1398782 Bijlage 4 Plan van aanpak opstellen participatiebeleid en participatieverordening

Inwoners- en overheidsparticipatie Plan van aanpak opstellen participatiebeleid en - participatieverordening

1.

Inleiding

De verhoudingen tussen overheid en inwoners, bedrijven en instellingen veranderen. We leven in een samenleving die bestaat uit vele onderling verbonden netwerken waarvan de gemeente deel uitmaakt. We hebben elkaar, zowel intern als extern, nodig om de noodzakelijke veranderingen en opgaven aan te kunnen. Inwoners en ondernemers kunnen en willen meedenken over beleid, meedoen in de uitvoering en zelf met initiatieven komen. Participatie vraagt om een (nieuw) perspectief op manieren van organiseren, samenwerken en maatschappelijke waarde creëren. Opgaven zijn niet meer van één afdeling of beleidsterrein, maar vragen een meer integrale en wendbaarder manier van werken en organiseren. Dit is overigens voor onze organisatie niet een compleet nieuw gegeven of een nieuwe werkwijze. In de achterliggende jaren hebben we al veel gedaan aan participatie bij projecten of nieuw beleid. In het onderzoek van de Rekenkamer Schouwen-Duiveland naar Inwoners- en overheidsparticipatie concludeert de rekenkamer dan ook dat ‘de beweging van participatieve samenwerking in Schouwen-Duiveland onmiskenbaar is: de gemeente is al geruime tijd aan de slag met participatie.

Er is een participatiepraktijk ontstaan, waarin wordt geëxperimenteerd en geleerd, maar dat is niet vastgelegd in een hanteerbaar kader met richtlijnen en spelregels.’ Het is dus belangrijk dat we een participatiebeleid ontwikkelen waarin we kaders vastleggen. Kaders die rekening houden met verschillende varianten van inzet van participatie. Het is geen blauwdruk voor ieder willekeurig participatievraagstuk. Elk vraagstuk vraagt binnen het kader om een oplossing op maat afhankelijk van de situatie, het onderwerp en de impact. In de organisatie bestaat grote behoefte aan zulke kaders. De toepassing pakken we op via een uitvoeringsprogramma. Even vooraf. De begrippen inwoners- en overheidsparticipatie leiden nog wel eens tot verwarring. Daarom vooraf even de betekenis van deze begrippen. Inwonersparticipatie:

op initiatief van de gemeente betrekken van inwoners, ondernemers en maatschappelijke partijen bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van beleid;

Overheidsparticipatie:

op initiatief van inwoners en maatschappelijke partijen betrekken van de gemeente bij de voorbereiding, uitvoering of evaluatie van beleid, daaronder ook het uitdaagrecht begrepen

2.

Inhoudelijke specificatie

2.1 Probleem of situatieschets Op 1 januari 2025 is de 'Wet versterking participatie op decentraal niveau' in werking getreden1. Deze wet beoogt gemeenteraden te stimuleren heldere kaders voor inwoners, ondernemers en volksvertegenwoordigers te ontwikkelen over participatie. De lokale kaders en spelregels vinden hun weerslag in een nieuwe participatieverordening. De huidige inspraakverordening wordt hiermee uitgebreid: de gemeente regelt niet alleen betrokkenheid bij de voorbereiding, maar ook bij de uitvoering en evaluatie van beleid. In de wet wordt ook de mogelijkheid van uitdaagrecht (Right to Challenge) geregeld. Naast deze wettelijke verplichting hebben we ook zelf de behoefte om participatie goed te regelen en in de praktijk in te zetten. Dat gebeurt, zoals al vermeld, overigens ook al heel veel. In paragraaf 2.3, het bredere kader zijn die wensen om participatie verder uit te werken vermeld. 2.2 Doelstelling Een participatiebeleid met duidelijke kaders inclusief een participatieverordening die zorgen voor een systematische aanpak van het participatieve samenspel van inwoners, ondernemers, raad, college en organisatie.

1 Deze wet wijzigt een aantal wetten, waaronder de Gemeentewet. Artikel 150 is bij deze wet aangevuld en

uitgebreid. Daarnaast is artikel 170, 1e lid, onderdeel aangepast.

