1102574 Bijlage 3 Memo organisatievorm

Aan: werkgroep beheer en exploitatie Van: Synarchis Betreft: notitie organisatiemodel Cultuurpodium Brogum Datum: 3 juni 2024

1.

Deelopdracht organisatiemodel

In onze vorige notitie hebben wij geadviseerd over de uitgangspunten ten aanzien van eigendom, beheer en onderhoud. Deze notitie gaat in op de volgende stap; het beschrijven van een efficiënt organisatiemodel voor Stichting Brogum met een planning & control model voor de afstemming met en de verantwoording aan de gemeente. Om tot een uitwerking te komen hebben er medio februari gesprekken plaatsgevonden tussen de betrokken ambtenaren van de gemeente Schouwen-Duiveland en Synarchis en tussen Stichting Brogum en Synarchis.

2.

Huidig organisatiemodel

Stichting Brogum bestaat in haar huidige vorm uit een vierkoppig bestuur dat bestaat uit een voorzitter, penningmeester, secretaris en een algemeen bestuurslid. Onder aansturing van een fulltime directeur zijn een zestal coördinatoren verantwoordelijk voor de werkzaamheden op hun vakgebied. Deze verantwoordelijkheid strekt zich tot de kwaliteit van de werkzaamheden en de inzet van voldoende onbetaalde vrijwilligers. De coördinatoren werken op vrijwillige maar geenszins vrijblijvende basis en ontvangen een vaste vrijwilligersvergoeding van € 150,-- per maand voor hun diensten. De salariskosten voor de directeur bedragen circa € 74.000,-- en worden volledig door de gemeente gesubsidieerd. Bestuurders en vrijwilligers bieden hun diensten onbezoldigd aan. Onderstaand organogram geeft de huidige vorm weer:

Ontstaan van de huidige organisatievorm Het organogram zoals hierboven getoond is sinds 2022 van kracht. Tot dit jaartal bestond de directeursfunctie niet en werden de coördinatoren rechtstreek door het bestuur aangestuurd. De aanstelling van de directeur is een direct gevolg van de door de stichting op 28 september 2021 aangevraagde, en door de gemeente op 10 december 2021 gehonoreerde*, subsidieaanvraag met als doel “een verbredings- en kwaliteitsslag te maken conform haalbaarheidsonderzoek”. Met het

Kade 52 • 3371 EP Hardinxveld-Giessendam

0184 616 544

info@synarchis.nl www.synarchis.nl

1

haalbaarheidsonderzoek wordt het rapport van 4advies en St. Green Stages bedoeld, waarin twee verbouwingsscenario’s zijn voorgesteld voor vernieuwd Cultuurpodium Brogum. Door Stichting Brogum is in 2023 een takenpakket voor de directeur beschreven. Naast de algemene/structurele taken die bij deze functie behoren, is ook de taak “verantwoordelijk voor het nieuwbouwproces, onderhoudt contract met de gemeente Schouwen-Duiveland en fungeert als contactpersoon bussen bestuur en gemeente” opgenomen. De verantwoordelijkheid voor het nieuwbouwproces is uiteraard een tijdelijke taak, die eindigt als het nieuwe Brogum in gebruik wordt genomen. Opmerkingen ten aanzien van de huidige organisatievorm De aangestelde directeur is dezelfde persoon als de voorzitter van het bestuur. Dit maakt de stichting sterk afhankelijk van één persoon. Het wegvallen van deze persoon stelt de stichting direct voor zeer grote uitdagingen. De huidige structuur maakt de stichting daarmee kwetsbaar. Daarnaast ligt er dusdanig veel verantwoordelijkheid bij één persoon dat dit risico’s met zich mee brengt in de verantwoordingssfeer, zoals ook aangegeven in de Governance Code Cultuur 2019. Toch achten wij, gezien het ontwikkeltraject richting een nieuw Brogum en het ontbreken van ongewenste belangenverstrengeling, de huidige organisatievorm voor dit moment praktisch gezien het meest passend.

