1387055 Bijlage 1 Bestuursopdracht doorontwikkeling PC cyclus

Opdracht Versie

Doorontwikkeling P&C-cyclus 0.7

Opsteller

Auditcommissie (in opdracht van presidium)

Aanleiding/ probleemstelling

Doorontwikkelen P&C-cyclus en algemene beschouwingen In Schouwen-Duiveland wordt al enkele jaren gesproken over het door ontwikkelen van de P&C-cyclus. Momenteel ligt het zwaartepunt van de P&C-cyclus bij de behandeling van de begroting in het najaar. Daar vinden de algemene beschouwingen plaats. Fracties delen in deze algemene beschouwingen hun visie en door middel van amendementen en moties hun concrete wensen voor de toekomst van Schouwen-Duiveland. De begroting zelf, waarin de concrete plannen voor het komende jaar worden vastgelegd, wordt nauwelijks besproken. De raad heeft aangegeven zich verder te willen ontwikkelen naar een zgn. ‘maatschappelijke raad’ (Onderzoek GriffieFit - bureau Necker november 2023). Een maatschappelijke raad is zowel extern gericht op wat er leeft in de samenleving, als actief agenderend en kaderstellend in het samenspel met college en ambtelijke organisatie. De accountant noemt de balans tussen realisatiekracht enerzijds en ambities en opgaven anderzijds een belangrijk aandachtspunt. Die balans vraagt focus en prioritering van de raad. Het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie vraagt om duidelijke en tijdige sturing en het meegeven van (financiële) kaders aan het college. Daarbij past de recente ontwikkeling van de kadernota van een financieel technische ‘thermometer’ naar een meer en meer strategisch inhoudelijk document.

Want hoe eerder in het proces hoe meer ruimte er voor de raad is om richting mee te geven en te sturen: wat zijn de financiële uitgangspunten en welke prioriteiten wil je het volgend jaar terugzien gelet op de ontwikkelingen? Verder wordt regelmatig de vraag gesteld wat de juiste plek voor de algemene beschouwingen is. Bij de begrotingsbehandeling of zou een verschuiving richting kadernota moeten plaatsvinden? Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden is een heldere visie op de P&C cyclus helpend om vervolgens duidelijkheid te kunnen geven wat we precies onder een algemene beschouwing verstaan en op welk moment in de cyclus deze het beste past. P&C-documenten en informatiewaarde raad Raadsleden ervaren de opbouw en inhoud van de P&C-documenten (kadernota, begroting, burap, financiële rapportage, jaarstukken) niet als ondersteunend en onvoldoende informatief. De documenten zijn te omvangrijk en een duidelijke relatie met het beleid (met de daarin vastgelegde te bereiken doelen, resultaten en te meten indicatoren) en de beleidscyclus van controleren en bijsturen is onvoldoende. Ook de ambtelijke organisatie is zoekend naar het juiste aggregatieniveau van de aan te leveren informatie, zodat ook hun werkprocessen efficiënter worden én tegelijkertijd de informatiewaarde voor de raad stijgt.

Opdracht auditcommissie Naar aanleiding van de evaluatie van de begrotingsbehandelingen 2023 en 2024 heeft het presidium de auditcommissie gevraagd met een voorstel te komen voor de begrotingsbehandeling in relatie tot de kadernota vanaf 2025. Daar zouden de volgende onderdelen in meegenomen moeten worden: • Moment van houden algemene beschouwingen; • Meer aandacht voor programmabegroting en minder debat over moties en amendementen; • Welke informatie heeft de raad daarvoor nodig in de programmabegroting; • Benodigde tijd voor behandeling Kadernota en begroting; • Diner tijdens begrotingsbehandeling, na afloop of op een andere dag De auditcommissie heeft aangegeven dat naast een advies over de behandeling van de behandeling van de begroting in relatie tot de kadernota een bredere voorstel noodzakelijk is, waarin de P&C-cyclus in samenhang wordt bezien. Het presidium heeft gevraagd hiervoor een opdracht uit te werken. Deze ligt nu voor. De auditcommissie is van mening dat als eerste stap naar een effectieve en efficiënte P&C-cyclus een overkoepelende heldere visie op de P&C-cyclus noodzakelijk is. Wanneer duidelijk is wat de functie van de verschillende beleidsdocumenten in de cyclus is en welke rol raad, college en ambtelijke organisatie in de verschillende fasen hebben, kan de verdere uitwerking en invulling plaatsvinden.

