20210302 Raadsbrief evaluatie groenonderhoud 2020 bijlage 3 actieplan

Actieplan groenonderhoud 2020 nov-19 Onderwerp Communicatie

Stand van zaken eind 2020 Status De servicelijn medewerkers hebben toegang tot Obsurv. De servicelijnmedewerkers hebben een persoonlijke instructie gekregen. Het serviceteam kan de vragen van bewoners nog directer beantwoorden en aan de juiste V behandelaar toewijzen. Bij onderhoudswerkzaamheden worden bewoners in de omgeving geinformeerd en daar waar nodig betrokken. De dorpsraden worden actief benaderd, afhankelijk van de omvang en impact van de uit te voeren werkzaamheden. Prop/UOR zorgen dat straten vrijgemaakt worden van geparkeerde auto's om gezamelijk zoveel mogelijk werkzaamheden C gecombineerd uit te voeren. Op alle 3 niveau's vindt driehoeksoverleg plaats. Operationeel overleg vindt wekelijks plaats, tactisch overleg maandelijks en strategisch overleg per kwartaal. Indien nodig wordt het betreffende overleg geintensiveerd. In de huidige situatie overleggen we via C Skype/Teams of buiten op locatie. Door de aannemer is een extra kwaliteitsmedewerker ingezet. Daarnaast houdt de uitvoerder van de aannemer zich dagelijks bezig met kwaliteitsinspecties. Bij afwijkingen wordt zo snel mogelijk bijgestuurd.

Acties Servicelijn medewerkers instrueren in Obsurv

Trekker Gemeente

Inwoners vooraf informeren over voorgenomen werkzaamheden

Gemeente

Intensiveren driehoeksoverleg

Gemeente

Inzet extra kwaliteitsmedewerker

Aannemer

Wijkrondes intensiveren

Aannemer

Obsurv optimaliseren t.a.v. verhardingen

Gemeente

Verscherpte controle servicelijn meldingen

Gemeente

Update prestatieplan incl. KPI's

Aannemer

Check marktconformiteit eenheidsprijzen

Gemeente

Deze check is in uitvoering. De interne eenheidsprijzen zijn geactualiseerd en verwerkt in ons beheersysteem.

Invulling geven aan sociale doelstelling

Aannemer

Inzet onderaannemers inzichtelijk maken

Aannemer

Verantwoordelijkheid

Uitloop- en capaciteitproblemen pro-actief oplossen

Aannemer

Na eerdere gesprekken over dit specifieke onderwerp wordt dit nu als vast punt meegenomen in de reguliere overlegrondes. Het betreft een continue proces dat een vinger aan de pols vraagt. Inmiddels is een van de concrete knelpunten, het knippen van de hagen, goed opgelost. De Covid pandemie heeft instroom van kandidaten doen stagneren. Op dit moment is er sprak van een zeer beperkte instroom. Een actueel overzicht is in februari 2020 aangeleverd. Met name de Zuidhoek neemt een groot deel voor zijn rekening. Ook bureau Grenzeloos uit Zierikzee werkt mee bij de inzet van diverse reintegratiekanalen. Bij uitbesteding van werk worden waar mogelijk locale aannemers betrokken. Zo is het maaien van sloten uitbesteed aan een locale partij. Hoe de aannemer is voorbereid op capaciteitsproblemen is meegenomen in de update van het prestatieplan.

Capaciteit

Samenwerkingsvorm met opleiding starten

Aannemer

In de samenwerking met de Zuidhoek werken we met het project Startblok om medewerkers klaar te stomen voor de arbeidsmarkt. Op dit moment is er sprake van onvoldoende instroom; een aandachtspunt in ons driehoeksoverleg. De coronamaatregelen hebben hier invloed op. Er is momenteel geen samenwerking met een (groen-)opleiding.

Doorgroeimogelijkheden en consequenties in beeld Aannemer brengen

De tool 'Werkstap' wordt ingezet om ontwikkelingsmogelijkheden te bepalen en te volgen. Werkstap en Startblok staan gereed om te worden ingezet. Het jaarplan is in december 2019 opgesteld. Het jaarplan voor 2020 wordt momenteel opgesteld.

Controle

V

Samenwerking

Vroegtijdig jaarplan opstellen

Aannemer

De frequentie van de wijkrondes wordt afgestemd op de kwaliteitsresultaten. Door de zachte winter en de natte februari maand groeide er relatief veel onkruid in de plantsoenen. Toen het eenmaal ging drogen is er extra inzet gepleegd om te zorgen dat de openbare buitenruimte aan de gestelde prestatie voldeed. De verhardingen zijn volledig verwerkt in Obsurv. De mutaties zijn samen met de aannemer doorgenomen; het volledige areaal ten behoeve van de DOB is inzichtelijk. Controle vindt regelmatig plaats. Prop voert zelf ook controles uit en heeft een korte enquette uitgezet waarin de klant wordt gevraagd naar diens ervaringen.De uitkomst van de enquete laat zien dat de klant gemiddeld genomen tevreden is. Het prestatieplan is geactualiseerd in december 2019.

C

V

A V A

C

C C

C

C V V=afgerond C=continue A=actueel