De coördinatoren ontvangen een vaste maandelijkse vergoeding van € 150,-- voor gemiddeld 6 uur per maand. Dit lijkt op het eerste gezicht een behoorlijke hoge vrijwilligersvergoeding. De stichting geeft aan dat de functie eveneens inhoudt dat de coördinator zelf als onbetaalde vrijwilliger dient in te springen indien zij niet genoeg vrijwilligers kan inzetten. De vergoeding voor de verantwoordelijkheden die met de functie gepaard gaan kunnen als passend beschouwd worden. De stichting kent momenteel circa 60 onbetaalde vrijwilligers. * per brief van 18 november 2022 is aangegeven dat de verstrekte subsidie niet juist was en is er een nieuw subsidie verstrekt.

3.

Governance Code Cultuur 2019

Governance gaat over het besturen en de continuïteit van organisaties. Daarnaast speelt governance een belangrijke rol in het vertrouwen en de legitimiteit die de organisaties in de buitenwereld genieten. Bewust omgaan met governance is essentieel voor de versterking van culturele organisaties en voor een gezonde sector. De Governance Code Cultuur biedt een normatief kader voor goed bestuur en toezicht in culturele organisaties. Er heerst soms verwarring over de taakverdeling tussen bestuur en toezicht. Er is een scherpere afbakening van de verschillende rollen gewenst om rolverwarring of zelfs rolvermenging te voorkomen. Toepassing Governance Code (“Code”) De Code is een instrument voor goed bestuur en toezicht en biedt handvatten voor het handelen in situaties die ingewikkeld zijn, zoals bijvoorbeeld in het geval van belangenverstrengeling. De Code gaat over het gehele besturingsproces van een organisatie: beleid, besluitvorming, uitvoering, toezicht en verantwoording. De Code is ook een instrument voor financiers in de cultuursector (overheden, fondsen en private financiers). Zij gebruiken de Code als referentiekader bij het beoordelen van een aanvraag om financiële middelen en de verantwoording over de besteding ervan door de culturele organisatie. De Code is toepasbaar op een drietal besturingsmodellen.

We beschrijven hier deze modellen waarna we de voor- en nadelen benoemen. 3.1

Raad-van-toezicht-model

Functionering Dit model gaat uit van een raad van toezicht die de handelswijze van het bestuur controleert. Het bestuur neemt het initiatief voor het verankeren van de Code in de organisatie en draagt zorg voor het naleven van de Code door de organisatie. De raad van toezicht houdt toezicht op het naleven van de Code en evalueert dit jaarlijks. Het bestuur stelt de rechtsvorm en het besturingsmodel van de organisatie vast na overleg met en instemming van de raad van toezicht. 2

Toezichthouders nemen geen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden over die tot de verantwoordelijkheid van het bestuur behoren en andersom. Het bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht. Het bestuur rapporteert aan de raad van toezicht over contacten met de externe belanghebbenden. De raad van toezicht vervult zijn rol vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. De raad van toezicht toetst of het bestuur bij de uitoefening van zijn taken een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en de belangen van de interne en externe belanghebbenden. De leden van de raad van toezicht houden actief, kritisch en op stimulerende wijze toezicht. Zij bewaken de maatschappelijke doelstelling en de continuïteit van de organisatie. De raad van toezicht geeft het bestuur de ruimte voor ondernemerschap. De raad van toezicht bespreekt ten minste eenmaal per jaar met het bestuur het functioneren van het bestuur en de onderlinge samenwerking. De raad van toezicht bestaat uit ten minste drie leden. De samenstelling is zodanig dat hij zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol naar behoren kan vervullen. De raad van toezicht waarborgt de onafhankelijkheid, deskundigheid en diversiteit in zijn samenstelling.

De organisatie maakt vacatures in de raad van toezicht openbaar en werft nieuwe toezichthouders op basis van profielschetsen en via een transparante procedure. De maximale zittingstermijn voor toezichthouders bedraagt tweemaal een periode van ten hoogste vier jaar. Voordelen Dit is een beproefd model in de cultuursector. Dit model borgt een strikte scheiding in functies en waarborgt de maatschappelijke doelstelling van de organisatie optimaal.

