RV Financiele reserve Woo

Raadsvergadering van

Onderwerp:

19 december 2023

Agendapunt

Financiële reserve Wet open overheid

6

Schiermonnikoog, 5 december 2023

Aan de Gemeenteraad 1. Inleiding Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet regelt het recht op informatie over alles wat de overheid doet. De wet is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo bevat nieuwe verplichtingen die twee hoofdonderwerpen betreffen: 1. het actief openbaar maken van documenten in 11 informatiecategorieën; en 2. het op orde brengen van de informatiehuishouding. Als informatie niet (goed) wordt bewaard en gearchiveerd, kan deze informatie niet (gemakkelijk) openbaar worden gemaakt als bijvoorbeeld een Woo-verzoek wordt gedaan. De overheid kan daardoor minder goed worden gecontroleerd door burgers en journalisten. 2. Wat is actief openbaar maken? Actief openbaar maken houdt in dat documenten in 11 informatiecategorieën (zoals bijvoorbeeld: regelgeving, vergunningen, adviestukken e.d.) binnen 14 dagen nadat ze de status definitief hebben gekregen elektronisch gepubliceerd moeten worden. De Woo heeft tot doel dat al deze documenten voor derden vindbaar zijn op één digitale centrale plek. Gemeenten moeten zelf zorgen dat zij voldoen aan de daaraan gestelde regels. Niet alle 11 informatiecategorieën hoeven nu al digitaal openbaar te zijn.

Voor de implementatie van de Woo zijn de informatiecategorieën verdeeld in 3 implementatiefasen. Binnen de eerste implementatie fasen vallen documenten die redelijk eenvoudig openbaar te maken zijn of al openbaar zijn. De tweede en derde implementatie fasen richten zich op steeds ingewikkeldere processen, waar openbaarmaking meer gaat vragen van (de systemen) van gemeente. De informatiecategorieën die vallen in fase 1 moeten nu door gemeenten al openbaar en digitaal beschikbaar zijn. Gemeente Schiermonnikoog voldoet daaraan. De documenten die vallen onder de categorieën van de eerste fase zijn openbaar. Dat geldt echter nog niet (geheel) voor de documenten van de informatiecategorieën die openbaar gemaakt moeten worden in de tweede en derde fase Hieronder is schematisch weergegeven waar de gemeente wel en niet voldoet. Categorie informatie

Actief openbaar

fase

Wet- en regelgeving Organisatiegegevens

Ja Ja

1/2 1

Raadsstukken

Ja

1

Bestuursstukken

Ja

1

Stukken adviescolleges

Nee

2

Convenanten

Nee

3

Jaarplannen- en verslagen

Ja

2

WOO verzoeken en beslissingen

Nee

3

Onderzoeken

Ja

3

Beschikkingen

Ja

3

Klachten

Nee

3

3. Wat betekent het op orde brengen van de informatiehuishouding? Verder verplicht de Woo gemeenten de informatiehuishouding op orde te brengen en hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De bepaling uit de Archiefwet bepaalt dat gemeenten documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de Woo. Het belang overheidsinformatie op zorgvuldige wijze digitaal te archiveren is in het kader van de Woo toegenomen. De Woo verplicht gemeenten informatie te verstrekken aan en openbaar te maken voor derden (burgers, journalisten, e.d.) als daarom wordt verzocht. De Woo stelt verschillende verplichtingen aan het behandelen van deze Woo-verzoeken. De gemeente moet bijvoorbeeld de gevraagde informatie binnen een wettelijk gestelde termijn aanleveren en aan kunnen tonen dat alle aanwezige informatie openbaar is gemaakt en is verstrekt. Aan de gestelde wettelijke vereisten kan alleen worden voldaan als alle informatie digitaal op juiste wijze gearchiveerd is, het systeem geschikt is voor het doorzoeken van die stukken én voldoende kennis en kunde in huis is voor het kunnen behandelen van deze verzoeken. De huidige wijze van archivering en de capaciteit binnen de ambtelijke organisatie is momenteel nog onvoldoende om tijdig en adequaat Woo-verzoeken af te handelen. 4.

Ontvangen gelden In de meicirculaire gemeentefonds 2021 zijn gemeenten gecompenseerd voor de meerkosten die zij maken in verband met de uitvoering van de Woo. Dit is een algemene uitkering en die wij hebben geplaatst in de Reserve Wet open overheid. De onderstaande gelden zijn ontvangen en toegevoegd aan de Reserve Wet Open Overheid: Totaal 2022 2023 2024 2025 2026 Meicirculaire 2021, Wet 301.000 36.000 45.000 55.000 55.000 55.000 open overheid Structureel Meicirculaire 2021, 218.000 43.000 43.000 44.000 44.000 44.000 Wet open overheid Incidenteel Totaal 519.000 79.000 88.000 99.000 99.000 99.000 Vanaf 2027 wordt jaarlijks € 55.000 ontvangen voor de uitvoering van de Wet Open Overheid Kosten De volgende kosten al zijn verwerkt ten laste van de Reserve Wet Open Overheid: Totaal 2022 2023 2024 2025 Personele knelpunten, -33.000 0 -33.000 0 0 extra capaciteit medewerker juridisch adviseur (memo personele knelpunten 0,4 FTE uitbreiding -164.945 0 0 -39.075 -40.482 juridisch adviseur reserve WOO (NKF 2024) Totaal -197.945 0 -33.000 -39.075 -40.482

2027 55.000

0

55.000

2026 0

2027 0

-41.939

-43.449

-41.939

-43.449

Het nog te besteden saldo bedraagt € 321.055 en is als volgt opgebouwd: Totaal 2022 2023 2024 Totaal 321.055 79.000 55.000 59.925

