1462888 bijlage 1 a. Vervolgopdracht samenwerking en gezamenlijke huisvesting GGD en VRZ (1)

AB NOTITIE Onderwerp

Vervolgopdracht samenwerking en gezamenlijke huisvesting GGD en VRZ

Soort Datum Agendapunt

☐ Hamerstuk

☒ Bespreekstuk

☐ Informatiestuk

31 maart 2025

Datum AB

11 april 2025

4.a

Kenmerk

20250411-04a

Voorstel De Algemeen Besturen (AB’s) van GGD en VRZ worden gevraagd: 1. Kennis te nemen van het rapport Samen, Sterker en Beter. 2. Een voorgenomen besluit te nemen tot: a. Het samenvoegen van de bedrijfsvoeringstaken van GGD en VRZ én; b. Het oprichten van een gemeenschappelijke regeling GGD en VRZ voor de gehele huidige organisaties van GGD en VRZ én; c. Gezamenlijke huisvesting op een nieuw te bouwen locatie in Goes-West (bij brandweerkazerne Goese Poort). 3. De directies van GGD en VRZ de opdracht te geven tot de uitwerking van besluitpunt 2b en 2c, met inachtneming van de aanbevelingen uit het rapport, en deze voor definitieve besluitvorming voor te leggen aan de algemeen besturen in februari 2026. a. Het opstellen van een ontwerp-gemeenschappelijke regeling VRZ en GGD voor de gehele organisaties van GGD en VRZ en het voorbereiden en starten van de wijzigingsprocedure en het uitwerken van de onderliggende documenten van governance (planfase); b. Het uitwerken van een voorlopig ontwerp en een definitief ontwerp voor nieuwbouw ten behoeve van gezamenlijke huisvesting in Goes-West (ontwikkelfase), 4. Daarnaast de directies van GGD en VRZ de opdracht te geven tot het uitwerken van een inrichtingsplan, een Sociaal Plan, een formatierapport en transitieplannen voor het harmoniseren van systemen, de inrichting van de P&C cyclus en bedrijfsvoeringsprocessen (ontwerpfase).

Deze worden ter besluitvorming aan de algemeen besturen voorgelegd in Q3 van 2026. 5. In te stemmen met de kosten die verbonden zijn aan de plan-, ontwerp- en ontwikkelfase zoals bedoeld onder besluitpunten 3 en 4. Hiervoor een krediet beschikbaar te stellen (incidentele verhoging gemeentelijke bijdragen) voor punt 4 en 3a – waarbij ten aanzien van onderdeel 3b geldt dat de post onderdeel is van de stichtingskosten nieuwbouw, die zal worden geactiveerd en tot kapitaallasten leidt in het jaar volgend op de oplevering van de nieuwbouw. 6. Het rapport ter kennisname aan te bieden aan de gemeenteraden en hen te verzoeken een zienswijze te geven op het voorgenomen besluit als bedoeld onder besluitpunt 2. 7. Het rapport ter kennisname aan te bieden aan de ondernemingsraden van GGD en VRZ en hen te verzoeken om een zienswijze te geven op het voorgenomen besluit als bedoeld onder besluitpunt 2.

Aanleiding en context De maatschappelijke dynamiek en toenemende complexiteit van taken stellen steeds hogere eisen aan de bedrijfsvoering van zowel GGD als VRZ. Ontwikkelingen op het gebied van veiligheid en gezondheid vragen niet alleen om inhoudelijke expertise, maar ook om een stevige en flexibele ondersteuning vanuit de bedrijfsvoering. Beide organisaties kampen echter nu al met een kwetsbare bedrijfsvoering – een kwetsbaarheid die op termijn verder zal toenemen. De ondersteuning van de primaire processen – en daarmee de dienstverlening aan de Zeeuwse samenleving, de gemeenten als deelnemers en andere partijen – komt hierdoor steeds meer onder druk te staan. Het vraagstuk voor het al dan niet samenvoegen van bedrijfsvoering van GGD en VRZ en gezamenlijke huisvesting ligt inmiddels tien jaar op de bestuurlijke tafels. Er zijn gedurende deze periode verschillende onderzoeken verricht, onder andere door Berenschot (2021) en Jac Rooijmans (2024), waaruit blijkt dat dat de huidige bedrijfsvoering bij beide organisaties onvoldoende stevig is en dat verdere samenwerking noodzakelijk is om continuïteit, kwaliteit en slagkracht te waarborgen. Bestuurlijke opdracht 5 juli 2024 Op 5 juli 2024 hebben de AB’s van GGD en VRZ de directies van GGD en VRZ de opdracht gegeven om (samenvattend): a. Een businesscase voor het samenvoegen van de bedrijfsvoering van GGD en VRZ uit te werken; b.