Nadelen In dit model handelt de raad van toezicht op afstand. Kennis en kunde van de leden van de raad van toezicht zijn maar beperkt toepasbaar op de organisatie door de strikte scheiding in verantwoordelijkheden. Het vinden en benoemen van geschikte toezichthouders waarbij affiniteit met de organisatie en het werkveld gewenst is kan in kleine gemeenschappen een lastige opgave zijn. Het raad-van-toezicht-model leent zicht door de omvang in mindere mate voor relatief kleine exploitaties zoals Brogum. 3.2 Bestuur-directie-model Functionering In dit bestuursmodel is het bestuur verantwoordelijk voor zowel de voorbereiding, vaststelling als de uitvoering van het beleid. Het bestuur mandateert aan de directie. In de organisatie draagt het bestuur de verantwoordelijkheid voor het naleven van de Code. Het bestuur neemt het initiatief voor het verankeren van de Code in de organisatie en draagt zorg voor het naleven van de Code door de organisatie. Het bestuur houdt toezicht op het naleven van de Code en evalueert dit jaarlijks. Het bestuur stelt de rechtsvorm en het besturingsmodel van de organisatie vast. De organisatiestructuur en financiële inrichting zijn helder en maken een eenduidige toedeling mogelijk van de bestuurlijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Afspraken over wat er gemandateerd wordt aan een directie liggen vast in een reglement.

Het bestuur heeft als taak ook bij mandatering nadrukkelijk aandacht te hebben voor de volgende zaken: De strategie, identiteit en continuïteit van de organisatie; Naleving van wet- en regelgeving; De bedrijfsvoering, het risicobeheer en het zakelijk beleid. De directie wordt benoemd door het bestuur en is in dienst van de organisatie. De directie maakt dus geen deel uit van het bestuur. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur en geeft deze alle informatie die nodig is voor het goed kunnen functioneren van het bestuur. Het bestuur blijft in alle opzichten eindverantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering.

3

Het bestuur kan intern taken, aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden verdelen. In dat geval legt het bestuur zijn onderlinge taak- en verantwoordelijkheidsverdeling en werkwijze vast in het bestuursreglement. Bestuursleden en directieleden zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar. Een voormalig directeur kan gedurende een periode van vier jaar geen bestuurslid van de organisatie zijn. Het bestuur bestaat uit ten minste drie leden. Het bestuur waarborgt de onafhankelijkheid, deskundigheid en diversiteit in zijn samenstelling. De organisatie maakt vacatures in het bestuur openbaar en werft nieuwe bestuursleden op basis van profielschetsen en via een transparante procedure. De maximale zittingstermijn voor bestuursleden bedraagt tweemaal een periode van ten hoogste vier jaar. De organisatie legt dat statutair vast. Voordelen Het bestuur blijft actief betrokken bij de bedrijfsvoering van de organisatie. De kennis en kunde van de bestuursleden kunnen op eenvoudige wijze worden ingezet ten behoeve van de organisatie. Doordat het bestuur een directie aanstelt zijn de uitvoerende taken geborgd. Dit maakt de organisatie minder kwetsbaar in de uitvoering en verlicht de druk op de werkzaamheden van het bestuur.

Bestuursleden zijn over het algemeen woonachtig in de directe omgeving van de organisatie en hebben een sterke(re) affiniteit met de lokaal aangeboden activiteiten dan toezichthouders. Dit heeft een positief effect op de bedrijfsvoering. Nadelen Het vinden van bestuursleden is lastig. Doordat er in dit model geen uitvoerend bestuur is wordt dit nadeel enigszins gecompenseerd. In de situatie van Brogum betekent dit dat de directeur als bestuurslid zal moeten aftreden. 3.3 Bestuursmodel zonder directie Dit model is nagenoeg gelijk aan het vorige model met het verschil dat het bestuur niet alleen de eindverantwoordelijkheid draag voor beleid en uitvoering, maar dit beleid ook daadwerkelijk zelf uitvoert. Dit model is feitelijk het model dat tot 2022 door Cultuurpodium Brogum werd gehanteerd en toen niet langer als wenselijk/toekomstbestendig werd beschouwd. De operationele uitvoering is in dit model dusdanig afhankelijk van het bestuur dat de daaraan verbonden kwetsbaarheid van de organisatie geen recht doet aan de investeringen in het Cultuurpodium en de hogere ambities die hier mee samenhangen.

