1007469 RVS Aansluiting bij gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief

Raadsvoorstel Urgentie

Onderwerp Zaaknummer Datum Openbaarheid Afdeling Portefeuillehouder Opdrachtgever

Hoog, Met het Zeeuws Archief en de partijen die deelnemen aan het onderzoek tot toetreding is een tijdslijn afgesproken, die erop gericht is dat het gevraagde besluit en het ter zienswijze voorleggen van de tekst van de GR in eenzelfde periode plaatsvindt. Aansluiting bij gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief 1007469 13 februari 2024 Externe communicatie Bedrijfsvoering 1 (BV1) H.L.K. Canters Afdelingshoofd BV1

Voorstel 1. In te stemmen met de voorbereiding op definitieve besluitvorming over toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. 2. In te stemmen met het indienen van een positieve zienswijze op de concepttekst gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief. Inleiding Samen met de Provincie Zeeland, het Waterschap Scheldestromen en de gemeenten Vlissingen en Terneuzen, is de gemeente Schouwen-Duiveland benaderd door het Zeeuws Archief met het verzoek om deel uit te gaan maken van de Gemeenschappelijke Regeling (hierna GR) van het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief is momenteel een GR met lidmaatschap van het Rijk (OCW) en de gemeenten Middelburg en Veere. Het Rijk treedt per 1-1-2025 uit de GR-en van alle RHC's. Dit betekent dat er in de GR Zeeuws Archief slechts twee partners overblijven. Een te smalle bestuurlijke basis voor een groot werkterrein. Als gemeente Schouwen-Duiveland zijn we nu verbonden aan het Zeeuws Archief via Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's). Het Zeeuws Archief beheert ons analoge (papieren) en digitale archief (e-Depot). (zie bijlage 1 voor achtergrond, wettelijke taken en argumenten voor uitbesteding van de archieftaak). In oktober 2023 is uw raad door middel van een raadsbrief geïnformeerd over het onderzoek naar mogelijke toetreding tot de GR Zeeuws Archief.

https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/document/ 13320725/1/2023_343+Raadsbrief+Mogelijke+toetreding+GR+Zeeuws+Archief Dit onderzoek heeft geleid tot voorliggend voorstel. Vanuit de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen krijgt u in dit stadium de mogelijkheid een zienswijze in te dienen op de concepttekst van de GR Zeeuws Archief. Beoogd resultaat Instemming met de verdere voorbereiding richting besluitvorming op toetreding tot de GR Zeeuws Archief. Het indienen van een positieve zienswijze op de concepttekst van de GR. Argumenten 1.1 Wij zijn voor het beheer van ons digitale en papieren archief aangewezen op het Zeeuws Archief. Voor ons archiefbeheer is geen alternatief. De bijbehorende wettelijke taken zijn, zeker in het licht van de digitalisering, zeer specialistisch. Benodigde kennis op dit gebied is schaars. Het archiefbeheer weer zelf

Pagina 1 van 3

organiseren is duurder en brengt een grote kwetsbaarheid met zich mee. Ook kan niet bij een andere RHC aangesloten worden, omdat deze per provincie zijn georganiseerd. 1.2 Wij zijn tevreden over de (lokale) dienstverlening vanuit het Zeeuws Archief en willen dit graag behouden. Met het oog op de stevige positie van het voormalige gemeentearchief in de Schouwen-Duivelandse samenleving, werd destijds bewust gekozen voor het scenario uitbesteding met een nevenvestiging in Zierikzee en een archivaris op locatie. De in 2023 gehouden tussenevaluatie naar de dienstverlening van en samenwerking met het Zeeuws Archief laat een zeer positief beeld zien. https://schouwenduiveland.raadsinformatie.nl/document/ 13178884/1/2023_320+Raadsbrief+Tussentijdse+evaluatie+samenwerking+Gemeente+SchouwenDuiveland+en+Zeeuws+Archief+%28972459%29 1.3 Door toetreding versterken we onze zeggenschap gericht op het voor de langer termijn zeker stellen van de huidige dienstverlening en archivaris met standplaats Zierikzee. Als DVO-partner hebben wij geen zeggenschap over het beleid en strategie van het Zeeuws Archief. Door deze geboden kans te pakken en toe te treden tot de GR krijgen we de mogelijkheid het beleid en de koers van het Zeeuws Archief mede te bepalen.