Een onderzoek te doen naar de daarbij passende governance. Nadien is bestuurlijk aangegeven om bij dit onderzoek ook de optie van het samenvoegen van de gehele organisaties van GGD en VRZ te betrekken; c. Een businesscase voor gezamenlijke huisvesting in Goes-West of de Segeerssingel, Middelburg uit te werken. Rapport Samen, Sterker en Beter De afgelopen periode zijn de drie deelopdrachten van 5 juli uitgewerkt in het rapport Samen, Sterker en Beter. Hiertoe is zowel intern als extern onderzoek verricht, door en met ambtenaren uit de geledingen van VRZ en GGD onder leiding van Guido Lafeber van KokxDeVoogd (bedrijfsvoering en governance) en Eric van der Veer (huisvesting). Tussentijds zijn stakeholders op diverse momenten geïnformeerd en betrokken. Binnen de organisaties is draagvlak voor de conclusies en aanbevelingen. Conclusies en aanbevelingen De integratie van de GGD en VRZ in één GR is de meest duurzame en toekomstbestendige oplossing. De bestuurlijke en organisatorische voordelen wegen ruimschoots op tegen de tijdelijke transitie-uitdagingen. Daarnaast is ook uit inventarisaties met medewerkers bedrijfsvoering en de Ondernemingsraden van GGD en VRZ gebleken dat het samenvoegen van GGD en VRZ tot één GR de voorkeur heeft en als meest kansrijk wordt gezien. Op basis van het onderzoek kan worden geconcludeerd dat: 1. Bedrijfsvoering van GGD en VRZ nu kwetsbaar is. 2.

Eén gemeenschappelijke regeling (GR) de beste oplossing is. 3. Bestuurlijke en juridische inbedding cruciaal is om belangen en invloed te waarborgen. 4. Draagvlak onder medewerkers en Ondernemingsraden bestaat. 5. Gezamenlijke huisvesting een randvoorwaarde is voor samenwerken. 6. Efficiëntie mogelijk is en minder meerkosten verwacht kunnen worden op langere termijn. 7. Arbeidsmarktpositie versterkt wordt door samenvoegen en samenwonen in Goes West doordat een bredere arbeidsmarktregio wordt aangesproken.

8. De transitie vraagt om een investering, maar levert op termijn ook op. Aanbevelingen zijn: 1. Besluit tot één GR voor GGD en VRZ 2. Voeg bedrijfsvoering samen 3. Realiseer gezamenlijke huisvesting op een centrale locatie, namelijk in Goes-West 4. Draag zorg voor een zorgvuldige begeleiding van de transitie 5. Heb oog voor cultuuraspecten en de communicatie en betrokkenheid van stakeholders 6. Borg de financiële haalbaarheid en risicobeheersing Door deze stappen te zetten, wordt de toekomstbestendigheid van de publieke taken op gezondheid en veiligheid in Zeeland gewaarborgd door incidenteel en structureel te investeren in een robuuste, efficiënte en goed functionerende organisatie. Investeren in samenwerken is investeren in op lange termijn zeggenschap houden over belangrijke zaken als veiligheid en gezondheid voor de Zeeuwse inwoners en bezoekers. Doelen van de samenwerking De voornaamste doelen van de samenwerking zijn: 1. Borgen van kwaliteit, continuïteit en slagkracht: Een gezamenlijke bedrijfsvoering wordt robuuster en versterkt de primaire processen en de weerbaarheid van beide organisaties. 2. Verbeteren van de arbeidsmarktpositie: Door schaalvergroting kunnen medewerkers zich beter ontwikkelen en wordt de organisatie aantrekkelijker als werkgever. 3.

