1504687 RUD Bijlage 5. Advies Gemeentearchivaris d.d. 14-5-2025
Tekst van het document
ZEEUWS Archief Hofplein 16 • Postbus 70,4330 AB Middelburg (0118} 67 88 00 • info@zeeuwsarchie£nl • www.zeeuwsarchiefnl
Sc'liot iwt’ii 1 )i I ivcland
Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schouwen-Duiveland Postbus 5555 4300 JA Zierikzee
iiif’.ckoiiicn <1.(1.
15 MEI 2025 zaak: relatii’:
Datum Onderwerp Ons kenmerk Behandeld door
: 14 mei 2025 : Advies mandatering archieftaken aan RUD Zeeland : A-122/2025 : Annelies Kolijn
Geacht college, U bent op grond van de Archiefwet verantwoordelijk voor de archivering van de dossiers op het gebied van vergunningen, toezicht en handhaving (VTH) die bij de RUD Zeeland gevormd worden. Het dagelijks bestuur van de RUD Zeeland legt u nu het voorstel voor om de VTH-archieftaken te mandateren aan de RUD Zeeland. Als uw gemeentearchivaris is het mijn taak hierover te adviseren.
In 2020 heeft het Zeeuws Archief onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de archivering van de VTH-dossiers bij u en bij de RUD Zeeland. Daarin hebben we onder andere geconcludeerd dat de VTH-archieven van de deelnemers niet compleet zijn en dat de RUD Zeeland daarom de facto als de archiverende instantie in de keten van samenwerkende overheden beschouwd wordt. Dit is echter niet formeel geregeld en RUD Zeeland ontvangt geen middelen om die rol goed te kunnen vervullen. Tekortschietende archivering levert risico's op, onder meer als gevolg van het niet op tijd kunnen beschikken over juiste en volledige informatie in geval van calamiteit. Ik adviseer u daarom om de archivering van de VTH-dossiers te mandateren aan de RUD Zeeland. Door formeel te regelen dat de RUD Zeeland de archiverende instantie wordt en daar middelen beschikbaar voor te stellen, wordt een belangrijke aanbeveling opgevolgd uit veel van onze inspectierapporten. Het komt de duurzame toegankelijkheid van zeer belangrijke informatie ten goede. Desgewenst geef ik een toelichting op dit advies.
Met vriendelijke groet.
.W.A. van Aalst D Gemeentearchivaris