20210302 Raadsbrief evaluatie groenonderhoud 2020 bijlage 1 evaluatie

Bijlage bij raadsbrief Evaluatie groenonderhoud 2020:

Evaluatie groenonderhoud 2020 Januari 2021 Gemeente Schouwen-Duiveland Afdeling OW: Harry Davidse/Cockie de Wilde

1

INHOUD:

Blz.

1. Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Beeldkwaliteit 1.3 Samenwerking 1.4 Leeswijzer

3 3 3 3 3

2. Doelstelling

4

3. Kwaliteit 3.1 Beeldkwaliteit 3.2 Kwaliteitsmetingen 2020 3.3 Kwaliteitsbeleving 3.4 Conclusie en aanbevelingen

5 5 6 8 10

4. Samenwerking 4.1 Projectdoelstellingen 4.2 Actieplan 2020 4.3 Conclusie en aanbevelingen

11 11 12 13

5. Financiën

14

6. Tot slot

14

Bijlagen: Bijlage 1: Jaarrapportage beeldkwaliteit openbare ruimte Schouwen-Duiveland 2020 Bijlage 2: Actieplan 2020

2

1. Inleiding 1.1. Aanleiding Deze evaluatie groenonderhoud 2020 is een vervolg op de evaluatie groenonderhoud van vorig jaar. Toen hebben we de raad geïnformeerd over het beheer van het groen in de openbare ruimte. Aanleiding was de discussie over de kwaliteit van ons groenonderhoud met als concreet aandachtspunt de onkruidbeheersing. We hebben in 2019 een brede evaluatie groenonderhoud uitgevoerd. Het groen in de openbare ruimte wordt voor een groot deel onderhouden door onze groenaannemer, de fa. Prop. Zij werken volgens het contract ‘Onderhoud van de buitenruimte 20162023’. Vorig jaar is deze samenwerking uitgebreid tegen het licht gehouden en zijn er afspraken gemaakt om de samenwerking verder te verbeteren. De te nemen stappen zijn vertaald in een actieplan 2020. De resultaten van de evaluatie waren geen aanleiding om het onderhoudscontract te verbreken. De scherpe evaluatie heeft er wel toe geleid dat we deze evaluatie in 2020 hebben herhaald. Deze memo is de weergave van de evaluatie 2020. In 2019 hebben we niet alleen zelf naar onze werkwijze en bereikte resultaten gekeken. We hebben daarbij ook de mening van onze inwoners betrokken door de servicelijnmeldingen over groenonderhoud te analyseren. Daarnaast hebben we een extern bureau, Beheeraccent, gevraagd de kwaliteit van ons groenonderhoud te meten.

Deze meting werd eenmalig aan het eind van het groeiseizoen uitgevoerd. Het onafhankelijk inzicht wat we hierdoor kregen in onze werkwijze en beeldresultaat was zodanig waardevol dat we voor 2020 gevraagd hebben deze kwaliteitsmetingen gedurende het groeiseizoen (april-oktober) maandelijks uit te voeren. Daarmee hebben we over 2020 een totaalbeeld van onze scores op beeldkwaliteit en konden we gedurende het jaar goed op onderdelen bijsturen. Deze evaluatie groenonderhoud 2020 geeft inzicht in de kwaliteit van ons huidige groenareaal en is daarnaast een goede basis voor het actualiseren van ons groenbeleid en –beheer. In het kader van bezuinigingen zijn afgelopen jaar de onderhoudsbudgetten voor groen kritisch bekeken en is gezocht naar besparingen. We staan daarbij open voor aanpassingen in onze werkwijze. Wat betreft kwaliteitsambities blijven we de Visie IBOR (Integraal Beheer Openbare Ruimte) volgen, al kunnen we op onderdelen de beeldkwaliteiten aanscherpen. Op basis van de evaluatie kunnen we voor de toekomst gefundeerde keuzes in beleid en beheer maken. 1.2 Beeldkwaliteit We werken volgens de Visie IBOR, welke in 2014 vastgesteld is. Deze visie geeft weer hoe we binnen onze gemeente omgaan met het beheer van de openbare ruimte. In kernwoorden: integraal, klantgericht, verantwoordelijk en regisserend.

We streven naar een bepaalde kwaliteit van de openbare ruimte, voor de diverse typen groen vastgelegd in kwaliteitsbeelden. Deze evaluatie gaan we in op vragen zoals: Halen we deze kwaliteitsbeelden? En zo niet: waar komt dat door? Voor 2020 hebben we hiertoe frequente en uitgebreide metingen van Beheeraccent tot onze beschikking. 1.3 Samenwerking Naast signalen uit de samenleving hebben we als UOR en Infra ook onze ogen en oren open. Een deel van het beheer van de buitenruimte doen we zelf en sinds 2016 is het onderhoud van een groot deel van ons areaal uitbesteed aan onze groenpartner, fa. Prop. Zij hebben de opdracht onze organisatie te ontzorgen en daarbinnen een grote vrijheid om naar eigen inzicht de werkzaamheden te organiseren. Voorwaarde is dat zij daarbij medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt inzetten. Dit is vertaald naar de inzet van cliënten van de Zuidhoek. Binnen deze driehoek beschouwen we elkaar als partners in de zorg om de kwaliteit van de openbare ruimte. Zoals in elke relatie moeten we elkaar scherp houden. Doen we dat voldoende en op de juiste manier? In het actieplan 2020 hebben we acties opgenomen om de samenwerking te optimaliseren. Naast de beeldkwaliteit evalueren we ook de samenwerking. 1.4 Leeswijzer Dit document is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1: Aanleiding voor deze evaluatie groenonderhoud.

