RV Afspraken aanpak wijzigingen vergaderstructuur

Raadsvergadering van Onderwerp:

18 maart 2025

Afspraken aanpak wijzigingen vergaderstructuur

Agendapunt:

9

Schiermonnikoog, 4 maart 2025

Aan de Gemeenteraad

Het afgelopen jaar hebben we ons als gemeenteraad o.a. bezig gehouden met evaluatie van de vergaderstructuur. Voor de begeleiding van dit traject is een werkgroep in het leven geroepen, bestaande uit de raadsleden: Coen Bouman, Annet van der Meulen en Mirjam Smit, ondersteund door de griffier Tineke Toren. Er is een enquête uitgezet onder raads- en collegeleden en de griffie en over de uitkomst is Ilona Eichhorn van bureau ImpactAll op 2 avonden met betrokkenen in gesprek geweest. Dat heeft geresulteerd in onderstaande conclusies: “De structuur van het BOB model is goed maar hoe we ermee omgaan moet beter en duidelijker”

1.

Gaan werken met een beter format voor raadsvoorstellen

2.

Meer regie voor de raad – pak beter je rol – toepassen dualisme

3.

Meer overzicht - betere planning

4.

Meer ruimte voor betrokkenheid van inwoners

De raad heeft een aantal afspraken gemaakt over aanpassing van de werkwijze, wat er ligt zijn een lijstje met conclusies / gemaakte afspraken, een afwegingskader voor raadsvoorstellen en een concept raadsvoorstel / raadsbesluit voor Schiermonnikoog. Hoe gaan we hier nu mee verder? Enkele afspraken zijn al min of meer ingevoerd: bijv. College niet meer standaard aan het woord aan het begin van elk onderwerp en raadsleden kunnen inbreng hebben bij de agendapunten: Mededelingen, Wonen en Duurzaamheid. Een aantal andere voorgestelde wijzigingen kan vrij simpel worden opgepakt ① Het is niet meer dan doen wat we afgesproken hebben. Aan de slag met ①: - Regie: in raadsvergaderingen moeten we ons minder richten op het college en meer de onderlinge discussie aangaan - Ook de raad brengt onderwerpen in bij agendapunten als: Mededelingen, Wonen, Duurzaamheid. - Technische vragen worden altijd vooraf schriftelijk ingediend via de griffier (uiterlijk op de woensdag voorafgaand aan de vergadering) en beantwoord (Q&A in iBabs) - Werken met Hamerstukken; bij unaniem besluit van de raad (op voorstel Seniorenconvent)

-

Alleen bij unanimiteit dezelfde avond wordt een onderwerp oordeelsvormend én besluitvormend behandeld. Geen discussie hierover. Inspreken moet in elke fase kunnen maar bij voorkeur zo vroeg mogelijk in het proces. Tijdens het besluitvormende deel worden er geen vragen meer gesteld aan college Tijdens de besluitvormende vergadering alleen ná de eerste termijn een reactie van het college, de tweede termijn is voor het onderlinge raadsdebat Vaste vergaderdag is de dinsdag. Indien dit tijdig bekend wordt gemaakt is er veel mogelijk. ook bijv. een lunchbijeenkomst of vergaderen in de namiddag op dinsdag. Bijeenkomsten op locatie die raakvlak hebben met het onderwerp Raadszaalindeling: Collegeleden en fractie Schiermonnikoogs Belang ruilen van plek

Dan zijn er nog een aantal aanpassingen ② die meer voorbereiding vragen. Nader uit te werken ② : Wordt opgepakt door: - Termijnagenda / planning Driehoek - Bij complexe thema’s werken met een startnotitie Driehoek - Wijze van agenderen Seniorenconvent - Mogelijk andere vormen van inspreken Raadsleden / griffier - Raadscafé 2 x per jaar Werkgroep - Betrekken van de jeugd / Jeugdraad Werkgroep Uiteindelijk zal het Reglement van Orde aangepast moeten worden aan de nieuwe werkwijze. Voorgesteld wordt eerst te starten en te ervaren of de nieuwe werkwijze inderdaad beter is. Als termijn hiervoor is eerder tot de zomervakantie genoemd. Dat lijkt ons te kort dag. Wellicht dat het beter is te starten en dit najaar te kijken hoe e.e.a. uitpakt en vervolgens het RvO aan te passen. Vóór de verkiezingen in 2026 kan het RvO worden aangepast en door de gemeenteraad worden vastgesteld. Van groot belang is ook goede communicatie over de aanpassingen die worden gedaan in de manier van vergaderen, dat een ieder op de hoogte is van de wijzigingen. Het Seniorenconvent stelt de gemeenteraad voor te besluiten tot: 1. 2. 3. 4. 5.

Aan de slag met de voorgestelde wijzigingen die aangemerkt zijn als ① Oppakken voorbereiding van de voorgestelde wijzigingen aangemerkt met ② Communiceren aanpassingen in de vergaderstructuur zowel intern als extern Evalueren de nieuwe werkwijze in het najaar van 2025 Aanpassen RvO vóór de gemeenteraadsverkiezingen dd.18 maart 2026 aan de gewenste werkwijze

11 februari 2025,

Seniorenconvent,

T. Toren, griffier

I. van Gent, voorzitter