2025 58.518

2026 57.061

2027 11.551

Toelichting op de nog te maken kosten De kosten die voor de wettelijke taken uit de Woo zullen worden gemaakt zijn te groeperen naar 3 bestemmingen 1. De implementatie van de WOO 2. Capaciteit voor de coördinatie van WOO-verzoeken 3. Uitbesteding van omvangrijke WOO-verzoeken die we niet met bestaande capaciteit kunnen uitvoeren 1. Implementatie De implementatie van de Woo is een omvangrijke meerjarige klus met verschillende aandachtsgebieden, zoals (werk en juridische) processen, dienstverlening, cultuur, ICT en informatievoorziening. Voor het actief openbaar maken van de informatiecategorieën heeft de gemeente 5 jaar de tijd. Voor het op orde krijgen van de basis van de informatievoorziening, die van belang is voor bijvoorbeeld het op verzoek openbaar maken van informatie, heeft de gemeente 8 jaar de tijd. Het tempo waarin de Woo wordt geïmplementeerd verschilt per gemeente. Eén en ander is afhankelijk van de ambitie van gemeenten en van de huidige stand van de duurzame informatievoorziening. Duidelijk is dat wij voor zowel het actief openbaar maken van informatie áls voor het op orde brengen van de informatiehuishouding nog (grote) stappen moeten zetten.

Binnen de organisatie moet meer kennis komen over het voldoen aan de wettelijke verplichtingen, de kunde om daaraan te voldoen, de wijze van archiveren moet worden aangepast, de website moet mogelijkheden gaan bieden voor actieve openbaarmaking, werkprocessen moeten worden aangepast én er zal geïnvesteerd moeten worden in een systeem waarmee op eenvoudige wijze digitaal informatie gezocht en gevonden kan worden. Om deze resultaten te bereiken, is een implementatieplan nodig. Een plan waarin concrete en meetbare doelen staan waar de organisatie direct mee aan de slag kan. Ook zal het implementatieplan inzicht geven in de implementatiekosten per aandachtsgebied, waarvan we nu nog geen realistische inschatting kunnen maken, zoals aanpassing van onze ICT-systemen. 2. Capaciteit coördinator Woo Naast de implementatie van de wettelijke verplichtingen is het noodzakelijk om een juridisch adviseur te werven die de afhandeling van Woo-verzoeken administratief en juridisch coördineert. Dit vraagt urgentie, omdat het aantal verzoeken toeneemt. Om u een indruk te geven. Er zijn in 2021, 2022 en het huidige jaar respectievelijk 4, 13, 12 verzoeken binnengekomen. Het hangt af van wat het verzoek is hoeveel mensuren van eigen personeel nodig is om de gevraagde informatie te verzamelen en te digitaliseren. Dit jaar zaten er twee verzoeken tussen waarbij dit werk al een week in beslag nam.

Het gaat soms om 100 of meer documenten. Coördinatie van Woo-verzoeken willen wij in eigen beheer doen, omdat kennis van de organisatie, kennis van de dossiers, directe lijnen en snel schakelen nodig is. Bij omvangrijke en juridisch complexe Woo-verzoeken zal de coördinator Woo een aantal werkzaamheden uit moeten besteden. 3. Zoals gezegd onder 2 is het noodzakelijk om afwikkeling van Woo-verzoeken uit te besteden, omdat de inzet van eigen mensen op deze verzoeken ten koste gaat van andere wettelijke taken en beleidsontwikkeling

Samengevat: Wij vragen u om het budget dat reeds beschikbaar is en de aankomende jaren nog aanvullend beschikbaar komt voor de uitvoering van de Woo uit de financiële reserve te halen en te verwerken in de exploitatiebegroting 2024 en verder en daarmee de reserve WOO te beëindigen. Daarmee kunnen wij aan de slag met de implementatie van de wet. Het nu al beschikbare budget willen wij als volgt besteden • Externe inhuur met de opdracht om voor ons een implementatieplan te schrijven. De kennis en kunde over de implementatie van de Wet open overheid hebben wij niet in huis. • Vaste medewerker (juridisch adviseur) werven die de Woo gaat coördineren, zowel de actieve openbaarmaking als de Woo-verzoeken. Diegene zal vooral het implementatieplan uitvoeren met behulp van de rest van de organisatie. Deze persoon zal ook de (nieuwe) functie als Woo-contactpersoon vervullen. • Uitbesteden van de afwikkeling van Woo-verzoeken zolang wij de (juridische) kennis en kunde over de wet niet in huis hebben. Daarmee wordt ons werk uit handen genomen dat veel tijd kost, zoals sorteren van documenten, opstellen van een inventarislijst, anonimiseren van persoonsgegevens en het lakken van documenten op overige uitzonderingsgronden van de wet. Zonder deze hulp kunnen wij niet binnen de wettelijk termijn op Woo-verzoeken reageren, of die nu omvangrijk zijn of niet.

Deze taak kunnen wij pas zelf uitvoeren wanneer er een (Woo)jurist is die uren heeft om Woo-verzoeken te behandelen, eventueel samen met een administratieve kracht. De overige nog te maken kosten zullen uit het implementatieplan volgen. Voorstel Wij vragen u te besluiten: - De nog te maken kosten voor de uitvoering van de Wet Open Overheid ad € 321.055 goed te keuren. - Deze kosten te dekken uit de Reserve Wet Open Overheid en te verwerken in de exploitatiebegroting 2024 en verder. - De Reserve Wet Open Overheid te beëindigen. - Het structurele budget vanaf 2027 en verder in te zetten voor de kosten Wet Open Overheid. - De financiële effecten te verwerken in de 2e begrotingswijziging 2024.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schiermonnikoog, de secretaris,

de burgemeester,

T.A.G. Kroeze

I. van Gent