Hoofdstuk 2: De doelstelling van groenbeleid- en beheer en van deze evaluatie. Hoofdstuk 3: De kwaliteit van ons groen, gebaseerd op de jaarrapportage beeldkwaliteit 2020.

3

Hoofdstuk 4: De samenwerking met onze groenpartners. Hoofdstuk 5: De financiële consequenties van de gekozen werkwijze.

2. Doelstelling Hoofdlijn in de doelstelling van ons groenbeleid en –beheer is het zorgen voor een gezonde en aantrekkelijke leefomgeving voor alle inwoners en gasten van onze gemeente. We willen dat de openbare ruimte, waar we allemaal gebruik van maken en dat ons visitekaartje is, voldoet aan de afgesproken kwaliteit. Hoe de kwaliteit van de leefomgeving er uit moet zien, is vastgelegd in de Visie IBOR (algemene uitgangspunten), de LIOR (richtlijnen voor ontwerp, inrichting, aanleg en nazorg) en de Meetlat. In de Meetlat Kwaliteit Openbare Ruimte zijn de kwaliteitsniveaus beeldend en beschrijvend weergegeven, op basis van de CROW-systematiek. Alle elementen in de openbare ruimte zijn in beeld gebracht, zodat er een herkenbaar en meetbaar kwaliteitsniveau bepaald kan worden. Doelstellingen van deze evaluatie groenonderhoud 2020 zijn: - Inzicht geven in de stand van zaken groenonderhoud 2020; - Verbeterpunten voor 2021 aangeven; - Basis voor keuzes in samenwerking met groenpartners; - Basis voor keuzes in aanscherping groenbeleid; - Basis voor optimaliseren werkwijze groenonderhoud.

In 2019 lag bij de evaluatie de focus met name op het proces; doen we als groenpartners wat we hebben afgesproken en waar moeten we een verbeterslag maken? In 2020 hebben we vooral ingezet op de prestaties; voldoen we aan de gewenste beeldkwaliteit? Zo niet, moeten we het ambitieniveau/ beeldkwaliteit aanpassen of vraagt het betreffende groen om een andere inrichting? Inzicht in de technische staat van het groen is belangrijk om te bepalen of met regulier onderhoud het kwaliteitsniveau bereikt kan worden. De roep om bezuiniging daagt daarbij uit om nog efficiënter met onze middelen om te gaan.

4

3. Kwaliteit 3.1 Beeldkwaliteit We hebben in de Visie IBOR de openbare ruimte ingedeeld in Centra & accenten (inclusief begraafplaatsen) en Woon & verblijfsgebieden. Deze zonering is het uitgangspunt voor het maken van keuzes op het gebied van inrichting en beheer. De Centra & accenten in de gemeente zijn de plekken die voor zowel de eigen inwoners als voor bezoekers en toeristen een grote aantrekkingskracht hebben. Ze kenmerken zich per locatie door een onderscheidend en bijzonder karakter vanwege de natuurlijke of cultuurhistorische waarde. Deze plekken vormen een visitekaartje binnen de gemeente. Voor Centra & accenten hanteren we een hoog kwaliteitsniveau (A). Wat kwaliteitsniveau A inhoudt wordt nader toegelicht in de visie IBOR; zie onderstaand overzicht. Samengevat betekent dit: goed onderhouden, bijna niets op aan te merken en schoon.

Bron: Visie IBOR 2014

De Woon- & verblijfsgebieden in de gemeente vormen de gebieden waar een groot deel van de inwoners woont of werkt. Naast woonstraten en bedrijventerreinen vallen ook groengebieden en doorgaande wegen in de kernen onder dit gebied. De functionaliteit en veiligheid staan hier voorop. De openbare ruimte is in deze gebieden afgestemd op de wensen van de gebruikers ten aanzien van de directe omgeving en dient daarmee vooral de gebruikswaarde. Een prettige leefomgeving staat centraal. Voor Woon- & verblijfsgebieden hanteren we een basis kwaliteitsniveau (B). Dit betekent in het kort: voldoende onderhouden, wel wat op aan te merken en redelijk schoon. We kennen geen laag (C) of zeer laag (D) niveau, omdat ons groen met name in de kernen ligt en we onze directe leefomgeving minimaal op een redelijk niveau willen beheren. Het onderscheid in A en B gebieden staat niet ter discussie. Wat we in het beheer wel terugzien is dat we, onder andere in het kader van Masterplannen en dorpsvisies, meer hoogwaardige gebieden inrichten, die vervolgens in beheer een kwaliteitsniveau A vragen. Dit betekent dat ons areaal hoogwaardig groen toeneemt. Om hierop voorbereid te zijn ramen we in een vroeg stadium, bij het uitwerken van het definitief ontwerp, naast de aanlegkosten ook de onderhoudskosten op lange

