1102574 Bijlage 2 Memo eigendom en onderhoud

Aan: werkgroep beheer en exploitatie Van: Synarchis Betreft: Eigendom en onderhoud Cultuurpodium Brogum Datum: 13 februari 2024

1. De opdracht In de raadsbrief van 30 mei 2023 heeft het college de raad geïnformeerd over onder meer de voorwaarden met betrekking tot de verdere ontwikkeling en exploitatie van Cultuurpodium Brogum. In deze brief wordt het voornemen geuit om het vernieuwde pand na realisatie over te dragen aan Stichting Brogum, echter wordt gesteld de optie van het in eigendom houden van het pand nader te onderzoeken. Eveneens wordt vermeld dat de verdeling van beheer- en onderhoudstaken nader en passend uitgewerkt wordt. Deze notitie heeft betrekking op de uitwerking van beide onderwerpen. Om tot een uitwerking te komen hebben er medio januari gesprekken plaatsgevonden tussen de betrokken ambtenaren van de gemeente Schouwen-Duiveland en Synarchis en tussen Stichting Brogum en Synarchis.

2. Eigendom In de huidige situatie is de gemeente Schouwen-Duiveland eigenaar van het gebouw en is Stichting Brogum huurder. Deze relatie is niet reproduceerbaar vastgelegd in een (huur)overeenkomst waardoor ook nadere afspraken niet bekend zijn. In de praktijk is de gemeente verantwoordelijk voor het planmatig en preventief onderhoud. Planmatig onderhoud behelst het onderhoud gericht op het voorkomen van defecten, op een gestructureerde wijze in de tijd. Dit zijn de zogenoemde vervangingsinvesteringen. Het preventief onderhoud betreft onderhoud gericht op het voorkomen van defecten al dan niet op contractbasis. Het dagelijks onderhoud wordt door de stichting verzorgd en richt zich op het herstellen van kleine gebreken na bijvoorbeeld de melding van een klacht. De huidige staat van het gebouw is slecht en voldoet niet aan de eisen van deze tijd. Naar aanleiding van een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd in 2021 door Stichting Green Stages heeft de gemeenteraad ingestemd met (ver)nieuwbouw van Cultuurpodium Brogum en bepaald dat, vanuit zowel financieel als juridisch oogpunt, het bouwheerschap bij de gemeente gelegd wordt. Via een amendement bij de Kadernota 2021 is aangegeven dat het gebouw na oplevering overgedragen dient te worden aan Stichting Brogum. De relevante aspecten met betrekking tot het eigendom hebben wij onderstaand opgesomd en met betrokken partijen besproken.

Financiële betrokkenheid Overdracht gebouw ➢

Als de gemeente het gebouw in eigendom overdraagt dient de Stichting het gebouw te verkrijgen tegen de ‘totale bouwsom einde project’. Zonder eigen middelen zal zij hiervoor een financiering moeten ophalen die in de praktijk enkel door de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG) en tegen strenge voorwaarden verstrekt wordt. Voorwaarde is onder andere een onvoorwaardelijk en onherroepelijk borgstellingsbesluit van een decentrale overheid (in dit geval college B&W van de gemeente Schouwen-Duiveland), waarbij zij borg staat voor de afgesloten lening te vermeerderen met de pro rata parte aan dit bedrag toe te rekenen boeten, kosten en wettelijke en overeengekomen renten.

➢

Er zal gelijktijdig met de overdracht een overeenkomst met recht van opstal afgesloten moeten worden.

➢

Mogelijk dat de gemeente voorafgaand aan de overdracht het eigen vermogen van de stichting dient aan te vullen tot een gewenst bedrag.

➢

Het exploitatieresultaat van het Cultuurpodium is niet voldoende om (onder andere) de kapitaallasten te dekken waardoor een exploitatievergoeding vanuit de gemeente noodzakelijk is.

