RV Collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid

Raadsvergadering van

30-01-2024

Onderwerp:

Agendapunt 8

Schiermonnikoog, 16 januari 2024

Collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid Aan de Gemeenteraad Inleiding Tot en met de jaarrekening 2022 heeft de accountant jaarlijks zowel de getrouwheid van de cijfers als de financiële rechtmatigheid getoetst. Vanaf de jaarrekening 2023 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. De gemeenteraad stelt daarbij vast welke verantwoordings- en rapportagegrenzen worden gehanteerd. In bijgaande notitie “Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023” wordt toegelicht waarom de wet is aangepast, wat de wet inhoudt en welke gevolgen deze heeft. Er wordt een voorstel gedaan op welke wijze de verantwoording in relatie tot de financiële rechtmatigheid vanuit het college aan de raad zal gaan plaatsvinden. Uitgaande van dat voorstel ligt er ter vaststelling een aangepaste financiële verordening en een aangepaste controleverordening aan u voor. De aanpassingen ten opzichte van de oude versie zijn gemarkeerd in geel. Argumenten Argumenten per voorgesteld besluit : Besluit 1: De voorgestelde verantwoordingsgrens van 1% voor afwijkingen in relatie tot de financiële rechtmatigheid sluit aan bij de goedkeuringstolerantie van 1% die wordt gehanteerd voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring voor de getrouwheid door de accountant.

Dit leidt tot éénduidigheid van de te hanteren normen voor de jaarrekening. Het grensbedrag is gemeten over primaire begroting 2023 een bedrag van ongeveer € 94.000. Besluit 2: Door de rapportagegrens vast te stellen op 0,1% wordt de raad in de paragraaf bedrijfsvoering geïnformeerd over afwijkingen van enige omvang die zich voordoen in de jaarrekening waar het gaat om de financiële rechtmatigheid. De raad is hiermee goed in staat te voldoen aan zijn controlerende rol. De rapportagegrens is gemeten over de primaire begroting 2023 een bedrag van ongeveer € 10.000. Besluit 3 en 6: In beide verordeningen zijn aanpassingen aangebracht in verband met de wettelijke invoering van de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid. Omdat deze invoering

plaatsvindt vanaf het begrotingsjaar 2023 moeten deze verordeningen in werking treden vanaf 1 januari 2023. Daarnaast is besloten om in de financiële verordening ook vast te leggen wat er in de begroting en in de jaarrekening in de paragrafen opgenomen wordt. Besluit 4 en 5: Het controleprotocol 2007, vastgesteld in de gemeenteraad van 20 maart 2007 komt te vervallen en is vervangen door de nieuwe Controleverordening 2023. Dit geld ook voor het controleprotocol jaarrekening 2018-2020, vastgesteld in de gemeenteraad van 29 januari 2019. Er is ervoor gekozen om dit protocol en deze verordening te laten vervallen omdat er testen in opgenomen zijn die wettelijk geregeld zijn of niet in een controleprotocol opgenomen hoeven te worden.

Teksten voor Paragrafen in financiële verordening Nieuw opgenomen zijn de teksten voor de paragrafen. Deze teksten komen overeen met de huidige werkwijze in de begroting en jaarrekening.

Vervolgstappen Met het vaststellen van de aangepaste financiële verordening en de nieuwe controleverordening is een eerste stap gezet in voor de Collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid. De vervolgstappen zijn als volgt: • Opstellen normenkader • Normenkader laten goedkeuren door de raad (voordat jaarrekeningcontrole aanvangt) • Verwerken uitkomsten interne controle uitgevoerd door Noardeast in paragraaf bedrijfsvoering in jaarrekening 2023 en welke acties er ondernomen worden om de vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen: nog vastgesteld moet worden wie dit kan gaan doen, de financieel adviseur of hier iemand voor inhuren

Voorgesteld wordt: 1. De verantwoordingsgrens voor de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid vanaf de jaarrekening 2023 te bepalen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves. 2. De rapporteringsgrens voor afwijkingen in de financiële rechtmatigheid te bepalen op 0,1% van de totale lasten. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening een toelichting te geven op de “fouten” en “onduidelijkheden” voor zover zij de rapportagegrens overschrijden en daarbij tevens in te gaan op de leer- en verbeterpunten. 3. De Financiële verordening Schiermonnikoog 2021, vastgesteld in de raadsvergadering van 21

december 2021 in te trekken met ingang van 1 januari 2023. 4. De bijgaande aangepaste “Financiële verordening Schiermonnikoog 2023” vast te stellen en deze met terugwerkende kracht in werking laten treden vanaf 1 januari 2023 . 5. De controleverordening 2007, vastgesteld in de gemeenteraad van 20 maart 2007 in te trekken met ingang van 1 januari 2023. 6. Het controleprotocol jaarrekening 2018-2020, vastgesteld in de gemeenteraad van 29 januari 2019 in te trekken met ingang van 1 januari 2023. 7. De bijgaande nieuwe “Controleverordening Schiermonnikoog 2023” vast te stellen en deze met terugwerkende kracht in werking laten treden vanaf 1 januari 2023.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Schiermonnikoog, De secretaris,

De burgemeester,

T. Kroeze

I. van Gent