1387055 GVS Opdracht Doorontwikkeling P&C cyclus en Visie op planning & Control

Griffievoorstel Portefeuillehouder

: A.A. ten Cate

Afdeling

: Griffie

Behandelaar

: C Bus

Datum

: 25 februari 2025

Kenmerk

: 1387055

Onderwerp

: Opdracht 'Doorontwikkeling P&C cyclus' en 'Visie op planning & Control'

Voorstel 1. De opdracht 'Doorontwikkeling P&C cyclus' vast te stellen; 2. Kennis te nemen van de concept 'Visie op Planning & Control Schouwen-Duiveland', die als basis zal dienen voor de ontwikkeling van een visie op P&C; 3. De griffie te verzoeken de resultaten 2, 3 en 5 van de opdracht als regievoerder op te pakken; 4. Ten behoeve van beslispunt 3 in 2025 €6000,- beschikbaar te stellen, te dekken uit de algemene reserve en voor 2026 en 2027 elk €2000 te dekken uit de budgettaire ruimte; 5. Het college te verzoeken punt 4 'Procesmatige aanpak 'Passende P&C documenten en doorontwikkeling Visie' op te pakken en uiterlijk in september/oktober 2025 een Plan van Aanpak voor te leggen. 6. Ten behoeve van beslispunt 5 €25.000,- beschikbaar te stellen, te dekken uit de algemene reserve. Inleiding In Schouwen-Duiveland wordt al enkele jaren gesproken over het door ontwikkelen van de P&C cyclus. Het presidium heeft de auditcommissie gevraagd daarvoor een opdracht op te stellen met een aanpak voor verbetering. De auditcommissie is van mening dat als eerste stap naar een effectieve en efficiënte P&C cyclus een overkoepelende heldere visie op de P&C cyclus noodzakelijk is.

Wanneer duidelijk is wat de functie van de verschillende beleidsdocumenten in de cyclus is en welke rol raad, college en ambtelijke organisatie in de verschillende fasen hebben, kan de verdere uitwerking en invulling plaatsvinden. Nu ligt voor het de opdracht en een eerste (concept) Visie op Planning en Control om deze doorontwikkeling verder vorm te geven. Beoogd resultaat 1. Vaststelling van de opdracht ‘Doorontwikkeling P&C-cyclus’ 2. Kennisnemen van de concept-visie Planning & Control Schouwen-Duiveland, die als leidraad zal dienen voor de verdere doorontwikkeling. Argumenten 1.1. De doorontwikkeling van de P&C cyclus past bij de ontwikkeling van de raad De raad heeft aangegeven zich te willen ontwikkelen naar een maatschappelijke raad. Een maatschappelijke raad is zowel gericht op de samenleving als actief agenderend en kaderstellend. Een heldere P&C cyclus, gekoppeld aan de beleidscyclus en duidelijke documenten is daarin ondersteunend. 1.2. Advies van de accountant: focus, prioritering en samenspel De accountant heeft aandacht gevraagd voor een goede balans tussen realisatiekracht enerzijds en ambities en opgaven anderzijds. Die balans vraagt focus en prioritering en een goed samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie. 1.3. Basis voor bepalen moment van Algemene Beschouwingen Ook zijn er vragen over het karakter en het moment van de algemene beschouwingen.

Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden is een heldere visie op de P&C cyclus helpend om vervolgens duidelijkheid te kunnen geven wat precies onder een algemene beschouwing wordt verstaan en op welk moment in de cyclus deze het beste past. 1.4. Uitwerking van passende P&C documenten

Raadsleden ervaren de opbouw en inhoud van P&C-documenten (kadernota, begroting, burap, financiële rapportage en jaarstukken) als onvoldoende ondersteunend en informatief. De documenten zijn te omvangrijk en de relatie met het beleid (met de vastgelegde doelen, resultaten en te meten indicatoren) kan beter. Ook de ambtelijke organisatie is zoekend naar het juiste (detail)niveau van de aan te leveren informatie, zodat ook hun werkprocessen efficiënter worden en de informatiewaarde voor de raad stijgt. 2.1. Voor verdere uitwerking is een eerste Visie op Planning & Control als basis nodig Als eerste stap naar een effectieve en efficiënte P&C cyclus is een overkoepelende heldere visie op Planning & Control noodzakelijk. Wanneer duidelijk is wat de functie van de verschillende beleidsdocumenten in de cyclus is en welke rol raak, college en ambtelijke organisatie in de verschillende fasen hebben, kan de verdere uitwerking en invulling plaatsvinden. Het college zal deze conceptvisie als leidraad gebruiken voor de verdere (door)ontwikkeling en de definitieve versie ter vaststelling aan de raad voorleggen. 3.1. De griffie is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de raad De onderdelen nr. 2: 'Leertraject raad c.a.', nr 3: advies behandelwijze P&C documenten en nummer 5: doorontwikkeling auditcommissie, betreffen met name de kant van de raad.