5

termijn. Hiermee wordt in een vroeg stadium inzichtelijk welk kostenplaatje een ambitieuze inrichting met zich mee brengt en kan hier tijdig onderhoudsbudget voor gereserveerd worden. 3.2 Kwaliteitsmetingen 2020 Op papier is helder hoe het kwaliteitsbeeld eruit moet zien, maar is dat ook de realiteit? In 2019 hebben we Beheeraccent gevraagd om de beeldkwaliteit van het dagelijks beheer en onderhoud van de openbare ruimte in beeld te brengen. Deze meting gaf een indruk in hoeverre we onze kwaliteitsambities waarmaken. Binnen de zone met beeldkwaliteit Hoog haalden we ons ambitieniveau in 2019 niet; binnen de zone Basis wel. Door onderscheid te maken in de diverse beeldmeetlatten, kwaliteitsniveaus (hoog en basis) en uitvoerenden (Groencombinatie, Prop en Uor) hadden we een goede basis om de vinger op de zere plekken te leggen en waar nodig bij te sturen. We lieten deze meting uitvoeren om een objectief beeld te krijgen uit metingen door ervaren externen. Dit betrof echter een eenmalige meting aan het eind van het seizoen (sept. 2019). In 2020 hebben we Beheeraccent gevraagd gedurende het groeiseizoen maandelijks metingen uit te voeren. Zo ontstaat er een beeld gedurende het gehele groeiseizoen en konden we tijdig bij sturen.

Het resultaat van de metingen dient antwoord te geven op de vraag: “Wat is de beeldkwaliteit van het dagelijks beheer en onderhoud en de technische staat van de openbare ruimte en voldoet deze aan het gewenste ambitieniveau?” De toegepaste methodiek is gelijk aan de metingen in 2019, waarbij een aantal beeldmeetlatten bijgesteld is aan de actuele situatie. Daarbij is eenmalig ook de technische staat van de openbare ruimte in beeld gebracht. Er is gekozen voor een set van 50 beeldmeetlatten die samen een integraal beeld geven van de kwaliteit van de openbare ruimte. In zijn totaliteit zijn er in 2020 1560 meetlocaties beoordeeld, verdeeld over zeven meetronden. Dit heeft geresulteerd in scores in de A-gebieden (zonering Hoog) en B-gebieden (zonering Basis). In onderstaand figuur zijn alle meetresultaten opgeteld naar een totaalresultaat. Hieruit blijkt dat de kwaliteitsscore bij 90 procent een B-kwaliteit is. Dit betekent dat het totaalresultaat van 2020 in de gemeente Schouwen-Duiveland voldoet aan een ‘basiskwaliteit’

Fig. 1. Totaalresultaat metingen 2020 Als rekening wordt gehouden met de verschillende ambitieniveaus in de verschillende zoneringen, scoort in totaliteit 93,1 % van de metingen aan het gewenste ambitieniveau. Dit is boven de grens van 90 procent en voldoet hiermee in totaliteit aan het ambitieniveau.

Figuur 2.: Optelling resultaat per zonering gemeente Schouwen-Duiveland

6

Bij toepassing van de 90%-regel blijkt dat de zonering Basis binnen het ambitieniveau scoort. De zonering Hoog voldoet niet aan de gestelde ambitie. Als dit wordt afgezet in kwaliteitsniveaus ontstaat onderstaand overzicht: Kwaliteitsniveau: Percentage < ambitieniveau: Zonering Hoog: B-kwaliteit 11,1 procent Zonering Basis: B-kwaliteit 5,1 procent Zowel zonering Hoog als Basis scoren een B-kwaliteit, waarmee de zonering Hoog in zijn totaliteit niet voldoet aan het ambitieniveau. Dagelijks onderhoud: Wanneer de resultaten worden vertaald naar de beheergroepen (zie figuur 3) valt op dat het dagelijks onderhoud bij Beplanting en Gras onder ambitieniveau scoort. Voor de technische staat geldt dat het Gras en Meubilair niet voldoen aan het ambitieniveau. De overige beheergroepen voldoen in zijn totaliteit wel aan het gewenste ambitieniveau. De meting in 2020 wordt vergeleken met de voorgaande meting (september 2019). Daarin valt op dat de scores van de technische staat voor Meubilair is gedaald en Beplanting en Gras is gestegen in kwaliteit. Voor het dagelijks onderhoud scoren Reiniging en Verharding stabiel, terwijl bij de andere beheergroepen de seizoensinvloeden duidelijk zichtbaar zijn.