Betere kostenbeheersing en efficiëntie: Een gezamenlijke bedrijfsvoering leidt tot minder kwetsbaarheid, betere continuïteit en schaalvoordelen. Minder meerkosten op termijn zijn mogelijk. Samenvoegen van bedrijfsvoering In het onderzoek naar het samenvoegen van de PIOFACH-onderdelen is een analyse verricht per onderdeel door medewerkers. Hierbij is onderzocht welke effecten verwacht kunnen worden van de samenvoeging, afgezet tegen de huidige situatie. Uit de analyse blijkt dat: 1. Bedrijfsvoering kwetsbaar is Beide organisaties zijn kwetsbaar in hun bedrijfsvoering, met name door het relatief kleine personeelsbestand en de afhankelijkheid van ‘eenpitters’. Dit verhoogt de risico’s bij ziekte, verlof of vertrek en maakt efficiënte ondersteuning van de primaire processen en bestuur lastiger. 2. Schaalvoordelen en efficiëntie mogelijk zijn De samenwerking biedt kansen voor kostenbeheersing en efficiëntie. Door integratie van ondersteunende diensten zoals ICT, HRM, financiën en facilitaire zaken kunnen in de toekomst kostenstijgingen worden beperkt en kan specialistische kennis beter worden behouden en ontwikkeld. Dit resulteert naar verwachting in minder meerkosten op lange termijn. 3.

Arbeidsmarktpositie versterkt wordt Een grotere, gecombineerde organisatie is aantrekkelijker voor nieuwe en bestaande medewerkers, vergroot de loopbaanmogelijkheden en verbetert de concurrentiepositie op de krappe arbeidsmarkt in Zeeland. De gezamenlijke huisvesting in Goes West kan hier verder in positieve zin aan bijdragen.

Bestuurlijke en organisatorische implicaties Om de samenwerking goed vorm te geven, zijn verschillende juridische en organisatorische opties onderzocht. Er is naar zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke mogelijkheden gekeken, waarbij zowel een nieuwe organisatie oprichten als het samenvoegen van GGD en VRZ naar één organisatie is meegenomen in de analyse. De meest effectieve en toekomstbestendige variant is het vormen van één gemeenschappelijke regeling (GR) voor de gehele organisaties van GGD en VRZ. Dit leidt tot een sterkere, meest robuuste, in potentie efficiëntere (minder meerkosten op de langere termijn) en flexibele organisatie. De samenwerking brengt een aantal aandachtspunten, waaronder: 1. Bestuurlijke balans: De governance moet zowel de burgemeesters (Veiligheid) als de wethouders (Publieke Gezondheid) een evenwichtige positie bieden. Daarnaast is de positie van de raden belangrijk. 2. Eén juridische entiteit: Een integratie in één GR biedt een stabielere en minder kwetsbare structuur dan een afzonderlijke bedrijfsvoeringsorganisatie. 3. Eén cao en functiehuis voor bedrijfsvoering: Dit vermindert juridische en personele complexiteit en versterkt de interne samenwerking. Financiële impact en haalbaarheid De integratie vraagt om een eenmalige investering in governance, ICT, harmonisatie van arbeidsvoorwaarden en transitiebegeleiding.

Op basis van ervaringen uit andere regio’s wordt voorzien dat efficiëntieverbeteringen en het verminderen van kwetsbaarheden in de bedrijfsvoering mogelijk is, met de minder meerkosten. De belangrijkste financiële effecten zijn: 1. Minder meerkosten op langere termijn door bundeling van specifieke taken en centralisatie van expertise. 2. Efficiëntere bedrijfsvoering met betere compliance, toekomstrobuustheid en een heldere structuur. 3. Verbeterde kostenbeheersing en kwaliteitsverbetering en duidelijkere financiële sturing door een robuustere organisatie door gedeelde diensten, integratie van systemen en een gecentraliseerde begroting. Voor de integratie van de organisatie van VRZ en GGD naar één organisatie worden incidentele en structurele financiële kosten gemaakt. De hoogte van de structurele financiële kosten is afhankelijk van voor de keuze van wel of geen meerdere CAO: er kan gekozen worden voor direct harmonisatie van de CAO's (variant 1) of voor een stapsgewijze harmonisatie, waarbij eerst de bedrijfsvoering van beide organisaties wordt samengevoegd (variant 2). Bij de keuze voor (in eerste instantie) meerdere CAO's kunnen verschillen tussen CAO's via aparte afspraken worden geminimaliseerd. De incidentele en structurele financiële effecten zijn in onderstaande tabellen samengevat (bedragen x € 1.000). Structurele effecten