1

Kaders, die als basis kunnen dienen voor de uitvoering in de praktijk. Daarvoor stellen we een uitvoeringsprogramma op voor een goede borging. Evalueren van de ervaringen en bijstellen van de kaders waar wenselijk maakt onderdeel uit van het beleid en het uitvoeringsprogramma.. We leren en ontwikkelen dus werkende weg. 2.3 Breder kader In paragraaf 2.1 gaven we al aan dat er een wettelijke verplichting is om te komen tot een participatieverordening. Daarnaast zien we meer ontwikkelingen en wensen om met kaders voor participatie aan de slag te gaan. Hieronder sommen we die op. Deze opsomming kan worden gezien als ‘de paraplu’ van alle participatiegedragingen waarvoor het (mogelijk) wenselijk is om kaders voor te ontwikkelen. Hieronder zijn ze in beeld gebracht, zodat we in de ontwikkeling de integraliteit kunnen bewaken. Het is belangrijk om bij de aanvang de scoop te bepalen. Welke van deze nemen we mee in deze fase mee, oftewel hoe breed pakken we dit in aanvang op en waar kunnen we zaken wellicht parallel oppakken. •

Omgevingswet. De Omgevingswet gaat over de fysieke leefomgeving. Dit gaat over alles wat je ziet en voelt in de buitenruimte. Zoals groen en natuur, lucht en water, wegen en gebouwen. De wet heeft tot doel bij te dragen aan vier verbeteringen: - Zorgen voor transparante wet -en regelgeving. - Van versnipperde naar integrale besluitvorming - Snellere dienstverlening (met name in het vergunningverleningsproces). - Ruimte voor lokaal maatwerk (in regelgeving). Net als bij de Wet versterking participatie op decentraal niveau is een uitgangspunt van de Omgevingswet dat participatie een belangrijke pijler is van de vier verbeterdoelen. Participatie is voor de gemeente onder de Omgevingswet verplicht: - Bij het opstellen van nieuw beleid zoals de omgevingsvisie, maar ook bij programma’s en beleidsthema’s zoals bijvoorbeeld het programma Woningbouw, de Energietransitie of Klimaatadaptatie. - Bij het aanpassen van de regels zoals opgenomen in het (tijdelijk) omgevingsplan. In beide gevallen stelt de wet dat er een motiveringsplicht voor de gemeente geldt. Dit betekent dat de gemeente moet aantonen wat de opbrengst van de participatie is en hoe deze in het beleid of de regelgeving is verwerkt. De manier waarop de participatie plaatsvindt, mag de gemeente zelf bepalen.

De kaders daarvoor werken we uit in het op te stellen participatiebeleid en -verordening Voor initiatiefnemers geldt geen verplichting om participatie toe te passen rondom een initiatief en aanvraag. De omgeving betrekken is wel een wens vanuit de Omgevingswet. Je kunt als overheid die participatie wel stimuleren en ondersteunen. Dit aandachtspunt nemen we mee. In sommige gevallen, namelijk bij ‘Buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (BOPA)’ kan de gemeente wel bepalen in welke gevallen verplicht participatie moeten worden ingezet door de initiatiefnemer. Zie hieronder de motie daarover.

•

Coalitieakkoord 2022-2026 ‘Samen koers houden’ en het Raadsakkoord 2022-2026 Ten aanzien van participatie vermeldt het akkoord het volgende: ‘We zetten in op invloed van inwoners, op basis van heldere afspraken (verwachtingsmanagement). De gemeente zet participatie doelgericht in, bij onderwerpen die vooraf duidelijk afgebakend zijn. We zetten burgerparticipatie in omdat beleid vaak beter wordt als inwoners meedenken want zij zijn naast inwoners vaak ook vakmensen (jurist, hovenier) en kennen hun omgeving als geen ander. Zo werken we toe naar een breed gedragen oplossing. Als we als gemeente burgerparticipatie inzetten dan zijn de verwachtingen over en weer duidelijk. Dat betekent dat: - de gemeenteraad de mate van invloed van inwoners vaststelt voordat een traject start. Mag je als inwoner alleen meepraten of ook meebeslissen? - de gemeente tijdens het traject zorgt dat het voor inwoners altijd helder is welke rol en invloed zij hebben; - de rol van de gemeenteraad als eindbeslisser en volksvertegenwoordiger duidelijk is in het hele traject.’ Deze tekst in het coalitieakkoord raakt belangrijke punten die bij het opstellen van het participatiebeleid en -verordening aandacht verdienen, zoals bijvoorbeeld de inzet van de participatieladder en de rolverdeling in de verschillende praktijkgevallen. Daarbij kunnen / zullen onder andere situatie, onderwerp en impact een rol spelen.