100% 90% 80%

2019

Figuur 3. Percentage dat voldoet per beheergroep, dagelijks onderhoud

oktober

september

augustus

juli

juni

mei

Beplanting Bomen 60% Gras Meubilair Verharding Reiniging

april

70%

september

Percentage ≥ ambitieniveau

Dagelijks onderhoud

2020

De beheergroepen Reiniging en Verharding scoren jaarrond redelijk constant. Reiniging laat zelfs een stijgende trend zien. De lichte fluctuatie bij Verharding is te verklaren door het groeiseizoen, wanneer het onkruid in de verhardingen een aandachtspunt begint te worden. Bij Beplanting, Bomen, Gras en Meubilair zijn de seizoensinvloeden nog duidelijker zichtbaar. Landelijk gezien is deze trend ook goed zichtbaar. Dit neemt niet weg dat juist in het groeiseizoen een optimale inzet wenselijk is. Augustus (een zeer droge maand) scoort gemiddeld genomen beter. Bij gras en bomen is zelfs een piek in kwaliteit meetbaar. Bij bomen (nb. dit betreft alleen de boomspiegels) valt het meest de enorm dalende kwaliteit in september en oktober op. Het is daarom wenselijk om voor het onkruid in de boomspiegels meer aandacht te hebben, waardoor een gelijkmatiger beeld gescoord kan worden. Technische staat: De beeldmeetlatten die de technische staat weergeven, worden eenmaal per jaar gemeten (in 2019 in de maand september en in 2020 in oktober). Hierdoor is het mogelijk 2019 met 2020 te vergelijken. Omdat het twee metingen betreft zijn de percentages die voldoet aan het ambitieniveau onderstaand uitgewerkt:

7

-

Beplanting Gras Meubilair

September 2019: 90,4 procent 81,3 procent 88,3 procent

Oktober 2020: 93,3 procent 87,5 procent 86,0 procent

Totaal: ↑ kwaliteit is gestegen ↑ kwaliteit is gestegen ↓ kwaliteit is gedaald

Over het algemeen is de huidige technische staat ten opzichte van het voorgaande jaar gestegen. Bij beplanting wordt dit vooral veroorzaakt door een betere score van kaal oppervlak in bodembedekkers. Het kaal oppervlak in gras is met zes procent gestegen in kwaliteit. De enige beheergroep die is gedaald in kwaliteit is Meubilair. Scheefstand van afvalbakken en -dragers en deuken en gaten in borden zijn hierbij de belangrijkste veroorzakers van de daling. Scheefstand van geleide-elementen en dekking van de coating van recreatieve voorzieningen zijn daarentegen gestegen in kwaliteit Wat kunnen we met de resultaten van deze metingen? Door slimmer om te gaan met de mogelijke inzet van medewerkers, is het mogelijk om ook de zonering Hoog aan te laten sluiten bij het ambitieniveau. Dit is mogelijk omdat in de zonering Basis gedeeltelijk boven ambitieniveau gescoord wordt. Hierbij is het wenselijk om zowel te schuiven met de inzet binnen de verschillende zoneringen (van Basis naar Hoog) als op beeldmeetlatniveau (van beeldmeetlatten die ruim voldoen naar beeldmeetlatten die onder ambitieniveau scoren). Daarnaast gaan we het gesprek aan met de verschillende uitvoerende partijen. Dit is niet alleen belangrijk om kennis te delen, maar ook om te toetsen of de meetresultaten herkenbaar zijn voor deze partijen, wat hiervan de oorzaken kunnen zijn en welke oplossingen mogelijk zijn.

De jaarrapportage beeldkwaliteit 2020 is als bijlage 1 toegevoegd. 3.3 Kwaliteitsbeleving Objectieve kwaliteitsmetingen zoals hierboven omschreven bieden waardevolle informatie in het beoordelen van het halen van doelstellingen en ambities. Daarnaast wordt deze informatie gebruikt om, ook tussentijds, de onderhoudsteams en aannemers bij te sturen. Tenslotte geven deze metingen informatie over de technische staat van het groen en bieden daarmee handvatten voor noodzakelijke omvormingen. Naast kwaliteitsmetingen hebben we ook te maken met kwaliteitsbeleving. Inwoners en gasten meten niet, maar hebben wel een mening over hun directe woon- en verblijfsomgeving. Voor een deel wordt die mening gedeeld met de diverse vaste teams van medewerkers die in de verschillende kernen werkzaam zijn. Deze kernploegen binnen UOR zijn de ogen en oren van de wijk en hebben, naast de zorg voor het onderhoud van de openbare ruimte, ook een sociale functie. Zij zijn bekende gezichten voor de inwoners en contact is snel gelegd. Deze vakmensen hebben intensief contact met en worden aangestuurd door de uitvoerders. Aandachtspunten uit het uitvoerdersoverleg zijn: - maaien van gras intensief (te kort, onregelmatig beeld); - knippen van hagen (niet tijdig knippen, handmatig bijwerken); - legen en onderhoud afvalbakken (variabel; persoon gebonden).