Ook als het eigendom van het nieuwe Cultuurpodium is overgedragen blijft de financiële betrokkenheid van de gemeente groot. Kade 52 • 3371 EP Hardinxveld-Giessendam

0184 616 544

info@synarchis.nl www.synarchis.nl

1

In eigendom houden van het gebouw ➢

Als de gemeente besluit het gebouw in eigendom te behouden dient zij zelf voor (mogelijke) financiering te zorgen.

➢

Er ontstaat vervolgens een verhuurder-huurder relatie tussen de gemeente en de stichting. De gemeente kan de kapitaallasten doorrekenen in de huurprijs (kostprijs dekkend).

➢

Ongeacht de keuze voor kostprijs dekkende huur zal de stichting om financieel gezond te exploiteren afhankelijk zijn van een exploitatievergoeding.

Vanzelfsprekend is de financiële betrokkenheid van de gemeente bij het (nieuwe) Cultuurpodium eveneens groot. De financiële gevolgen ➢

Bij overdracht van het gebouw zullen de rentelasten als gevolg van de financiering bij BNG zeer aannemelijk hoger zijn dan bij een financiering door de gemeente. Hogere kapitaallasten betekenen voor de stichting hogere kosten waardoor de benodigde subsidie voor een toekomstbestendige exploitatie ook hoger zal zijn dan in de situatie waar het gebouw tegen een kostprijs dekkend bedrag van de gemeente wordt gehuurd.

➢

Het overdragen van het gebouw en het verkrijgen van een financiering door de stichting gaat met hogere eenmalige kosten gepaard dan wanneer er op basis van een huurovereenkomst een contractuele relatie wordt aangegaan.

➢

Het financiële risico dat de gemeente loopt bij discontinuïteit van de stichting is in het geval van borgstelling groter aangezien zij ook borg staat voor eventuele additionele renten, kosten en boetes bij wanbetaling. Daarnaast loopt zij risico over het mogelijk geïnvesteerde bedrag in het eigen vermogen van de stichting.

Grip op de toekomst In het verlengde van de financiële gevolgen bezien we wat in beide situaties de gevolgen zijn voor het gebouw indien stichting Brogum om welke reden dan ook niet meer in staat is de exploitatie voort te zetten: ➢

Als het gebouw overgedragen is heeft de gemeente in beginsel geen directe controle over de toekomst van het gebouw. Zij is slechts borgsteller. In de verkoopovereenkomst kunnen voorwaarden opgenomen worden (1e recht terugkoop). Hieraan zal echter een (behoorlijke) doorlooptijd verbonden zijn.

➢

Als het gebouw in eigendom blijft dient slechts de huurovereenkomst opgezegd te worden waarna de gemeente (op korte termijn) de volledige controle op het gebruik en de toekomst van het gebouw heeft.

➢

Als exploitanten in financiële problemen komen zal dit in veel gevallen tot uiting komen in een betalingsachterstand op de periodieke verplichtingen, zoals huurpenningen of leningen. In de hoedanigheid van verhuurder zal de gemeente eerder inzicht hebben in potentiële financiële problemen van de stichting doordat huurpenningen niet of te laat worden betaald, dan dat de gemeente als borgsteller van een financiering bij BNG hierover geïnformeerd wordt.

Operationele betrokkenheid De eigendomssituatie heeft feitelijk geen effect op de operationele betrokkenheid van de gemeente bij de exploitatie van het Cultuurpodium. Mogelijke betrokkenheid wordt in de subsidieverplichtingen vastgelegd waarin de eigendomssituatie geen rol speelt. Advies Op basis van bovenstaande beschouwing, hieronder schematisch samengevat, adviseren wij het eigendom van het gebouw bij de gemeente Schouwen-Duiveland te houden. Vanuit gemeentelijk vastgoed-/accommodatiebeleid zijn er geen voorwaarden die bepalen dat eigendom van dit soort voorzieningen afgestoten dient te worden. Sterker, het is in de gemeente Schouwen-Duiveland gebruikelijk dat de gemeente optreedt als eigenaar van gebouwen met een maatschappelijke waarde als het Cultuurpodium. Dit is ook het landelijke beeld en is bevestigd tijdens het recente werkbezoek aan podia in Leiden en Dordrecht. Wij hebben dit onderwerp met zowel de betrokken ambtenaren als de stichting besproken. Zij onderschrijven het advies. Aspecten Financiële betrokkenheid Financiële risico’s Grip op continuïteit

