1666729 Bijlage 1 Aanpak LTA

Aanpak Lange Termijn Agenda (LTA)

Aanleiding LTA • Tijdig inzicht in te verwachte voorstellen (organisatie, college, raad) • Betere agendaplanning en spreiding voorstellen • Tijdige voorbereiding > inzicht in totaal besluitvormingsproces • Realisatiekracht > vraagt om prioriteren • Verschillende beelden / verwachtingen over LTA • Roep om goed samenspel

Doel LTA De LTA geeft raad, college en organisatie doorlopend inzicht in onderwerpen die ter behandeling naar de raad gaan.

De LTA helpt raad, college en organisatie, op termijn, vooruit te denken en prioriteiten te stellen, waarbij besluiten op de korte termijn in lijn zijn met de bredere strategische doelen op de lange termijn (samenspel). De LTA brengt de raad in positie zich tijdig voor te bereiden op komende onderwerpen in de besluitvormingscyclus.

De LTA is een planningsinstrument dat helpend is voor een evenwichtige verdeling van raads- en commissievoorstellen over de commissievergaderingen.

Uitgangspunten LTA ➢ Geeft raad, college en organisatie doorlopend inzicht in en richting aan de planning en geeft informatie over hoe de planning verloopt ➢ Bevordert wederzijds begrip en draagt bij aan het samenspel tussen raad en college en tussen college en organisatie ➢ Het is een dynamisch document, waar onderwerpen gedurende een (raads)periode aan kunnen worden toegevoegd, verwijderd, verschoven en aangepast

➢ We plannen 4 jaar vooruit. Het voorliggende kwartaal wordt op maandniveau gepland, daarna een planning per kwartaal of jaar. ➢ De volgende informatie wordt opgenomen in de LTA: nummer, type voorstel, onderwerp, portefeuillehouder, afdeling, bron, indicatie planning, nieuwe planning, urgentie, opmerking college, opmerking agendacommissie.

LTA onderscheiden in 4 niveaus als meerwaarde voor het samenspel

We onderscheiden 4 niveaus in de LTA: Niveau 1: Lange termijn (4 jaar): Strategische onderwerpen vanuit de Strategische visie, coalitieprogramma, beleidsnota’s (met categorie-indeling Top, Plus, Basis en Cyclisch (zie verder)) Niveau 2: Middellange termijn: (6 mnd tot 1 jaar) In de pijplijn richting raad + voorstellen voortvloeiend uit begroting komend jaar (concretisering van 1).

Niveau 3: Korte termijn 3 tot 6 maanden: In de pijplijn’ richting raad (= concretisering van 2) Niveau 4: 1 tot 3 maanden: Agendavoorraad voor spreiding

Tijds periode

Inhoud

Doel

Vaststelling

Onderwerpen en processtappen/fasen nodig voor realisatie maatschappelijke opgaven (strategische visie, coalitie-programma, beleidsnota’s)

Samenspel raad/college

Raad bij start bestuursperiode na vaststelling raads/collegepr ogramma

Invloed raad

Niveau 1: Strategisch lange termijn

4 jaar

Niveau 2: Middellange termijn

6 maanden Geplande voorstellen richting tot 1 jaar raad + voorstellen voortvloeiend uit begroting komend jaar (= concretisering van niveau 1)

Niveau 3: Korte termijn

3 tot 6 maanden

Geplande voorstellen richting Inzicht/sturing College raad (= concretisering van niveau + meer maandelijks via 2) spreiding LTA

Evt. aanpassing behandelwijze

Niveau 4: Agenda voorraad

1 tot 3 maanden

Aangeleverde/geplande Planning + voorstellen door college, griffie, beperkte agenderingsverzoeken fracties (= spreiding concretisering van niveau 3)

vaststellen agenda + evt. oordeel over besluitrijp

Inzicht/sturing Raad 1 keer per + samenspel jaar raad/college

College maandelijks via LTA

Bepalen welke onderwerpen zij meer bij betrokken wil zijn (categorisering) Bijsturen waar nodig op behandelwijze

Categorie-indeling onderwerpen/voorstellen 1. Top = raad intensief bij betrokken 2. Plus = minimaal opinieronde voor het samenspel > college doet voorstel behandelwijze op proces en/of inhoud, zoals startnotitie, commissievoorstel. 3. Basis = besluitvormend, evt. informatiebijeenkomst als technisch onderwerp 4. Cyclisch = documenten die elk jaar komen (P&C documenten, begrotingen GR-en, belastingtarieven e.d.)

Rollen bij de LTA

Rollen bij de LTA Raad Kaderstellend: geeft de te behandelen onderwerpen aan vanuit bronnen als het raadsakkoord, het coalitieakkoord, de programmabegroting, initiatiefvoorstellen, amendementen, moties en toezeggingen. Stelt de LTA (op niveau 1 en 2) vast met een advies van de Agendacommissie.

College Vult en prioriteert de inhoud van de LTA op niveau 3 en 4 en houdt hierbij rekening met de kaders van de raad: een helder inzicht van het onderwerp en de aard van het voorstel met een indicatie van de planning. Stelt de LTA bij indien omstandigheden hierom vragen. Driehoek Ervaringen rondom aanpak LTA delen vanuit ieders rol en waar nodig het samenspel daarin bevorderen.

Rollen bij de LTA Agendacommissie Bespreekt de LTA als vast agendapunt. Gebruikt de LTA voor een goede spreiding en prioritering van de voorstellen over de vergaderingen. Bewaakt de voortgang van de planning en signaleert knelpunten in de agendering daarin naar het college. Adviseert de raad over hun rol in het totale besluitvormingstraject. Organisatie / MT Zorgt voor het kwalitatief en tijdig aanleveren van de voorstellen aan het college op basis van de planning van de LTA. Griffie/Bestuursstaf Pakken gezamenlijk de uitvoering van de aanpak LTA op.

Werkafspraken

Werkafspraken ▪ De planning in de LTA is een streefdatum. Het college geeft verschuivingen in de verwachte aanbieding en de reden daarvan op de LTA aan. ▪ De LTA maakt voor iedereen inzichtelijk welke informatie op welk moment is toegevoegd of gewijzigd; ▪ Opmerkingen of vragen over de stand van zaken vanuit de agendacommissie worden bijgeplaatst bij de LTA zodat deze inzichtelijk zijn en worden desgewenst besproken in de driehoek. ▪ De griffie kan ook onderwerpen op de LTA plaatsen ▪ De LTA kan een vast agendapunt zijn in het wekelijkse portefeuillehoudersoverleg. Wijzigingen in de planning worden daar besproken en via de bestuursstaf gewijzigd in de LTA. ▪ De bestuursstaf beheert de LTA en verspreidt maandelijks een actuele LTA naar Griffie, College en MT.

Werkafspraken ▪

De griffie verwerkt maandelijks de LTA in Notubiz (module Lange termijn agenda) en is hierdoor actueel en openbaar beschikbaar voor de raad en inwoner.

▪

De LTA betekent (deels) een nieuwe manier van werken, welke tijd nodig heeft om optimaal te kunnen functioneren en waar nodig ook zal moeten worden bijgestuurd. De voorspellende waarde van de voorstellen moet op termijn groter worden (van een maandplanning in een voorliggend kwartaal naar maandplanning voor 6 maanden).

▪

In de agendacommissie de LTA ieder half jaar evalueren en indien nodig werkafspraken wijzigen of aanvullen.