Beleid en verordening dienen hiervoor

2

handvatten te bieden. •

Motie ‘Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen’ d.d. 11-11-2021 (zaak nr. 500597). In deze motie verzoekt de raad het college van burgemeester en wethouders: 1. Te onderzoeken op welke manier we onze jongeren en jongvolwassenen succesvol kunnen betrekken bij ontwikkelingen in hun directe leefomgeving; 2. Te onderzoeken op welke manier we onze jongeren en jongvolwassenen succesvol kunnen betrekken bij ons beleid en de uitvoering daarvan in bredere zin; 3. Uiterlijk bij de kadernota 2023 te komen met een concreet voorstel dat ziet op het geven van invulling aan burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen;

•

Motie ‘Beleid maken met de jeugd’ d.d. 09-11-2023 (zaak nr. 987446) In deze motie verzoekt de raad het college van burgemeester en wethouders: 1. Bij het opstellen van het nieuwe beleidsprogramma Schouwen-Duiveland Vitaal en het opstellen van de maatschappelijke strategische agenda met een aanpak te komen waarbij de jeugd betrokken wordt en zich uitgedaagd weet om met goede ideeën te komen; 2. De gemeenteraad voorafgaande aan de planontwikkeling via een raadsbrief te informeren over deze aanpak; De onderliggende intentie in deze motie om jeugd steeds te betrekken bij relevante beleidsontwikkeling past heel goed binnen dit project. Dit zit overigens ook al in de motie 500597.

•

Motie ‘Verplichte participatie Omgevingswet’ d.d. 7-11-2024 (zaak nr. 1255121). In deze motie verzoekt de raad het college van burgemeester en wethouders: 1. Scenario's te ontwikkelen voor de wijze waarop participatie bij aanvragen voor omgevingsvergunningen vormgegeven kan worden. 2. Een voorstel te doen voor welke buitenplanse omgevingsplanactiviteiten verplichte participatie zou moeten gaan gelden en die door de raad in een aanwijzingsbesluit zouden moeten worden vastgelegd 3. Dit voorstel, in bijvoorbeeld een commissievoorstel, uiterlijk in het 2e kwartaal van 2025 aan de gemeenteraad voor te leggen.

•

Rapport rekenkameronderzoek ‘Onderzoek naar inwoners- en overheidsparticipatie’. Eind 2022 hebben het college en de raad de aanbevelingen overgenomen uit het onderzoek van de Rekenkamer naar inwoners- en overheidsparticipatie. Daarbij is er ook stilgestaan bij de rol van de gemeenteraad. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat participatieve samenwerking leeft op SchouwenDuiveland: de gemeente, inwoners en ondernemers brengen participatie al geruime tijd in praktijk. Vanuit de verschillende lessen die zijn geleerd en toegepast is er nu behoefte aan een nieuwe fase met duidelijker kaders en spelregels die zorgen voor een meer systematische aanpak van het participatieve samenspel. Voor een uitgebreide beschrijving van het onderzoek en de uitkomsten daarvan zie: Eindrapport_rekenkameronderzoek_Participatie_en_de_rol_van_de_gemeenteraad.pdf

•

Organisatieprogramma 2022-2026. In het Organisatieprogramma wordt de basis beschreven voor de gewenste ontwikkeling van de organisatie vanuit de kernwaarden wendbaar, vakkundig en samen: dat is waar we voor staan. In ‘Ons organisatieverhaal’ worden hiervoor 5 ambities beschreven. Eén daarvan is ‘Ruimte voor participatie’. Hierbij is vermeld: ‘Het project inwoners- en overheidsparticipatie geeft vorm aan de vernieuwing van het participatiebeleid. In dit project, dat loopt tot de zomer van 2025, worden de mogelijkheden voor participatie van kaders en spelregels voorzien. Dit is een ambitie vanuit het coalitieakkoord. Het doel is om het participatieve samenspel tussen inwoners, ondernemers, raad, college en organisatie te versterken. De afgelopen jaren hebben we veel geleerd van verschillende vormen van inspraak en participatie. Dat is ook uit het onderzoek van de Rekenkamer naar voren gekomen. Wel is er behoefte aan kaders en spelregels, waarbinnen ruimte voor maatwerk mogelijk blijft. Dit moet zorgen voor heldere verwachting over de mate van invloed. Vanaf de eerste helft van 2024 gaan we hierover in gesprek met collega’s, het college, de raad en externe stakeholders. Hierbij worden mogelijkheden verkend voor verschillende vormen van participatie, zoals bijvoorbeeld een burgerberaad en het uitdaagrecht. Ook het proces voor het