4.

Toekomstig organisatiemodel

In het vorige hoofdstuk hebben wij de Governance Code Cultuur en de daarmee toepasbare organisatiemodellen beschreven. In dit hoofdstuk adviseren wij over het te hanteren model. Gekozen model Het meest geschikte model voor het nieuwe Cultuurpodium Brogum is het bestuursmodel met directie. Dit model is passend bij de omvang van de stichting, de ambities, de wensen en de mogelijkheden van het Cultuurpodium. De kracht van dit model ligt in de betrokkenheid van de bestuursleden en de expertise van de directeur. Operationele ondersteuning van de directie door beroepskrachten is in deze nieuwe situatie gewenst. De inhoud en omvang van de werkzaamheden van deze betaalde functies is ter beoordeling van de directie en mede afhankelijk van de beschikbaarheid van zowel de kwaliteit als kwantiteit van coördinerende vrijwilligers. Richtinggevend bestaat de ondersteuning van de directeur uit een operationeel medewerker (horeca & facilitair) en een medewerker programmering & marketing. De directeursfunctie wordt momenteel fulltime uitgevoerd en bestaat onder andere uit de (tijdelijke) taak “een verbredings- en kwaliteitsslag te maken” en “verantwoordelijk (nemen) voor het nieuwbouwproces”. Wij bevelen aan de omvang en inhoud van de directeursfunctie opnieuw te beoordelen wanneer de organisatie van het nieuwe Brogum gestart en kwalitatief geborgd is.

4

Noot: Het jaarlijkse festival Anywave maakte tot voor kort onderdeel uit van Stichting Brogum. Inmiddels is voor Anywave een nieuwe, zelfstandige stichting opgericht, waarmee een heldere scheiding met de exploitatie van Cultuurpodium Brogum is gerealiseerd. De organisatie zou er met dit gekozen model als volgt uit kunnen zien:

Financieel De subsidie 2024 voor Stichting Brogum bedraagt in totaal bijna € 118.000,-- en is als volgt opgebouwd: € 74.000,-- subsidie voor de salariskosten van de directeur. € 38.767,-- budgetsubsidie voor de exploitatie. € 5.000,-- subsidie regio-arrangement. Met het oog op de ambities, die verband houden met het nieuwe Brogum, en de voorgestelde (beperkte) verdere professionalisering van de organisatie met twee staffuncties, adviseren wij om voor het nieuwe Brogum, naast de budgetsubsidie voor de exploitatie, de subsidie voor de salariskosten te verhogen van € 74.000 tot maximaal € 150.000 (prijspeil 2024). Het is aan het stichtingsbestuur in samenspraak met de directeur (belast met de algemene & zakelijke leiding van Cultuurpodium Brogum) om binnen dit taakstellend budget de functies in te vullen. De bandbreedte van € 125.000 à € 150.000 houdt verband met de wijze van aanstelling. In de huidige situatie wordt de directeur ingehuurd op basis van een ZZP-constructie. Met het oog op de continuïteit binnen de organisatie is het in de in de nieuwe situatie verstandig rekening te houden met het aanstellen van medewerkers in loondienst. Planning & Control De Governance Code Cultuur stelt heldere kaders voor goed bestuur en toezicht bij culturele organisaties. De Code is eveneens een referentiekader voor de verantwoording van de culturele organisatie aan haar financier(s).

