1569082 RVS Aansluiting bij GR Zeeuws Archief na zienswijze procedure

Raadsvoorstel Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Alle huidige en beoogd partners volgen eenzelfde planning voor de besluitvorming tot deelname aan het Zeeuws Archief. Pas als door alle raden, staten toestemming is verleend kan de voorhangprocedure bij OCW starten. Aansluiting bij Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief na zienswijze procedure 1569082 16 september 2025 Actief openbaar Bedrijfsvoering 1 (BV1) H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV1

Voorstel

1. Het college toestemming te verlenen per 1 januari 2026 deel te nemen aan de Gemeenschappelijk Regeling Zeeuws Archief conform de definitieve tekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 (zie bijlage 1) inclusief bijdragenoverzicht 2026 (zie bijlage 2). 2. Het college toestemming te verlenen voor het in 2026 wijzigen van de Gemeenschappelijk Regeling Zeeuws Archief conform de definitieve tekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 (zie bijlage 3) inclusief bijdragenoverzicht 2027 (zie bijlage 4) om de uittreding van OCW per 1-1-2027 mogelijk te maken. Inleiding In de raadsvergadering van 26 juni 2025 stemde uw raad in met: 1. De voorbereiding op definitieve besluitvorming over toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. 2. Het afgeven van een positieve zienswijze op de Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026, versie 06052025 (bijlage 1) inclusief Bijlage 2 Bijdragenoverzicht 2026 (Bijlage 1 bij Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026) 3.

Het afgeven van een positieve zienswijze op de Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027, versie 06052025 (bijlage 3) inclusief Bijlage 4 Bijdragenoverzicht 2027 (Bijlage 1 bij Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027) (zie: https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/document/15574372/1/1471271+BSL+Aansluiting+bij+Gemee nschappelijke+Regeling+Zeeuws+Archief?connection_type=16&connection_id=1046759) In de hierop volgende periode is de voorbereiding richting besluitvorming in gang gezet. Inmiddels is met het voorliggende voorstel de voorbereiding afgerond. Beoogd resultaat Toestemming om per 1 januari 2026 deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief en voor het wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief medio 2026 om de uittreding van OCW per 1-1-2027 mogelijk te maken. Argumenten 1.1 Uw raad dient, op grond van de Wgr het college toestemming te verlenen deel te nemen aan de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief In artikel 1 lid 4 van de Wgr is bepaald dat het college alleen na toestemming van de raad mag overgaan tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling. De raad mag de toestemming slechts onthouden indien sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang. Pagina 1 van 3

1.2 Wij kunnen ons vinden in de twee opgenomen tekstuele wijzigingen Naar aanleiding van de conceptteksten hebben het Waterschap Scheldestromen en de provincie Zeeland twee wijzigingen voorgesteld. In de concept GR teksten werd over de indexering (artikel 16) en reservevorming (artikel 22) een verwijzing gemaakt naar VZG normen. Zowel het Waterschap Scheldestromen als de provincie Zeeland zijn niet gebonden aan de VZG-richtlijn en worden bij de totstandkoming ervan niet betrokken. In de zienswijzen verzoeken beide partijen de bepalingen uit deze richtlijn op punten wat breder te interpreteren en concrete vermelding van deze richtlijn niet op te nemen in de GR-teksten. Met de nieuwe formulering handelen we inhoudelijk wel conform VZG-richtlijnen. (zie bijlage 5 voor een toelichting op de twee tekstuele wijzigingen) 1.3 Door toetreding versterken we onze zeggenschap gericht op het voor de langer termijn zeker stellen van de huidige dienstverlening en archivaris met standplaats Zierikzee. Wij zijn voor het beheer van ons digitale en papieren archief aangewezen op het Zeeuws Archief. De bijbehorende wettelijke taken zijn, zeker in het licht van de digitalisering, zeer specialistisch. Wij zijn tevreden over de (lokale) dienstverlening vanuit het Zeeuws Archief. Als DVO-partner hebben wij echter geen zeggenschap over het beleid en strategie van het Zeeuws Archief.

Door toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling krijgen we de mogelijkheid het beleid en de koers van het Zeeuws Archief mede te bepalen. Dit is belangrijk om de destijds gemaakte keuze voor een nevenvestiging en archivaris met standplaats Zierikzee voor de langere termijn zeker te stellen. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met zeer langdurige niet veranderende taken en weinig financiële risico's. Omdat deze GR een relatief beleidsarme, beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief in 2000 is de deelnemers nog nooit gevraagd een extra bijdrage te doen bovenop de reguliere bijdrage. De ervaring wijst uit dat taken planbaar zijn en beschikbare financiële middelen toereikend. 2.1 Uw raad dient op grond van de Wgr het college toestemming tot wijzigen van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief te verlenen In artikel 1 lid 4 van de Wgr is bepaald dat het college alleen na toestemming van de raad mag overgaan tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling. De raad mag de toestemming slechts onthouden indien sprake is van strijd met het recht of het algemeen belang.

2.2 Na uittreding van OCW moet de tekst van de GR aangepast worden In verband met de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet, trekt het Rijk zich per 1/1/2027 terug uit de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. Om deze wijziging mogelijk te maken, heeft het college de toestemming van de raad nodig. Omdat de tekst van de GR zoals die dan komt te luiden al bekend is, vraagt het college nu al om de toestemming van uw raad om de tekst aan te passen. Kanttekeningen 1.1 De datum van mogelijke toetreding van Schouwen-Duiveland is verbonden met het vaststellen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling door OCW. Om het Rijk als huidig partner in te laten stemmen met de GR tekst waarin de nieuwe partners zijn toegevoegd, wordt een voorhangprocedure gehanteerd. Mocht 1 januari 2026 hiervoor te krap zijn, dan treedt de GR later in 2026 in werking. 1.2 Het starten van de voorhangprocedure vereist deelname van alle (beoogd) partners Het is aan alle gemeenteraden en de Provinciale Staten en de algemene vergadering van het waterschap om hier toestemming voor te geven. Op moment dat een van de partijen een afwijkend besluit neemt, volgt nieuw bestuurlijk overleg. Communicatie Uitvoering Na het genomen raadsbesluit besluit het college tot de definitieve toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief.

Medio 2026 besluit het college tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling als gevolg van de uittreding van OCW. Gemeente Schouwen-Duiveland is op dat moment al deelnemer in de Pagina 2 van 3

Gemeenschappelijke Regeling. Uw raad heeft door middel van dit besluit (Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027) hiervoor al de vereiste toestemming gegeven. Bijlagen Bijlage 1: Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 Bijlage 2: Bijdragenoverzicht 2026 (Bijlage 1 bij tekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026) Bijlage 3: Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 Bijlage 4: Bijdragenoverzicht 2027 (Bijlage 1 bij tekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027) Bijlage 5 Toelichting tekstuele wijzigingen

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3