3

actualiseren van de strategische visie geven we op een participatieve manier vorm. Zo ontwikkelen we werkenderwijs kaders en spelregels voor participatie en maken we ruimte voor andere manieren van werken die dit vraagt. Ook vanuit de omgevingswet wordt participatie bevorderd. Zo vragen we vanaf 1 januari 2024 van inwoners en ondernemers bij een aanvraag omgevingsvergunning of er afstemming is geweest met de omgeving.’ (zie ook opmerking hiervoor) Voor het complete organisatieprogramma 2022-2026 zie: Organisatieprogramma 2022-2026 •

Dialoog toerisme In 2024 heeft de griffie naar aanleiding van een motie uit de raad ‘Dialoog toerisme’ georganiseerd. In het daaropvolgende griffievoorstel, aangenomen in de raadsvergadering van 30 januari 2025, staat hierover onder beslispunt 4: ‘De griffie opdracht te geven om het instrument "Dialoog" verder te ontwikkelen door richtlijnen en kaders op te stellen, en een concreet voorstel voor te bereiden ter bespreking in het tweede kwartaal van 2025.’ Het participatie-instrument ‘dialoog’ kan ook worden gezien als onderdeel van het bredere participatieproces, binnen het overkoepelende kader van participatie. Door het instrument ‘dialoog’ uitsluitend te richten op de raad, dreigt het een op zichzelf staand onderdeel te worden. Door het juist te verankeren binnen het bredere participatieproces, zorg je voor samenhang, consistentie en een duidelijk kader voor zowel de raad als andere betrokken partijen.

•

Motie Kinderparticipatie: jong geleerd is oud gedaan d.d. 30-01-2025 (zaak nr. 1355144) In deze motie verzoekt de raad het college van burgemeester en wethouders: 1. Uiterlijk in de raad van december 2025 een voorstel voor te leggen waarin activiteiten zijn benoemd om groep 7 en 8 van de basisscholen meer te betrekken bij de lokale democratie. Bij het opstellen van het voorstel de basisscholen en de griffie betrekken en de benodigde middelen en (ambtelijke) capaciteit hierin verwerken. 2. Bij de activiteiten de (mogelijke) inzet van de burgemeester, de kinderburgemeester en de raadsleden te betrekken. Deze motie richt zich in beginsel vooral op uitvoering. Daarnaast geldt dat we voor die uitvoering sterk afhankelijk zijn van onderwijsorganisaties. Dat maakt deze vorm van participatie wat meer specifiek. Bij het bepalen van de scoop bekijken we nog of we deze motie meenemen in deze aanpak of dat het wenselijk is deze afzonderlijk op te pakken,

•

Platform Denk mee! Het digitale platform ‘Denk mee! (Burgerparticipatieplatform | Gemeente Schouwen-Duiveland) wordt ingezet voor participatieve doeleinden. Dit instrument is ontstaan vanuit het eerdere project ‘Netwerksamenleving en netwerkmanagement’. Via dit digitale platform worden plannen voorgelegd aan een breed publiek, waarbij men wordt uitgenodigd daarop te reageren en mee te denken. De indruk is nu dat dit instrument effectiever kan worden ingezet. In de ontwikkeling van participatiebeleid en instrumenten dient dit instrument een plek te krijgen.

•

Burgerinitiatieven – Ik heb een idee! Voor initiatieven die vanuit de samenleving komen hebben we op de website een ingang ‘Ik heb een idee’. Mensen of organisaties kunnen hier een initiatief melden. We zorgen er voor dat dat op de juiste plek in de organisatie terecht komt en dat het (integraal) wordt opgepakt. Dit instrument bekijken we ook in het kader van dit project en passen dit waar nodig aan.

2.4 Beoogde resultaten De belangrijkste resultaten die dit project oplevert zijn: a. Een participatiebeleid met daarin de kaders. b. Een participatieverordening. c. Een uitvoeringsprogramma incl. een uitwerking voor de implementatie van het beleid en de verordening. Deze geeft aan wat nodig is voor de uitvoering en hoe we een en ander oppakken in de praktijk (o.a. training / opleiding / bewustwording over rollen / taken / verantwoordelijkheden). Deze resultaten komen nadrukkelijk op een participatieve wijze tot stand. 2.5 Afbakening