Huidig

Component

Variant 1

Variant 2

1 OG, 1 cao € 7.845

1 OG, >1 cao € 7.893

A

Personele kosten

€

7.259

B

Sociaal plankosten

€

-

€

1.100

€

297

C

Totaal

€

7.259

€

8.945

€

8.190

€ - € 1.686 € 931 D Verschil met huidig Tabel 1 Structurele financiële effecten in euro's van verschillende CAOopties

Incidentele effecten

Variant 1

Variant 2

Bij 1 OG, 1 cao

Bij 1 OG, >1 cao

1

Onderzoekskosten

€

125

€

125

2

Projectkosten

€

850

€

850

3

Frictiekosten

€

500

€

500

4

Sociaalplankosten

€

200

€

35

5

Desintegratiekosten

€

0

€

0

6

Inrichtingskosten

€

200

€

200

TOTAAL

€

1.875

€

1.710

Tabel 2 Incidentele financiële effecten in euro's voor beide CAO-varianten Gezamenlijke huisvesting Zowel nieuwbouw in Goes-West als de aanpassing van de bestaande locatie Segeerssingel zijn onderzocht als mogelijke opties voor gezamenlijke huisvesting. Ook de nul-optie. Uit de vergelijkende analyse blijkt dat Goes-West de meest geschikte locatie is. Deze keuze is gebaseerd op de volgende factoren: 1. Ruimtelijke geschiktheid: De locatie biedt voldoende ruimte voor een efficiënt ingedeelde en flexibele werkplek, inclusief crisiscentrum (RCC). 2. Bereikbaarheid: Centraal gelegen binnen Zeeland, met goede OV-verbindingen en parkeermogelijkheden. 3. Financiële haalbaarheid: Nieuwbouw biedt een betere verhouding tussen investeringskosten en levensduur in vergelijking met renovatie van bestaande panden. 4. Duurzaamheid en toekomstbestendigheid: Het gebouw wordt ontwikkeld volgens de nieuwste duurzaamheidsnormen (BENG) en kan flexibel inspelen op toekomstige behoeften. In bijlage Huisvesting van het rapport is inzichtelijk gemaakt welke impact de investering van de nieuwbouw in Goes-West heeft gedurende de exploitatieperiode van 40 jaar en welke impact dit heeft voor gemeenten. Uit de analyse blijkt dat uitbreiding van de bestaande locatie aan de Segeerssingel geen optie is.

Dit scenario biedt onvoldoende ruimte voor de beide organisaties, flexibiliteit en zou een complex renovatieproces vereisen, met hoge kosten en beperkingen in functionaliteit. Voor het ontwikkelen van nieuwbouw in Goes-West is een ontwikkelbudget begroot binnen het investeringsbudget. Deze post is onderdeel van de stichtingskosten nieuwbouw, die wordt geactiveerd en tot lasten leidt in het jaar na de ingebruikname van het pand. In onderstaande tabel wordt dit budget gespecificeerd:

Vervolgproces Het oprichten van een gemeenschappelijke regeling VRZ en GGD – inclusief het samenvoegen van de PIOFACH-onderdelen en de overige organisatieonderdelen - en het realiseren van gezamenlijke huisvesting is Goes-West zijn getrapte processen. In het rapport Samen, Sterker en Beter is per fase een toelichting beschreven. GR GGD en VR Zeeland Fasering

2025 Q2

Q3

2026 Q4

Q1

Q2

Q3

2027 Q4

Q1

Q2

Strategie Plan Ontwerp Implementatie Liquidatie Huisvesting Fasering

2025 Q2

Q3

2026 Q4

Q1

Q2

Q3

2027 Q4

Q1

Ontwikkel Realisatie

Bijlagen: 1. Adviesrapport ‘Samen, Sterker en Beter. Samenwerking GGD en Veiligheidsregio Zeeland. 2. Advies BAO/ACF van Veiligheidsregio Zeeland. 3. Advies Begeleidingscommissie van GGD Zeeland. 4. Zienswijze OR-en Veiligheidsregio Zeeland en GGD Zeeland.

Datum

Vergadering

Besluit

Q2