Dit is belangrijk om de destijds gemaakte keuze voor een nevenvestiging en archivaris met standplaats Zierikzee voor de langere termijn zeker te stellen. 1.4 Het Zeeuws Archief is een betrouwbare partner met zeer langdurige niet veranderende taken en weinig financiële risico's. Omdat deze GR een relatief beleidsarme, beheersmatige taak heeft, is de financiële situatie stabiel. Sinds de oprichting van de huidige GR Zeeuws Archief in 2000 is de deelnemers nog nooit gevraagd een extra bijdrage te doen bovenop de reguliere bijdrage. De ervaring wijst uit dat taken planbaar zijn, waarvoor de beschikbare financiën toereikend zijn. 1.5 Uitbreiding van de GR met meerdere partners vergroot de bestuurskracht en is een belangrijke stap voorwaarts om te komen tot beter informatiebeheer bij de Zeeuwse overheden. Het beheren van overheidsarchieven is een publieke taak die in een publieke omgeving moet worden uitgevoerd. Opschalen van de samenwerking op dit gebied zorgt voor meer draagvlak, bestuurlijke uitvoeringskracht en betrokkenheid bij deze publieke taak. En daarmee voor de borging van het Zeeuws Archief als regionaal kenniscentrum op het gebied van informatiebeheer. 1.6 De bijdrage aan de GR wijzigt niet. Uitgangspunt voor toetreding is dat de toekomstige bijdrage niet meer bedraagt dan de huidige betalingen aan de DVO's.

In de uitwerking valt de te betalen bijdrage iets lager uit (€ 8.436) omdat risico-opslag die geldt voor de DVO van het E-depot met de overgang naar de GR, vervalt. In de bijlage 3 “Financieel bijdrage overzicht Zeeuws Archief” staan de bijdragen per partner vermeld. 1.7 Het uittreden van het Rijk leidt niet tot bezuinigingen. Financiering vanuit het Rijk is langjarig zeker gesteld. De uittreding van het Rijk uit de gemeenschappelijke regeling vindt plaats op het moment dat de nieuwe Archiefwet in werking treedt. De minister delegeert hierin taken en verantwoordelijkheden voor de papieren rijkscollecties in de provincies aan de RHC's en bekostigt die taken. Vooruitlopend op de nieuwe wet is op 1 februari jl. een Bestuursconvenant met de staatssecretaris van OCW gesloten. Hierin wordt benadrukt dat OCW de intentie heeft tot langdurige samenwerking en bekostiging van de RHC's op lange termijn. (zie bijlage 5 voor het Bestuursconvenant) 1.8 De positie van de Gemeenteraad wordt geborgd door de nieuwe Wet Gemeenschappelijke regelingen. 2.1 Wij kunnen ons vinden in de concept tekst gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Alle opmerkingen en aanvullingen die in de voorbereidende fase door de beoogd partners zijn meegegeven, zijn door het Zeeuws Archief verwerkt. De concepttekst is juridisch en financieel beoordeeld en sluit aan bij de Wgr en de afgesproken VZG normen.

(zie bijlagen 2, 3 en 4) Kanttekeningen 1.1 Indien ervoor gekozen wordt om niet toe te treden tot de GR zullen de huidige DVO's gecontinueerd worden. Het is op termijn dan wel de vraag hoe lang de GR Zeeuws Archief de lokale dienstverlening op deze manier wil/kan blijven aanbieden. Zie hiervoor tevens argument 1.1, 1.2 en 1.3.

Pagina 2 van 3

2.1 In de concept-regeling staan twee verschrijvingen In de concept-regeling staat twee keer artikel 38 genoemd. Dat moet worden artikel 38 en artikel 39. Daarnaast gaat het om een wijziging van een bestaande regeling. Daarom moet artikel 38 lid 1 als volgt komen te luiden: ‘Deze wijziging van de regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.’ Bij het opstellen van de definitieve regeling zal het Zeeuws Archief deze technische fouten verbeteren. Communicatie Niet van toepassing. Uitvoering Vervolgproces (conform Wgr): B&W 13 mei: • Voorgenomen besluit tot toetreding gemeenschappelijke regeling • Instemming met de definitieve tekst van de gemeenschappelijke regeling • Instemmen met raadsvoorstel waarin de raad gevraagd wordt het college toestemming te verlenen voor het deelnemen aan de GR Zeeuws Archief. Agendacommissie 27 mei Commissie Samenleving en Bestuur 13 juni Raadsvergadering 20 juni Genoemde data zijn onder voorbehoud van het tijdig ontvangen van definitieve tekst GR Zeeuws Archief vanuit het DB van het Zeeuws Archief. De datum van mogelijke toetreding van Schouwen-Duiveland is verbonden met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet. Zowel het ministerie van OCW als het Zeeuws Archief gaat uit van 1 januari 2025. Mocht duidelijk worden dat het toch later wordt, dan wordt in gesprek gegaan om de mogelijkheden te bespreken.

Bijlagen Bijlage 1: Achtergrond, wettelijke taken en keuze voor uitbesteding van de archieftaak Bijlage 2: Concept tekst gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Bijlage 3: Financieel bijdragenoverzicht Bijlage 4: Toelichting concept tekst gemeenschappelijke regeling Zeeuws Archief Bijlage 5: Bestuursconvenant OCW-RHC's

Burgemeester en wethouders van Schouwen-Duiveland, S.J.A. Bronsveld

A.M.J. van Burg

Secretaris

Locoburgemeester

Pagina 3 van 3