4

Het ontwikkelen van kaders voor participatie is een onderdeel van de Strategische agenda en het Organisatieprogramma 2022-2026. Het biedt een overkoepelend beleidskader voor inwoners- en overheidsparticipatie. Zoals al eerder vermeld; Het is geen blauwdruk voor ieder willekeurig participatievraagstuk. Elk vraagstuk vraagt binnen het kader om een oplossing op maat afhankelijk van de situatie, het onderwerp en de impact. In het kader van afbakening is het ook wenselijk om in de realisatie te bepalen hoe breed we dit oppakken. Een gefaseerde ontwikkeling van het beleid kan bijdragen aan het komen tot een eerste basisbeleid op kortere termijn. In de afweging breed of gefaseerd oppakken speelt mee de wens om op korte termijn te komen tot een (basis-) participatieverordening om zodoende ook op korte termijn meer structuur en kaders te kunnen benutten. Dat houdt in principe dus al een fasering in. In dat geval ontstaat er meer ruimte om het participatieve proces kwalitatief goed op te pakken en hiervoor voldoende tijd te nemen. Het betekent dan ook dat we het proces waarschijnlijk breed kunnen oppakken. Breed betekent in dit kader dat we zoveel mogelijke relevante wensen en aanleidingen vanuit het breder kader meenemen in het traject. Voor de verschillende invalshoeken en doelgroepen (zie breder kader) is het in veel gevallen wenselijk om dezelfde belanghebbenden te betrekken.

Ook dat vraagt in principe om een brede benadering. Anders moeten we meerdere keren terug naar die belanghebbenden.

3.

De procesvoering

3.1 De rol van de gemeente Kaders en spelregels voor inwoners- en overheidsparticipatie zijn een zaak van de gemeenteraad. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties mogen binnen deze kaders en spelregels afhankelijk van de op voorhand gemaakte afspraken meeweten, meedenken, meewerken en meebeslissen. 3.2 Wie betrekken we in dit proces? Het ontwikkelen van participatiebeleid doe je per definitie participatief. Het participatiebeleid en de daaruit voortkomende kaders stel je op in samenspraak met inwoners, ondernemers en anderen die nu en in de toekomst betrokken kunnen zijn bij participatietrajecten. Het is wenselijk dat die hun mening en wensen kunnen ventileren. Wensen die we dan ook zo veel mogelijk betrekken bij het vormgeven van het participatiebeleid. Wie betrekken we dan in het participatieve proces voor de ontwikkeling van het participatiebeleid? In trajecten van inwoners- of overheidsparticipatie kunnen er veel stakeholders zijn die je moet of wilt betrekken. Het is belangrijk om die potentiële belanghebbenden ook zoveel mogelijk te betrekken bij het opstellen van het participatiebeleid. We willen een beeld krijgen wanneer ze betrokken willen worden, in welke gevallen, bij welke onderwerpen, op welk tijdstip, hoe ze betrokken willen worden en de mate van invloed die er kan zijn. Het is ook in dit proces al wenselijk om verwachtingen te managen.

Hieronder is een opsomming opgenomen van potentiële belanghebbenden of betrokkenen. Bij de verdere aanpak maken we keuzes in betrokkenheid en de wijze van benadering om te komen tot het participatiebeleid. •

Inwoners (in z’n algemeenheid) Het is belangrijk om te bepalen hoe inwoners kijken naar participatie en wanneer en hoe zij bij voorkeur betrokken willen worden in participatietrajecten.

•

Jongeren (in het bijzonder) Met name jongeren is een doelgroep die vraagt om extra aandacht. In het raadsakkoord staat dat jongeren actief betrokken worden bij vraagstukken die hen raken, doelgericht en op projectbasis, waarbij gezocht wordt naar participatievormen die hen passen. De doelgroep jongeren wordt ook in het coalitieakkoord uitgelicht. De raad nam hierover ook de Motie Burgerparticipatie door jongeren en jongvolwassenen aan in november 2021. In het project BLOEI! worden jongeren opgeroepen om met hun ideeën te komen. Onlangs is door inwoners ook een initiatief genomen om tot een jongerenraad te komen, maar om brede groep jongeren in hun diversiteit te betrekken zijn ook andere vormen nodig. Zo is een goede samenwerking met het onderwijs en jongerenwerkers nodig. Een relevante vraag hierbij is wel of jongeren geïnteresseerd zijn in de ontwikkeling van een participatiebeleid op zich. De interesse zal groter zijn als het om een specifiek beleidsvraagstuk gaat

5

dat hen direct raakt. •

Ondernemers(verenigingen) Ondernemers hebben zich op Schouwen-Duiveland verenigd via verschillende ondernemersverenigingen. Naast inwoners zijn zij een belangrijke partner in participatieprocessen.

•

Stads-, dorps- en wijkraden De SDW-raden spelen een cruciale en centrale rol in participatieprocessen als schakel tussen gemeente en inwoners. In 'Samen koers houden', het coalitieakkoord 2022-2026 is hiervoor opgenomen dat raden 'een belangrijk participatieplatform' zijn voor de gemeente.

