1010688 RVS Definitief ontwerp herinrichting burgerzaal en omliggende vergaderruimten

Raadsvoorstel Urgentie Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Het streven is om tijdens de zomer van 2024 te verbouwen. Daarom vragen wij u om een beslissing te nemen in de raadsvergadering van 28 maart 2024. Definitief ontwerp herinrichting burgerzaal en omliggende vergaderruimten 1010688 5 maart 2024 Externe communicatie Openbare Werken (OW) J.Chr. van der Hoek A.M.J. van Burg Anders, namelijk Griffier

Voorstel 1. In te stemmen met het definitieve ontwerp van de burgerzaal en de foyer op de eerste verdieping van het gemeentehuis. 2. De investeringsbudgetten voor het aanpassen van de burgerzaal en omliggende ruimten op te hogen met: • Verbouwing burgerzaal en omliggende vergaderruimten € 58.000 • Installaties en maatwerk burgerzaal en omliggende vergaderruimten € 35.000 • Inventaris en audiovisueel burgerzaal en omliggende vergaderruimten € 56.000 3.

De extra kapitaallasten ad € 16.500 te dekken uit de budgettaire ruimte.

Inleiding In de raadsvergadering van 23 november 2023 heeft u ingestemd met het voorontwerp voor de burgerzaal, foyer en de vergaderruimten op de eerste verdieping van het gemeentehuis en de financiële gevolgen daarvan (zie zaaknummer 979393). De projectgroep kreeg daarbij akkoord om naar een definitief ontwerp toe te werken. Met dit voorstel leggen wij u het definitieve ontwerp voor dat tot stand is gekomen in samenwerking met de architect, klankbordgroep en projectgroep. Beoogd resultaat Een definitief ontwerp voor de nieuw ingerichte burgerzaal, foyer en vergaderruimten op de eerste verdieping, die goed aansluit bij de behoeften van deze tijd op het gebied van vergaderfaciliteiten. Argumenten 1.1 Het definitief ontwerp is gemaakt in samenspraak met de klankbordgroep De klankbordgroep bestaat uit een aantal afgevaardigden van de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Er zijn meerdere (projectgroep) bijeenkomsten geweest waarin zij inspraak hebben gehad op het plan. 1.2 In het definitief ontwerp is er rekening gehouden met aanvullende wensen vanuit de klankbordgroep De belangrijkste aanpassingen ten opzichte van het voorontwerp zijn: • De verhoging van de vloer van een groot gedeelte van de burgerzaal. Op deze manier zijn de zichtlijnen optimaal en is de hele zaal toegankelijk voor minder validen.

• Een stijging van het aantal vaste tafels en losse stoelen in de burgerzaal. • Voor het grote scherm kiezen we voor een duurzaam, energiebesparend en kwalitatief goede oplossing in de vorm van een led-scherm.

Pagina 1 van 3

•

Er komt in de burgerzaal één spreekgestoelte aan de kant van het publiek en de pers, zo wordt de zichtlijn van het publiek naar de rest van de burgerzaal niet belemmerd.

1.3 In het definitief ontwerp zijn benodigde keuzes gemaakt Deze keuzes hebben betrekking op: • De indeling van de burgerzaal en de omliggende vergaderruimten • De vergaderopstelling van de raadsleden • De kleurstelling van de burgerzaal en de omliggende vergaderruimten • Het comfort en kwaliteitsniveau van de vergader- en publieksstoelen. De stoelen dienen net zoals de huidige stoelen een lange periode mee te gaan. Meer informatie over de indeling, vergaderopstelling en kleurstellingen vindt u in de bijlagen. Kanttekeningen 1.1 Het risico bestaat dat de verbouwing uitloopt Het plan is om tijdens de zomervakantie in juli en augustus 2024 te verbouwen. Er worden maatregelen getroffen wanneer de verbouwing langer duurt dan gepland. Hierbij kunt u denken aan een alternatieve locatie voor de raadsvergadering in de hal van het gemeentehuis of een dorpshuis op het eiland. Een commissievergadering kan eventueel online. Wij houden u hiervan op de hoogte. Financiën Begroting Begrotingswijziging Eenmalige lasten Structurele lasten Eenmalige baten Structurele baten Dekking

Niet binnen begroting Ja 16500,00 Budgettaire ruimte

Als gevolg van de opgehoogde budgetten vallen de kapitaallasten (afschrijving met rente) in de laatste jaarschijf van de Programmabegroting 2024 - 2027 € 16.500 hoger uit. We dekken dit uit de budgettaire ruimte. Op dit moment is echter geen sprake van budgettaire ruimte in de jaarschijf 2026. We bezien daarom een eventuele onttrekking voor dat jaar uit de algemene reserve bij het opstellen van de Programmabegroting 2025 - 2028. Communicatie Zowel intern als extern communiceren we over de herinrichting. Dit doen we volgens communicatieplan, opgesteld door de communicatieadviseur. Gedurende het project focussen focust de communicatie zich op: • mijlpalen • procescommunicatie We spreken van mijlpalen als het gaat om belangrijke momenten of gebeurtenissen binnen het project. Dit zijn deadlines, voltooiing van fasen of significante prestaties. Mijlpalen markeren cruciale punten in de voortgang en zijn belangrijk om te communiceren omdat ze stakeholders op de hoogte houden van de vooruitgang en het succes van het project. Procescommunicatie verwijst naar informatie die essentieel is om te delen met belanghebbenden. Het gaat dan om kritieke updates, wijzigingen in plannen, problemen of risico’s die zich voordoen en andere informatie die relevant is voor de voortgang van de herinrichting. Kanalen en middelen worden afgestemd op de communicatiedoelstellingen.

Uitvoering Op basis van het definitieve ontwerp vindt de uitvraag plaats. Hieruit volgt een definitieve prijsstelling, waarna het contract getekend wordt. Dan werken we toe naar de uitvoering van de werkzaamheden. Afhankelijk van doorlooptijden en beschikbaarheid van leveranciers, zijn wij nog steeds voornemens om in de zomer van 2024 te verbouwen.

Pagina 2 van 3

Gedurende het proces wordt de klankbordgroep op de hoogte gehouden. Uiteraard houden we rekening met het vergaderschema van de gemeenteraad tijdens de periode van verbouwen en eventuele uitloop van de werkzaamheden. Bijlagen • Bijlage 1 Presentatie definitief ontwerp Burgerzaal • Bijlage 2 Plattegrond eerste verdieping • Bijlage 3 Afwerking vloer eerste verdieping • Bijlage 4 Filmimpressie burgerzaal Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

J.Chr. van der Hoek MBA

Secretaris

Burgemeester

Pagina 3 van 3