1504687 RVS Overdracht VTH Archieftaken RUD

Raadsvoorstel

Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Het besluit om RUD Zeeland te mandateren voor de archieftaken, is urgent. Op dit moment voldoet Zeeuws breed het beheer van de milieu-informatie niet aan de geldende regelgeving. Overdracht VTH Archieftaken RUD 1504687 27 mei 2025 Actief openbaar Openbare Werken (OW) J.G. Smit Afdelingshoofd OW

Voorstel 1. Een positieve zienswijze in te dienen t.a.v. het mandateren van de archieftaken met betrekking tot milieu-informatie aan RUD Zeeland te mandateren; 2. Het structurele nadeel van € 30.729 voor 2025 te dekken vanuit de algemene reserve en voor 2026 en verder de budgetaanpassing te verwerken in de begroting 2026 ten laste van de budgettaire ruimte. Inleiding Tijdens de uitvoering van de gemandateerde milieutaken ontvangt RUD Zeeland informatie en maakt het zelf ook informatie aan. Bij de start van RUD Zeeland in 2014 is afgesproken dat de afgehandelde dossiers, kort na afronding aan de desbetreffende deelnemer zouden worden overdragen. Door de gang van zaken zowel bij RUD Zeeland als bij de deelnemers heeft deze informatieoverdracht echter niet of nauwelijks plaatsgevonden. Daardoor voldoet Zeeuws breed het beheer van de milieu-informatie niet aan de relevante wet- en regelgeving. Naar aanleiding van een rapport van het Zeeuws Archief, waarin het bovenstaande als aandachtspunt is aangegeven, heeft het algemeen bestuur een werkgroep opdracht gegeven hiervoor een oplossing te zoeken. De ‘Werkgroep archiveren VTH RUD-dossiers’ heeft aan het dagelijks bestuur geadviseerd om de deelnemers te vragen RUD Zeeland te mandateren voor al het lange termijnbeheer van de milieuinformatie.

Medio mei heeft de gemeentearchivaris het college hierover positief geadviseerd, zoals vereist is vanuit artikel 7, Besluit Informatiebeheer gemeente Schouwen-Duiveland 2019. Het voorstel wordt voorgelegd aan de deelnemers voor zienswijze. Dit is tweeledig. De mandatering voor de archieftaken is een collegebevoegdheid. De beslissing over de financiële gevolgen voor de gemeentelijke begroting is de bevoegdheid van de gemeenteraad. Beoogd resultaat Een adequaat informatiebeheer zodat zowel RUD Zeeland als de gemeente Schouwen-Duiveland de VTHtaken goed kunnen uitvoeren en daarover verantwoording kunnen afleggen, zodat het handelen van de overheid reconstrueerbaar is, zodat het archief rechtszekerheid biedt voor burgers en bedrijven en daaruit informatie gedeeld kan worden met geïnteresseerden. Argumenten 1.1 Goede archivering is belangrijk Met dit besluit verbetert het college het beheer van de milieu-informatie. Het besluit om RUD Zeeland te mandateren voor de archieftaken, is urgent. Zeeuws breed voldoet het beheer van de milieu-informatie niet aan de regelgeving. Een niet-adequate informatiepositie is een bestuurlijk risico.

1.2 Sturen op eenduidige archivering Zeeuws breed Alle deelnemers hebben er belang bij om de archieftaken aan RUD Zeeland te mandateren conform het advies van de ‘Werkgroep archiveren VTH RUD-dossiers’, omdat dan Zeeuws breed belangrijke informatie Pagina 1 van 3

adequaat wordt beheerd, kan worden geraadpleegd en colleges over het milieutoezicht verantwoording kunnen afleggen. 3.1 Uitbesteden goedkoper van zelf organiseren Het budget dat met het centraal uitvoeren van de archieftaken gemoeid is, is beperkt. Wanneer SchouwenDuiveland dit voor zichzelf gaat organiseren, zal dat een veelvoud kosten. De begeleidingscommissie heeft positief geadviseerd over het voorstel om de archieftaken te beleggen bij de RUD.

Kanttekeningen 1.1 Praktische zaken nog nader uitwerken Het advies van de werkgroep is om de RUD volledig te mandateren voor de uitvoering van de archieftaken zoals vernietiging, overbrenging en datamigratie. De beheeractiviteiten vernietiging, overbrenging en datamigratie zijn ingrijpend, omdat deze niet kunnen worden teruggedraaid. Het is van belang dat bij bijvoorbeeld de vernietiging van informatie, vooraf ook de gemeentelijke vakafdeling wordt geïnformeerd. Op basis van specifieke informatie bij het de clusters IVH en Vergunningverlening of elders in de organisatie, moet ervoor gekozen kunnen worden vanwege een bedrijfsbelang een bepaald type zaken enkele jaren langer te bewaren dan gebruikelijk. Indien relevant kunnen sommige zaken geheel van vernietiging worden uitgesloten. Daarom zullen over het archiveren nog nadere afspraken worden gemaakt in overleg met RUD Zeeland en het Zeeuws Archief. Financiën Begroting Begrotingswijziging Eenmalige lasten Structurele lasten Eenmalige baten Structurele baten Dekking

Niet binnen begroting Ja 30729,00 2025 tlv alg reserve, 2026 en verder tlv budgettaire ruimte

Zie bijlage 2, pagina 3 voor de tabel met een overzicht van de gevraagde extra bijdrage. Met de archieftaken is voor onze gemeente jaarlijks een bedrag gemoeid van € 30.729. Voor 2025 zal dit bedrag ten laste komen van de algemene reserve. Voor de 2026 en verder verwerken we deze bedragen als budgetaanpassing in onze begroting 2026 ten laste van de budgettaire ruimte. Dit doen we ook op het element RUD (67231100). Eén-en-ander doen we vooruitlopend op een later te verwachten begrotingswijziging op basis van het definitieve AB-besluit ervan uitgaande dat conform besloten wordt. In het concept AB besluit (bijlage 2) wordt gesproken over In het AB voorstel wordt gesproken over (vrijvallende) middelen. Dit slaat op de begroting van RUD Zeeland, niet op de gemeentelijke begroting. Er vallen met de overdracht geen middelen vrij binnen onze gemeentelijke begroting. Communicatie Indienen van een zienswijze kan tot en met 25 juli 2025. De ingediende zienswijzen worden in de vergadering van het dagelijks bestuur van 18 augustus 2025 behandeld. Daarna wordt het voorstel Overdracht VTH Archieftaken met de daarop indiende zienswijzen ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur in de vergadering van 8 september 2025. Over deze besluitvorming wordt uw raad geïnformeerd.

Uitvoering Nadat RUD Zeeland door alle deelnemers gemandateerd is, zal dit formeel en praktisch worden uitgewerkt, onder andere in het Algemeen bevoegdhedenbesluit van de gemeente Schouwen-Duiveland. Dit gewijzigde besluit zal te zijner tijd in het gemeenteblad worden bekendgemaakt.

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland hebben op 27 mei 2025 besloten, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3