•

Adviesraad Sociaal domein Schouwen-Duiveland De adviesraad bestaat uit leden die kennis hebben van en betrokken zijn bij de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de Jeugdwet of de Participatiewet. De Adviesraad Sociaal domein geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het college van burgemeester en wethouders. De raad adviseert en denkt mee over allerlei maatschappelijke onderwerpen die binnen het sociaal domein vallen: zorg en ondersteuning, opvoeden en opgroeien, welzijn, wonen, werk en inkomen.

•

Sociaal maatschappelijke organisaties Naast de genoemde groepen en organisaties kan ook worden gedacht aan betrokkenheid van andere maatschappelijke organisaties en gelieerde organisaties, zoals kerken, onderwijsinstellingen, SMWO etc.

•

De gemeenteraad Vanzelfsprekend is de raad een belangrijke stakeholder in participatieve processen. De raad stelt het beleid ook vast. De raad vroegtijdig betrekken, diens mening meenemen, kijken naar de rol van de raad etc.

•

De interne organisatie - Het college Naast de raad is natuurlijk ook het college een belangrijke stakeholder. Hoe ziet het college de gewenste participatie, welke rol zien ze voor zichzelf en hoe verloopt het bestuurlijk-bestuurlijk (raad-college)en het bestuurlijk-ambtelijk samenspel in participatieve processen? - De burgemeester -

Het management (managementteam en teammanagers) Projectleiders en beleidsmedewerkers Overige medewerkers De ondernemingsraad

3.3 Strategische communicatie Strategische communicatie speelt een cruciale rol in het bevorderen van een effectief participatiebeleid. Het doel is om helderheid te scheppen over de processen, kaders en verwachtingen rondom participatie, zodat inwoners, ondernemers, medewerkers en andere stakeholders zich gehoord en betrokken voelen. Dit vraagt om een proactieve en geïntegreerde aanpak, waarbij zowel externe als interne communicatie wordt ingezet. Voor de externe stakeholders ligt de focus op: - Betrekken: Stakeholders betrekken bij de totstandkoming van de kaders/spelregels (geen uitvraag maar een toetsvraag / vooraf goed verwachtingen meegeven) - Transparantie: Inzicht geven in hoe en waarom beslissingen worden genomen. - Toegankelijkheid: Gebruik maken van begrijpelijke taal en passende communicatievormen. - Dialoog: interactie stimuleren door middel van enquêtes, bijeenkomsten, het denkmee platform en sociale media. Interne communicatie Intern richt strategische communicatie zich op het informeren, betrekken en motiveren van medewerkers, zodat zij goed voorbereid en betrokken zijn bij de uitvoering van het participatiebeleid. Dit omvat: - Informatievoorziening: Regelmatige updates over het beleid en de rol van medewerkers hierin, bijvoorbeeld via interne nieuwsbrieven en bijeenkomsten.

- Samenwerking: Het bevorderen van samenwerking tussen afdelingen om integraliteit te waarborgen in de aanpak van participatie.

6

-

4.

Opleiding en ondersteuning: Het aanbieden van trainingen en hulpmiddelen zodat medewerkers effectief kunnen bijdragen aan participatietrajecten. Feedback: het stimuleren van tweerichtingscommunicatie, zodat medewerkers ook hun input en ervaringen kunnen delen, wat bijdraagt aan een lerende organisatie.

Beheersaspecten

4.1 Opdrachtgevers Bestuurlijk opdrachtgever is wethouder Hanno Canters. Ambtelijk opdrachtgever is gemeentesecretaris Simone Bronsveld 4.2 Werkorganisatie Invullen samen met het MT. Zie punt a onder 4.3, Fase 1a. We vormen een kernteam; een klein slagvaardig team die de psrticipatieopdracht voor zowel spoor 1 als 2 oppakt. Onder 4.4 is een inschatting gemaakt van de benodigde capaciteit van betrokkenen. Daarnaast vormen we een klankbordgroep van collega’s die in de praktijk betrokken zijn bij participatietrajecten en hiermee dus ervaring hebben. Hun rol is reflectie op de stappen die worden gezet en de resultaten die daaruit komen. 4.3 Planning In de voorbereiding: - Bespreken met ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever - Afstemmen in het MT - Besluitvorming in het college

20 februari 13 maart 18 maart

Op hoofdlijn bevat dit spoor 2 (het participatieve traject) 2 fasen: 1. Komen tot opstelling en vaststelling van een participatiebeleid en een participatieverordening. 2. Opstellen en oppakken van het Uitvoeringsprogramma. Fase 1: Komen tot een participatiebeleid en -verordening: Voor deze fase, het realiseren van beleid en verordening werken we vanuit de bestuursopdracht ‘Kaders en spelregels voor inwoners- en overheidsparticipatie’, vastgesteld door de raad in zijn vergadering van 28 maart 2024. Deze bestuursopdracht is dus leidend. Fase 1a – Voorbereidingen a. Werkorganisatie vormen en kick-off. Mensen bij elkaar brengen en aan de slag. Dit geldt zowel voor het kernteam als de klankbordgroep

