1504680 Bijlage 1 Kaders voor de inzet van het instrument Dialoog

Kaderdocument voor de inzet van het instrument 'Dialoog' door de gemeenteraad van Schouwen-Duiveland 1. Inleiding De gemeenteraad van Schouwen-Duiveland erkent de meerwaarde van het voeren van directe gesprekken met inwoners over onderwerpen met maatschappelijke impact. De dialoogbijeenkomsten over toerisme en leefbaarheid op 14 november 2024 hebben aangetoond dat het instrument 'dialoog' bijdraagt aan wederzijds begrip, verdieping van beeldvorming en versterking van de relatie tussen inwoners en politiek bestuur. Met dit document geeft de raad richting aan de inzet van 'dialoog' als participatie-instrument. Het bevat kaders en richtlijnen die de toepassing ervan structureren, en vormt tegelijk input voor het college van B&W voor integratie in het nog op te stellen gemeentelijke participatiebeleid en de participatieverordening. 2. Doel en karakter van dialoog • Dialoog is een gestructureerd gesprek tussen inwoners, raadsleden en/of bestuurders over een specifiek thema. Gericht op wederzijds begrip en het ophalen van ervaringen, zorgen en ideeën. • Dialoog is geen debat en heeft niet tot doel om tot consensus te komen, maar om het beleid te verrijken met inzichten uit de samenleving. 3.

Wanneer wordt dialoog ingezet? • De raad of het college van B&W kan het instrument inzetten bij onderwerpen die: o maatschappelijk gevoelig of complex zijn; o brede impact hebben op leefbaarheid, voorzieningen, omgeving of zorg; o zich lenen voor het ophalen van ervaringskennis uit de samenleving. • Dialoog wordt op verzoek toegepast, afhankelijk van urgentie en bestuurlijke behoefte. 4. Initiatief en regie • Het initiatief voor een dialoogbijeenkomst kan komen van: o de gemeenteraad; o het college van B&W; • Bij raadsinitiatieven ligt de regie bij de griffie. Bij college-initiatieven is de regie belegd bij de verantwoordelijke afdeling. • In beide gevallen is het belangrijk dat de raad en het college van B&W hierover goed met elkaar overleggen. Zo is voor iedereen duidelijk wie het initiatief neemt, wat het doel is en hoe het wordt aangepakt. Dat voorkomt verwarring en zorgt dat het gesprek goed aansluit bij wat nodig is. 5. Randvoorwaarden voor een goede dialoog Voorafgaand aan de organisatie van een dialoogbijeenkomst wordt het doel van de bijeenkomst en de bijbehorende doelgroep bepaald. In sommige gevallen is het logisch om een specifieke groep inwoners uit te nodigen, bijvoorbeeld bij een onderwerp als ouderenzorg. In andere gevallen is het juist wenselijk om een brede en diverse groep te betrekken. Deze afweging wordt steeds expliciet gemaakt bij de voorbereiding.

Over het algemeen gelden de volgende uitgangspunten: • De deelnemers zijn zoveel mogelijk verschillend van achtergrond en leeftijd. • Iedereen krijgt evenveel ruimte om mee te praten. • De bijeenkomst wordt geleid door een onafhankelijke gespreksleider(s). • De bijeenkomst bestaat uit meerdere tafels, waarbij aan elke tafel een gespreksleider aanwezig is. • Vooraf is duidelijk wat het doel is, hoe het werkt en wat er met de uitkomsten gebeurt. • Er wordt een duidelijk verslag gemaakt en deelnemers horen achteraf wat er met hun inbreng is gedaan. • Als het maximale aantal deelnemers is bereikt, wordt gewerkt met een reservelijst. Bij veel belangstelling kan overwogen worden een extra bijeenkomst te organiseren of deelnemers te informeren via een terugblik en mogelijkheid tot schriftelijke reactie.

6. Communicatie Goede communicatie is belangrijk voor het slagen van een dialoogbijeenkomst. De volgende aandachtspunten zijn van belang: • Vooraf: Zorg voor duidelijke informatie over het doel, de werkwijze en de opzet van de bijeenkomst. Gebruik begrijpelijke taal. Let erop dat zoveel mogelijk verschillende groepen inwoners worden bereikt, zoals jongeren, ouderen, mensen met een beperking, inwoners uit verschillende kernen, en mensen die normaal gesproken minder snel meedoen. Zo ontstaat een brede en evenwichtige vertegenwoordiging in de dialoog. Indien mogelijk wordt een korte factsheet gedeeld met daarin de belangrijkste feiten over het onderwerp en de verdeling van bevoegdheden tussen raad en college. • Tijdens: Leg kort en helder uit wat er gebeurt en wat er van deelnemers wordt verwacht. De gespreksleiders kunnen hierin ondersteunen. Ook wordt uitgelegd wat de rol van raadsleden aan tafel is, bijvoorbeeld als luisterende gesprekspartner. • Na afloop: Zorg voor een duidelijke terugkoppeling naar de deelnemers. Laat weten wat er met de input is gedaan en of en hoe dit terugkomt in beleid of besluiten. • Besteed extra aandacht aan laagdrempeligheid in de uitnodiging en communicatie, zodat iedereen zich welkom voelt om mee te doen, ook mensen die normaal gesproken minder snel deelnemen. 7. Uitkomst en verwerking Een dialoogbijeenkomst levert waardevolle inzichten op.

Deze inzichten zijn niet bindend, maar verdienen wel een serieuze plek in het politieke en ambtelijke proces. Daarom gelden de volgende richtlijnen: • De input van deelnemers wordt zorgvuldig vastgelegd in een verslag dat openbaar beschikbaar is. • De gemeenteraad of het college bepaalt zelf hoe zij de opgehaalde input gebruiken in beleidsvoorstellen of besluitvorming. Bij voorkeur wordt expliciet gemaakt welke onderdelen van de input zijn meegenomen en waarom. • Deelnemers ontvangen na afloop een terugkoppeling waarin staat wat er met hun inbreng is gebeurd. Dit draagt bij aan transparantie en vertrouwen in het proces. • Als de dialoog bijdraagt aan bestaande trajecten (zoals een strategische visie of beleidsnotitie), wordt dit duidelijk vermeld in het verdere proces. • Het is belangrijk om te erkennen dat dialoog inzichten biedt, maar geen representatief inwonersonderzoek vervangt. De kwaliteit van de opbrengst zit in de verdieping, niet in de hoeveelheid stemmen. 8. Budget De organisatie van een dialoogbijeenkomst brengt kosten met zich mee. Deze kosten liggen op basis van eerdere ervaring tussen de 5.000 en 10.000 euro per bijeenkomst. De hoogte van het bedrag hangt onder andere af van het aantal deelnemers, de locatie, de inzet van communicatie, en vooral de inzet van professionele gespreksleiders.

Een realistische begroting en tijdige afstemming over budget zijn daarom noodzakelijk bij elk initiatief tot een dialoog.