1471271 RVS Aansluiting bij Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief

Raadsvoorstel Urgentie

Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Met het Zeeuws Archief, OCW en de partijen die met ons toetreden is een tijdslijn afgesproken, die erop gericht is dat het gevraagde besluit en het ter zienswijze voorleggen van de beide teksten van de Gemeenschappelijke Regeling in eenzelfde periode plaatsvindt, gericht op aansluitingsdatum 1 januari 2026. Aansluiting bij Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 1471271 20 mei 2025 Actief openbaar Bedrijfsvoering 1 (BV1) H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV1

Voorstel 1. In te stemmen met de voorbereiding op definitieve besluitvorming over toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. 2. Een positieve zienswijze af te geven op de Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026, versie 06052025 (bijlage 1) inclusief Bijlage 2 Bijdragenoverzicht 2026 (Bijlage 1 bij Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026) 3. Een positieve zienswijze af te geven op de Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027, versie 06052025 (bijlage 3) inclusief Bijlage 4 Bijdragenoverzicht 2027 (Bijlage 1 bij Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027) Inleiding In de raadsvergadering van 28 maart 2024 stemde uw raad in met: 1. De voorbereiding op definitieve besluitvorming over toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. 2. Het indienen van een positieve zienswijze op de concepttekst Gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. (zie: https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/document/13808135/1) Hierna werd de voorbereiding richting definitieve besluitvorming in gang gezet. In de commissievergadering van 13 juni 2024 en per raadsbrief van februari 2025 informeerde het college u over de vertraging van de behandeling van de nieuwe Archiefwet.

Deze wet vormt de basis voor de uittreding van het Rijk (het Ministerie van OCW) uit de huidige Gemeenschappelijke Regelingen. https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/modules/1/Ingekomen%20stukken/1015753 In genoemde raadsbrief liet het college weten voornemens te zijn om, wanneer de Tweede Kamer de Archiefwet in februari 2025 zou behandelen, per 1-1-2026 toe te treden tot de huidige GR Zeeuws Archief, ongeacht de verlate inwerkingtreding van de Archiefwet. Samen met juristen van het Ministerie van OCW, het Nationaal Archief en het juridisch bureau Boels Zanders werd de tekst van de GR daarom aangepast op de nog tijdelijke deelname van het Ministerie van OCW aan de GR Zeeuws Archief. Beide teksten kunnen in één procedure, voor zienswijze en vervolgens besluitvorming, aan u aangeboden. We hebben nu twee teksten: 1. GR-tekst 2026, met deelname van OCW, de toetreding van nieuwe partners, waaronder SchouwenDuiveland en gebaseerd op de vigerende Archiefwet. 2. GR-tekst 2027, waarbij de nieuwe situatie geldt: uittreding van OCW, met de nieuwe én bestaande partners en gebaseerd op de nieuwe Archiefwet. Pagina 1 van 4

De nieuwe Archiefwet is in februari behandeld in de Tweede kamer. Dit heeft geleid tot dit voorstel. Vanuit de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen krijgt u in dit stadium de mogelijkheid een zienswijze in te dienen op de conceptteksten van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 en 2027. Beoogd resultaat Instemming met de verdere voorbereiding richting besluitvorming op toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. Het indienen van een positieve zienswijze op de twee conceptteksten van de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief. Argumenten 1.1 Wij zijn voor het beheer van ons digitale en papieren archief aangewezen op het Zeeuws Archief. Voor ons archiefbeheer is geen alternatief. De bijbehorende wettelijke taken zijn, zeker in het licht van de digitalisering, zeer specialistisch. Benodigde kennis op dit gebied is schaars. Het archiefbeheer weer zelf organiseren is duurder en brengt een grote kwetsbaarheid met zich mee. 1.2 Wij zijn tevreden over de (lokale) dienstverlening vanuit het Zeeuws Archief en willen dit graag behouden. Met het oog op de stevige positie van het voormalige gemeentearchief in de Schouwen-Duivelandse samenleving, werd destijds bewust gekozen voor het scenario uitbesteding met een nevenvestiging in Zierikzee en een archivaris op locatie.

De in 2023 gehouden tussenevaluatie naar de dienstverlening van en samenwerking met het Zeeuws Archief laat een zeer positief beeld zien. https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/document/ 13178884/1/2023_320+Raadsbrief+Tussentijdse+evaluatie+samenwerking+Gemeente+SchouwenDuiveland+en+Zeeuws+Archief+%28972459%29 1.3 Door toetreding versterken we onze zeggenschap gericht op het voor de langer termijn zeker stellen van de huidige dienstverlening en archivaris met standplaats Zierikzee. Als DVO-partner hebben wij geen zeggenschap over het beleid en strategie van het Zeeuws Archief. Door deze geboden kans te pakken en toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling krijgen we de mogelijkheid het beleid en de koers van het Zeeuws Archief mede te bepalen. Dit is belangrijk om de destijds gemaakte keuze voor een nevenvestiging en archivaris met standplaats Zierikzee voor de langere termijn zeker te stellen. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met zeer langdurige niet veranderende taken en weinig financiële risico's. Omdat deze GR een relatief beleidsarme, beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief in 2000 is de deelnemers nog nooit gevraagd een extra bijdrage te doen bovenop de reguliere bijdrage.