De Code is voornamelijk gericht op het Raad-van-toezicht-model. Voor het Bestuur-directie-model is een separate versie opgesteld (zie bijlage). Deze versie is van toepassing op ons geadviseerd bestuursmodel voor Cultuurpodium Brogum. De door de gemeente verstrekte subsidie dient door Stichting Brogum verantwoord te worden. Daarbij worden de principes uit de Code gevolgd. De principes zijn ruim opgezet en per principe worden aanbevelingen gedaan. Daar waar van de 5

aanbevelingen wordt afgeweken dient dit te worden verantwoord. De uitvoering van deze versie van de Code biedt de gemeente houvast. Omdat de Code veel ruimte laat voor praktische invullingen doen wij onderstaande aanbevelingen: Het bestuur bestaat uit minimaal 3 bestuursleden (voorzitter, penningmeester en secretaris) eventueel aangevuld met 1 of 2 algemene bestuursleden. Wij stellen voor dat de gemeente (college van Burgemeester en Wethouders) het recht heeft om de voorzitter te benoemen. Het stichtingsbestuur gaat zelf over de benoeming van de overige bestuursleden. Minimaal jaarlijks vindt er bestuurlijk overleg plaats tussen Stichting Brogum en de gemeente. In dit overleg worden de resultaten verantwoord en wordt vooruitgekeken op het nieuwe jaar. Minimaal tweemaal per jaar vindt ambtelijk overleg plaats tussen de directeur van Stichting Brogum en de accounthouder van de gemeente. De agenda omvat onder andere: De ontwikkeling van het bezoek c.q. het gebruik van Cultuurpodium Brogum; Het verloop van inkomsten en uitgaven op alle baten- en kostenposten van de exploitatiebegroting met een toelichtende verklaring op afwijkingen; De bereikte resultaten op het gebied van de uitvoering van het activiteitenoverzicht; De toekomstige programmering; Organisatorische ontwikkelingen. Naast de planning & control cyclus vanuit de subsidierelatie is er ook verhuurder-huurder relatie.

Vanuit die invalshoek adviseren wij minimaal jaarlijks een overleg tussen de onderhoudsverantwoordelijke van de gemeente en de directeur van Stichting Brogum. 4.1 Uitkomsten overleg 21 maart 2024 Deze notitie is op 21 maart 2024 besproken met de betrokken ambtenaren en met de directeur van Brogum. De belangrijkste uitkomsten van dit overleg kunnen als volgt worden samengevat: Bestuur en directie hebben voorkeur voor het Raad-van-toezicht-model met als belangrijke redenen: De negatieve ervaringen in het verleden, waarin bestuursleden te vaak vanuit eigen belangen en inzichten te nauw betrokken waren bij de uitvoering. De verwachting is dat met een bestuur op afstand deze situatie in de toekomst voorkomen wordt. De verwachting dat het makkelijker zal zijn om bestuursleden voor stichting Brogum te vinden in de rol van toezichthouder dan in een meer actieve, ondersteunende rol. Vanuit de negatieve ervaringen in het verleden is er bij de rest van de werkgroep begrip voor de argumenten. Maar met het oog op de toekomst wordt onderstreept dat het bestuur-directie-model belangrijke voordelen heeft. Bestuursleden kunnen ten behoeve van Brogum, maar altijd binnen de kaders van hun taken en verantwoordelijkheden, hun expertise inzetten ter ondersteuning van de professionals. Dit verbreedt ook het draagvlak binnen de organisatie, waarmee de afhankelijkheid van de directeur beperkt wordt.

Afgesproken is dat stichting Brogum en de gemeente gezamenlijk zullen optrekken bij het vinden van capabele bestuursleden. Afhankelijk van het profiel van deze bestuursleden wordt bepaald of een model wordt ingericht, waarin de bestuurders een meer ondersteunende rol vervullen of zich focussen op hun toezichthoudende rol (maatwerk). Indien gedurende de exploitatie van het nieuwe Brogum blijkt dat het Bestuur-directie-model niet naar tevredenheid functioneert en/of blijkt dat er onvoldoende (capabele) bestuursleden beschikbaar zijn c.q. blijven, dan treden partijen in overleg over aanpassing van het organisatiemodel.

6