Algemeen wordt het onderhoud in 2020 positiever beleefd dan in 2019; in 2020 wordt een stijgend niveau ervaren. Daarnaast kunnen inwoners direct contact opnemen met de gemeente via de servicelijn. Het aantal meldingen is in 2020 vrijwel gelijk aan 2019. De meldingen over onderdelen die binnen het onderhoudscontract vallen, worden rechtstreeks doorgezet naar Prop. In onderstaand figuur is aangegeven in welke categorie deze meldingen vallen. (Onkruid in) beplantingen en op verhardingen scoren hierin hoog (samen ca 50%).

8

Figuur 4: Categorieën servicelijnmeldingen

In 2020 is een klanttevredenheidsonderzoek naar de afhandeling van servicelijnmeldingen uitgevoerd (zie bijlage 2). In de periode mei t/m oktober 2020 zijn 46 cliënten benaderd. Gekeken is naar de reactietijd naar aanleiding van de klacht, de waardering van de aangeboden oplossing en de contactbeleving. Meer dan de helft van klachten worden op een goede manier (score >8) opgepakt en afgehandeld. Vraag 1 Reactietijd naar aanleiding van de klacht Beoordeling 2 4 6 8 Vraag 1 9% 13% 17% 57%

10 4%

Vraag 2 De door Prop geboden oplossing voor de klacht Beoordeling 2 4 6 8 10 Vraag 2 9% 11% 24% 48% 9% Vraag 3 Contactbeleving Beoordeling 2 4 Vraag 3 2% 4%

6 17%

8 74%

10 2%

Figuur 5: Klanttevredenheid servicelijnmeldingen

De kwaliteitsmetingen afgezet tegen de signalen die worden afgegeven door inwoners en vakmedewerkers geven een representatief overzicht waar de knelpunten zitten. Wat opvalt is dat een groot deel van de servicelijnmeldingen betrekking heeft op onkruid (DOB) op verhardingen en in beplanting, terwijl uit de kwaliteitsmetingen blijkt dat op met name duurzaam onkruidbeheer op verhardingen in 2020 relatief goed gescoord wordt. Onkruid in beplantingen wordt wel bevestigd in de metingen, al moet hier kritisch gekeken worden naar de toegepaste beeldmeetlat. Een ander aandachtspunt uit de servicelijnmeldingen is afval, een onderdeel dat onder reiniging valt. In de metingen scoort reiniging goed, waarbij met name in zonering Hoog een zeer hoog ambitieniveau nagestreefd wordt. Toch zijn er klachten; een aandachtspunt om nader te onderzoeken. Tenslotte de servicelijnmeldingen ten aanzien van grassen. Dit betreft naast het tijdstip van maaien ook het achterblijven van restmateriaal. De metingen bevestigen gedurende het groeiseizoen een onvoldoende beeld. Ook hier is een nadere analyse nodig.

9

3.4 Conclusies en aanbevelingen De kwaliteit van de openbare ruimte scoort als totaalplaatje voldoende (93,1%). In gebieden met zonering Basis scoren we binnen de ambitie, in gebieden met zonering Hoog halen we het ambitieniveau niet. Hoewel de vergelijking niet geheel zuiver is (1 meting in 2019 ten opzichte van maandelijkse metingen in 2020) is het algemene kwaliteitsniveau iets toegenomen. Detailresultaten naar beeldmeetlat en groenpartner geven gerichte aanknopingspunten voor verbeteringen. Het inzicht in de kwaliteit van de openbare ruimte door de kwaliteitsmetingen is waardevol; in 2021 zetten we deze metingen voort. De beleving van de kwaliteit van de buitenruimte wijkt soms af van de metingen; in 2021 breiden we de analyse van de servicelijnmeldingen uit.

10

4. Samenwerking Het onderhoud van de openbare ruimte op Schouwen-Duiveland wordt uitgevoerd door drie groenpartners: Prop, de Zuidhoek en UOR. Een goede samenwerking is voorwaarde voor het bereiken van de projectdoelstellingen. 4.1 Projectdoelstellingen De projectdoelstellingen uit dit contract zijn ook dit jaar geëvalueerd: 1. De buitenruimte voldoet aan de kwaliteitseisen gesteld in IBOR. Hiervoor verwijzen we naar de kwaliteitsmetingen van Beheeraccent. 2. Aannemer en UOR kijken als partners naar de duurzame toekomst van de openbare ruimte op middellange termijn (4-8 jaar) met behulp van onder andere de driehoek: Inrichting, Gebruik en Beheer vanuit IBOR. Prop heeft verschillende verbetervoorstellen gepresenteerd. Deze gaan onder andere over een vorm van samenwerking, zoals het gezamenlijk afvoeren van vrijkomend groenafval uit de kernen en het maaien van eigendommen van derden, die grenzen aan onze eigendommen, zoals het maaien van kerktuinen en groen rond appartementengebouwen. Andere voorstellen gaan over het omvormen van plantvakken en het uitbreiden van het machinaal schoonmaken van sloten. 3. Innovatie in de breedste zin (nieuwe technieken, werkwijzen en samenwerkingsverbanden) wordt ingezet als de motor voor een succesvolle en dynamische samenwerking met inwoners, ondernemers, gasten en overige stakeholders.

