1007469 Bijlage 1 Achtergrond, wettelijke taken en keuze voor uitbesteding van de archieftaak

Bijlage 1 Achtergrond, wettelijke taken en de keuze voor uitbesteding en samenwerking met het Zeeuws Archief Achtergrond Vanuit Archiefwet zijn overheden wettelijk verplicht zorg te dragen voor hun archieven (analoog en digitaal). Rijksarchieven worden bewaard zowel bij het Nationaal Archief in Den Haag, als in elke provinciehoofdstad in Nederland bij speciaal aangewezen archiefdiensten, de Regionaal Historische Centra (RHC’s): openbare lichamen, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Regionaal Historische Centra beheren o.a. rijksarchieven zoals de burgerlijke stand, notariaat, rechterlijke instellingen, Kadaster, rijksscholen, Rijkswaterstaat, gevangeniswezen en de voorlopers van het centraal bestuur. Naast deze rijksarchieven beheren deze RHC’s tevens archieven van de provincie, gemeenten en waterschappen, maatschappelijke organisaties en particulieren. De RHC’s brengen de collecties en het historische verhaal van hun specifieke regio onder de aandacht van een breed publiek. Hierdoor hebben ze een herkenbaar regionaal profiel. In het bestuur van een RHC zijn naast het Rijk (de minister van OCW, vertegenwoordigd door Rijksbestuurders) de andere deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling vertegenwoordigd. Ook het Zeeuws Archief is een Regionaal Historisch Centrum, met als juridische vorm een gemeenschappelijke regeling.

Al vanaf 1890 was de voorganger van het Zeeuws Archief - het Rijksarchief in Zeeland - verantwoordelijk voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de rijksarchieven in de provincie Zeeland, voor de provinciale archieven en voor andere particuliere archieven die onder de rijkscollectie vallen. In 2000 is het Zeeuws Archief een gemeenschappelijke regeling geworden met als partners het ministerie van OCW, Middelburg en Veere. De provincie Zeeland, Waterschap Scheldestromen, Vlissingen, Schouwen-Duiveland, Terneuzen en Kapelle hebben, door het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van analoge (papieren) archieven overgedragen aan het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief heeft tevens de verantwoordelijkheid voor de digitale archieven van de decentrale overheden. Daartoe heeft het Zeeuws Archief DVO’s met Terneuzen, Vlissingen, Tholen, SchouwenDuiveland, Provincie Zeeland en Waterschap Scheldestromen. Uiteraard zijn ook Middelburg en Veere aansloten op het e-Depot. Het Zeeuws Archief is daarmee voor de bovengenoemde gemeenten, provincie en waterschap de wettelijke archiefdienst (conform de Archiefwet ) voor analoge en digitale informatie. Voor Tholen beheert het Zeeuws Archief alleen de digitale informatie en is niet de wettelijke archiefdienst.

Voor digitale archieven geldt de afspraak dat alle overheden in Zeeland stapsgewijs zullen aansluiten bij het Zeeuws e-Depot. Dit betreft de bewaring, beschikbaarstelling en toegankelijkheid van de digitale informatie van de Zeeuwse overheden. Met de inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet treedt het rijk per 1-1-2025 uit de GR-en van alle RHC’s. De belangrijkste reden hiervoor is dat RHC’s, beter dan het Nationaal Archief, maatwerk kunnen leveren ten behoeve van de bewaring van digitale informatie van decentrale overheden.

Wettelijke Taken Op grond van de archiefwet voert het Zeeuws Archief de volgende taken uit:    

Beheer en behoud van de overgebrachte archiefstukken van de gemeentelijke archiefvormers. Toegankelijk maken van de archiefstukken, zodat ze geschikt zijn voor raadpleging. Beschikbaar stellen van de stukken aan eenieder die ze wil raadplegen. Toezicht op het beheer van de archiefstukken van de gemeentelijke archiefvormers die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

De keuze voor uitbesteding van de archieftaak aan het Zeeuws Archief Omstreeks 2016 werd duidelijk dat het gemeentearchief van Schouwen-Duiveland qua formatie en kennisniveau als gevolg van de volgende ontwikkelingen veel te kwetsbaar en onvoldoende toegerust was voor zijn taken: 

Toenemende digitale dienstverlening: daarbij is het streven de dienstverlening zo veel als mogelijk via het digitale kanaal af te handelen (de mens centraal, digitaal waar het kan)



Toenemende digitalisering: het gemeentearchief beheert momenteel nog vooral een eeuwenoud papieren archief, maar moet ook toegerust zijn voor het verwerven, het beheer en het beschikbaar stellen van digitale archieven en gedigitaliseerde archiefstukken.



Toenemend erfgoedbelang: in een tijdperk vol veranderingen blijven mensen ook behoefte houden om terug te blikken op het verleden, op het eigene, op dat wat inzicht geeft in het hoe en waarom van het heden; dit vraagt om het continueren van het vastleggen en uitdragen van de geschiedenis.

Toekomstbestendig worden zou een enorme investering vragen. Een nagenoeg onmogelijke opgave gezien de benodigde (en schaarse) specialistische kennis (op archief en digitaliseringsgebied). Daarom werd het gesprek aangegaan met het Zeeuws Archief. Dit leidde tot raadsvoorstel (oktober 2017) waarmee het Zeeuws Archief per 1 januari 2021 middels een DVO de wettelijke taken uitvoert. Daarnaast is een DVO op het gebied van het digitale archief afgesloten. Het voormalige gemeentearchief fungeerde van oudsher als historische vraagbaak en werkte samen met andere organisaties in het uitdragen van het historische erfgoed van Schouwen-Duiveland. Een belangrijke functie die de gemeenteraad graag wilde behouden. Daarom werd gekozen voor het voorgestelde scenario waarbij het voormalige gemeentearchief een nevenvestiging werd van het Zeeuws Archief. Met (nav een ingediende motie) een archivaris op locatie.