2e helft van maart 2025

Het kernteam bestaat uit: Een adviseur Staf Een communicatieadviseur Secretariële ondersteuning voor planning en organisatie Het MT geeft aan welke collega’s betrokken worden in de klankbordgroep. Voorzet voor samenstelling: RenM: Collega(‘s) met kennis van regelgeving nieuwe Omgevingswet WWL-beleid: Collega(‘s) met betrokkenheid dorpsraden, jongeren OW: Collega met externe betrokkenheid (Infra?) Let ook op spreiding drijfveren: creativiteit, groen, blauw, rood en een enthousiaste en positieve houding op het onderwerp.

b.

Scoop bepalen. Wat houden de verschillende aspecten in het ‘breder kader’ in? Nemen we die allemaal mee in deze fase? En zo ja hoe.

Maart-april 2025

7

In de implementatiehandleiding van de VNG 2 geeft men aan dat je kunt kiezen voor 2 varianten: • Variant 1 is een goede basisverordening. Hiermee wordt aan de verplichtingen uit de Gemeentewet voldaan. In de verordening staan de spelregels die gelden als de gemeente inwoners uitnodigt om te participeren. Ook het uitdaagrecht is uitgewerkt. • Variant 2 is voor gemeenten die participatie ruimer willen toepassen en verder willen ontwikkelen. Naast de opties uit variant 1 krijgen inwoners in variant 2 meer mogelijkheden om invloed uit te oefenen. Zij kunnen zelf met voorstellen komen en de gemeente vragen om ondersteuning om hun plannen uit te voeren. Binnen beide varianten zijn diverse keuzemogelijkheden om de verordening verder uit te breiden of af te stemmen op de lokale situatie. Met de keuze om in de raadsvergadering van april 2025 een participatieverordening vast te stellen is voor het voorstel al gekozen om variant 2 in te vullen. Bij dit plan van aanpak moeten we nog wel een keuze bepalen welke elementen uit het ‘breder kader’ we in dit project meenemen. Enkele elementen, met name een 2-tal moties, zijn redelijk specifiek. Zie ook het ‘breder kader’ en ‘afbakening’. c.

Externe ondersteuning werven. Afhankelijk van het benodigde budget hier snelle slag maken. En dus niet een uitgebreid offertetraject. In 2024 is al een onderzoek gedaan naar mogelijke marktpartijen. Externe ondersteuning is met name nodig bij het betrekken van de stakeholders en ook de interne organisatie. Dit is nodig voor expertise, snelheid en slagkracht!

Maart-april 2025

d.

Wat doen we nu al We beschrijven wat we nu al doen aan participatie.

April-mei 2025

Fase 1b – Ophalen informatie bij stakeholders e. Stakeholders, keuzes in betrekken hiervan. We bepalen welke stakeholders we in deze fase gaan betrekken en hoe. Zie ook par. 3.2 Voorzetje: - Inwoners: via enquête en / of ons Denk mee platform - Andere stakeholders in gesprek gaan (kijken of we combinaties kunnen maken) Dit is met name ook afhankelijk van de inbreng van de externe deskundigheid. In deze periode bereiden we de participatieve insteek voor de verschillende doelgroepen voor.

April-juni2025

Belangrijk aspect is om de interne organisatie (MT, teammanagers en medewerkers) intensief te betrekken! f.

Aan de slag met de stakeholders (ophalen) We halen de inbreng van de stakeholders (extern en intern) op door middel van: - Enquête - Interviews - Interactieve sessies

Mei-sept. 2025

2 Implementatiehandleiding VNG Model Participatieverordening 2024

https://vng.nl/sites/default/files/202412/bijlage_2_lb_24_051_implementatiehandleiding_vng_model_participatieverordening_2024.pdf

8

Voor de zomervakantie gaan we in ieder geval al in gesprek met de raad en college. g.

Verwerken resultaten De resultaten verwerken we en we stellen een concept participatiebeleid en verordening op.

Sept-okt 2025

h.