Behouden Hoog Beperkt Groot

Eigendom Afstoten Hoog Redelijk Beperkt 2

3. Onderhoud Het onderhoud is onder te verdelen in vervangingsonderhoud, preventief onderhoud en dagelijks onderhoud. Normaliter is de gebouweneigenaar verantwoordelijk voor het vervangingsonderhoud en de huurder/exploitant voor het overige onderhoud. De voorgaande keuze ten aanzien van het eigendom raakt in eerste instantie dus ook de keuze voor de onderhoudsverdeling. Als het gebouw tegen ons advies in wordt overgedragen aan de stichting wordt in beginsel ook het volledige onderhoud overgedragen. Wij gaan er in onderstaande analyse vanuit dat ons advies ten aanzien van het eigendom wordt opgevolgd. Analyse ➢

De gemeente heeft een eigen vastgoedafdeling. Deze afdeling beheert en onderhoudt meerdere gemeentelijke gebouwen en is geëquipeerd om vervangings- en preventief onderhoud uit te voeren/ te coördineren. Het inzetten van deze bestaande organisatie waarborgt ervaring en biedt mogelijke synergievoordelen op het uitvoeren van dit onderhoud. Hierdoor zijn de onderhoudskosten zeer waarschijnlijk lager dan wanneer de stichting verantwoordelijk is voor dit deel van het onderhoud. Zij heeft de genoemde ervaring niet en zal hiervoor externe expertise moeten inkopen. Per saldo zal de financiële bijdrage van de gemeente (onderhoud en subsidie) het laagst zijn wanneer zij het vervangings- en preventief onderhoud bij zichzelf houdt. Aandachtspunt hierbij is dat de gemeente voldoende budget aanhoudt om ook daadwerkelijk het in het MJOP opgenomen onderhoud uit te voeren.

➢

Het dagelijks onderhoud kan verzorgd worden door (vrijwilligers van) de stichting. Het gaat hierbij om klein eenvoudig onderhoud zonder benodigde specialistische kennis. Op deze wijze blijven de kosten het laagst zonder dat er een verhoogd risico ontstaat.

➢

Het volledige onderhoud van het inbouwpakket wordt in beginsel bij de stichting gelegd. Zij heeft de specifieke (technische) kennis in huis om dit onderhoud te verzorgen. In een later stadium kan op basis van een demarcatielijst (kruisjeslijst) gedetailleerder onderscheid gemaakt worden ten aanzien van de verantwoordelijkheden voor dit onderhoud.

➢

De gemeente heeft een storingsdienst beschikbaar tijdens kantooruren. Het is wenselijk dat de stichting gebruik kan maken van deze al aanwezige dienst. Aandachtspunt zijn de storingen buiten kantooruren. Hier dient de stichting in acute gevallen zelf actie te ondernemen, gebruik makend van de gemeentelijke contractpartij. De verrekening van kosten vindt vervolgens later plaats.

Advies Wij adviseren om het vervangingsonderhoud en het preventief onderhoud risicodragend onder te brengen bij de gemeente en het dagelijks onderhoud en het technische specifieke onderhoud (denk aan licht en geluid) bij de stichting. Op deze wijze wordt de kracht van beide organisaties optimaal benut wat leidt tot financiële voordelen en borging van de kwaliteit van onderhoud en instandhouding van het Cultuurpodium. Aan de hand van het meerjaren onderhoudsplan (MJOP) en de demarcatielijst wordt het structurele totale bedrag voor onderhoudsuitgave verdeeld tussen de gemeente en de stichting.

3