Tegelijk met het voorleggen van deze opdracht wordt daarom ook de Visie op Planning & Control Schouwen-Duiveland voorgelegd. Deze vormt als gezegd de basis voor verdere uitwerking.

Doel

1. Met de opdracht wordt beoogd te komen tot een duidelijker en efficiënter samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie met ruimte in het proces om van elkaar te leren en bij te sturen. 2. Raad, college en ambtelijke organisatie hebben helderheid over wat hun rol en verantwoordelijkheid is in de verschillende fasen van de P&C-cyclus en weten dit ook toe te passen. 3. De P&C documenten zijn handzaam en bevatten een heldere beschrijving van de maatschappelijke opgave, de maatschappelijke dilemma’s, duidelijke doelen, te bereiken resultaten en de indicatoren. In de cyclus is de voortgang (beleidsontwikkeling, realisatie en financiële stand van zaken) goed te volgen;

Resultaat

1. Visie P&C als basis voor uitwerking

In de concept Visie op Planning & Control Schouwen-Duiveland is aangegeven wat de visie op Planning & Control is, hoe de beleidscyclus zich hierin verhoudt en wat de rollen van de verschillende actoren zijn en wat de informatiewaarde van de verschillende documenten is. Met het voorleggen van deze opdracht wordt tevens de Visie op Planning & Control Schouwen-Duiveland voorgelegd als basis voor verdere uitwerking. Het is een groei- en ontwikkeldocument. Op basis van de ervaringen bij de uitwerking van de verschillende P&C-documenten wordt de visie verfijnd en aangevuld en ter vaststelling aan de raad voorgelegd. 2.

Leertraject Planning & Control-cyclus, evaluatie en overdrachtsdocument

Er worden in 2025 een tweetal workshops voor de raad georganiseerd, verdeeld over het jaar en gekoppeld aan de meest essentiële onderdelen van de planning & controlcyclus: de kadernota, begroting, bestuursrapportage en jaarrekening. . In de workshop wordt allereerst ingezoomd op de functie van het betreffende document in de P&C-cyclus en de relatie met de beleidscyclus. Aan de hand van de eigen documenten van Schouwen-Duiveland wordt bekeken welke informatie je in het betreffende document mag verwachten en welke rol je als raad hierin hebt te spelen. De raads- en commissieleden krijgen handvatten mee hoe het debat te voeren op basis van de visie op de P&C-cyclus. De onderlinge verbanden tussen de verschillende P&C-documenten wordt gelegd. Deze sessies worden zó gepland dat de concept-stukken door het college zijn aangeboden aan de raad, maar voor de feitelijke behandeling ervan. Met deze workshops wordt gestart in 2025 om als raad de rollen goed te kunnen ervaren. De ervaringen worden geëvalueerd en de conclusies en aanbevelingen worden in de overdracht aan de nieuwe raad meegegeven. Vervolgens zal met de nieuwe raad vergelijkbare sessies worden gehouden, te starten in het najaar 2026 voorafgaand aan de begrotingsbehandeling 2027. Dat is het moment dat getoetst kan worden of en hoe raadsen/of collegeprogramma zijn geconcretiseerd.

Desgewenst kan ook meer ingezoomd worden op bepaalde (actuele) beleidsthema’s zoals sociaal domein, verbonden partijen, grondexploitatie of de impact van inflatie en gebeurtenissen als oorlog en energiecrisis of een specifieke grote investeringsbeslissing. Door de sessies te herhalen ervaren raadsleden daadwerkelijk de samenhang in de P&C- en beleidsdocumenten en kunnen zij steeds beter hun rol pakken samen met college, ambtelijke organisatie en samenleving. 3. Advies behandelwijze

Er wordt een duidelijke behandelwijze voor de verschillende documenten in de P&C-cyclus opgesteld, passend bij de rollen en verantwoordelijkheden van de actoren en het gewenste samenspel. Deze wordt samen met de evaluatie, conclusies en aanbevelingen uit de workshops in de overdracht aan de nieuwe raad meegegeven. 4. Procesmatige aanpak ‘Passende P&C-documenten’