In gesprek met de raad over de uitkomsten We toetsen het opgestelde conceptbeleid en verordening op werkbaarheid en herkenning bij de raad

Nov. 2025

Fase 1c – Definitief en besluitvorming i. Vaststelling participatiebeleid en – verordening We maken het beleid en de verordening definitief en doorlopen het besluitvormingsproces. Hiervoor stellen we nog een concreet tijdpad op voor de bespreking besluitvorming in MT, college, commissie en raad

Januari 2026

Vervolgens gaan we aan de slag met de fase opstellen implementatieplan voor de uitvoering. a.

Opstellen Uitvoeringsagenda. Wat is nodig om de uitvoering op te pakken? Denk aan: Processen Kennis, vaardigheden Rollen, functionaris? Budget Externe ondersteuning? Etc.

Dec. 2025 - jan. 2026

b.

Uitvoeringsagenda oppakken.

Vanaf januari 2026

4.4 Budget Het benodigde budget in geld: Voor het participatieve traject om te komen tot participatiebeleid en -verordening is het wenselijk om hiervoor externe deskundigheid in te huren. Die is voornamelijk wenselijk op het punt van het betrekken van de verschillende externe en interne partijen. Voor die externe ondersteuning in fase 1 van het participatieve traject (spoor 2) is een budget nodig van naar schatting € 30.000. Met name het participatieve traject, maar ook de implementatie van de bais-participatieverordening vergt inzet van communicatie voor onder andere de opzet van een communicatieplan, het opstellen van communicatieboodschappen en het ondersteunen van het participatieve deel. De hiervoor benodigde capaciteit is niet beschikbaar. Hiervoor dient dus voor de duur van het project inhuur plaats te vinden. De kosten hiervan worden geraamd op € 40.000. De kosten van te houden bijeenkomsten voor workshops, (doen) maken van benodigde hulpmiddelen etc ramen we op € 10.000. Of in de fase van implementatie spoor 2 ondersteuning wenselijk is, is nu nog niet te voorzien. De totale raming voor eenmalige lasten komt daarmee uit op € 80.000. In de begroting 2025 is een budget beschikbaar van € 15.000. Aan extra budget is dus € 65.000 benodigd. Voorstel is om deze lasten bij te ramen uit de algemene middelen via de Bestuursrapportage 2025.

Het benodigde budget in capaciteit / uren:

9

Een inschatting van de benodigde tijd voor de verschillende leden van de projectgroep voor fase 1 vind je in bijlage 1. 4.5 Risicobeheersing en kwaliteitszorg Verwachtingsmanagement. Inwoner- en overheidsparticipatie is en blijft een lastig onderwerp. De uitgangspunten en voorwaarden voor een goed proces zijn talrijk en ingewikkeld; de kans op teleurstelling bij inwoners is serieus aanwezig en de juiste balans tussen participatie en onze democratie is complex. Dit vraagt voor het opstellen van kaders en voor concrete participatieprocessen om het goed managen van verwachtingen bij alle betrokken partijen. Ook in dit proces speelt dat een rol. We moeten aan de voorkant duidelijk maken dat we niet alle wensen kunnen realiseren.

10

Bijlage 1 Inschatting benodigde capaciteit voor betrokkenen voor fase 1: Activiteiten

Opdr.nemer

Comm.

Secr.

100

100

50

Klankbord 30

10

50

10

50

40

40

60

10

Bijeenkomsten met MT, teammanagers, college, raad en externe stakeholders Het tijdsbeslag zal mede afhangen van de insteek op externe stakeholders. De interne stakeholders en raad nemen we intensief mee.

40

40

30

10

Verwerken resultaten

40

40

15

10

Definitief en besluitvorming

25

20

Totaal tijdsbesteding

265

340

Bijeenkomsten kernteam en klankbordgroep, Insteek: 2-wekelijks korte bijeenkomst van max. 1 uur. Commuinicatie: - Opstellen en actueel houden van een communicatieplan - Opstellen communicatieboodschappen extern en intern, ook rondom bijeenkomsten / workshops Uitwerking en voorbereiding bijeenkomsten met stakeholders Insteek: De uitwerking en voorbereiding van bijeenkomsten leggen we vooral bij de externen. We zullen daar zelf toch ook tijd in moeten steken in meedenken.

5 155

65

-

11

Bijlage 2 Wat is de opdracht aan de externe ondersteuner in fase 1. We vragen aan de extern deskundige het volgende: • Advies hoe om te gaan met stakeholders: - Welke stakeholders (extern en intern) betrek je in deze fase? - Hoe doe je dat? In welke vorm, welk instrument? • Voorbereiding van: - Enquête(s) - Bijeenkomsten met interne en externe stakeholders • Begeleiding van bijeenkomsten. • Uitwerking resultaten van bijeenkomsten.

12