1273259 Bijlage 2. Was-wordt overzicht instructie griffier 2019 vs. 2025

Wijzigingen instructie voor de griffier 2019 t.o.v. instructie voor de griffier 2025 Rood = een tekstuele aanpassingen Groen = een nieuwe aanvullende tekst

Artikel 1.1

Instructie 2019 - WAS Begripsbepalingen a. griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris; b. griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren; c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd; d. presidium: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies); e. termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

2:1

Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies. (vervallen) 2. Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. (vervallen)

Artikel 1

Instructie 2025 - WORDT Begripsbepalingen a. griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet; b. griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn/haar verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd; d. presidium: overleg met de taak aanbevelingen aan de raad te doen inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies; e. agendacommissie: overleg met de taak het voorbereiden van de agenda’s van de raadscommissies (en de raad) en toetsen van (technische) kwaliteit van de vergaderstukken; f. raadsplanning: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad. Vervallen

3:1

Taken en bevoegdheden 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en door de raad ingestelde commissies. (vervallen) - dubbel met 2.1 2. Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. (vervallen) - dubbel met 2.1 3. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan. 4. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

2

Algemene taken 1. De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden. 2. De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming. 3. De griffier ondersteunt de rekenkamer, onderzoekscommissies of de raad bij andere onderzoeken. 4. De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing. (nieuw) 5. De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies. 6. De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. (nieuw) 7. De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad. (nieuw) 8. De griffier heeft een vertrouwensfunctie voor de raads- en commissieleden. (nieuw)

3:2

Leiding en management 1. De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie. 2. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 3. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. 4. De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie. 5. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

6

Leiding en management 1. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 2. De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie. (nieuw) 3. De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie. (nieuw) 4. De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. (nieuw) 5. De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. (nieuw) 6. De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus. 7.

De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

1

8. De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee. 9. De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. 3:3

Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad. (wordt 6 lid 9) 2. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris. 3. De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. 4. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening. 5. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

4

Belangenbehartiger van de raad 1. De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris. 2. De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. 3. De griffier voert periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening. 4. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer. (nieuw) 5. De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. (nieuw) 6. De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties. 7. De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken. (nieuw)

3:4

Agendering 1. De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen. (wordt 5 lid 6) 2. De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad (en de raadscommissies). 3. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad. 4. De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. (wordt 5 lid 4)

3

Agendering 1. De griffier adviseert de agendacommissie, het presidium en de voorzitter van de raad bij het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten. 2. De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie en het presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning.

3:5

Bestuurlijke besluitvorming 1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. (wordt 2 lid 2) 2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming. 3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad. 4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester. 5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

5

Bestuurlijke besluitvorming 1. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming. 2. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad. 3. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. 4. De griffier controleert de volledigheid van de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad. (nieuw) 5. De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. 6. De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de (commissie)voorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen. (was 3:4 lid1) 7. De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, raadscommissies, presidium, agendacommissie en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies. (nieuw) 8. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad, het presidium en de agendacommissie. (nieuw) 9. De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan. (nieuw)

3:6

Onderzoek 1. De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81oa van de Gemeentewet. 2. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 3. De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

3:7

Communicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

Wordt 2 lid 3

7

Communicatie en voorlichting 1. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie. 2. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen, de raadsbesluiten en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

2

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven. 4. De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht. (vervallen) 3:8

4.1 ev.

3. De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger. Slotbepalingen - In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Vervallen

8

Slotbepalingen - In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de plaatsvervangend voorzitter van de werkgeverscommissie.

20241126 EG

3