Daarbij past een opdracht aan de griffie om hierop de regie te voeren en hier met externe ondersteuning danwel ambtelijke bijstand invulling aan te geven. 4.1. Externe begeleiding leertraject voor frisse blik en expertise Een externe begeleider kan de raad met een frisse blik laten zien wat de functie is van de verschillende fasen in de P&C cyclus en welke rol daarbij past en welke vragen gesteld kunnen worden. Voor externe begeleiding is budget nodig. 5.1. Het onderdeel 'Passend maken P&C documenten' past bij verantwoordelijkheid college. Het college stelt jaarlijks de P&C documenten op. Daarbij past dat ook de verantwoordelijkheid van de doorontwikkeling bij het college ligt. De raad zal met een klankbord betrokken worden in het proces. De griffie is adviseur. 6.1. Externe inspirerende blik en extra ondersteuning is gewenst Het geschetste ontwikkeltraject vergt extra capaciteit van de ambtelijke organisatie. Het is nuttig om te leren van en geïnspireerd te worden door ervaringen van andere gemeenten. Daarvoor is externe begeleiding in het traject gewenst. Kanttekeningen 2.1. Praktische, procesgerichte aanpak Er is gekozen voor een praktische procesgerichte aanpak. Een eerste Visie op Planning & Control vormt het uitgangspunt voor de verdere implementatie. Er is voor deze aanpak gekozen om sneller meters te kunnen maken en praktische verbeteringen aan te kunnen brengen.

De visie is gebaseerd op de visies en ervaringen van o.a. de gemeente Den Helder en Utrecht. De visie is een groeidocument, waarvan de basis staat, maar waar nodig aangescherpt en aangevuld zal worden.

Financiën Uit dit voorstel vloeien de kosten voort, waarvoor geen budget in de begroting is opgenomen. We stellen daarom voor deze kosten te dekken uit de algemene middelen en wel als volgt: Workshops raad - 2025: € 4.000 > algemene reserve - 2026: € 2.000 > budgettaire ruimte - 2027: € 2.000 > budgettaire ruimte Externe begeleiding en aanvullende capaciteit doorontwikkeling Passende P&C producten: - 2025: € 25.000 > algemene reserve - 2026 e.v.: p.m. te bepalen in Plan van Aanpak Doorontwikkeling auditcommissie - 2025: Externe ondersteuning: € 2.000 > algemene reserve Deze bedragen worden bijgeraamd op het griffiebudget binnen het programma Bestuur en Burgerzaken. Communicatie

Het presidium heeft de auditcommissie gevraagd om met een voorstel/bestuursopdracht te komen. Het is daarmee formeel het presidium dat als opdrachtgever het griffievoorstel met de bestuursopdracht met voorstel en visie van de auditcommissie doorgeleidt naar de raad. Vergelijkbaar met een initiatiefvoorstel kan het college het voorstel voorzien van een formeel advies, dat de raad bij zijn oordeel kan betrekken. De bestuursopdracht en visie zijn in samenwerking met de portefeuillehouder en ambtelijke organisatie tot stand gekomen. De bestuursopdracht en visie zijn voorbereid door de werkgroep P&C-cyclus van de auditcommissie. Daarin waren twee raadsleden, de portefeuillehouder financiën, het afdelingshoofd bedrijfsvoering 2 en de concerncontroller vertegenwoordigd, ondersteund door de plv. griffier, een bestuursadviseur en de teamleider financiën. Het MT heeft de concept-versie ten behoeve van het presidium besproken op 27 februari. Dit heeft geleid tot enkele verduidelijkende wijzigingen. Overige bestuurlijke reacties zullen worden meegenomen in het collegeadvies.

Uitvoering Leertraject, evaluatie en overdrachtsdocument: Griffie is ambtelijk projectleider Ambtelijke organisatie is adviseur Raad/college deelnemers Auditcommissie is klankbordgroep Plan van Aanpak ‘Passende P&C/Beleids-documenten’ College is opdrachtgever Ambtelijk projectleider Adviesrol griffie Externe adviseur (deskundigheid en klankbord op inhoud en proces) Auditcommissie als klankbordgroep Uitvoering Plan van Aanpak ‘Passende P&C/Beleids-documenten’ Benodigde organisatie voor de uitvoering wordt bepaald in het Plan van Aanpak (zie hierboven) Advies behandelwijze Auditcommissie jaarlijks advies aan presidium Doorontwikkeling auditcommissie Auditcommissie Accountant of externe begeleider Griffie Bijlagen 1. Opdracht Doorontwikkeling P&C cyclus 2. Visie op Planning & Control Schouwen Duiveland - concept Presidium van de gemeente Schouwen-Duiveland, J.Chr. van der Hoek MBA

P.M.W. Goossens-Smits

Voorzitter

Griffier