De verbetering van de informatiewaarde en omvang van de P&C-documenten wordt procesmatig aangepakt. In het komende half jaar worden de uitgangspunten (‘kapstok’) voor de uitwerking van de P&C- producten ontwikkeld. Tegelijk wordt een plan van aanpak opgesteld om vervolgens in 2 á 3 jaar de afzonderlijke producten systematisch op te pakken en te verbeteren. Hierbij wordt de verwerking van de herijkte Strategische Visie betrokken. Dit plan van aanpak ligt in september/oktober 2025 voor in de raad. 5. Doorontwikkeling auditcommissie

De auditcommissie bouwt verder aan haar professionaliteit en positie om een goede objectief adviserende rol te kunnen spelen richting raad, ondersteunend aan de hierboven genoemde ontwikkelingen. Scope

Gekozen wordt voor een praktische, procesgerichte aanpak. De visie die ten grondslag ligt aan de opdracht en opgenomen in bijlage 1 ‘Visie op Planning & Control Schouwen-Duiveland’ vormt het uitgangspunt voor de implementatie. Deze visie is gebaseerd op de visies en ervaringen van o.a. de gemeenten Den Helder en Utrecht. Doel van de opdracht is een stevige basis neer te zetten, waarbij alle fasen duidelijk zijn, de actoren rolbewust zijn en de te bespreken P&C-documenten daar dienstbaar aan zijn. Het gaat om een ontwikkelproces voor de komende 2 á 3 jaar. Nb! Gedurende het proces kan bepaald worden of de basis voldoende staat om daar al een verdieping op te geven. Voorbeelden in andere raden zijn bijvoorbeeld het met elkaar bepalen van de thema’s waarbij men als raad nauwer betrokken wil zijn en/of de gevoelens uit de samenleving via inspraak/participatie wil peilen. (bijvoorbeeld dialoogsessies in Schouwen-Duiveland). Deze verdieping hoort niet tot de scope van deze opdracht. De start van een nieuwe raadsperiode is een natuurlijk moment om te bepalen of de basis voldoende staat en een verdieping mogelijk is.

Financiën

•

Workshops raad: - 2025: 4000 euro - 2026: 2000 euro - 2027: 2000 euro

•

Externe begeleiding doorontwikkeling Passende P&C producten - 2025: 25.000 euro - 2026 e.v.: p.m. te bepalen in Plan van Aanpak

•

Doorontwikkeling auditcommissie - 2025: Externe ondersteuning: 2000 euro

Organisatie Uitvoering trainingen/workshops P&C-cyclus: - Griffie is regievoerder - Ambtelijke organisatie is adviseur - Raad/college zijn deelnemers - Auditcommissie is klankbordgroep Plan van Aanpak ‘Passende P&C/Beleids-documenten’ en (door)ontwikkelen ‘Visie op Planning & Control’ - College is opdrachtgever - Ambtelijk projectleider - Adviesrol griffie - Externe adviseur (deskundigheid en klankbord op inhoud en proces) - Auditcommissie als klankbordgroep Uitvoering Plan van Aanpak ‘Passende P&C/Beleids-documenten’ en (door)ontwikkelen ‘Visie op Planning & Control’ - Benodigde organisatie voor de uitvoering wordt bepaald in het Plan van Aanpak (zie hierboven) Advies behandelwijze - Auditcommissie jaarlijks aan presidium Doorontwikkeling auditcommissie - Auditcommissie - Accountant of externe begeleider - Griffie Planning en ureninzet

Planning besluitvorming voorstel: - Bespreking in werkgroep P&C 6 februari 2025 - Bespreking in auditcommissie 20 februari 2025 - Advies MT februari 2025 - Opdracht bespreken in presidium 11 maart 2025 met griffievoorstel - Advies college 18 maart 2025 - Bespreken agendacommissie (incl. reactie college) - Bespreken in commissie S&B 10 april - Besluitvorming 17 april gemeenteraad Planning uitvoering trainingen (voorbereiding onder voorbehoud besluitvorming): - April/Mei 2025 > training jaarrekening en kadernota - September/oktober > training begroting Planning uitvoering ‘Passende P&C-documenten’ en (door)ontwikkeling Visie op Planning & Control - Mei 2025 > startbijeenkomst - September 2025 > Plan van Aanpak in raad - Uitvoering Plan van Aanpak > 2025 – 2027

Bijlagen

-

Visie op Planning en Control Schouwen-Duiveland 0.5