1504680 GVS Borging en richtlijnen participatie-instrument Dialoog

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: J.Chr. van der Hoek

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: D. Frantzen

Datum

: 7 mei 2025

Kenmerk

: 1504680

Onderwerp

: Borging en richtlijnen participatie-instrument “Dialoog”

Voorstel 1. In te stemmen met het kaderdocument ‘Dialoog’. 2. Het college opdracht te geven het kaderdocument ‘Dialoog’ (bijlage 1) te betrekken bij het door het college op te stellen participatiebeleid en de participatieverordening. Inleiding In november 2024 is de gemeenteraad gestart met het instrument Dialoog, een nieuwe manier om inwoners te betrekken bij belangrijke thema’s. Dit gebeurde tijdens bijeenkomsten over toerisme en leefbaarheid. Uit de evaluaties blijkt dat deze gesprekken inwoners en raadsleden waardevolle inzichten opleverden en positief werden ervaren. Om de dialoog ook in de toekomst goed en zorgvuldig in te kunnen zetten, is een kaderdocument opgesteld. Hierin staan afspraken en voorwaarden voor het gebruik van dit instrument. Het document is bedoeld om de werkwijze te verduidelijken en vormt tegelijk input voor het participatiebeleid en de participatieverordening die het college nog gaat opstellen. Beoogd resultaat Met het vaststellen van het kaderdocument wordt duidelijk onder welke voorwaarden en bij welke thema’s het instrument Dialoog wordt ingezet. Ook wordt geborgd dat het college deze werkwijze betrekt bij het bredere participatiebeleid.

Argumenten 1.1 Een dialoog biedt maatschappelijke verdieping en versterkt de relatie tussen inwoners en lokale politiek De bijeenkomst over toerisme liet zien dat het voeren van een open gesprek bijdraagt aan wederzijds begrip. De kracht van een dialoog zit in het ophalen van ervaringen, zorgen en ideeën uit de samenleving. Zonder dat iedereen het met elkaar eens hoeft te zijn. 1.2 Met het kaderdocument wordt duidelijkheid gegeven over het gebruik van het instrument In het document staat duidelijk uitgelegd wanneer en hoe een dialoog wordt ingezet, wie het initiatief kan nemen en wat er nodig is voor een goede opzet. Zoals een eerlijke samenstelling van deelnemers, goede gespreksleiding en een heldere verslaglegging. 1.3 Het instrument sluit aan bij behoefte aan laagdrempelige participatie Inwoners gaven aan dat ze zich echt gehoord voelden tijdens de bijeenkomsten. Met dit voorstel laat de gemeenteraad zien dat ze serieus werk wil maken van samenwerken met inwoners en hun inbreng wil gebruiken bij het maken van beleid. 2.1 Het versterkt de samenhang en onderlinge afstemming in participatietrajecten Het kaderdocument geeft richting aan wanneer en hoe de raad of het college het instrument ‘Dialoog’ inzet. Door dit direct te koppelen aan het op te stellen participatiebeleid, sluiten de verschillende participatievormen beter op elkaar aan.

2.2 Het college werkt momenteel aan participatiebeleid; dit is hét moment om het instrument goed te borgen

De timing is ideaal: het college is bezig met het ontwikkelen van nieuw beleid en een participatieverordening. Door het kaderdocument nu mee te geven, wordt voorkomen dat dit instrument achteraf moet worden ingepast. 2.3 Dit voorkomt losse of tegenstrijdige toepassingen van participatie Door het kaderdocument onderdeel te maken van het formele beleid, wordt gewaarborgd dat de toepassing van dialoog complementair is aan andere participatievormen en dat er niet meerdere, losstaande trajecten naast elkaar ontstaan. Kanttekeningen 1.1 Een dialoog vervangt geen representatief onderzoek De opbrengst van dialoog zit in de diepgang, niet in kwantiteit. Dit vraagt om zorgvuldige interpretatie en terugkoppeling, zoals ook in het kaderdocument is opgenomen. 1.2 De organisatie vergt inzet en budget Een goede dialoogbijeenkomst kost gemiddeld tussen de €5.000 en €10.000. Daarom is tijdige afstemming nodig over doel, aanpak en financiering. Aangezien dit ook ambtelijke capaciteit van de griffie en/of organisatie vraagt. Communicatie Het kaderdocument is mede opgesteld op basis van de resultaten van de evaluaties die zijn afgenomen onder zowel raadsleden als deelnemers aan de dialoogbijeenkomsten in november 2024. Deze evaluaties gaven waardevolle inzichten in de opzet, begeleiding en opbrengst van het instrument, en zijn integraal meegenomen in de totstandkoming van de richtlijnen.

Daarnaast is over beslispunt 2 overleg gevoerd met de wethouder Canters en projectleider, die participatie in zijn portefeuille heeft. Hij onderschrijft het belang van het kaderdocument en heeft aangegeven zich te kunnen vinden in de voorgestelde werkwijze, waarbij het college het document betrekt bij het op te stellen participatiebeleid en de participatieverordening. Het kaderdocument onderstreept het belang van transparante communicatie vóór, tijdens en na de dialoog. Denk aan duidelijke uitnodigingen, begrijpelijke taal, inclusieve werving en terugkoppeling aan deelnemers. Na vaststelling van het griffievoorstel zal de borging van het instrument worden gedeeld via de kanalen van de gemeenteraad, zodat ook andere inwoners, partners en organisaties kennis kunnen nemen van de werkwijze en betekenis van het instrument Dialoog. Uitvoering Na besluitvorming is het participatie instrument Dialoog toepasbaar voor de gemeenteraad. Ook wordt het kaderdocument betrokken bij het opstellen van het gemeentelijk participatiebeleid. Bijlagen 1. Kaderdocument voor de inzet van het instrument Dialoog.

Presidium van de gemeente Schouwen-Duiveland, J.Chr. van der Hoek MBA

P.M.W. Goossens-Smits

Voorzitter

Griffier