Prop heeft met de introductie van een nieuwe machine voor het onkruidvrij houden van schelppaden een belangrijke stap gezet in de beeldkwaliteit van het onkruid op deze paden. In samenwerking met de Reiniging worden de veegmachines optimaal ingezet. Het resultaat hiervan is zichtbaar in de kwaliteitsmetingen van Beheeraccent. Deze beeldmeetlat scoort hoog. Dit heeft direct effect op het onkruid in de goten. Deze beeldmeetlat scoort eveneens hoog. Prop heeft een app ontwikkeld waarin de medewerkers de ledigingen van de afvalbakken registreren. Met deze informatie wordt inzichtelijk hoe intensief afvalbakken worden gebruikt. Met deze informatie gaan we onderzoeken waar we afvalbakken kunnen weghalen of juist bij moeten plaatsen. 4. Het ontwikkelen en inzetten van zo veel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (inwoners gemeente Schouwen-Duiveland) via De Zuidhoek. Daarbij valt onderscheid te maken in verschillende doelgroepen, te weten: o WSW (Wet Sociale Werkvoorziening) o WWB (Wet Werk en Bijstand) o Wajong o Participatiewet en Beschut Werken Voorwaarde van het contract is dat het aandeel, en dus de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, van de Zuidhoek minimaal gelijk blijft. Prop heeft hiervoor een netwerk opgebouwd met verschillende partners op SchouwenDuiveland. Deze partijen zijn onder andere de Zuidhoek, Grenzeloos Coaching en Reclassering.

Binnen deze samenwerking werken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het contract. Enkele successen: • Zuidhoek verzorgt zelfstandig het knippen van de hagen op begraafplaatsen. In deze afgeschermde omgeving kunnen medewerkers en re-integratie kandidaten in een letterlijk afgeschermde omgeving rustig werken. • Twee re-integratie medewerkers zijn vanuit dit contract doorgestroomd naar het reguliere bedrijfsleven op Schouwen-Duiveland. • Met de introductie van Werkstap is een systematiek beschikbaar om medewerkers te monitoren en elke medewerker individueel te laten ontwikkelen binnen de mogelijkheden van dit individu. De projectdoelstellingen worden jaarlijks vertaald in KPI’s (kritieke prestatie indicatoren). Deze KPI’s worden getoetst in het strategisch overleg en waar nodig jaarlijks aangescherpt. In 2019 zijn in het kader van de projectdoelstellingen een aantal knelpunten benoemd:

11

- De in- en externe afstemming is onvoldoende; de servicelijnmeldingen moeten vlotter afgerond worden en het nakomen van afgesproken acties heeft prioriteit. Nazorg richting de klant is aandachtpunt. Het doorzetten van servicelijnmeldingen is verbeterd en de vervolgacties worden structureel vastgelegd. Prop heeft een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd (zie par. 3.3) waaruit blijkt waar verbeterstappen te maken zijn. - De kwaliteit van het geleverde werk wordt onvoldoende gecontroleerd; ook het werk van de onderaannemers c.q. partners hoort daarbij. Prop heeft de interne kwaliteitscontrole aangescherpt. De meetintensiteit is verhoogd. De resultaten worden vergeleken met de resultaten van de onafhankelijke metingen van Beheeraccent. De uitkomsten zijn nagenoeg gelijk. Excessen komen vrijwel niet meer voor. - Het handmatige werk (bijmaaien, bijknippen, etc.) blijft te ver achter bij de machinale werkzaamheden. In de laatste knipronde is het werk op een andere wijze georganiseerd. Het effect hiervan is geweest dat de druk op de handmatige ploeg lager is ervaren. Dit vormt de basis voor de eerste ronde in 2021. - De samenwerking met de sociale partners vraagt aandacht, met name de beschikbare capaciteit en begeleiding. Het overleg tussen de drie partners is geïntensiveerd en verloopt constructief. Er is oog voor ieders perspectieven en de meeste uitdagingen worden opgelost.

Met verschillen in mening wordt respectvol omgegaan. Er zijn enkele medewerkers die moeite hebben met de werkdruk. Momenteel kijken we binnen de driehoek op welke wijze deze medewerkers binnen hun kwaliteiten kunnen worden ingezet. - De verantwoordelijkheid van de diverse partners is niet voldoende; je ‘werk zien’, klantvriendelijkheid en werken ‘in de geest van het contract’ staan niet bovenaan. Met name de onderaannemer die het machinaal knippen van de hagen verzorgt werkt niet in de geest van dit contract. De kwaliteit van het werk is hoog, maar de communicatie met de handploeg is onvoldoende. Het gevolg hiervan is dat de beeldkwaliteit niet op alle locaties voldoende is. Prop heeft de onderaannemer hierop aangesproken en heeft voor de laatste knipronde een werkleider aangesteld die er voor zorgt dat het machinale werk goed wordt uitgevoerd en de handploeg minimaal werk heeft. Deze interventie heeft een positief effect gehad. - De arbeidsmarkt is zeer krap; geschoolde vakmensen zijn, zeker in de loop van het groeiseizoen, zeer schaars. In 2020 waren er voldoende (vak)mensen beschikbaar. Slechts 1 week is er een ploeg extra mensen ingezet.