De ervaring wijst uit dat taken planbaar zijn en beschikbare financiële middelen toereikend. 1.5 Uitbreiding van de Gemeenschappelijke Regeling met meerdere partners vergroot de bestuurskracht en is een belangrijke stap voorwaarts om te komen tot beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke omgeving moet worden uitgevoerd. Opschalen van de samenwerking op dit gebied zorgt voor meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid bij deze publieke taak. En daarmee voor de borging van het Zeeuws Archief als regionaal kenniscentrum op het gebied van informatiebeheer. 1.6 De bijdrage aan de Gemeenschappelijke Regeling wijzigt niet. Uitgangspunt voor toetreding is dat de toekomstige bijdrage niet meer bedraagt dan de huidige betalingen aan de dienstverleningsovereenkomsten. 1.7 Het uittreden van het Rijk leidt niet tot bezuinigingen. Financiering vanuit het Rijk is langjarig zeker gesteld. De uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regeling vindt plaats op het moment dat de nieuwe Archiefwet in werking treedt. De minister delegeert hierin taken en verantwoordelijkheden voor de papieren Rijkscollecties in de provincies aan de Regionale archieven en bekostigt die taken. Vooruitlopend op de nieuwe wet is op 1 februari 2024 een bestuursconvenant met de staatssecretaris van OCW gesloten.

Hierin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft tot langdurige samenwerking en bekostiging op lange termijn. (zie bijlage 5: Bestuursconvenant OCW-RHC's) 1.8 Het gelijktijdig aanbieden van beide conceptteksten geeft inzicht in de toekomstige samenwerking Pagina 2 van 4

De reden om beide regelingen tegelijkertijd aan te bieden is dat uw raad niet alleen ziet hoe de overgangssituatie eruit komt te zien, maar vooral ook de uiteindelijke samenwerking zoals die na uittreding van het Rijk wordt vormgegeven ziet. Deze uiteindelijke situatie bepaalt de langdurige toekomstige samenwerking tussen partijen. (zie tevens bijlage 6: Toelichting concepttekst Gemeenschappelijke Regeling 2027) 2.1 en 3.1 De Wet Gemeenschappelijke Regelingen geeft gemeenteraden de mogelijkheid om een zienswijze te geven op het ontwerp van een nieuwe gemeenschappelijk regeling 2.2 Wij kunnen ons vinden in de concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 De concepttekst is opgesteld door OCW en het Nationaal Archief en beoordeeld door de juristen van het Zeeuws Archief en de Zeeuwse werkgroep. 3.2 Wij kunnen ons vinden in de concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 Alle opmerkingen en aanvullingen die in de voorbereidende fase door de beoogd partners zijn meegegeven, zijn door het Zeeuws Archief verwerkt. De concepttekst is juridisch en financieel beoordeeld en sluit aan bij de Wet gemeenschappelijke regelingen en de afgesproken VZG normen.

3.3 Uw raad heeft de huidige concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 met het raadsvoorstel van maart 2024 van een positieve zienswijze voorzien Enkele verschrijvingen zijn verwerkt, inhoudelijk is de tekst hetzelfde als in 2024 met het genoemde raadsvoorstel is voorgelegd. Kanttekeningen 1.1 Als besloten wordt om niet toe te treden tot de GR wordt de huidige dienstverleningsovereenkomst voortgezet. Het is op termijn dan wel de vraag hoe lang de Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief de lokale dienstverlening op deze manier wil/kan blijven aanbieden. Zie hiervoor argument 1.1, 1.2 en 1.3. 1.2 De datum van mogelijke toetreding van Schouwen-Duiveland is verbonden met het vaststellen van de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling door OCW. Daarvoor wordt een voorhangprocedure gehanteerd. Mocht 1 januari 2026 hiervoor te krap zijn, dan sluiten we wat later in 2026 aan. Communicatie Niet van toepassing Uitvoering Vervolgproces (conform Wgr): B&W 19 september 2025: • Voorgenomen besluit tot toetreding gemeenschappelijke regeling • Instemming met de definitieve tekst van de gemeenschappelijke regeling • Instemmen met raadsvoorstel waarin de raad gevraagd wordt: 1. het college toestemming te verlenen voor het deelnemen aan de GR Zeeuws Archief. 2.

het college toestemming te verlenen voor het wijzigen van de GR Zeeuws archief medio 2026 om de uittreding van OCW per 1-1-2027 mogelijk te maken. Agendacommissie 22 september 2025 Commissie Samenleving en Bestuur 9 oktober 2025 Raadsvergadering 30 oktober. Genoemde data zijn onder voorbehoud van het tijdig ontvangen van definitieve teksten GR Zeeuws Archief vanuit het DB van het Zeeuws Archief. Medio 2026 B&W besluit tot het wijzigen van de gemeenschappelijke regeling als gevolg van de uittreding van OCW. Gemeente Schouwen-Duiveland is op dat moment al deelnemer in de gemeenschappelijke regeling. Bijlagen Bijlage 1: Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2026 Pagina 3 van 4

Bijlage 2: Bijdragenoverzicht 2026 (Bijlage 1 bij Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief) Bijlage 3: Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 Bijlage 4: Bijdragenoverzicht 2027 (Bijlage 1 bij Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling 2027) Bijlage 5: Bestuursconvenant OCW-RHC's Bijlage 6: Toelichting Concepttekst Gemeenschappelijke Regeling Zeeuws Archief 2027 Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 4 van 4