk aan het bedrag dat de dorpsraad momenteel krijgt voor de exploitatie van het dorpshuis. Het huidige bedrag is jaarlijks € 38.000. Dit betekent dat de dorpshuisbeheerder zichzelf terug verdient. 3. Het meewerken aan het ontbinden van de tripartiete Samenwerkingsovereenkomst Dorpshuis Scharendijke 2018-2027 en de tripartiete Huurovereenkomst Dorpshuis Scharendijke 2018-2027 per 31 december 2020 levert geen extra financiële of juridische risico's voor de gemeente.

De gemeente heeft intern en met de SDGH en Zeeuwland over het verzoek gesproken. De drie partijen willen dit besluit graag weloverwogen nemen. Daarom is in de tripartiete samenwerkingsovereenkomst en huurovereenkomst 2018-2027 een opzegtermijn van 1 jaar opgenomen. De dorpsraad en de SDGH hebben beide verzocht om een overgang van de exploitatie met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2021. Hiermee is er geen gebroken boekjaar en is de administratieve overgang makkelijker. Zeeuwland geeft aan hier geen bezwaren tegen te hebben. De gemeente ziet ook geen bezwaren om hier mee in te stemmen, en daarmee van het opzegtermijn van 1 jaar af te wijken. Met Zeeuwland en de SDGH is afgestemd dat dit gaat plaatsvinden door middel van een addendum. 4. De overdracht van de exploitatie naar de SDGH heeft verwaarloosbare gevolgen voor het subsidieprogramma 2021. De subsidie aan de dorpsraad Scharendijke ten behoeve van de exploitatie van het dorpshuis 2021 wordt teruggevorderd. Dit betreft een bedrag van € 38.000. De SDGH ontvangt voor 2021 een nieuwe beschikking waarin ook het subsidiebedrag voor de exploitatie van 'De Putmeet' is meegenomen. Dit betreft voor 2021 een bedrag van € 38.140. De meerkosten in 2021 zijn € 140. Vanwege het minimale verschil voeren wij hiervoor geen begrotingswijziging door. 5. De dorpsraad Scharendijke heeft geen schulden.

De overdracht van het dorpshuis heeft dus geen incidentele negatieve financiële consequenties. Volgens afspraak vervalt het eigen vermogen, maar ook de schulden bij het teruggeven van de exploitatie van het dorpshuis aan de gemeente. Voor Scharendijke betreft dit een bedrag van circa € 4.000 eigen vermogen (geen schuld). De definitieve financiële gevolgen van het terug te vorderen eigen vermogen worden in de 1e Programmarapportage 2021 verwerkt.

Communicatie De programmabegroting 2021-2024 is door de gemeenteraad geamendeerd. De nieuwe tekst luidt: "We onderzoeken het onderbrengen van Dorpshuis 'De Putmeet' te Scharendijke in de Stichting Dorpshuizen Schouwen-Duiveland. In 2021 wordt onderzocht of en zo ja onder welke voorwaarden en tegen welke kosten Dorpshuis 'De Putmeet' ondergebracht kan worden in de Stichting Dorpshuizen Schouwen-Duiveland. We werken dit uit in een raadsvoorstel (inclusief financiële consequenties) en leggen dit in het tweede kwartaal van 2021 voor ter besluitvorming."

De juridisch bevoegdheid om te besluiten over overeenkomsten ligt niet bij de gemeenteraad, maar bij het college. Een bevoegdheid kan niet zondermeer worden overgenomen. De raad heeft wel budgetrecht. Dit collegeadvies heeft echter minimale financiële consequenties. Het college wordt daarom geadviseerd de raad te informeren per raadsbrief. Hiermee voldoet het college aan de actieve informatieplicht.

2

Vervolg 1.

2.

De dorpsraad Scharendijke ontvangt een brief van het college, waarin zij worden bedankt voor de samenwerking van de afgelopen jaren en de bevestiging dat de overeenkomsten -en daarmee hun verantwoordelijkheid- per 31 december 2020 worden beëindigd. De Stichting Dorps- en Gemeenschapshuizen Schouwen-Duiveland ontvangt een beschikking voor 2021, waarin het beheer en de exploitatie voor dorpshuis De Putmeet in Scharendijke is opgenomen.

Bijlagen Exploitatieoverzicht SDGH Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland,

3