4.2 Actieplan 2020 Naar aanleiding van de evaluatie van 2019 is een actieplan opgesteld met als doel de samenwerking binnen het contract te verbeteren. Aandachtspunten waren: communicatie, controle, samenwerking, verantwoordelijkheid en capaciteit (zie bijlage 2). Evaluatie van het Actieplan 2020 laat zien dat actie ondernomen is op vrijwel alle onderwerpen. In 2020 is veel geïnvesteerd in samenwerking en afstemming. Door meer aandacht voor gestructureerd overleg op drie niveaus, strategisch, tactisch en operationeel, verloopt de samenwerking aanzienlijk beter dan de eerste jaren. Lastige situaties worden in de samenwerkingsdriehoek besproken en opgelost. Het resultaat hiervan is dat met name de medewerkers van de Zuidhoek minder werkdruk ervaren en dat er meer rekening gehouden wordt met de individuele kwaliteiten van medewerkers. In de samenwerkingsmonitor UOR-Zuidhoek-Prop wordt voor het onderhoudscontract bijgehouden hoe de samenwerking verloopt. Hierbij worden de samenwerking op drie niveaus beoordeeld. In 2020 is in het kader van de samenwerkingsmonitor de onderlinge samenwerking gewaardeerd met een 7,5, ruim voldoende dus. In 2020 heeft de huidige Covid-19 pandemie heeft ook zijn weerslag op het onderhoud van de openbare ruimte en de samenwerking binnen de onderhoudscontracten.

12

•

• •

Door de beperkingen van de horeca gaan veel ondernemingen zich richten op afhaalmaaltijden. Deze worden buiten op straat opgegeten. We zien dan ook een aanzienlijke toename van het afvalaanbod in de afvalbakken. Hierop is extra capaciteit in afvalbakken en inzameling geïnvesteerd. In de herfstperiode zijn de leibomen geknipt. Hierbij worden hoogwerkers ingezet. Met de huidige RIVM maatregelen was het niet mogelijk om met 2 mensen in de hoogwerkers te werken. Dit hebben we opgelost door extra hoogwerkers bij te huren. De instroom van re-integratie kandidaten via verschillende kanalen (Zuidhoek, Reclassering, Grenzeloos Coaching) heeft enige tijd stil gelegen. Nu komt dit weer langzaam op gang maar gaat nog steeds moeizaam.

4.3 Conclusie en aanbevelingen De projectdoelstellingen behalen is een voorwaarde in de voortzetting van samenwerking met de contractpartners. In het inkoopbeleid van de gemeente Schouwen-Duiveland is het volgende vastgelegd over monitoring van prestatiecontracten: “We sluiten bij voorkeur contracten voor een looptijd van vijf tot tien jaar. Hierdoor ontstaat ruimte voor partnership en ontwikkeling. Op deze manier binden we betrokken leveranciers en hun personeel aan Schouwen-Duiveland. In deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt verzekeren we ons zo van goede vakspecialisten. Monitoring tijdens de uitvoering van het contract wordt uitgevoerd vanuit de prestatie-inkoop gedachte, waarbij de leverancier verantwoordelijk is om aan te tonen dat de gemaakte afspraken gerealiseerd zijn. Minimaal eenmaal per jaar bespreekt de projectleider en/of de budgethouder samen met de gecontracteerde partij de gemaakte afspraken over de te realiseren doelstellingen. Dit is ook het moment waarop de gemeente besluit of een overeenkomst met dezelfde partij verlengd wordt. Als de afgesproken doelstellingen niet zijn gerealiseerd en er ook geen verbetering zichtbaar is, dan volgt het ontbinden of niet verlengen van een contract.” Dit contract is afgesloten voor een maximale duur van 8 jaar.

In het afgelopen jaar heeft de contractpartner (Prop) laten zien te blijven verbeteren en innoveren: • De acties uit het actieplan 2020 zijn uitgevoerd of in uitvoering. • Prop heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het vollediger maken van het beheersysteem. • Door steeds verder ontwikkelde areaalkennis is de prestatie sterk verbeterd en vinden incidenten steeds minder plaats. • Prop heeft laten zien flexibel en empathisch te zijn door zijn rol en opstelling in de samenwerking tussen de partijen Zuidhoek, UOR en Prop. Mede hierdoor is de samenwerking binnen het contract verbetert. • Er is visie ontwikkeld over hoe er wordt omgegaan met situaties waar belangen conflicteren. Het resultaat is dat er geen escalaties meer plaatsvinden en er ruimte, rust en respect is om tot constructieve oplossingen te komen. • De interne kwaliteitscontrole van Prop scoort vrijwel gelijk aan de meting die door Beheeraccent wordt uitgevoerd. • Door de Covid-19 pandemie stagneert de instroom van kandidaten arbeidsintegratie. De betreffende KPI wordt daarom niet behaald. Dit ligt buiten de invloedsfeer van Prop. De overige KPI’s zijn behaald. Op basis van de uitgangspunten die zijn vastgelegd in het Inkoopbeleid met betrekking tot monitoring en de door Prop geleverde prestaties wordt geconcludeerd dat het contract ‘Onderhoud van de buitenruimte 2016-2023’ in 2021 wordt voortgezet.

