20201215 Raadsbrief voortgang actualisatie schrijfwijzer en direct duidelijk taalgebruik (367950)

Raadsbrief

Portefeuillehouder Afdeling Behandelend ambtenaar Nummer Datum Onderwerp

: : : : : :

J.G. Smit Bedrijfsvoering 1 (BV1) Kim de Vos 367950 15 december 2020 Raadsbrief voortgang actualisatie schrijfwijzer en Direct Duidelijk Taalgebruik

Inleiding Actualisatie Schrijfwijzer Een schrijfwijzer biedt medewerkers een praktisch hulpmiddel om helder en duidelijk te communiceren. Onze huidige schrijfwijzer, die meer dan 10 jaar geleden is opgesteld, is aan vernieuwing toe. Door de schrijfwijzer te actualiseren sluiten we beter aan op de verschillende manieren waarmee we schriftelijk communiceren, zoals per e-mail, brief of via de gemeentelijke website. Motie 'helder en duidelijk taalgebruik' Daarnaast heeft de gemeenteraad eind 2019 de motie 'helder en duidelijk taalgebruik' aangenomen. In deze motie wordt aangegeven dat: • Taalgebruik van de (gemeentelijke) overheid voor iedereen begrijpelijk dient te zijn; • Door (onnodig) moeilijk taalgebruik een kloof tussen overheid en samenleving kan ontstaan; • Door (onnodig) moeilijk taalgebruik burgers mogelijk geen gebruik maken van op hen gerichte voorzieningen; • De gemeentelijke website door velen als niet-gebruiksvriendelijk wordt ervaren Bovenstaande is reden om de bestaande schrijfwijzer te actualiseren. De principes voor heldere communicatie van Direct Duidelijk Taalgebruik worden opgenomen in deze schrijfwijzer. Hiermee streven we naar een algemeen schriftelijk taalgebruik op niveau B1. Met deze raadsbrief informeren we u over de voortgang van het actualiseren van de schrijfwijzer en hoe medewerkers hierin meegenomen en opgeleid worden.

Kernboodschap Als gemeente hebben we de plicht om op een open en toegankelijke manier met onze inwoners, ondernemers, organisaties en gasten te communiceren. Heldere en begrijpelijke communicatie is een kerntaak van de gemeente Schouwen-Duiveland. Een actuele schrijfwijzer, met toegankelijke en begrijpelijke communicatie als het voornaamste uitgangspunt, draagt bij aan een goede invulling en uitvoering van deze kerntaak.

Consequenties

Vervolg

Voortgang actualiseren en opleiden schrijfwijzer Met deze raadsbrief informeren we u over de stappen die genomen worden om de schrijfwijzer te actualiseren en hoe de medewerkers van de gemeente Schouwen-Duiveland hierin meegenomen en opgeleid worden.

1

Start eerste kwartaal 2021 Stap 1: Vernieuwen afspraken schrijfwijzer Naast de principes van Direct Duidelijk Taalgebruik is het goed om ook andere afspraken over onze schriftelijke communicatie te maken. Zo is het belangrijk te borgen dat onze communicatie zoveel mogelijk aansluit bij de verschillende doelgroepen en de schriftelijke communicatievormen die de gemeente kent, waaronder brieven en e-mails, webteksten en persberichten. Om de principes van Direct Duidelijk te realiseren, streven we naar een taalgebruik op het niveau B1. Taalniveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands. De meeste mensen begrijpen teksten op taalniveau B1. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen gebruikt. En uit korte, eenvoudige en actieve zinnen. Stap 2: Ontwikkelen van interactieve schrijfwijzer Het is belangrijk om de gemaakte schrijfafspraken vast te leggen en te borgen. Ook is het goed dat nieuwe medewerkers van de gemeente Schouwen-Duiveland bij hun indiensttreding gelijk kennis maken met deze afspraken. Daarom wordt de bestaande schrijfwijzer geactualiseerd door deze afspraken te verwerken in een nieuwe interactieve schrijfwijzer. De schrijfwijzer is een digitale module waarbij gericht en interactief naar de schrijfafspraken per communicatievorm- en uiting gezocht kan worden.

Afspraken over het opstellen en schrijven van raadsvoorstellen worden ook in de vernieuwde schrijfwijzer opgenomen. Stap 3: Introductie schrijfwijzer Zodra de nieuwe schrijfwijzer klaar is, moeten medewerkers er zo snel mogelijk mee aan de slag kunnen. Daarom wordt de nieuwe schrijfwijzer, en het belang daarvan, met een communicatiecampagne bij medewerkers onder de aandacht gebracht en via intranet beschikbaar gesteld.

Start uiterlijk tweede kwartaal 2021 Stap 4: Opleiden medewerkers Medewerkers moeten bekend zijn met de schrijfwijzer en de daarin vastgelegde schrijfafspraken toe kunnen passen. Daarom worden trainingen voor medewerkers georganiseerd. De inhoud van de training wordt zoveel mogelijk afgestemd op de werkzaamheden en leerbehoeften van de betreffende medewerker. Medewerkers die regelmatig schriftelijk communiceren komen als eerste voor de training in aanmerking. Het voornemen is de trainingen vanaf het tweede kwartaal 2021 doorlopend te organiseren. Gezien de duur van de trainingen, de maximale groepsgrootte per training en de kosten, heeft het de voorkeur de trainingen te spreiden. Hierdoor zullen de trainingen mogelijk tot in 2022 gegeven worden. Stap 5: Doorlopend: Borgen van schrijfafspraken Naast het actualiseren van de schrijfwijzer en het opleiden van medewerkers, is het belangrijk de gemaakte schrijfafspraken te borgen en regelmatig onder de aandacht te brengen. Dit wordt gedaan door regelmatig over (het belang van) de schrijfwijzer intern te communiceren. Daarnaast zullen we de leesbaarheid en toegankelijkheid van brieven en andere teksten (zoals op de gemeentelijke website) toetsen. Dit doen we door inwoners, ondernemers en organisaties actief om hun feedback te vragen en dit te gebruiken om onze communicatie verder te verbeteren.

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, M.K. van den Heuvel Secretaris

A.M.J. van Burg Locoburgemeester

2