13

5. Financiën In de programmarapportage 2020 is het contract ‘Onderhoud van de buitenruimte 2016-2023’ financieel verantwoord zoals hieronder beschreven. Voor dit meerjarig contract is eind 2019 ingeschat dat we vanaf 2020 structureel € 100.000 tekort komen. In het kader van de bezuinigingsronde (uitnutten budgetten) is dit jaar een aantal bezuinigingsvoorstellen op diverse posten voorgesteld. Dit betekent dat we de structurele meerkosten op dit contract tot € 0 terug gebracht hebben. Met deze bezuiniging is in het onderhoud van de buitenruimte alle financiële ruimte benut. Er is geen buffer meer om extra kosten, investeringen of calamiteiten op te vangen. De financiële verwerking van een en ander is opgenomen in het door de raad vastgestelde dekkingsplan op 4 juni 2020 voor de “Realisatie sluitende begroting 2020-2023” (onderdeel uitnutten budgetten). Het budget onderhoudscontract buitenruimte is daarbij structureel verhoogd van € 1.603.000 naar € 1.718.000. Een verhoging van € 125.000 die budgettair neutraal is verlopen door tegelijkertijd andere (onderhouds-)budgetten met € 125.000 te verlagen. In het kader van “Right to Challenge” is het areaal van de Duinzoom (Renesse) uit het contract gehaald. Het onderhoud van dit groen is voor een bedrag van ca. € 10.000 overgedragen aan de Stichting Belang Duinzoom.

Het beschikbare budget voor het onderhoudscontract voor 2020 bedraagt daarmee nog € 1.708.000. Voor de zomer hebben we vervolgens alle mutaties in het areaal verwerkt. Hieruit kwam een areaaluitbreiding naar voren met een waarde van ongeveer € 60.000. Onder sub programma 2-2 is daar in de programmarapportage het volgende opgenomen: Voor het onderhoud van de buitenruimte hebben we via een aparte berekening de budgetten voor het onderhoud openbaar groen, begraafplaatsen en het onderhoud rondom te sportvelden geanalyseerd. In totaal komen we hierbij op een tekort van € 60.000. De reden hiervoor is met name de areaaluitbreiding op groen, welke voor 2021 en verder al in de begroting 2021-2024 is opgenomen. Van deze € 60.000 zit er ongeveer € 10.000 in het onderhoudscontract buitenruimte. Dit budget voor 2020 bedraagt dus € 1.718.000.

6. Tot slot In hoofdstuk 2 noemen we de doelstellingen van deze evaluatie groenonderhoud 2020: - Inzicht geven in de stand van zaken groenonderhoud 2020; - Verbeterpunten voor 2021 aangeven; - Basis voor keuzes in samenwerking met groenpartners; - Basis voor keuzes in aanscherping groenbeleid; - Basis voor optimaliseren werkwijze groenonderhoud De evaluatie groenonderhoud 2020 laat een stijgende lijn zien. De kwaliteitsmetingen geven een hogere score dan in 2019 aan. Daarbij zijn de knelpunten goed in beeld; de verbeterpunten zijn direct af te lezen uit de diverse beeldkwaliteitsmetingen van afgelopen jaar. Daarnaast is de samenwerking met onze groenpartners aanzienlijk verbeterd. De acties uit het actieplan 2020 zijn uitgevoerd en Prop heeft in voldoende mate voldaan aan de projectdoelstellingen en KPI’s. Mede door de vraag naar uitnutten van budgetten is dit jaar zeer kritisch gekeken naar onze ambities en bezuinigingsmogelijkheden. De behoefte aan een zekere soberheid in groenvormen neemt toe. Luxe beplantingsvormen moeten alleen daar toegepast worden, waar ze optimaal tot hun recht komen. Daarbij brengen we bij herinrichtingsplannen in een vroeg planstadium de toekomstige onderhoudskosten in beeld, zodat bewust al dan niet gekozen kan worden voor onderhoud intensieve en daarmee dure groenvoorzieningen.

Met name bij de invulling van plannen in het kader van masterplannen, stads- en dorpsvisies dienen, naast de aanlegkosten, de kosten voor onderhoud op de lange termijn in beeld te zijn.

14

Aandacht voor kwaliteit en samenwerking zullen ook in 2021 weer centraal staan in het onderhouden van de openbare ruimte. We zetten de kwaliteitsmetingen voort, ook omdat hier duidelijke richtlijnen uit naar voren komen om onze werkwijze te optimaliseren. Daarnaast blijven we actief werken aan een goede samenwerking met onze groenpartners. De KPI’s voor 2021 scherpen we verder aan, waarbij we in een gestructureerde overlegcyclus regelmatig blijven communiceren. In 2019 lag onze focus op het proces in de samenwerking, in 2020 op de beeldkwaliteit. In 2021 willen we ons daarbij vooral richten op de klanttevredenheid.

15